Side 1 av 1 Organ: Møtestad: KONTROLLUTVALET Fylkeshuset, Hermansverk MØTEINNKALLING Møtedato: 03.11.2015 Tid: 10:00 Medlemene blir med dette kalla inn til møtet. Eventuelt forfall må meldast til utvalssekretæren straks. 1. varamedlem er innkalla til dette møtet. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 47/15 15/10968 Orientering og drøfting 3. november 2015
Møtebok Kontrollutvalet 03.11.2015 MØTEBOK Organ Møtestad Kontrollutvalet Fylkeshuset, Hermansverk, møterom Skåla Møtedato 03.11.2015 Kl. 10:00 14:45 Faste medlemer til stades: Forfall til møtet: Varamedlemer til stades: Til stades med møte- og talerett: Sekretariat for møtet: Frank Willy Djuvik, Jorunn Ringstad, Klaus Iversen, Lise-May Sæle Odd Atle Stegegjerdet Frode Bøthun (gjekk inn som medlem i møtet) Einar Ulla Ingen merknader til innkalling og sakliste. Ope møte. Fylkesrådmann Tore Eriksen, Ingvar Linde og Marianne Vara frå SF revisjon IKS, Arve Mjømen og Kari Norevik Fosdal var invitert til møtet for å gje det nye kontrollutvalet orienteringar. Etter møtet var det utdeling av PC er til utvalsmedlemmane som ikkje er medelmer i fylkestinget, Jorunn Ringstad, Klaus Iversen, Lise-May Sæle og Frode Bøthun med opplæring/innformasjon i bruk av PC ane og IT-trygleik i fylkeskommunen. Side 1 av 3
Møtebok Kontrollutvalet 03.11.2015 SAK 47/15 Orientering og drøfting 3. november 2015 Følgjande orienteringar og drøftingar vart gjennomførde i møtet Leiar i kontrollutvalet, Frank Willy Djuvik, ynskte alle velkomen til møtet og det nye utvalet. Ingvar Linde og Marianne Vara frå SF revisjon IKS orienterte om selskapet, finansiell revisjon og selskapskontroll. Det vart stilt spørsmål om habilitet når eit interkommunalt selskap skal revidere ei kommune/fylkeskommune der politikarar sit i styre og representantskap for selskapet. SF revisjon vil kome med ei orientering omkring denne problemstillinga i neste møte. Fylkesrådmanne Tore Eriksen orienterte om fylkeskommunen sin politiske og administrative organisering. I tillegg kom fylkesrådmannen med forslag til samarbeid mellom kontrollutvalet og administrasjonen i form av eit notat, der mellom anna rutinar ved bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt var tema. Kontrollsjefen orienterte om kontrollutvalet sitt ansvar og sine oppgåver i tillegg til rolleavklaringar mellom kontrollutval, politisk leiing, administrasjon, revisor og sekretariat. Arve Mjømen, leiar i kontrollutvalet 2011 2015, delte sine erfaringar frå kontrollutvalsarbeidet i førre perioden med det nye utvalet. Mjømen la mellom anna vekt på viktigheita av å få samrøystes vedtak frå utvalet. Kari Norevik Fosdal frå løn- og rekneskap var til stades for å orientere om framgangsmåten for å fylle ut reiserekningar. Kontrollsjef orienterte om opplæringsplanen for kontrollutvalet i tillegg til planlegging av arbeidet i utvalet. Kontrollutvalet gjorde, etter at leiar hadde lagt fram, og KU hadde drøfta saka, følgjande samrøystes VEDTAK 1. Kontrollutvalet sine medlemer møter på politikardagar på like vilkår som øvrige politikarar. Det vert gjennomført kontrollutvalsmøte dagen etter politikardagane. 2. 1. vararepresentant møter fast på kontrollutvalet sine møte 2015 2019. Det vert teke atterhald om budsjettmessige tilpasningar 3. Saka om Fjord1 AS skal opp i fylkesutvalet 4. november i lukka møte. Kontrollutvalet bør vere til stades når saken vert drøfta. Leiar i utvalet, og eventuelt kontrollsjefen, deltek i fylkesutvalsmøtet 4. november. 4. Resultat etter kvalitetskontrollen av SF revisjon IKS 2013 vert å sende til medlemane. 5. Kontrollutvalsboka vert å sende til medlemmane elektronisk. Når oppdatert versjon vert klar frå departementet sendast trykt eksemplar av denne til medlemmane. 6. Tidlegare praksis med at nokre av kontrollutvalet sine møte vert lagt rundt omkring i fylket, vert vidareført Side 2 av 3
Møtebok Kontrollutvalet 03.11.2015 Leiar i i utvalet avslutta møtet med å takke alle som hadde møtt fram. -------------------------------------------------------- Side 3 av 3
Side 1 av 2 Saksframlegg Saksbehandlar: Einar Ulla, Sekretariat for kontrollutvala Sak nr.: 15/10968-1 Orientering og drøfting 3. november 2015 Fylkestinget vedtok i FT-sak 42/15 val av kontrollutval for perioden 2015 2019. Det låg føre ei samrøystes tilråding frå gruppeleiarane. Valet vart gjort som avtaleval, og fylkestinget vedtok følgjande: Medlemmar: 1 Jorunn Ringstad (Sp) 2 Odd Atle Stegegjerdet (Ap) 3 Lise-May Sæle (H) 4 Klaus Iversen (V) 5 Frank Willy Djuvik (FrP) Vararepresentantar: 1 Frode Bøthun (KrF) 2 Liv Bessie Stave (H) 3 Eli Hansen Moen (Ap) 4 Anne-Britt Øen Nygård (Sp) 5 Kåre Jarl Langeland (V) 6 Carlo Aall (MDG) 7 Ole Erik Thingnes (SV) Leiar: Frank Willy Djuvik (FrP) Nestleiar: Odd Atle Stegegjerdet (Ap) Møtet 3. november er det første møtet som det nyvalde kontrollutvalet har i si funksjonstid. Leiar av kontrollutvalet vil nytte dette første møtet til å samle det nye kontrollutvalet samt 1. varamedlem. Fylkesrådmann vil delta på møtet og gje kontrollutvalsmedlemmane innspel om fylkeskommunen si organisering og verksemd i tillegg til fylkesrådmannen sine tankar om samarbeidet med kontrollutvalet. Det blir i dette møtet satt fokus på utvalet sitt ansvar, arbeidsoppgåver og rolleavklaring til sekretariat, revisor etc. Det blir også orientert om finansiell revisjon, om regelverket om godtgjersle til folkevalde, forslag til opplæringsplan for utvalet og forslag for framtidig arbeidsform. Leiar i kontrollutvalet 2011 2015, Arve Mjømen, vil dele sine erfaringar frå sin periode som leiar for utvalet med det nye utvalet.
