GRONG KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 31. mai 2010 Møtetid: Kl. 09.00 Møtested: Grong kommune, møterom 1 De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 006/10 Referatsaker 007/10 Orientering fra revisor 008/10 Grong kommunes årsberetning for 2009 009/10 Grong kommunes årsregnskap for 2009 010/10 Forvaltningsrevisjonsrapport Tildeling av pleie og omsorgstjenester 011/10 Sykefraværet i Grong kommune, status og tiltak 012/10 Rutiner omkring varsling, oppfølging av sak 012/09 Eventuelt Administrasjonen vil orientere om årsregnskap og årsberetning for 2009 først i møtet. Personalsjef vil orientere om sykefraværet og rutiner omkring varsling kl. 10.30 Grong 21. mai 2010 Turid Gartland (sign) Leder Gunnhild Berg Kontrollsekretær Tlf: 74 31 21 44 Mob: 99 39 36 88 e-post: gunnhild.berg@komsek.no Kopi: Ordfører Rådmann KomRev Trøndelag IKS, avd. Grong
SAK 006/10 REFERATSAKER Kontrollutvalget 31.05. 2010 Gunnhild Berg 006/10 426-1742-5.3 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Referat 1 Grong kommune Årsregnskap og Årsberetning 2009 29.04. 2010 2 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet i 11.05. 2010 KomSek Trøndelag IKS 3 KomRev Trøndelag IKS Vedr avleggelse av 14.04. 2010 revisjonsberetningen for 2009 brev til Grong kommune 4 Grong kommune Svar revisjonsberetningen for regnskapsåret 2009 forsinkelse. Svar til KomRev Trøndelag IKS 19.04. 2010 SAK 007/10 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 31.05. 2010 Gunnhild Berg 007/10 426-1742-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saksfremstilling Revisor vil bl.a. orientere angående status for revisjonsarbeidet. SAK 008/10 GRONG KOMMUNES ÅRSBERETNING FOR 2009 Kontrollutvalget 31.05. 2010 Gunnhild Berg 008/10 426-1742-5.3 Kommunestyret
: 1. Kontrollutvalget finner Grong kommunes årsberetning for 2009 oversiktlig og informativ, og hvor mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet er tydelig beskrevet. 2. Kontrollutvalget tar Grong kommunes årsberetning for 2009 til orientering. Vedlegg: Grong kommunes årsberetning for 2009 utsendt fra kommunen. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Saksopplysninger: Om behandling av kommunens årsberetning heter det i 10 i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner : Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret og fylkestinget selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesråd utarbeider årsberetningen, og fremmer denne for det organ kommunestyret eller fylkestinget bestemmer. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest den 31. mars. Hvis årsberetningen ikke fremmes for kontrollutvalget, skal den oversendes til kontrollutvalget før kontrollutvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal foreligge til behandling i kommunestyret eller fylkestinget samtidig med at årsregnskapet skal behandles. Kommuneloven sier følgende om årsberetningen i 48 nr. 5 Årsregnskapet og årsberetningen : I årsberetningen skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens eller fylkeskommunens økonomiske stilling og resultatet av virksomheten, som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold av vesentlig betydning for kommunen eller fylkeskommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Det skal redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Som det fremgår ovenfor, legges årsberetningen frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet behandles. Kontrollutvalget gis gjennom denne behandlingen mulighet til å uttale seg om kommunens årsberetning, og kan eksempelvis kommentere: Hvor lett tilgjengelig årsberetningens innhold er Hvorvidt årsberetningen gir en oversiktlig og informativ framstilling av kommunens virksomhet foregående år. Mål og måloppnåelse for kommunens virksomhet. Andre forhold kontrollutvalget måtte ønske å kommentere.
Saksbehandlers vurderinger: Rådmannen i Grong kommune har i henhold til Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner utarbeidet årsberetning for kommunens virksomhet i 2009. Årsberetningen er på totalt 62 sider. Årsberetningen fremstår som oversiktlig, tiltalende og informativ. Årsberetningen er en tilbakemelding til kommunestyret om den kommunale virksomheten for året som har gått, samt den synliggjør utfordringer som vil komme. Årsberetningen er delt inn i tre hovedkapitler hvor det første inneholder rådmannens kommentarer, det andre inneholder årsberetninger fra de ulike rammeområder og det tredje kommentarer til samlet regnskapsresultat og diverse oversikter. Denne inndelingen gjør årsberetningen oversiktlig og gir god informasjon om mål, måloppnåelse, og gjennomføring av handlingsplan og tiltak. Årsberetningen inneholder også rapport om finansforvaltningen i henhold til kommunens finansforvaltningsreglement. I likestillingsloven 1a er det krav om redegjørelse i årsberetningen for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling mellom kjønnene, iverksatte tiltak og planlagte tiltak for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven.. Det er ikke planlagt tiltak for å fremme likestilling, men kommunen ønsker å legge forholdene til rette slik at likestilling på alle områder kan oppnås. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre en høy etisk standard i virksomheten, jf. kommuneloven 48 nr. 5. Årsberetningen sier lite om tiltak som planlegges eller er iverksatt, men beskriver hva som står i loven. Kontrollutvalget gir ros til Grong kommune for arbeidet som er lagt ned i årsberetningen, et arbeid som også i 2009 gjør årsberetningen oversiktlig, ryddig, informativ og leservennlig. Totalt sett gir årsberetningen et godt bilde av aktiviteten i kommunen og inneholder tilstrekkelig informasjon til å bedømme aktiviteten i 2009. SAK 009/10 GRONG KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Kontrollutvalget 31.05.2010 Gunnhild Berg 009/10 426-1742-5.3 Formannskapet Kommunestyret 1. Det fremlagte forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Grong kommunes årsregnskap 2009. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.
