Konkurranseregler Introduksjonsprogram og kvalifisering av innvandrere. Konkurranseregler. Anbudskonkurranse med rett til forhandling

Transkript

1 Nøtterøy kommune Med vind i seilene Tjøme kommune Konkurranseregler Anbudskonkurranse med rett til forhandling Introduksjonsprogram og opplæring i norsk og samfunnskunnskap for voksne innvandrere Oppdragsgiver: Nøtterøy kommune Tjøme kommune Side:1 av 9 sider

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgivers kontaktperson 3 2. OM ANSKAFFELSEN Formål og omfang Kontraktsverdi 3 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER Språk/rettsvalg Anskaffelsesprosedyre 3 4. KONKURRANSEGRUNNLAGET Omfang Tilgang til konkurransegrunnlaget Mangler i tilbudsgrunnlaget Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget 4 5. TILBUD Form og innhold i tilbud Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget Anbudskonferanse Anbudsfrist Innlevering av tilbud Forbud mot anbudssamarbeid Forbehold Deltilbud Alternative tilbud Priser, rabatter, gebyrer Tilbakekall eller endring Vedståelsesfrist Ansvar for feil m.v Telegram / telex / telefax / diskett 6 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET Regler for konkurransen lovgrunnlag Mottagelse og oppbevaring av tilbud Tilbudsåpning Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist Retting av åpenbare feil Avklaringer Avlysing av tilbudskonkurranse Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud Retur av tilbud Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Opplysningsplikt Habilitet Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 8 7. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE Kvalifisering Evaluering av tilbud Tildeling av rammeavtale Melding om tildeling av rammeavtale Karensperiode Iverksettelse av kontrakt 9 8. TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 9 Side:2 av 9 sider

3 1. OPPDRAGSGIVER 1.1 Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgiver er. Det er besluttet at Nøtterøy og Tjøme kommuner skal slås sammen til Færder kommune pr Færder kommune vil derfor være oppdragsgiver fra angitt dato. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Kontaktperson er: Kontaktperson Gry Aas E-post Telefon Postadresse Rødsgt. 36, 3145 Tjøme Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Kontaktperson vedr konkurransegjennomføring, se kunngjøringen. 2. OM ANSKAFFELSEN 2.1 Formål og omfang Se Bilag 2 til SSA-B. 2.2 Kontraktsverdi har i nyere tid mottatt tilskudd til opplæring norsk og samfunnskunnskap på ca 4-5 mill kr pr år. Tjenestebehovet økte i 2015 og -16 som følge av økt bosetting av innvandrere, noe som påvirker omfanget av tjenestekjøp og derved avtaleverdien og det tas forbehold om endringer i behovet for tjenestekjøp i kontraktsperioden. 3. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 3.1 Språk/rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kunngjøres nasjonalt på DOFFIN. For konkurransen gjelder reglene om anbudskonkurranse med rett til forhandlinger, jfr. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser, kapittel I og II for uprioriterte tjenester, 2-1 (5). Konkurransen gjennomføres i 2 faser. I fase 1 vil vurderes tilbud ift anvendte tildelingskriterier. I fase 2 vil tilbydere som har innlevert de 3 beste tilbud, ref fase 1, bli invitert til forhandlinger. Forhandlede tilbud vil deretter bli vurdert ift tildelingskriteriene. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider ved tilbudene. Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbydere og for øvrig i overensstemmelse med lov, forskrift og god tilbudsskikk. Side:3 av 9 sider

