Oppfølgingsliste 1/2015

Transkript

1 Oppfølgingsliste 1/2015 Saker som er avslutta vil ikkje kome med på neste statusrapport. Sak-nr Saker som er tekne opp Dato Oppfølging KU Status 1/11 Forvaltningsrevisjon 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane fylkeskommune handsaming av rapport Innan utgangen av 2012 Ny oppfølging H : Sendt til FT :Oppfølging av administrasjonen iflg. FT-vedtak innan med rapport til KU. 12.2: Samtale med Jan Øhlckers Etter det som kom fram i møtet med Øhlckers vil det først kome noko status frå dette prosjektet H-13. Følgjast opp vidare. 15/13 FR bygge og eigedomstenesta oppfølging av FT-sak 23/08 Ny oppfølging V-14 og januar Utgangen av :Samtale med Roar Nesset: Bygge- og eigedomstenesta har måtta prioritert investeringsoppfølging i samband med skulebruksplanen, men vil prioritere oppfølging av dette prosjektet H-14. Ny rapportering etter Roar vil følgje opp tilrådingspunkt 7-9, og kome tilbake med rapport med status på oppfølging av desse punkta. Sjå sak 24/14 lenger ned på lista. Kontrollutvalet ber i vedtaket om ny rapport etter vurdering av omorganiseringa av vaktmeistertenesta innan utgangen av :Samtale med Roar Nesset: Det vert i samtalen vist til eit prosjektnotat datert ang. organisasjonsutvikling i bygge- og eigedomsforvaltninga, der det vert vist til at organisasjonsmessig plassering av driftsteknikarane er planlagt ferdigstilt innan /14 FR 2009 Kompetanseprofil i fk oppfølging 15/14 FR Tryggleik og beredskap - rapport : Samtale med Roar Neset. Gjennomgang av notat om felles organisering for driftsteknisk personell innan BET. Driftsteknikarane skal verte organisert under BET-sjefen innan Feb Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek status og tidsplan frå fylkesrådmannen datert til vitande 2. Utvalet ber om ny statusrapport innan med ein konkret framdriftsplan om gjenståande oppfølging av fylkestingsvedtaket i FT-sak 18/ Januar 2015 Vedtak: Kontrollutvalet rår fylkestinget til å gjere slikt vedtak: 1. Fylkestinget tek rapporten etter gjennomført forvaltningsrevisjon Tryggleik og beredskap til etterretning 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomføre tilrådingane i kapittel 6 i 1

2 23/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp oppfølging av vedtak i FT-sak 28/13 24/14 Forvaltningsrevisjon 2011 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane - oppfølging av rapport 33/14 SK 2014 FR F1 Holding - prosjektplan 35/14 Kontrollutvalet Budsjett 2015/Økonomiplan rapporten 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for gjennomføring og plan for eventuelt vidare arbeid innan Fylkestinget sitt vedtak i saka er i samsvar med tilrådinga frå kontrollutvalet Kontrollutvalet vedtok å ta rapporten frå frm til vitande og ber i vedtaket om ny rapport innan Rapport mottatt Utvalet får sak om oppfølging i møte , SJÅ SAK 55/ V-2015 KU vedtok å ta rapporten frå frm til vitande, og ber frm om tilbakemelding om rutinane vedrørande handsaming av prosjektrekneskapa knytt til vegprosjekt innan utgangen av 2014 Sjå sak 54/14 lenger nede V-2015 Kontrollutvalet vedtok prosjektplanen med endringar som kom fram i møtet. Oppdatert plan skal sendast medlemmane Kontrollutvalet ba i vedtaket om rapport innan 26.8 KU og FT /14 Forvaltningsrevisjon 23.9 Mai 2015 KU vedtok følgjande: utgangen av Blir forseinka litt ut i 2015 Kontrollutvalet vedtok eige budsjett som vert sendt til administrasjonen slik at budsjettet vert handtert som ein del av fylkeskommunen sitt budsjett.i tillegg gjorde kontrollutvalet slikt vedtak: 4. Kontrollutvalet går inn for utgreiing av konsekvensar for følgjande mogelege område for langsiktige innsparingar Kontrollutvalet. a. Endring frå 5 til 3 representantar i kontrollutvalet b. Kontrollutvalsmedlemmane vert valt frå fylkestinget sine medlemmer c. Kontrollutvalsrepresentantane sin møtepraksis på fylkestinget og på politikardagar d. Opplæring av kontrollutvalet e. Tal møte i kontrollutvalet f. Effektivisering av kontrollutvalssekretariatet g. Selskapskontroll som eigarskapkontroll vert utført av sekretariatet h. Rådgjeving vert budsjettmessig overført frå kontrollutvalet til den eininga som nyttar tenesta i. Overordna analyse vert gjennomført av sekretariatet j. Omfanget av forvaltningsrevisjon 2

