Innleie av helsepersonell

Transkript

1 Nøtterøy kommune Kvalitet for individ og samfunn Innleie av helsepersonell Konkurranseregler Korrigert Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:1 av 9 sider

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. KORT OM ANSKAFFELSEN 3 2. OPPDRAGSGIVER Visjon som Nøtterøy kommune Verdier for anskaffelsesvirksomheten Verdier for helse og sosial Forankring Etiske retningslinjer 3 2. ALMINNELIGE BESTEMMELSER Språk/rettsvalg Regelverket Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre 4 3. KONKURRANSEGRUNNLAGET Omfang Utlevering / utsending av tilbudsgrunnlaget Mangler i tilbudsgrunnlaget Supplering av tilbudsgrunnlaget Tilbudsinnhold 5 4. TILBUD Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget Tilbudskonferanse Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Forbehold Deltilbud Alternative tilbud Tilbudsutforming Priser, rabatter, gebyrer Tilbakekall eller endring Vedståelsesfrist Ansvar for feil m.v Telegram / telex / telefax / diskett 6 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET Regler for konkurransen lovgrunnlag Offentlighet Habilitet Mottagelse og oppbevaring av tilbud Tilbudsåpning Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud Presentasjon av tilbud Anskaffelseprosedyre Opplysningsplikt Taushetsplikt Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen Retting av åpenbare feil Retur av tilbud 8 6. TILBUDSVURDERING Vurdering av tilbud Valg av tilbud Kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og vekting Mangelfull dokumentasjon Fremdriftsplan 9 7. KONTRAHERING Avlysing av tilbudskonkurranse Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang 9 Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:2 av 9 sider

3 KONKURRANSEREGLER 1. KORT OM ANSKAFFELSEN Nøtterøy kommune skal etablere avtale om bemanningstjenester i samsvar med særskilt konkurransegrunnlag / kontrakt. 2. OPPDRAGSGIVER Oppdragsgiver er Nøtterøy kommune Visjon som Nøtterøy kommune Kvalitet for individ og samfunn Verdier for anskaffelsesvirksomheten Oppdragsgiver skal gjennom anskaffelsesvirksomheten legge grunnlaget for - å ivareta rollen som forbruker, produsent, byggherre og eiendomsforvalter - å oppnå anskaffelser basert på helhetlige økonomiske, økologiske og sosiale hensyn som bidrar til balansert bærekraftig utvikling Verdier for helse og sosial Virksomheten skal ivareta verdiene kompetanse, samarbeid, respekt og kreativitet Forankring Anskaffelsesvirksomheten er forankret i: Grunnlovens 110b: Miljøhensyn skal integreres i alle beslutninger. Lov av 16. juli 1999, nr. 69 om offentlige anskaffelser med senere endringer og de til enhver tid gjeldende forskrifter og veiledere v/ Nærings- og Handelsdepartementet. Lokal Agenda 21, kap. 4: Plikt til å utvise lederskap mht. bærekraftig utvikling gjennom offentlige innkjøp. St.meld. nr. 58 ( ) om miljøvernpolitikk mht. bærekraftig utvikling i off. virksomhet Etiske retningslinjer Oppdragsgiver skal så langt det er mulig gjennom anskaffelsesvirksomheten sikre at anskaffelser foretas i samsvar med god forretningsskikk og flg. prinsipper: - åpenhet, forutsigbarhet, likebehandling og diskresjon - en opptreden der egen integritet og troverdighet ikke trekkes i tvil - respekt overfor avtalepartnere og andre leverandører - leverandører tilfredsstiller krav til dokumentert betaling av offentlige skatter og avgifter samt dokumenterte systemer for miljø- og kvalitetsledelse (HMS- (helse, miljø og sikkerhet) og IK (intern kontroll). - kommunen foretrekker leverandører som tilfredsstiller krav til kompetanse, teknisk gjennomføringsevne, soliditet, kvalitet, miljøstandard og sosialt ansvar - miljøregistrering (EMAS, ISO) Miljøregistrering av industri(produksjons)bedrifter mht. kriterier for miljøstyring og forpliktelse til løpende forbedring av egen miljøsituasjon gjennom definert miljøpolicy, miljøgjennomgang av alle aktiviteter, definerte miljømål, system for miljørevisjon, definert miljøprogram samt regelmessige miljøredegjørelser. - kvalitetregistrering (ISO) Kvalitetregistrering av industri(produksjons)bedrifter mht. kriterier og systemer for kvalitetstyring/- forbedringer. - rettferdig handel Varer og tjenester fra leverandører og produsenter som ikke bryter grunnleggende menneskerettigheter, internasjonale avtaler og standarder og nasjonal lovgivning. - anskaffelser av bygg og anlegg baseres på metoder og teknologi som gir samfunnsmessig (miljø, helse og økonomi) optimalt resultat over hele byggets levetid. Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:3 av 9 sider

