TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 9.12.2014 15.00 15.45 Tilstede på møtet Medlemmer Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Andre Fra KomRev NORD: Administrerende direktør Lars-Andrè Hanssen Behandlede saker Sak nr./år Sak 92-98/14 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Kari Workinn Benedikte Figenschou Tor Zachariassen Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 2.12.2014 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 92/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 20.11.2014 93/14 Orientering fra revisor angående regnskapstjenesten 94/14 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapporten Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom 95/14 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet i grunnskolen 96/14 Oppfølging av kontrollutvalgssak 79/13 angående Troms Kraft AS gjennomført orienteringsmøte 97/14 Referatsaker 98/14 Revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer
Blad 3 92/14 Godkjenning av protokollen fra møtet 20.11.2014 Protokollen fra møtet 20.11.2014 godkjennes. Protokollen fra møtet 20.11.2014 godkjennes. 93/14 Orientering fra revisor angående regnskapstjenesten Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 94/14 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes brev av 18.11.2014 som omhandler tilbakemelding på oppfølging av kommunestyresak 66/14 forvaltningsrevisjonsrapporten «Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom». I tilbakemeldingen mangler svar på siste kulepunkt i vedtakets punkt 2, som følger; «Det bør gjøres en gjennomgang av rutiner av tiltak knyttet til rekruttering og vedlikehold av nødvendig kompetanse på fagfeltet eiendomsforvaltning, med tanke på nødvendig kapasitet i enheten.» Kontrollutvalget ber byrådet gi tilbakemelding på ovennevnte kulepunkt snarest og innen 9.1.2015.
Blad 4 Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes brev av 18.11.2014 som omhandler tilbakemelding på oppfølging av kommunestyresak 66/14 forvaltningsrevisjonsrapporten «Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom». I tilbakemeldingen mangler svar på siste kulepunkt i vedtakets punkt 2, som følger; «Det bør gjøres en gjennomgang av rutiner av tiltak knyttet til rekruttering og vedlikehold av nødvendig kompetanse på fagfeltet eiendomsforvaltning, med tanke på nødvendig kapasitet i enheten.» Kontrollutvalget ber byrådet gi tilbakemelding på ovennevnte kulepunkt snarest og innen 9.1.2015. Utskrift av saksprotokoll sendt 11.12.2014 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder 95/14 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Kvalitet i grunnskolen Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Tromsø kommunes tilbakemelding av 26.11.2014, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten Kvalitet i grunnskolen. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Tromsø kommunes tilbakemelding av 26.11.2014, hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten Kvalitet i grunnskolen.
Blad 5 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 11.12.2014 (svarfrist 9.1.2015) til: - Tromsø kommune v/byrådsleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.1.2015 til: - Tromsø kommune v/ordfører 96/14 Oppfølging av kontrollutvalgssak 79/13 angående Troms Kraft AS gjennomført orienteringsmøte Redegjørelsen fra Troms Kraft AS tas til orientering. Redegjørelsen fra Troms Kraft AS tas til orientering. 97/14 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 6.11.2014 b) Byrådsmøtet 13.11.2014 c) Byrådsmøtet 20.11.2014 d) Byrådsmøtet 27.11.2014 e) Byrådsmøtet 4.12.2014 B. SAKSPROTOKOLL FRA BYRÅDET 23.10.2014 a) Sak 328/14 Revisjons av arbeidsreglement for Tromsø kommune C. SVAR HELSE- OG SOSIALBOLIGER OG KOMPENSASJON a) Brev av 3.11.2014 fra Tromsø kommune
Blad 6 D. MANGLENDE SVAR KOMMUNSTYRESAK 66/14 FORVALTNINGS- REVISJONSPROSJEKTET FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD a) Brev av 17.11.2014 fra K-Sekretariatet E. AD. OMSORGSLØNN a) Gjenpart av e-post 23.11.2014 sendt Tromsø kommune fra Turid-Oline Broks F. INVESTERINGSBUDSJETT - JUSTERINGER a) Brev av 2.12.2014 fra KomRev NORD Tillegg delt ut i møtet: G. STATUS FOR UTBYGGING AV TRINN 2 - GRØTSUND a) Brev av 17.11.2014 fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak E: Kontrollutvalget tar saken til orientering, og forutsetter at vedkommende får svar fra kommunen på sin henvendelse. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak E: Kontrollutvalget tar saken til orientering, og forutsetter at vedkommende får svar fra kommunen på sin henvendelse. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll punkt 1 sendt per e-post 10.12.2014 til: - Tromsø kommune 98/14 Revisjonsbrev nr. 21 Disponering av bankkontoer 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 21, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 9.1.2015, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen.
Blad 7 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 21, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 9.1.2015, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 11.12.2014 til: - Tromsø kommune v/byrådsleder - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Rett utskrift: Tromsø, den 10. desember 2014 Inger Johansen