4 4. KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Omfang Konkurransegrunnlaget består av kunngjøring, konkurranseregler, kontrakt og tilbudsmappe med vedlegg. 4.2 Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er gjort tilgjengelig på DOFFIN og kan lastes ned derfra. 4.3 Mangler i tilbudsgrunnlaget Tilbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i tilbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for tilbudet. Avklaringer og presiseringer sendes alle som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. 4.4 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige inntil tilbudsfrist. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt konkurransegrunnlag. Oppdragsgiver har rett til å supplere og endre tilbudsgrunnlaget inntil tilbudsfrist. Endringer som angitt og anonymiserte svar på spørsmål og merknader til konkurransegrunnlaget sendes konkurransedeltagerne direkte. 5. TILBUD 5.1 Form og innhold i tilbud Tilbud skal være skriftlig og utarbeides og innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og for øvrig iht kravene i konkurransegrunnlaget. Tilbud skal inneholde alle de opplysninger som fremgår av tilbudsmappe. Tilbudet skal inneholde evt forbehold samt utfylt kravspesifikasjon og prisspesifikasjon m.m. Tilbudet skal utfylles fullstendig. Poster som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Nøtterøy og Tjøme kommune forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med anbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 5.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Evt. spørsmål til tilbudskonkurransegrunnlaget skal rettes til kontaktperson, se kap 1.3 og være fremsatt skriftlig pr e-post snarest mulig og senest: Tirsdag, den Svar på spørsmål vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt interessentene via den automatiske meldings- og nedlastingsrutinen på DOFFIN så snart som praktisk mulig. 5.3 Anbudskonferanse Det vil ikke bli gjennomført særskilt anbudskonferanse. 5.4 Anbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: Mandag, , kl Side:4 av 9 sider

5 5.5 Innlevering av tilbud Tilbud sendes eller innleveres: Tjøme kommune Servicesenteret Rødsgt. 36 Rødsgt TJØME 3145 Tjøme Tilbudet skal innleveres skriftlig iht. Tilbudsmappe i lukket og merket forsendelse i 1 eksemplar og på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, se Tilbudsmappen side 3. Det skal benytte en tilbudsmappe for hvert enkelt avtaleområde. Dokumentasjon som fremgår av angitte kvalifikasjonskrav, se kap. 3 i Tilbudsmappe, skal foreligge ved innlevering av tilbud. Er ikke forsendelsen lukket og merket vil tilbudet bli avvist. Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er fremgår av Tilbudsmappe og være undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicesenteret i åpningstiden som er 09:00 til 15:00. Eksakt dato og klokkeslett for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge foresendelsen. Tilbud som sendes per post og som kommer frem til mottaker mer enn tre 3 virkedager etter tilbudsfrist, anses som levert etter tilbudsfrist uavhengig om forsendelsen kan dokumenteres postlagt innen tilbudsfrist. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyder skal varsle oppdragsgiver pr e-post at tilbud er sent i posten. Vedlegg til tilbud som angitt i Tilbudsmappe kap 9, skal innleveres sammen med tilbudet. Tilbudet innleveres i lukket, nøytral konvolutt merket: INTRODUKSJONSPROGRAM OG KVALIFISERING Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen er tilbyders ansvar. 5.6 Forbud mot anbudssamarbeid Deltager i konkurransen har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Tilbyder skal innestå for at evt. underleverandører som tilbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 5.7 Forbehold Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist. Det skal fremgå eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i aktuelt dokument som det enkelte forbehold gjelder. Forbeholdet skal 1) presis og entydig beskrevet, 2) hvilke andre konsekvenser forbehold får slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til - tas inn i endringsprotokoll som vedlegges tilbudet (Tilbudsmappe) for å være gyldige. Leverandør skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt tillegg i beregnet avtaleverdi. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. Side:5 av 9 sider

6 5.8 Deltilbud Det er ikke anledning til å innlevere deltilbud. 5.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud og rabatter innleveres på prisskjema, kap. 5.2 i Tilbudsmappe. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er den Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget Telegram / telex / telefax / diskett Telegram / telex / telefax / diskett godtas ikke som tilbud. 6. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 6.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 6.2 Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsfristen er utløpt. Det skal utstedes kvittering for mottakelse av tilbud. 6.3 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Protokollen oversendes konkurransedeltagerne etter tilbudsåpning. 6.4 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist Dersom ikke dokumentasjon forespurt om mht kvalifikasjonskravene er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattest og merverdiavgiftattest innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Se punkt 5.13 om avvisning og forkastelse av tilbud. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Side:6 av 9 sider