4 2. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 2.1 Språk/rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 2.2 Regelverket Tilbudet gjennomføres i samsvar med rammebestemmelsene for offentlig innkjøp. På Fornyings og administrasjonsdepartementets internettsider er det lagt ut grunnleggende informasjon om hvordan selge til det offentlige. Link til denne siden er: Konkurransen er regulert av lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr. 69 med tilhørende forskrift. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del og I og II. 2.3 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kunngjøres offentlig i lokalpressen og nasjonalt på DOFFIN, idnr.: iht. Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter og disse bestemmelser. For konkurransen gjelder reglene om åpen tilbudskonkurranse.. Alle leverandører som ønsker det, får tilsendt tilbudsgrunnlag og får anledning til å levere inn tilbud. Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbydere og for øvrig i overensstemmelse med god tilbudsskikk. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Dokumentasjon som fremgår av angitte kvalifiseringskriterier og tildelingskriterier, se tilbudsmappen, skal foreligge ved innlevering av tilbud. De samme krav stilles til evt. underleverandører tilbyderne ønsker å benytte i kontraktsperioden. 3. KONKURRANSEGRUNNLAGET 3.1 Omfang Det vises til: Konkurransegrunnlag / kontrakt og tilbudsmappe rammeavtale for trygghetsalarmtjenester og trygghetsalarmer. 3.2 Utlevering / utsending av tilbudsgrunnlaget Tilbudsgrunnlaget er lagt tilgjengelig for nedlasting på DOFFIN. 3.3 Mangler i tilbudsgrunnlaget Tilbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i tilbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for tilbudet. Avklaringer og presiseringer sendes alle som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. 3.4 Supplering av tilbudsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å supplere og endre tilbudsgrunnlaget. Vesentlige endringer eller suppleringer kan senest skje 6 dager før tilbudsfristens utløp. Dersom oppdragsgiver supplerer eller endrer tilbudsgrunnlaget, skal suppleringen og endringene sendes alle som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:4 av 9 sider

5 3.5 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i h t kravene i denne tilbudsforespørsel. 4. TILBUD Tilbud skal inneholde alle de opplysninger som tilbudsdokumentet stiller krav om. Tilbudet skal inneholde tilbudsspesifikasjon, evt. forbehold samt utfylt kravspesifikasjon og prisspesifikasjon m.m. Tilbudet skal utfylles fullstendig. Poster som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i tilbudsbrevet. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Nøtterøy kommune forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 4.1 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Evt. spørsmål tilbyder har i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Kontaktperson: Tom Olav Madsen Telefon: Mobil: E-post: tom-olav.madsen@notteroy.kommune.no og være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp, senest innen mandag den 16. november 2009, kl De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt interessentene samtidig og senest torsdag den 19. november 2009 til alle som har bedt om tilbudsgrunnlaget. 4.2 Tilbudskonferanse Det gjennomføres tilbudskonferanse onsdag den 04. november, kl Møtested: Møterom teknisk sektor, Kulturhuset, Tinghaugvn Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: Onsdag den 25. november, kl Tilbud sendes eller innleveres: Nøtterøy kommune Postmottak Postboks 250 Tinghaugveien BORGHEIM 4.4 Innlevering av tilbud Tilbud skal innleveres skriftlig i 1 eksemplar og på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge foresendelsen. Tilbudet innleveres i lukket, nøytral konvolutt merket: Tilbud: Innleie helsepersonell Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:5 av 9 sider

