KVALIFISERING FOR KONKURRANSE MED FORHANDLINGER for kjøp over NOK NOK 39.000.000 eks. mva., jf. forskriftens del I og III (BEGRENSET KONKURRANSE) Bygg og anlegg prekvalifisering totalentreprenør Prosjekt: nye Revetal ungdomsskole OPPDRAGSGIVER Re kommune Tilbudsfrist: 14.08. 2015, Kl 15:00
INNLEDNING Re kommune ligger i hjertet av Vestfold. Re består av de to tidligere kommunene Ramnes og Våle, og ble ved frivillig sammenslåing til Re kommune i 2002. Kommunen har i dag ca. 9300 innbyggere, og er i stadig vekst. Revetal er kommunesenteret, som ofte omtales som en bygdeby. Her er det nye kommunehuset og en stor aktivitet både i forhold til utbygginger og etableringer. Kommunen har et flateinnhold på ca. 224 km2. Av det totale arealet er ca. 80 km2 dyrket mark og ca. 122 km2 produktiv skog. Re er dermed en av kommunene i landet med størst dyrket areal. De største sammenhengende skogarealene ligger vest og nord i bygda. Kommunen grenser i nord mot Hof og Holmestrand, i øst mot Horten, i syd mot Tønsberg og Stokke og i vest mot Andebu og Lardal. Dessuten har Re grense mot Sande og Hurum i Holmestrandsfjorden. Langøya er en del av Re. Terrenget i Re er lett kupert i det lave skogkledde åser veksler med daler og sletteland. Storelva renner sentralt gjennom kommunen fra nord mot syd, den renner også gjennom Revetal. En overveiende del av Re hører til nedslagsfeltet til Aulielva som er navnet på Storelvas fortsettelse ut til Tønsbergfjorden. Re hører til et felles arbeidsmarked i Tønsbergregionen. Re har en egendekning av arbeidsplasser som ligger opp mot 60 %. Den største konsentrasjonen av arbeidsplasser finner vi på Revetal, som også er administrasjonssted i Re. Re er med i et strategisk og praktisk forpliktende kommunesamarbeid i Vestfold, omtalt som KIV - kommunesamarbeidet i Vestfold. Det er også et utstrakt samarbeid i det såkalte 3-k samarbeidet med Holmestrand og Hof. Holmestrand er bl.a. vertskommune for plan- og byggesak for Re kommune. Oppdragsgiver: Re kommune, v/kommunalsjef Unni Bu. For nærmere informasjon om Re kommune vises det til www.re.kommune.no. Orientering Oppdragsgiver ønsker i forbindelse med prosjekt Nye Revetal ungdomsskole, å gjennomføre en kvalifisering av deltakere som kan være interessert i å inngi tilbud på totalentreprise. Det er planlagt en ny skolebygning litt nord for eksisterende skolebygninger. Eldre bygning fra 1968 skal delvis rives. Svømmehall og teknisk rom i underetasjen skal beholdes. Bygg oppført i 1986 skal også rives. Bygning oppført i 2003 skal bevares og oppgraders med delvis nye funksjoner. Ny idrettshall/flerbrukshus skal bygges i tilknytning til eksisterende svømmehall og teknisk rom. Skolens utearealer skal delvis omarbeides med nye funksjoner i forhold til parkering og gangveier. Det er forutsatt en utvidelse av skoletomten mot nord. Det er via et arkitektfirma utarbeidet et skisseforslag til planløsning og plassering av ny bygning på skoletomten. Det vil bli jobbet videre med skisseprosjektet, før anbudsgrunnlaget sendes ut til valgte entreprenører. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. 2
