Anbudskonkurranseregler vedr rammeavtale for: Trygghetsalarmformidling, -alarmer, sensorer og servicetjenester. Anbudskonkurranse

Transkript

1 Vestfold offentlige Anbudskonkurranse Rammeavtale Trygghetsalarmer, sensorer og nøkkelbokser Konkurranseregler ide:1 av 10 sider

2 INNHOLDFORTEGNELE 1. KORT OM ANKAFFELEN OPPDRAGGIVER Vestfold offentlige, VOI ekretariat og kontraktspart Deltagere på rammeavtaler Anskaffelsesverdi amfunnsansvar ALMINNELIGE BETEMMELER Kunngjøring Konkurransegrunnlag Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsesprosedyre Forbud mot tilbudssamarbeid pråk og rettsvalg Ansvar for feil m.v Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Tilbakekall eller endring Kostnader med utarbeiding av tilbud TILBUD OG FRITER Innhold og utforming - generelt pørsmål til konkurransegrunnlaget var på spørsmål og rettelser, suppleringer eller endringer Avklaringer Tilbudskonferanse Alternative tilbud Tilbudsutforming Forbehold Priser, rabatter, gebyrer Deltilbud Innlevering av tilbud Tilbudsfrist Tilbudsåpning Vedståelsesfrist OPPDRAGGIVER BEHANDLING AV TILBUD Mottagelse og oppbevaring av tilbud Tilbudsåpning Retting av åpenbare feil Forhandlingsforbud og avklaringer Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud Avlysing av konkurranse og totalforkastelse Retur av tilbud Opplysningsplikt Taushetsplikt Habilitet Offentlighet EVALUERING AV TILBUD Evaluering av tilbud Tildelingskriterier, karaktersetting og vekting KONTRAHERING Tildeling av kontrakt Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang TENTATIV FREMDRIFTPLAN...10 ide:2 av 10 sider

3 KONKURRANEREGLER 1. KORT OM ANKAFFELEN VOI skal fornye rammeavtale for kjøp av trygghetsalarmer med sensorer og nøkkelbokser. Denne rammeavtalen er en parallell avtale med 3 andre særskilte rammeavtaler som er inngått, dvs 1 rammeavtale for hhv kjøp av helsefaglig trygghetsalarmmottak, siling og videreformidling og 2 rammeavtaler for kjøp og leie av trygghetsalarmer med sensorer, nøkkelbokser og stedlige servicetjenester (hhv abonnementsordning og betaling pr oppdrag), totalt 4 rammeavtaler. 2. OPPDRAGGIVER 2.1 Vestfold offentlige, VOI Vestfold offentlige, VOI ble etablert , under navntet FKI- Vestfold (Fylkeskommunalt / kommunalt i Vestfold). amarbeidet har alle 14 kommuner i Vestfold, Vestfold fylke og Høgskolen i Vestfold som medlemmer. I tillegg deltar Vestfold Politidistrik og Fylkesmannen i Vestfold på enkelte avtaler. VOI er et formalisert samarbeid om felles rammeavtaler og innkjøpsspørsmål. For denne kontrakten er Nøtterøy kommune kontraktspart på vegne av VOI. For nærmere informasjon om VOI vises det til: ekretariat og kontraktspart Nøtterøy kommune ivaretar sekretariatet og er kontraktspart for denne kontrakten på vegne av VOI. 2.3 Deltagere på rammeavtaler Deltagere på rammeavtaler hva gjelder hovedleveranser og opsjoner fremgår av kontrakt, kap Anskaffelsesverdi Anskaffelsens verdi forventes ikke å overstige terskelverdi for EØ-kunngjøring. Det vises til uforpliktende volum angitt i Prisskjema 1 som benyttes for utrening av avtaleverdi som grunnlag for tildeling av kontrakt. 2.5 amfunnsansvar Oppdragsgiver krever at Oppdragstager opptrer og innretter sin virksomhet i samsvar med prinsipper og bestemmelser innenfor fellesbetegnelsen samfunnsansvar, jfr Tilbudsmappe, kap ALMINNELIGE BETEMMELER 3.1 Kunngjøring Anskaffelsen kunngjøres offentlig nasjonalt på DOFFIN. Interessenter forutsettes å registrere interesse på DOFFIN, ref kap Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget består av Kunngjøring, Konkurranseregler, Kontrakt, Alminnelige vilkår og Tilbudsmappe og omfatter oppdrag som fremgår av kap 1. ide:3 av 10 sider

