KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 11 KONKURRANSEGRUNNLAG DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Åpent anbud over EØS terskelverdi iht. FOA.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon... 3 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen... 3 1.3 Om anskaffelsen... 3 1.4 Beskrivelse av ytelsen... 4 1.5 Konkurransegrunnlagets organisering... 5 2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 5 2.1 Fremdriftsplan... 5 2.2 Kontaktpersoner... 6 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader... 6 2.5 Sosialt og etisk ansvar... 6 3 TILBUDET... 7 3.1 Tilbudsstruktur... 7 3.2 Tilbudsformat... 7 3.3 Adresse og leveringssted... 8 3.4 Tilbudsfrist... 8 3.5 Vedståelsesfrist... 8 3.6 Forbehold... 8 3.7 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon)... 9 3.8 Retur av tilbud... 9 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 9 4.1 Innledning... 9 4.2 Obligatoriske krav... 9 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 10 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 10 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 4.6 Sosiale og etiske krav... 10 4.7 Miljømessige krav... 11 5 TILDELINGSKRITERIER... 11

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 11 1 Innledning 1.1 Forsvarets logistikkorganisasjon Forsvaret består i dag av ca 23 000 personer (befal, sivilt tilsatte og vernepliktige) i fred, og 83 000 ved mobilisering. Forsvaret er delt inn i Hæren, Sjøforsvaret, Luftforsvaret, Heimevernet. Forsvarets logistikkorganisasjon (FLO) utgjør en av tre søyler i Forsvaret; logistikksøylen. De to andre søylene er styrkeproduksjon og operativ virksomhet. Felles for alle FLO s oppgaver er at organisasjonen skal understøtte styrkeprodusentene Hæren, Sjøforsvaret, Heimevernet og Luftforsvaret, samt Forsvarets operative enheter. Med begrepet "logistikk" mener man i Forsvaret tilveiebringelse av tjenester, materiell og forsyninger til støtte for styrkeproduksjon og militære operasjoner i fred, internasjonale oppdrag, krise og krig. Det omfatter planlegging og gjennomføring av anskaffelse, forsyning (innkjøp, lagring, distribusjon, etterforsyning) og vedlikehold av ulike materiellkategorier. FLO har ansvaret for alt materiell fra anskaffelse til avhending. FLO leverer også et bredt spekter av tjenester, fra transport av personell og gods via avansert databehandling til teknologisk rådgivning. Under vises en oversikt over FLO s ulike avdelinger: 1.2 Kjøperen og brukere av rammeavtalen Denne anskaffelsen gjennomføres av FLO Forsyningsavdelingen, avdeling Driftsanskaffelser. FLO Forsyning er ansvarlig for gjennomføring av forsyningsprosesser til Forsvaret, herunder innkjøp, lagring, distribusjon og etterforsyning, samt bistår også andre avdelinger i Forsvaret med gjennomføring av anskaffelser. Driftsanskaffelser har som hovedoppgave å inngå og forvalte rammeavtaler som dekker Forsvarssektorens behov for blant annet kommersielle varer og tjenester. Bruker under rammeavtalen er følgende: Forsvarsdepartementet (FD) Forsvaret Nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) Forsvarets Forskningsinstitutt (FFI) Forsvarsbygg (FB) Disse skal kunne gjøre avrop på avtalen på samme linje som Forsvaret selv. 1.3 Om anskaffelsen 1.3.1 Formål, omfang og varighet Formålet med denne anskaffelsen er å møte Brukerens behov for leiebiltjenester gjennom etablering av en rammeavtale. Nærmere informasjon om krav til ytelsen finnes i Del II Vedlegg E- Kravspesifikasjon. Rammeavtalens varighet vil være 2 år. Kjøper forbeholder seg retten til ensidig å forlenge rammeavtalene med inntil 12 måneder x 2.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 11 Rammeavtalens verdi er estimert til å være NOK 28 mill. pr. år inkl. mva. Estimatet er gitt etter Kjøpers beste skjønn og er ikke ment som noen øvre eller nedre grense for hva som kan tas ut over rammeavtalen. Det konkrete uttak er avhengig av de tilknyttede parters behov i avtaleperioden. Det tas et uttrykkelig forbehold om at det etter avtalen ikke skal foreligge noen kjøpeplikt. De oppgitte volumer og omsetning, er gjort etter Kjøpers beste skjønn og skal ikke oppstille noen forpliktelser til uttak eller kjøp. 1.3.2 Nærmere om anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1), jfr 15-1 og 15-2. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. 1.4 Beskrivelse av ytelsen 1.4.1 Generelt Kjøper har behov for en landsdekkende rammeavtale på leiebiltjenester i forbindelse med reiser, oppdrag og øvelsesaktiviteter. 1.4.2 Landsdekkende leiebilavtale: Omfang: estimert uttak av ca. 7000 leiebiler pr. år. Leietid: som spesifisert, jfr. vedlegg B1- Prismatrisen under pkt. 1. Dekningsområdet: for ordinær leie av biler er dekningsområder størst, men ikke begrenset til: Bardufoss, Gardermoen, Oslo, Elverum, Lakselv, Bergen, Evenes, Bodø, Trondheim, Kristiansand, Stavanger, Tromsø, Kirkenes og Kongsberg. Uttaket på leiebiler er forventet å være i bilgruppe: 1) liten bil 2) mellomstor bil 3) stasjonsvogn 4) minibuss 5) varebil 6) truck (liten lastebil) Bilgruppene over er definert i prismatrisen, vedlegg B1, etter internasjonal klassifiseringskode Acriss.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 11 1.4.3 Militære øvelser: Kjøper vil ved enkelte øvelser kunne ha økt kjøretøybehov. Tilbyder skal i slike tilfeller kunne allokere kapasiteter for å avhjelpe Kjøper. Tilbyder må kunne stille, men ikke begrenset til, 100 kjøretøy på de nærmeste geografiske lokasjonene tilknyttet øvelsesområdet jfr. vedlegg E- Kravspesifikasjon punkt 22. Kjøper dekker i slike tilfeller, etter avtale, eventuelle transportkostnader som påløper. Det er forventet uttak på samme bilgrupper som for den landsdekkende avtalen, men med større behov for uttak av minibusser og større personbiler med trekk på 4 hjul. 1.5 Konkurransegrunnlagets organisering Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del 1 Regler for anskaffelsen Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen. Del 1 inneholder følgende dokumenter: Regler for anskaffelsen (dette dokument) Vedlegg A Tilbudsbrev Vedlegg B: HMS egenerklæring Vedlegg C: Referanseskjema Del 2 Avtalebestemmelser Del 2 er avtalebestemmelser inklusive tekniske krav til leveringsomfanget. Leverandøren skal basere tilbudet på de krav og betingelser som fremkommer i disse dokumentene. Del 2 inneholder følgende dokumenter: Avtalebestemmelser Vedlegg i henhold til vedleggslisten i Del 2 - Avtalebestemmelser 2 Gjennomføring av konkurransen 2.1 Fremdriftsplan Kjøperen vil gjennomføre anskaffelsen i henhold til følgende fremdriftsplan. Alle datoer er tentative med unntak av tilbudsfristen som er fast. Aktivitet Dato Kunngjøring 21.02.2013 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 18.03.2013 Tilbudsfrist 25.03.2013 Kl. 15:00 Tilbudsåpning 25.03.2013 Tilbudsevaluering Uke 14-15 Tildeling av rammeavtale 12.04.2013 Klagefrist 29.04.2013 Kontraktssignering Uke 18

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 11 2.2 Kontaktpersoner Kjøperens kontaktpersoner for denne anskaffelsen er: Porteføljeforvalter Møyfrid E. Walston Telefon + 63 80 81 27 Mobiltelefon: + 40 41 47 15 Telefaks: + 63 80 81 55 E-post: mwalston@mil.no Alle spørsmål og henvendelser skal rettes til porteføljeforvalter. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse: Spørsmål til Saksnummer 2012 044730. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert på www.doffin.no. Det anbefales sterkt at tilbydere registrerer seg på www.doffin.no slik at de automatisk får tilsendt informasjon om endringer. 2.3 Rettelse, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget legges ut på Doffin. Leverandøren oppfordres derfor til å holde seg à jour med endringer her. 2.4 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som Leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølgning av tilbudet og tilbudsprosessen vil ikke bli refundert av Kjøperen. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå rammeavtale med Leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.5 Sosialt og etisk ansvar 2.5.1 Innledning Kjøperen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre høy forretningsetisk standard gjennom hele anskaffelsesprosessen. Kjøperen har derfor implementert flere regler og krav til sitt eget og Leverandørens arbeid som beskrevet nedenfor. De etiske regler betyr også at enhver kontakt mellom Kjøper og Leverandøren gjennom hele anskaffelsesprosessen skal være utelukkende profesjonell, for eksempel skal ikke sosiale aktiviteter eller overrekkelse av gaver forekomme. 