INNHOLDSFORTEGNELSE Innhold Orientering... 2 1. KORT OM ANSKAFFELSEN... 4 1.1 Formål og omfang... 4 1.2 Entrepriseform... 4 2. OPPDRAGSGIVER OG OPPDRAGSGIVERS VERDIGRUNNLAG... 4 2.1 Oppdragsgiver... 4 2.2 Verdier som legges til grunn for anskaffelsen... 4 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER... 4 3.1 Kunngjøring... 4 3.2 Språk / rettsvalg... 4 3.3 Regler for konkurransen lovgrunnlag... 4 3.3.1 Prekvalifisering... 5 4. SØKNAD OM PREKVALIFISERING... 5 4.1 Innhold og utforming... 5 4.2 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget for prekvalifisering frist... 5 4.3 Innlevering av søknad om prekvalifisering totalentreprise... 5 4.4 Kostnader med utarbeiding av søknad om prekvalifisering... 6 4.5 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen... 6 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV SØKNAD OM PREKVALIFISERING... 6 5.1 Mottagelse og oppbevaring av søknad om prekvalifisering... 6 5.2 Avvisning av søknad... 6 5.3 Opplysningsplikt avvisning, forkastelse... 6 5.4 Habilitet... 6 6. EVALUERING AV SØKNADER OM PREKVALIFISERING... 7 6.1 Generelt - Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til å inngi tilbud... 7 6.2 Utvelgelse av prekvalifiserte... 7 6.3 Tentativ framdriftsplan... 7 7. Vedlegg... 7 3
1. KORT OM ANSKAFFELSEN 1.1 Formål og omfang Det er planlagt oppført ny skolebygning for ca. 450 elever. Bruttoareal ca. 4800 m2. Svømmehallen skal i mindre grad renoveres. 2003 bygget skal innvendig bli noe endret i forhold til rominndeling. Det skal bygges en ny idrettshall/flerbrukshus på ca. 1700 m2 i tilknytning til eksisterende svømmehall. Skolen skal ha ordinær skoledrift i hele byggetiden, og det må tas hensyn til dette i forhold til støy og transport til byggetomten. Riving av eksisterende bygninger og bygging av ny idrettshall/flerbrukshus skal ikke utføres før den nye skolebygning står ferdig. 1.2 Entrepriseform Anskaffelsen gjennomføres som totalentreprise, der oppdragsgiver ønsker forutsigbarhet i hele prosessen mht økonomi, omfang og medvirkning. Entreprisen vil oppleves som en «styrt» totalentreprise med kvalitet og funksjonsbeskrivelse, men ikke en NS3420 beskrivelse. Det må påregnes en avklaringsperiode for å kvalitetssikre brukerforutsetninger og romprogram før kontraktsinngåelse. Totalentreprenører som prekvalifiseres vil bli invitert til deltagelse i anbudskonkurranse for totalentreprisen. Totalentreprenøren skal være SHA-koordinator for prosjektering og utførelse. 2. OPPDRAGSGIVER OG OPPDRAGSGIVERS VERDIGRUNNLAG 2.1 Oppdragsgiver Re kommune er oppdragsgiver for anskaffelsen. 2.2 Verdier som legges til grunn for anskaffelsen Anskaffelsen skal ivareta helhetlige økonomiske, miljømessige og sosiale hensyn som bidrar til balansert bærekraftig utvikling. Bygget forutsettes vurdert som et tradisjonelt bygg eller et bygg i massivt tre. Det tas sikte på at bygget skal være så klimanøytralt som mulig i forhold til fornybar energi innen de økonomiske rammer som er satt. Oppdragsgiver har som mål å tilfredsstille de «Nye energikrav til bygg» som er foreslått i høringsnotat av 16. februar 2015 - Forslag til endringer i tekniske krav til byggverk (byggteknisk forskrift) av 26. mars 2010 nr. 489 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 3.1 Kunngjøring Anskaffelsen kunngjøres på DOFFIN/TED. 3.2 Språk / rettsvalg All kommunikasjon skal foregå på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes også all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 3.3 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 406 del I og III med senere endringer. 4
Konkurranse med forhandling Konkurranse med forhandling er valgfritt å benytte i forskriftens del II, og kan unntaksvis benyttes i del III. Anskaffelsesprosedyren gir oppdragsgiver adgang til å forhandle med leverandørene om alle sider ved tilbudene, noe som ikke er tillatt ved de øvrige konkurranseformene. Ved anskaffelser etter forskriftens del III, må det foretas en utvelgelse av hvilke leverandører som skal få delta i konkurransen. Er det hensiktsmessig å foreta en prekvalifisering av leverandørene? Å begrense antall deltakere ved prekvalifisering vil