4 3.3 Regler for konkurransen lovgrunnlag Konkurransegrunnlag, kunngjøring, gjennomføring av konkurranse og tildeling av kontrakt er regulert i den til enhver tid gjeldende Lov om offentlige anskaffelser, LOA og forskrift til loven, FOA. 3.4 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse uten rett til forhandlinger i samsvar med FOA, kap 1 og Forbud mot tilbudssamarbeid Deltagere i anbudskonkurransen har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Tilbyder skal innestå for at evt. underleverandører som tilbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 3.6 pråk og rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk og evt tvist skal behandles iht norsk lov og rettspraksis og for norsk rett med Tønsberg tingrett som verneting. 3.7 Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og konkurransegrunnlaget. 3.8 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Oppdragsgivers ansatte kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 3.9 Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud Kostnader med utarbeiding av tilbud Alle kostnader forbundet med utarbeiding og andre egenkostnader i tilknytning til tilbudsprosessen er i sin helhet tilbyders ansvar. 4. TILBUD OG FRITER 3.1 Innhold og utforming - generelt Tilbud skal være skriftlig i samsvar med Tilbudsmappe og vedlegg til denne. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares / belyses. Dersom det er aktuelt at deler av leveransen tilbudet omfatter forutsettes overdratt til underleverandør, skal dette fremgå av tilbudet, herunder hva underleverandør skal levere. e kap 10 i Tilbudsmappe om innlevering av sladdet tilbud og om offentlighet. Tilbud skal være undertegnet av autorisert representant for tilbyder, erklæring kap pørsmål til konkurransegrunnlaget pørsmål til konkurransegrunnlaget og evt feil og mangler i dette, bes meddelt oppdragsgiver snarest mulig og senest innen Mandag den , kl ide:4 av 10 sider

5 3.2 var på spørsmål og rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget Tilbyder plikter å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbud. pørsmål, uklarheter, feil eller mangler i konkurransegrunnlaget som har betydning for tilbudet skal meldes skriftlig snarest mulig, uten ugrunnet opphold og i rimelig tid før tilbudsfrist pr e-post. E-post skal merkes: Anbudskonkurranse kjøp trygghetsalarmer med sensorer og nøkkelbokser til nedennevnte kontaktperson: Kontaktperson: Tom Olav Madsen Telefon: Mobil: E-post: tom-olav.madsen@notteroy.kommune Oppdragsgiver har innen tilbudsfrist rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlage som ikke er vesentlige før tilbudsfrist. Presiseringer, rettelser og suppleringer i konkurransegrunnlaget og anonymiserte svar på spørsmål kunngjøres på DOFFIN for automatisk formidling til alle som har registrert interesse for nedlasting. Dersom presiseringen, rettelsen eller suppleringen kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderen å ta hensyn til det i tilbudet, utsettes tilbudsfrist forholdsmessig ved kunngjøring på DOFFIN som angitt. 3.3 Avklaringer Uklarheter i tilbud kan avklares såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skal avvises. 3.4 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli gjennomført tilbudskonferanse. 3.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud. 3.6 Tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er angitt i konkurransegrunnlaget og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder, side 3 i Tilbudsmappe. Tilbudet skal utformes iht. tilbudsmappen. Tilbud som ikke er levert inn i samsvar med tilbudsmappen vil bli avvist. 3.7 Forbehold Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i konkurransegrunnlaget med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist, jfr. FOA Forbehold skal for å være gyldige. - ha eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til - være presise og entydig beskrevet mht konsekvens (pris / verdi og annet) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - være inntatt i endringsprotokoll, se kap. 9 i Tilbudsmappen Verdi på forbehold som kan verdisettes vil bli medregnet i avtaleverdi, jfr kap 5.2. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og avvises. ide:5 av 10 sider