2.5.2 Varsomhet og habilitet I anskaffelsesprosessen skal ikke Leverandøren involvere tidligere ansatte i Forsvaret, slik at disse settes i en posisjon der de kan komme i konflikt med avgitt taushetserklæring eller slik at habilitetskonflikter kan oppstå. Leverandøren bes informere Kjøper om hvorvidt slik konflikt kan oppstå. Kjøperen betinger seg retten til å be om endring i Leverandørens personell som har kontakt med oppdragsgiver. Kjøperen er bundet av forvaltningslovens regler om habilitet gjennom hele anskaffelsesprosessen, og også etter at denne er avsluttet.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 11 2.5.3 Grunnleggende samfunnsansvar For å kunne delta i konkurransen skal Leverandøren oppfylle de ILO og FN konvensjoner om menneskerettigheter, miljø og arbeidstakerrettigheter som fremgår av pkt.3 Krav til leverandøren. For tjenestekontrakter skal Leverandørens ansatte ikke ha dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke iht. forskrift av 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. 3 Tilbudet 3.1 Tilbudsstruktur Tilbudet skal inneholde følgende dokumentasjon som skal struktureres iht. denne mal: Seksjon nr. Dokumentasjon for: 1 Tilbudsbrev, jfr. Del I Vedlegg A. 2 Skatteattester jfr. punkt 4.2. 3 HMS erklæring, jfr. DEL I Vedlegg B 4 Organisatoriske og juridisk stilling, jfr. punkt 4.3. 5 Finansiell og økonomisk stilling, jfr. punkt 4.4. 6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner, liste over referanser Jfr. DEL I Vedlegg C 7 Egenerklæring på oppfyllelse av DEL II vedlegg H- Corporate Responsibility og Vedlegg I Etisk egenerklæring jfr. pkt 4.6. 8 Miljømessige krav, jfr. punkt 4.7 9 Utfyllelse av Prismatrise, jfr. DEL II - Vedlegg B1 10 Oppfyllelse av tekniske spesifikasjoner, jfr. DEL II -Vedlegg E 11 Eventuelle forbehold, jfr. punkt 3.6 12 Eventuell taushetsbelagt informasjon 13 Egenerklæring på at morselskapsgaranti/gjennomføringsgaranti vil bli gitt i tilfelle rammeavtale, jfr. DEL II Vedlegg F 14 Annen relevant informasjon 3.2 Tilbudsformat 3.2.1 Innbinding 1. Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres og pakkes i egen hard ringperm. 2. Ringpermens front og rygg skal merkes med Saksnummer 2012 044730- Leiebil til Forsvarssektoren og Leverandørens navn.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 11 3. Permen skal ha disposisjon og innhold med samme punktnummerering og inndelt i henholdt til strukturen i punkt 4.1. 4. Det skal være skilleark for hvert punkt. 5. Sidene skal ikke være stiftet. 3.2.2 Antall kopier Tilbudet skal leveres i 3 originalkopier. En elektronisk versjon av tilbudet skal i tillegg vedlegges på CD-/DVD-ROM. Papirversjon har forrang foran digitalversjon, i tilfelle motstrid. 3.2.3 Pakking og merking Tilbudene (ringpermene) skal være pakkes forsvarlig i lukket nøytral konvolutt/innpakning. Innerste konvolutt skal merkes følgende: På forsiden: Tilbud - Saksnummer 2012 044730- Leiebil til Forsvarssektoren På baksiden: Tilbyders returadresse 3.3 Adresse og leveringssted 3.3.1 Postadresse for tilbud Tilbud skal sendes til postadressen: FLO/Forsyning/ Driftsanskaffelser/Felles og støtte Postboks 10 2027 Kjeller Att: Møyfrid E.Walston 3.3.2 Leveringsadresse for tilbud Tilbud kan også leveres direkte til adressen under mellom kl 08-15 mandag - fredag når dette er uttrykkelig avtalt med merkantil saksbehandler: FLO/Forsyning Driftsanskaffelser/Felles og støtte Fetveien 80-84, Bygning 11 2007 Kjeller Att: Møyfrid E.Walston 3.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Kjøperen i hende senest innen 25.03.2013 Kl. 15:00. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 28.06.2013 kl. 15:00. 3.6 Forbehold Forbehold kan medføre avvisning av tilbudet.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 11 Eventuelle forbehold skal angis presist og klart slik at Kjøper kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med Leverandøren. Forbehold skal referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og må inntas i et eget punkt i tilbudet, jfr. punkt 3.1, pkt. 11. 