kunne være hensiktsmessig både ved omfattende og mindre omfattende anskaffelser. Det typiske anvendelsesområdet vil imidlertid være når det er kostnadskrevende for oppdragsgiver å håndtere mange tilbud, eller når man vil unngå unødvendig ressursbruk på leverandørsiden. Ved omfattende og kompliserte anskaffelser, og/eller der markedssituasjonen tilsier at det vil kunne komme inn veldig mange tilbud, kan det derfor være hensiktsmessig å foreta en prekvalifisering ved å benytte begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller konkurransepreget dialog. Forskriftens del III For anskaffelser over EØS-terskelverdiene kan oppdragsgiver velge: Konkurranse med forhandling med forutgående kunngjøring dersom vilkårene i 14-3 er oppfylt Ved en begrenset anbudskonkurranse foretas det først en prekvalifiseringsfase, der alle interesserte leverandører kan levere inn forespørsel om å få delta i konkurransen sammen med dokumentasjon på at de er kvalifisert. Oppdragsgiver vurderer så om leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene som er oppstilt i anskaffelsesregelverket, kunngjøringen og konkurransegrunnlaget. Deretter inviterer oppdragsgiver de kvalifiserte leverandørene, eller et utvalg av disse, til å levere tilbud. Oppdragsgiver må minimum kunngjøre den nedre grensen for hvor mange leverandører som skal inviteres, og hovedtrekkene i utvelgelsesmetoden eller kriteriene som vil bli lagt til grunn for valget. Antall leverandører som plukkes ut må være tilstrekkelig til å sikre reell konkurranse. 3.3.1 Prekvalifisering Det foretas prekvalifisering av 3 til 5 kvalifiserte interessenter som oppfyller utvelgelseskriteriene best i henhold kriterier som fremgår av søknadsmappen. 4. SØKNAD OM PREKVALIFISERING 4.1 Innhold og utforming Søknad om prekvalifisering skal utarbeides i samsvar med Søknadsmappe og være undertegnet av representant for tilbyder. Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 4 mnd regnet fra innleveringsfristen. Søknad om prekvalifisering skal leveres skriftlig i 1 eksemplarer i lukket konvolutt og på en minnepenn. 4.2 Spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget for prekvalifisering frist Søker som finner at grunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan skriftlig be om tilleggsopplysninger innen fredag den 7. august 2015 Henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Prekvalifisering - totalentreprise Revetal ungdomsskole og sendes til oppdragsgivers kontaktperson - og eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen pr. e-post. Navn: Preben Skjøtt e-post: preben.skjott@re.kommune.no Telefon: 330 61 570/ 915 68790 (spørsmål/henvendelser i uke 26, 27 og 28 sendes til harald.nkf@hotmail.no) Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, bes søker formidle dette skriftlig (e-post) til oppdragsgiver. 4.3 Innlevering av søknad om prekvalifisering totalentreprise Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). 5
Søknad om prekvalifisering innleveres / sendes i lukket, nøytral konvolutt merket: Merking av tilbud Søknad om prekvalifisering - totalentreprise nye Revetal ungdomsskole Navn: Re kommune Postadresse: Postboks 123, 3065 Revetal Besøksadresse: Regata 2, 3074 Revetal Leveringssted ved Re kommune, servicetorget i 1. etg på kommunehuset. personlig oppmøte Innleveringsfrist Fredag den 14. august 2015 kl 14.00 4.4 Kostnader med utarbeiding av søknad om prekvalifisering Alle kostnader forbundet med utarbeiding av søknad om prekvalifisering er søkers ansvar. 