6 3.8 Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud og rabatter innleveres på Prisskjema 1 vedlagt konkurransegrunnlaget og på Prisskjema 2 vedr. gjenkjøp. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer. 3.9 Deltilbud Det er ikke anledning til å innlevere deltilbud Innlevering av tilbud Komplett tilbud skal innleveres iht Tilbudsmappe med vedlegg, jfr kap 4.8 og 4.9, i perm med skilleark og digitalt på minnepenn i pdf-format. Tilbudsmappen skal benyttes og fylles ut fullstendig i sin helhet. Dokumentasjon som angitt i Tilbudsmappe kap 11, skal merkes med angitt vedleggsnr og innleveres sammen med tilbudet. Øvrige vedlegg nummereres / merkes fortløpende. Tilbud skal innleveres i samsvar med forskriftens Er ikke forsendelsen lukket, merket og signert, skal tilbudet avvises. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicetorget, Tinghaugveien 16 i åpningstiden. Eksakt dato og klokkeslett for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Når tilbud er innlevert pr post og poststempel ikke fremkommer på forsendelsen, må tilbyder kunne dokumentere at tilbudet er sendt innen tilbudsfrist. Dersom dette ikke kan dokumenteres eller at tilbud som er sendt per post og som kommer frem til mottaker mer enn to 2 virkedager etter tilbudsfrist, anses som levert etter tilbudsfrist uavhengig om forsendelsen er dokumentert postlagt innen tilbudsfrist. Tilbyder skal varsle oppdragsgivers kontaktperson pr e-post at tilbud er sendt i posten. Tilbudet innleveres / sendes i lukket, nøytral konvolutt merket: Anbud trygghetsalarmformidling, trygghetsalarmer m/ sensorer, nøkkelbokser og stedlige servicetjenester Tilbud sendes: eller innleveres: Nøtterøy kommune Nøtterøy kommune Postboks 250 Borgheim ervicetorget 3163 NØTTERØY Tinghaugveien Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: Mandag den , kl Tilbud sendes eller innleveres: Nøtterøy kommune Postmottak Postboks 250 Tinghaugveien BORGHEIM 3.12 Tilbudsåpning Det gjennomføres ikke åpen tilbudsåpning åpningen foretas iht regelverket med min 2 tjenestemenn tilstede Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er: Tirsdag den , kl ide:6 av 10 sider

7 4. OPPDRAGGIVER BEHANDLING AV TILBUD 4.1 Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsåpning etter tilbudsfristen er utløpt. 4.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Åpning av tilbudene foretas av 2 tjenestemenn og protokollføres. Protokoll fra tilbudsåpningen kunngjøres på DOFFIN. 4.3 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 4.4 Forhandlingsforbud og avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene gjennom forhandling. Det kan foretas avklaringer vedr uklarheter i tilbud såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf FOA Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer i dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. Dersom dokumentasjon ikke er vedlagt tilbud som angitt i anbudskonkurransegrunnlaget, kan oppdragsgiver avvise tilbudet. Oppdragsgiver har plikt til å avvise tilbyderer som ikke har sendt inn skatteattester og HM-attest, men kan fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom tilbyderen har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyderen har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfrist gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. For øvrig vises til FOA: (Avvisning på grunn av forhold ved tilbyderen) (Avisning på grunn av forhold ved tilbudet) (Avvisning av unormalt lavt tilbud) (Fremgangsmåten ved avvisning) (Begrunnelsesplikt ved avvisning) 4.6 Avlysing av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn, jfr. FOA, Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert. 4.8 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse anbudskonkurransen. ide:7 av 10 sider

8 4.9 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Tilbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Offentlighet Tilbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Tilbyder skal sammen med tilbud levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Det skal grunngis godt hvorfor noe er å anse som bedriftshemmeligheter. Oppdragsgiver har rett til å overprøve dette. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta tilbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan 1 gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av tilbyder er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretnings-forhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som spør om det. 5. EVALUERING AV TILBUD 5.1 Evaluering av tilbud Evaluering foretas i 2 faser. Fase 1: Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene, ref kap 4.5 om evt tilleggsfrist. Tilbyder som ikke tilfredsstiller kvalifikasjonskravene utelukkes fra videre deltagelse i anbudskonkurransen. Fase 2: Tilbudene evalueres iht anvendte tildelingskriterier, jfr kap 5.2. Evalueringen baseres på tilbud, dvs Tilbudsmappe, innlevert dokumentasjon, presentasjon av tilbud og referanser dersom slike innhentes, jfr Tilbudsmappe kap 8. Tilbyder som ikke bekrefter / tilfredsstiller krav som er ført opp som skal-krav, utelukkes fra videre deltagelse i anbudskonkurransen. ide:8 av 10 sider