3 Innkjøp og oppfølging av kollektivtransport prosjektplan 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte AS vert godkjent slik den ligg føre. 2. Oppstart av prosjektet vert Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan /14 Revisorbrev 01/ Vedtak i KU: 1. Kontrollutvalet tek revisorbrev 01/2014 til etterretning. 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om å sette i gang tiltak som er kravd for å følgje opp tilrådingar og oppmodingar i revisorbrev 01/ Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen rapportere status på arbeidet innan til SF revisjon IKS med kopi til kontrollutvalet 44/14 Skriv, meldingar og orienteringar /14 Forvaltningsrevisjon Fagopplæring, rekruttering til yrkesfag og tilbodet til lærlingar oppfølging av vedtak 48/14 Forvaltningsrevisjon Fylkesarkivet - Prosjektplan 23.9 Vedtak: 1. Orientering om status i mva-saken mot Statens vegvesen v/sf revisjon IKS SF revisjon orienterte om status for mva-saken mot Statens Vegvesen der brev frå SF revisjon til Skatt Vest vart gjennomgått. Kreditnota på i overkant av 6 mill. kroner er ikkje teken med i kompensasjonsoppgåva for 3. kvartal då mesteparten av denne summen er meirverdiavgift som fylkeskommunen ikkje har fått kompensert for Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek notat frå fylkesrådmannen datert til orientering 2. Kontrollutvalet ber fylkesrådmannen om statusrapport innan for dei tilrådingane i rapporten, som ikkje er ferdig oppfølgde i notatet frå fylkesrådmannen datert Vedtak: 1. Prosjektplanen datert frå Deloitte vert godkjent slik den ligg føre. 2. Kontrollutvalet ber om rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon innan utgangen av februar /14 Oppfølgingsliste 8/ Vedtak: 1. Oppfølgingsliste 8/2014 vert teken til vitande 2. Kontrollutvalet ber kontrollsjefen om ei utgreiing av formalitetane rundt handsaming av saka om kontroll av praktisering av arbeidsvilkåra for folkevalde. 51/14 Skriv, meldingar og Vedtak (utdrag): 3

4 orienteringar Status SK a. FR F1 Holding. Ei viss forseinking er varsla pba tilgjengelegheit for intervjuobjekt. Revisor ba om ei avklaring rundt problemstilling 1 i prosjektet. K.sjef utarbeider eit notat til utvalet. 52/14 Kontrollutvalet vurdering av mogelege innsparingstiltak organisering FT des 14 Vedtak, tilråding til FT: 1. KU skal ha fem medlemmar, som i dag 2. Leiar og nestleiar skal veljast frå fylkestinget sine medlemmar. Leiar frå opposisjonen og nestleiar frå posisjonen. Resten av utvalet kan veljast på fritt grunnlag. FT handsama denne saka som del av anna sak, men vedtaket i FT var nær opptil KU sitt vedtak. 53/14 FR - Tilskotsforvaltning Vedtak KU tilråding til FT: 1. Fylkestinget tek rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon av tilskotsforvaltninga til etterretning. 2. Fylkestinget tek fylkesrådmannen si vurdering når det gjeld tilråding nr. 3 i rapporten til etterretning. 3. Fylkestinget tek fylkesrådmannen sin konklusjon vedr. tilråding nr. 9 i rapporten til etterretning. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følgje opp dei øvrige tilrådingane frå revisor i kapittel 6 i rapporten 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å melde tilbake til kontrollutvalet status for oppfølging av tilrådingane og plan for eventuelt vidare arbeid innan Vedtak FT : Lik tilrådinga frå KU Vedtaket er sendt frm /14 FR 2010 Byggeprosjekt i Sogn og Fjordane oppf. frå frm 55/14 Forvaltningsrevisjon av innkjøp oppfølging Vedtak KU: 1. Kontrollutvalet tek brev frå fylkesrådmannen datert til orientering. 2. Utvalet ber om å bli orientert når retningslinjer og rutinar knytt til prosjektrekneskap for veg- og bygginvesteringar er komne på plass i løpet av våren Kontrollutvalet ber om å bli orientert om status på oppfølginga av tilrådingane 2 5 innan utgangen av 1. halvår Vedtaket sendt frm Vedtak: 1. Kontrollutvalet tek rapporten datert frå fylkesrådmannen til 4