4.5 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Oppdragsgivers ansatte kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV SØKNAD OM PREKVALIFISERING 5.1 Mottagelse og oppbevaring av søknad om prekvalifisering Innkomne søknader om prekvalifisering skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til søknadsfristen er utløpt. 5.2 Avvisning av søknad Oppdragstager har rett til å avvise søknad om prekvalifisering - søknad om prekvalifisering ikke er innlevert i samsvar med Søknadsmappe, jfr. kap. 5.5, eller - på grunn av forhold ved leverandør eller ved søknaden - søknad er levert inn etter frist - søker ikke vedlegger forespurt dokumentasjon Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. For nærmere om avvisning av søknad om prekvalifisering vises det til Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. mht 20-12 Avvisning på grunn av forhold ved søker 20-15 Fremgangsmåten ved avvisning For ytterligere informasjon om forskriften vises det til http://www.lovdata.no/ 5.3 Opplysningsplikt avvisning, forkastelse Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller søknad om prekvalifisering avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige søknader om prekvalifisering eller beslutter å avlyse konkurransen. 5.4 Habilitet For søknad om prekvalifisering gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 6
6. EVALUERING AV SØKNADER OM PREKVALIFISERING 6.1 Generelt - Kvalifisering - Utvelgelse av deltakere til å inngi tilbud Deltakerne vil bli vurdert i forhold til de oppførte kvalifikasjonskrav. Deltakere som ikke anses å oppfylle kvalifikasjonskravene vil bli avvist. Disse deltakerne vil dermed ikke få anledning til å inngi tilbud i konkurransen. Blant de kvalifiserte deltakere vil det så bli valgt ut minimum 3 deltakere som vil bli invitert til å inngi tilbud, forutsatt at det finnes tilstrekkelig antall egnede deltakere. Deltakere som ikke vedlegger etterspurt dokumentasjon, vil kunne bli avvist. 6.2 Utvelgelse av prekvalifiserte Utvelgelsen av hvem som inviteres til å inngi tilbud vil skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier og regler, jf. punkt 3.5 nedenfor. Evalueringen vil ta utgangspunkt i den innleverte dokumentasjon. Det er derfor viktig at forespørselen inneholder all etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiver vil basere evalueringen på de tildelingskriterier og poeng som framkommer i søknadsmappen. De 3 til 5 tilbyder som oppnår høyest totalpoeng blir kvalifisert til å gi tilbud i konkurransen.. Alle tilbyderne deltakerne i konkurransen vil få informasjon om hvem som blir kvalifisert til å delta videre i konkurransen. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder de valgte tilbyderes relative fordeler, samt frist for leverandør til å komme med forespørsel om avklaring/innsigelser over beslutningen. Utvelgelse av søkere som prekvalifiseres foretas på grunnlag av oppnådd poeng, dvs oppnådd karakter på utvelgelseskriterier. Alle de nedenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hver komponent vil bli gitt en karakter (0-10) som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder. Følgende kriterier legges til grunn: NR Utvelgelseskriterier Vekt %: Samhandlings- og samarbeidsevne 1 Oppdragsforståelse / gjennomføringsevne / leveringssikkerhet 2 60 40 SUM 100 6.3 Tentativ framdriftsplan 7. Vedlegg Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt alt i 2015 Frist for å stille spørsmål til oppdragsgiver 7. august Frist for å levere tilbud 14. august kl 14.00 Evaluering av tilbud Uke 34 Valg av 3-5 prekvalifiserte tilbydere Uke 34 Sende ut begrunnelse for valg Uke 34 Karensperiode 10 dager etter valg av leverandør 1. Søknadsmappe 2. Reguleringsplan inkl. bebyggelse for skoletomta. 7