3.7 Avvik fra minstekrav (kravspesifikasjon) Avvik fra minstekrav vil kunne medføre avvisning. 3.8 Retur av tilbud Kjøperen vil ikke returnere tilbud til de leverandørene som ikke ble tildelt rammeavtale. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Innledning Leverandøren må oppfylle kravene nedenfor for å bli kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Dersom det benyttes underleverandører til utførelse av leveransen, skal det kunne vedlegges forpliktelseserklæring fra disse. Erklæringen skal positivt stadfeste at underleverandøren stiller sine ressurser til rådighet i kontraktsperioden. 4.2 Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt og merverdiavgifter. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner/kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlig.

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 10 av 11 For arbeid som skal utføres i Norge skal Leverandøren ha et velfungerende HMSsystem. HMS egenerklæring, jfr. DEL I Vedlegg B skal fylles ut. 4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Leverandøren skal ha den nødvendige organisasjon, ledelse og kapasitet til å gjennomføre rammeavtalen. Norske leverandører Firmaattest. Utenlandske leverandører Bekreftelse på at Leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Beskrivelse av leverandørens organisasjon, ledelse og kapasitet. 4.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle rammeavtalen. Leverandørens årsregnskap inkludert noter med styre- og revisjonsberetning fra de siste to (2) år. I tillegg skal det leveres kredittvurderingen fra anerkjent kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 3 mnd. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere at leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke. Kjøper kan også kreve en kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap. Leverandøren må være forberedt på å tillate kjøperens tilsynsorgan å foreta en finansanalyse av Leverandørens evne til å oppfylle rammeavtalen. 4.5 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. En liste over lignende leveranser fra de siste tre år, med en kort beskrivelse av leveransen, samt navn, stilling, telefonnummer og e-postadresse for kundens kontaktperson, jfr. DEL I Vedlegg C. Kjøper skal gis muligheten til å kontakte referansepersoner. Leverandøren skal ha orientert referanseperson på forhånd om en slik mulig kontakt. 4.6 Sosiale og etiske krav KRAV Kjøperen krever at leverandøren tar sosialt etisk ansvar. DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal i egenerklæring bekrefte sin forpliktelse til de etiske kravene stilt i Vedlegg C Corporate Responsibility og Vedlegg E Etisk

DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 11 av 11 egenerklæring. 4.7 Miljømessige krav For å sikre lav miljøbelastning på tjenesten kreves det av leverandøren har et miljøledelsessystem som omfatter følgende: En implementert miljøpolicy som blant annet nevner de mest betydelige miljøaspektene Rutiner for å sikre at alle lover og forskrifter som virksomheten omfattes av overholdes Rutiner for opplæring av personalet i miljøspørsmål Rutiner for oppfølging, evaluering, og forbedringsarbeid Rutiner for avvikshåndtering Rutiner for rapportering Rutiner for intern og ekstern kommunikasjon Leverandøren skal redegjøre for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i leverandørens miljøledelsessystem i hht ISO-14001, eller EMAS-registrering kan det legges fram dokumentasjon for dette. Alternativt kan andre tilsvarende ordning/løsninger fremlegges. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner, som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tilbyder som tilbyr laveste pris, vil bli vinner av anbudskonkurransen. For ytterlig informasjon om tildelingskriteriene, se DEl II Vedlegg B1. Tildelingskriterier Vekt % TK1 Pris 100 % UK Pris leie av biler, jfr. vedlegg B1- prismatrise pkt 1 90% UK Pris gebyrer, jfr. vedlegg B1- prismatrise pkt. 2. 10% TK1 - Tildelingskriterie 1 UK - Underkriterie