5 56/14 Revisorbrev svar frå fylkesrådmannen 57/14 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor din uavhengigheit Deloitte 58/14 Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit SF revisjon 59/14 Kontrollutvalet økonomiplan Kontrollutvalet ber om ny rapport innan 15. januar Vedtaket sendt frm med kopi til innkjøpssjef Kontrollutvalet tek svarbrevet frå fylkesrådmannen til revisorbrev 01/2014 til 2. Vidare oppfølging av det som er påpeikt i revisorbrev 01/2014 vert gjort i samband med revisjon av årsrekneskapen Oppfølging av revisorbrev 01/2014 er fullført. Vedtaket sendt til frm + løn- og rekneskapssjef Kontrollutvalet tek «vurderinga av uavhengigheit» frå oppdragsansvarleg revisor i Deloitte AS til etterretning. Vedtaket sendt til Songstad, Deloitte Kontrollutvalet tek «Vurdering av oppdragsansvarleg revisor sin uavhengigheit i forhold til Sogn og Fjordane fylkeskommune» frå SF revisjon IKS til etterretning Vedtaket sendt til Vara, SF revisjon FT, juni 2015 Vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for å redusere budsjettrammene åra for programområde 410 Kontrollutval slik: År Reduksjon Kr Kr Kr Kr Storleiken på innsparinga er med atterhald om at utvalet i framtida skal bestå av fem medlemar, jamfør vedtak i KU-sak 52/14. Kontrollutvalet legg til grunn at leiar og nestleiar skal delta i møta i fylkestinget. 3. Kontrollutvalet fordeler innsparinga innan eige område, og melder inn fordelinga til budsjettgruppa 4. Utvalet sitt vedtak vert lagt som vedlegg til fylkestinget sin handsaming av budsjettsaka desember Saksframlegg og vedtaket lagt ved FT-sak 50/14. 60/14 Oppfølgingsliste 9/ Oppfølgingsliste 9/2014 vert teken til 5

6 61/14 Skriv, meldingar og orienteringar KU vitande 1. Status FR v/deloitte a. Samhandling b. Innkjøp av kollektivtransport c. Fylkesarkivet Alle prosjekta har framdrift i samsvar med plan. Orienteringa vart teken til 2. Status Finansiell revisjon og selskapskontroll v/sf revisjon a. Status finansiell revisjon Revisor orienterte om status for den finansielle revisjonen. Orienteringa vart teken til b. Status FR av F1 Holding AS Kontrollsjef orienterte om status, og la fram notat med forslag til avklaring rundt problemstilling 1 i prosjektplanen. Notatet vart teke til Utvalet ba kontrollsjef om å sende notatet til revisor. Vedtaket i pkt. 2 b er sendt SF revisjon v/vara Orientering om internkontroll v/bjørn Birger Bremer Paal Fosdal, påtroppande assisterande fylkesrådmann orienterte utvalet om status for internkontrollarbeidet i fylkeskommunen. Orienteringa vart teken til 4. Nytt frå NKRF a. einfo 14/8 - Ytringsfrihet og lojalitetsplikt Informasjonen vart teken til 5. Orientering om kommunelovutvalet sitt arbeid v/oddvar Flæte. Oddvar Flæte orienterte utvalet om status for arbeidet i kommunelovitvalet. Flæte fekk med seg ein del gode innspel i arbeidet med gjennomgangen av kommunelova for å styrkje det kommunale sjølvstyret. 6

7 6. Orientering frå leiar og kontrollsjef 62/14 KU vurdering av handsaming av FT-sak 35/14 Informasjonssjefen var invitert for å orientere om status i arbeidet med ny heimeside. Utvalet ga innspel om at kontrollutvalet måtte synleggjerast under fana «politikk» på linje med fylkesutvalet. Kontrollsjef vil bli involvert i arbeidt med innhaldet om kontrollutvalet i det vidare arbeidet med heimesida. Utvalet ga positiv tilbakemelding på arbeidet med heimesida, og tok orienteringa til Leiar orienterte om utspel til Kommunal rapport vedrørande saka om tal medlemar i kontrollutvalet. Leiar la opp til ein diskusjon om val av neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Utvalet kom til at ein ynskte ei samanslåing av prosjekt nr. 5 og 6 i revidert plan for forvaltningsrevisjon, noko kontrollsjef skal vurdere i lag med revisor. Leiar fekk, i samråd med kontrollsjef, fullmakt til å bestille prosjektet Vedtak: 1. Kontrollutvalet går inn for at FT-sak 35/14 skal handsamast som oppsett. Kontrollutvalsleiar orienterte fylkesordførar før fylkestinget starta. FT valde å behandle spørsmåla i FT-sak 35/14 seinare i fylkestinget, sak 39/14. Oppdatert