6 4.5 Forbehold Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til - tas inn i endringsprotokoll som vedlegges tilbudet i utfylt stand, se kap. 5 i tilbudsmappen og kap. 6 i konkurransegrunnlag / kontrakt for å være gyldige. Leverandør skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt tillegg i tilbudssummen i oppdragsgivers vurdering. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i tilbudsgrunnlaget, med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist. 4.6 Deltilbud Det er ikke anledning til å innlevere deltilbud. 4.7 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud. 4.8 Tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er angitt i konkurransegrunnlaget og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder. Tilbudet skal leveres inn iht. tilbudsmappen. Tilbud som ikke er levert inn i samsvar med tilbudsmappen vil bli avvist. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av respektive tilbyder. 4.9 Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud innleveres på prisskjema, kap i Tilbusmappa. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er 01. mars Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget Telegram / telex / telefax / diskett Telegram / telex / telefax / diskett godtas ikke som tilbud. Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:6 av 9 sider

7 5. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 5.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 5.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 nr. 351 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. Tilbud er unntatt offentlighet. 5.3 Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsfristen er utløpt. 5.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. 5.6 Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud Nøtterøy kommune forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. For nærmere om avvisning av tilbud vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. Det vises her til følgende paragrafer: 8-10 (Avisning på grunn av forhold ved tilbudet) 9-11 (Avvisning av unormalt lavt tilbud) (Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) (Fremgangsmåten ved avvisning) For nærmere informasjon om forskriften vises det til Presentasjon av tilbud Tilbyder som er aktuell for tildeling av kontrakt vil bli gitt anledning til å presentere sitt tilbud overfor kompetanse- / brukergruppe som skal evaluere tilbudene. 5.8 Anskaffelseprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse der alle interesserte leverandører anledning til å inngi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt konkurransegrunnlag, og får anledning til å levere inn tilbud. 5.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter anmodningen er mottatt. Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:7 av 9 sider

8 5.10 Taushetsplikt Mottatte tilbud mht. opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av tilbudsmessig betydning å hemmeligholde, vil av hensyn til den opplysningen angår bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og andre betingelser vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen av de innkomne tilbud Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert. 6. TILBUDSVURDERING 6.1 Vurdering av tilbud Etter at tilbudene har kommet inn vil det bli vurdert om leverandørene tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene. Leverandørene som ikke tilfredsstiller kvalifiseringskriteriene vil ikke komme videre i konkurransen. Det blir deretter foretatt en evaluering av tilbudene til de leverandørene som blir kvalifisert basert på tildelingskriteriene. Kontraktsforhandlinger og kontraktsinngåelse er planlagt gjennomført så snart det er praktisk mulig. 6.2 Valg av tilbud Kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og vekting Det stilles krav til leverandørene, herunder krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling, se tilbudsmappe kap. 3 og 4. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som soliditet, faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres Mangelfull dokumentasjon Dersom ikke dokumentasjon forespurt om mht kvalifikasjonskravene er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. For nærmere informasjon mht. avvisning se punkt 5.6 Avvisningsgrunner og forkastning. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:8 av 9 sider

9 6.2.3 Fremdriftsplan Det er med basis i frister som fremgår av kap. 4. Tilbudene vil bli evaluert snarest mulig etter tilbudsfrist. 7. KONTRAHERING 7.1 Avlysing av tilbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse tilbudskonkurransen - før tilbudsfrist uten nærmere begrunnelse - etter tilbudsfrist når det foreligger saklig grunn for det. 7.2 Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang Oppdragsgivers beslutning om innstilling til valg av leverandør(er) vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Avtale / kontrakt er inngått når melding om at tilbud er antatt er kommet frem til tilbyderen innen vedståelsesfristens utløp. Når et tilbud er antatt, opphører de øvrige å være bindende. Nøtterøy kommune (TOM) Oktober 2009 Side:9 av 9 sider