Side 2 av 2 Det vil bli utdeling av PC ar til dei av utvalet sine medlemer som ikkje sit i fylkestinget i tillegg til 1. vararepresentant til utvalet. Det vert også gjennomført opplæring av bruken av PC ane denne dagen. Sjå vedlagte dagplan for meir utfyllande informasjon.
Plan for kontrollutvalsmøte 3.11.2015 kl. 10.00 1000 Velkomen til nytt kontrollutval presentasjon av utvalet v/ Frank Willy Djuvik, leiar i kontrollutvalet 1015 Finansiell revisjon og selskapskontroll v/ingvar Linde, SF revisjon IKS 1045 Sogn og Fjordane Fylkeskommune, organisering og verksemd. Samarbeid mellom fylkesrådmannen og kontrollutvalet. v/fylkesrådmann Tore Eriksen 1115 Lunsj 1200 Kontrollutvalet sitt ansvar og sine oppgåver rolleavklaringar v/einar Ulla 1230 Erfaringar frå kontrollutvalet 2011-2015 v/arve Mjømen 1300 Pause 1315 Regelverk og rutinar ved utfylling av reiserekningar v/kari Norevik Fosdal, løn- og rekneskapstenesta 1345 Opplæring for det nye utvalet v/einar Ulla 1400 Avslutning v/frank Willy Djuvik 1415 Utdeling av PC er og opplæring i bruk av PC ane v/ikt-tenesta
Saksprotokoll Organ: Kontrollutvalet Møtedato: 03.11.2015 Sak nr.: 15/10968-2 Internt l.nr. 49011/15 Sak: 47/15 Tittel: Orientering og drøfting 3. november 2015 Behandling: Dette gir følgjande endeleg vedtak: Leiar i kontrollutvalet, Frank Willy Djuvik, ynskte alle velkomen til møtet og det nye utvalet. Ingvar Linde og Marianne Vara frå SF revisjon IKS orienterte om selskapet, finansiell revisjon og selskapskontroll. Det vart stilt spørsmål om habilitet når eit interkommunalt selskap skal revidere ei kommune/fylkeskommune der politikarar sit i styre og representantskap for selskapet. SF revisjon vil kome med ei orientering omkring denne problemstillinga i neste møte. Fylkesrådmanne Tore Eriksen orienterte om fylkeskommunen sin politiske og administrative organisering. I tillegg kom fylkesrådmannen med forslag til samarbeid mellom kontrollutvalet og administrasjonen i form av eit notat, der mellom anna rutinar ved bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt var tema. Kontrollsjefen orienterte om kontrollutvalet sitt ansvar og sine oppgåver i tillegg til rolleavklaringar mellom kontrollutval, politisk leiing, administrasjon, revisor og sekretariat. Arve Mjømen, leiar i kontrollutvalet 2011 2015, delte sine erfaringar frå kontrollutvalsarbeidet i førre perioden med det nye utvalet. Mjømen la mellom anna vekt på viktigheita av å få samrøystes vedtak frå utvalet. Kari Norevik Fosdal frå løn- og rekneskap var til stades for å orientere om framgangsmåten for å fylle ut reiserekningar. Kontrollsjef orienterte om opplæringsplanen for kontrollutvalet i tillegg til planlegging av arbeidet i utvalet. Kontrollutvalet gjorde, etter at leiar hadde lagt fram, og KU hadde drøfta saka, følgjande samrøystes VEDTAK 1. Kontrollutvalet sine medlemer møter på politikardagar på like vilkår som øvrige politikarar. Det vert gjennomført kontrollutvalsmøte dagen etter politikardagane. 2. 1. vararepresentant møter fast på kontrollutvalet sine møte 2015 2019. Det vert teke atterhald om budsjettmessige tilpasningar
3. Saka om Fjord1 AS skal opp i fylkesutvalet 4. november i lukka møte. Kontrollutvalet bør vere til stades når saken vert drøfta. Leiar i utvalet, og eventuelt kontrollsjefen, deltek i fylkesutvalsmøtet 4. november. 4. Resultat etter kvalitetskontrollen av SF revisjon IKS 2013 vert å sende til medlemane. 5. Kontrollutvalsboka vert å sende til medlemmane elektronisk. Når oppdatert versjon vert klar frå departementet sendast trykt eksemplar av denne til medlemmane. 6. Tidlegare praksis med at nokre av kontrollutvalet sine møte vert lagt rundt omkring i fylket, vert vidareført Leiar i i utvalet avslutta møtet med å takke alle som hadde møtt fram.