7 6.5 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 6.6 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandling. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf FOA Avlysing av tilbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse tilbudskonkurransen når det foreligger saklig grunn for det, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 13-1, herunder evt manglende eller bortfall av finansiering eller manglende godkjenning fra politisk nivå. 6.8 Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud Nøtterøy og Tjøme kommune forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er innlevert i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer i dette, herunder at tilbud skal innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og vedlegg til denne. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli avvist. For nærmere om avvisning av tilbud vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. Det vises her til følgende paragrafer: For øvrig vises til FOA, 11 vedr Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen Avisning på grunn av forhold ved tilbudet Avvisning av unormalt lavt tilbud Fremgangsmåten ved avvisning Begrunnelsesplikt ved avvisning 6.9 Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i innlevert tilbud tillates innen innleveringsfristen. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud jf. FOA Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. Side:7 av 9 sider

8 6.13 Offentlighet Tilbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene i tilbud er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta tilbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som ber om det Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Tilbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 7. KVALIFISERING, EVALUERING, TILDELING OG KLAGE 7.1 Kvalifisering Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene utelukkes fra videre deltagelse i tilbudskonkurransen. 7.1 Evaluering av tilbud Tilbydere som anses kvalifiserte, får evaluert tilbudet sammen med beskrivelser, innlevert dokumentasjon og referanser, ref Tilbudsmappe, kap 6 vedr kriterier som det innhentes referanser på. Evaluering foretas iht tildelingskriterier som angitt nedenfor, og gis relativ karakter etter en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Tilbyder som har innlevert beste tilbud ift resp tildelingskriterier gis karakteren 10. Samme prinsipp benyttes for karaktersetting av underliggende kravspesifikasjon, jfr Tilbudsmappe, kap 5. Tilbyder som ikke har besvart krav gis karakteren 0. Tilbyder som ikke har besvart krav som er merket absolutte, utelukkes fra videre deltakelse i anbudskonkurransen. Tildelingskriteriet avtaleverdi karaktersettes som følger: Karakter avtaleverdi = x Differanse: tilbud og beste tilbud / beste tilbud Tildelingskriteriet kvalitet karaktersettes som følger: Karakter kvalitet = x Differanse karaktersum / karkaktersum beste tilbyder Tildelingskriteriene vektes som angitt nedenfor. Side:8 av 9 sider

9 Tilbud vil bli evaluert og rangert som følger: 1 Pris 1.1 Tildelingskriterier Avtaleverdi *) inkl. prisindeks og kostnadskonsekvens av forbehold 2 Kvalitet Karakter: K Vekt: V 40 % 2.1 Driftsplan, Tilbudsmappe kap 7 40 % Score: K x V 2.2 Gjennomføringsevne 20 % SUM 100 % *) For beregning av avtaleverdi benyttes totalkostnad for et estimert, uforpliktende tjenestekjøp på volum/timer pr år som angitt i prisskjema, Tilbudsmappe kap 5.2 og 5.3, regnet over 4 år. Dersom det ikke er gitt tilbud på noen av prisparameterne, benyttes pris tillagt 25 % høyeste tilbudte pris. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd score. Sum oppnådd score gir konkurranseforholdet tilbyderne imellom. Tilbyder skal i Tilbudsmappe, kap 7 beskrive tildelingskriteriet kvalitet. 7.2 Tildeling av rammeavtale Rammeavtale tildeles leverandør som oppnår høyest score. 7.3 Melding om tildeling av rammeavtale Melding om tildeling av kontrakt og redegjørelse for valg av leverandør sendes uten ugrunnet opphold til samtlige tilbydere som har innlevert tilbud som ikke er avvist. 7.4 Karensperiode Med forbehold om evt klager og klagebehandling vedr tildeling av kontrakt, inngås kontrakt etter karensperioden, jfr kap Iverksettelse av kontrakt Kontrakt forutsettes iverksatt snarest mulig etter kontraktsinngåelse og senest TENTATIV FREMDRIFTSPLAN Iht fastsatte frister som fremgår av kap 5, vil anskaffelsens fremdrift være som angitt nedenfor. Det tas forbehold om endringer i fastsatte frister som vil ha betydning for anskaffelsens fremdrift. Prosess: Kunngjøring 27. Milepæler Frist for å fremme spørsmål 22. Tilbudsfrist 28. Tildeling av kontrakt 15. Karensperiode Okt Nov Des Jan Feb Mar Apr Kontraktsinngåelse 05. Vedståelsesfrist 01. Side:9 av 9 sider