9 5.2 Tildelingskriterier, karaktersetting og vekting Avtaleverdi over 4 år inkl tilbudt prisjustering samt verdi av forbehold og ikke betalbare verdiøkende tjenester evalueres for hver enkelt gruppering av avtaleområder, jfr kap Besvarelse av kravspesifikasjon, Tilbudsmappe, kap 6.1.3, 6.1.4, 6.2.2, 6.2.3, og og forhold som fremgår av Tilbudsmappe, kap 7 om kontraktsgjennomføring sammenholdt med dokumentasjon og referanser som evt innhentes, blir evaluert ift tildelingskriteriet kvalitet. Ved karaktersetting av kravspesifikasjon og tildelingskriterier, benyttes en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Tilbyder som ikke har besvart aktuelt punkt i kravspesifikasjon for evaluerbare krav eller i løsningsbeskrivelse, gis karakteren 0. Tilbyder som har innlevert beste tilbud iht resp krav gis karakteren 10 tilbud fra andre leverandører gis relativ karakter. Oppnådd karaktersum på kravspesifikasjon og løsningsbeskrivelse danner grunnlag for karaktersetting av tildelingskriteriet kvalitet, evt delkriterier under dette tildelingskriteriet. Karakter på tildelingskriterier fastsettes iht lineær metode: x (A B) / B der A = tilbudt pris / oppnådd karaktersum og B = best pris / oppnådd karaktersum. Tildelingskriteriene for denne anskaffelsen vektes som angitt nedenfor. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd poeng. um oppnådde poeng gir konkurranseforholdet tilbyderne imellom. Den tilbyder som oppnår flest poeng, anses for å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbud og tildeles kontrakt, jfr kap 7. Det benyttes tildelingskriterier og vekting for hvert av avtaleområdene som fremgår av flg matrise: Avtaleområde: Kjøp av trygghetsalarmer med sensorer og nøkkelbokser Karakter Totalvekt Poeng 1 2 Avtaleverdi Pris x volum *) med tillegg av verdi av tilbudt prisindeks og forbehold og med fradrag for verdiøkende tjenester som ikke faktureres Produktkvalitet Oppnådd karakter kravspesifikasjon *) Volum som angitt i nedenstående tabell. Det benyttes uforpliktende volum som fremgår av Prisskjema 1 for beregning av avtaleverdi. Dersom etterspurte enheter ikke er priset / kan leveres, jfr prisskjema, benyttes ved utregning av avtaleverdi høyeste tilbudte pris + 20 %. 6. KONTRAHERING 6.1 Tildeling av kontrakt Tilbyder som har innlevert det økonomisk mest fordelaktige tilbud tildeles kontrakt. om kontrakt benyttes særskilt kontrakt og Oppdragsgivers generelle avtalevilkår som fremgår av konkurransegrunnlaget. 6.2 Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang Oppdragsgivers innstilling vedr tildeling av kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for tildeling, herunder det valgte tilbudets relative fordeler. ide:9 av 10 sider

10 7. TENTATIV FREMDRIFTPLAN Det er med basis i frister som angitt foran, fastsatt fremdriftsplan med milepæler som fremgår av nedenstående. Det tas forbehold om endringer i angitte milepæler. Prosess: Kunngjøring 28. Frist for spørsmål, svar, endringer og presiseringer Milepæler 2014 Mar Apr Mai Jun Jul/Aug ept 14. kl Anbudsfrist 21. Evaluering av anbud Tildeling av kontrakt 09. Karensperiode > 19. Kontraktsinngåelse 20. Iverksettelse av kontrakt 01. Vedståelsesfrist 30. ide:10 av 10 sider