MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 22. september 2011 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900-1400. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen, leder Iver Øksne, nestleder Følgende medlemmer hadde meldt forfall/møtte ikke: Linn Løken Følgende varamedlemmer møtte: Ole Lappen Ellers møtte: Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor (forvaltningsrevisjon) Reidun Grefsrud og forvaltningsrevisor/jurist Geir Berg (begge deltok under sak 24). Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Andreas Steen og revisor Solveig Holmen (begge deltok under sakene 24 27). Sekretær: Kjetil Solbrækken Møteprotokollen er sendt til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, varaordfører, rådmann, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 23/2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 05.09.11 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 05.09.11 godkjennes. SAK NR. 24/2011 STATUS FOR UNDERSØKELSE VEDR. SALGET AV HOV MØBEL EIENDOM AS Innlandet Revisjon IKS ved forvaltningsrevisor/jurist Geir Berg orienterte og svarte på spørsmål. Status og fremdrift i arbeidet med å undersøke påstander om at salget av eiendomsselskapet har foregått på en uprofesjonell og uryddig måte, tas til orientering. 1
SAK NR. 25/2011 REGNSKAPSREVISJON: PRESENTASJON AV PLAN / STRATEGI FOR REVISJON AV KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2011 Oppdragsansvarlig revisor (regnskapsrevisjon) Andreas Steen og revisor Solveig Holmen presenterte revisjonsstrategien for 2011 og svarte på spørsmål fra utvalget. 1. Revisors presentasjon av hovedtrekkene i overordnet revisjonsstrategi for revisjon av kommuneregnskapet for 2011 tas til orientering. 2. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. SAK NR. 26/2011 TERTIALRAPPORT 2/2011 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 2/2011 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 27/2011 NY OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2012 Ny oppdragsavtale med Innlandet Revisjon IKS for 2012 godkjennes. SAK NR. 28/2011 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2012 INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: Budsjett for kontrollutvalget for 2012 (tjeneste 1100), fastsettes med en økonomisk ramme på kr. 989 000 med utgangspunkt i følgende fordeling: Konto Beløp 10800 Fast godtgjørelse 25 000 10801 Møtegodtgjørelse 10 000 10802 Tapt arb.fortjeneste 5 000 10990 Arb.giveravgift 4 000 11001 Aviser/tidsskrifter/faglitteratur 4 000 11151 Bevertning møter 3 000 11500 Kursutgifter 20 000 11600 Kjøregodtgjørelse 1 000 11659 Annen oppg. pl. godtgjørelse 0 13501 Interkomm virksomhet 13709 Kjøp av tjenester fra private 150 000 2
(sekretærtjenester) 13750 Kjøp av tjenester fra interkommunalt 767 000 selskap (Innlandet Revisjon IKS) 14290 Momskompensasjon (utgift) 37 500 17290 Momskompensasjon (inntekt) - 37 500 Totalt 989 000 SAK NR. 29/2011 ORIENTERING OM HØRING VEDR. FORSLAG TIL ENDRINGER I KOMMUNELOVENS REGLER OM TILSYN OG KONTROLL Høring med forslag til endringer i kommunelovens regler om kontroll og tilsyn (kap. 12) med tilhørende forskrifter (forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon), tas til orientering. SAK NR. 30/2011 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Resultater fra brukerundersøkelse utført av Innlandet Revisjon IKS rettet mot egne brukere (ordfører, kontrollutvalgsledere, rådmenn, økonomiansvarlige, kontrollutvalgssekretærer) 2. Resultater fra sammenligning av pris på revisjonstjenester mellom kommuner ( benchmarking ) 3. Egenvurdering av uavhengighet for oppdragsansvarlig revisor v/innlandet Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon) 4. Resultater fra kvalitetskontroll utført av Norges kommunerevisorforbund rettet mot kommunale revisjonseneheter/-selskaper. 5. Utvalgte avisartikler Referatsakene tas til orientering. SAK NR. 31/2011 EGENEVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2007-2011 1. Kontrollutvalget har foretatt en gjennomgang og egenevaluering av sin egen aktivitet innefor følgende områder: Overholdelse av regelverket (Kommunelovens kap. 12 og forskrift om kontrollutvalg) Kommunikasjon Kontrollutvalget som bestillerorgan Kontrollutvalgets sekretariat og administrative rutiner Diverse (møtegjennomføring, arbeidsmetoder, forholdet til kommunestyret/ordfører og administrasjonen/rådmannen, utvalgets rolle og funksjon 3
i kommunen, regler for valg av kontrollutvalg m.m.). 2. I forhold til gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter oversendes følgende spørsmål til Innlandet Revisjon IKS for videre refleksjon: Stiller Innlandet Revisjon IKS for strenge krav til bevis før man trekker konklusjoner og kan komme med anbefalinger? I hvilken grad bidrar en eventuelt streng bevisvurdering til at man i unnlater å ta opp forhold, eller formulerer seg så svakt at konklusjoner/anbefalinger ikke bidrar til diskusjoner og dermed heller ikke til læring og forbedring? Har Innlandet Revisjon IKS utviklet en kultur for å reagere raskt på bestillinger innenfor tema/områder med stor aktualitet og interesse, og prioriteres denne type bestillinger i tråd med kontrollutvalgenes forventninger? SAK NR. 32/2011 PLANLEGGING AV FØRSTE MØTE I NY VALGPERIODE Med bakgrunn i erfaringer fra inneværende valgperiode vil kontrollutvalget gi følgende innspill i forbindelse med planlegging og gjennomføring av første møte i ny valgperiode: Første møte tilrettelegges som et informasjons- og opplæringsmøte der det overordnede målet er å etablere en god rolleforståelse og å øke interessen for å engasjere seg i arbeidet med tilsyn og kontroll med kommunen. Utvalgssekretær lager et opplegg for første møte med fokus på: Rammevilkår og praktisk utvalgsarbeid. Roller, ansvar og oppgaver. Samarbeid og kommunikasjon. Erfaringer fra forrige valgperiode. Administrative rutiner, informasjon om møtegodtgjørelse mv. Ved eventuelt skifte av utvalgsleder inviteres tidligere leder til å orientere om sine erfaringer. Kontrollutvalgsboken distribueres til alle medlemmer og varamedlemmer. Varamedlemmer inviteres (minimum 1. vara). 4
Hov, 22. september 2011. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 22. september 2011. Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf. 995 77 903 e-post: kjetil@kontrollutvalget.no 5