Vedlegg (til kontrollutvalget) 1. Grong kommunes årsregnskap for 2009 utsendt fra kommunen. 2. Forslag til uttalelse til Grong kommunes årsregnskap for 2009. 3. Revisjonsberetning for 2009 fra KomRev Trøndelag IKS datert 03.05. 2010. 4. Revisjonsnotat til regnskapet for 2009 (til kontrollutvalget). 5. Brev nr 1-2009 Andre saksdokumenter ikke vedlagt. 1. Vedrørende avleggelse av revisjonsberetningen for 2009, brev fra KomRev Trøndelag IKS, datert 14.04. 2010. 2. Svar revisjonsberetningen for regnskapsåret 2009- forsinkelse. Brev fra Grong Kommune 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 4. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 5. Forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner. 6. Kommuneloven. Saksopplysninger Alle kommuner og fylkeskommuner skal ha et årsregnskap. Dette fastslår kommuneloven i 48 Årsregnskapet og årsberetningen. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap framkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR-2002-12-15). I forskriftens 3, 1. ledd heter det om årsregnskapet: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Videre fremgår det hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet. Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsmelding skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Krav til revisor Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR 2004-06-15) pålegger kommunestyret å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i
kommuneloven 79 (Revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kapittel 5 - Revisors kvalifikasjoner og kapittel 6 - Krav til revisors uavhengighet og objektivitet. Grong kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong. Oppdragsansvarlig revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kapittel 4. 6 Regnskapsrevisjon 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølgning av revisjonsmerknader Årsregnskapet for 2009 Grong kommunes årsregnskap for 2009 ble mottatt av KomSek Trøndelag IKS 29.april 2010. Regnskapet er avlagt av økonomisjefen som er kommunens fagsjef for regnskap. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomisk oversikt og noter. Kommunens årsregnskap for 2009 viser 110.356.000,- kr. til fordeling drift. Regnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på 7.681.685,-. Driftsregnskapet nøkkeltall Regnskap 2009 Budsjett 2009 Regnskap 2008 Til fordeling drift 110.356.000,- 115.087.000,- 101.801.000,- Netto driftsresultat -8.036.547,- 1.556.500,- -607.116,- Bruk av avsetninger -18.129.695,- -13.222.000,- -16.206.063,- Sum avsetninger 18.484.557,- 11.687.500,- 16.813.179,- Regnskapsmessig overskudd / mindreforbruk -7.681.685,- 0,- Investeringsregnskapet Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket på 4.232.716,-. Det meste av dette gjelder Åveien (kr. 3.602.379,-) og kommunehuset (Kr. 445.456,-). Det gjenstår også udekket beløp fra 2008 pålydende kr. 1.998.822,- og skulle vært dekket inn i 2009. Kommunen må påse at investeringsregnskapet avsluttes i tråd med regelverket.. Kravene til balanseregnskapet er gitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning 3. Noter til regnskapet Grong kommune har utarbeidet noter til regnskapet. Det heter seg at for en rekke forhold som har betydning for bedømmelsen av regnskapet skal det gis tilleggsinformasjon i notene til regnskapet. Alle obligatoriske noter er tatt med i regnskapet.
Driftsregnskapet Driftsregnskapet er avsluttet med et mindreforbruk på kr. 7.681.685,-. Årsaken til mindreforbruk skyldes innsparing på rammeområde 1-6. Brev nr 1-2009 Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet I følge forskrift om revisjon 4 plikter revisor å informere kontrollutvalget om en del nærmere angitte forhold, herunder Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. Regnskapet for Grong kommune er avlagt med gjenstående udekket i investeringsregnskapet for 2008 på kr. 1.998.822,-. Regelverket tilsier at udekket i investeringsregnskapet skal føres opp til inndekning i investeringsbudsjettet det året regnskapet legges fre. Ut fra dette skulle beløpene som står udekket fra 2008 vært dekket inn i 2009. Revisjonsberetningen: KomRev Trøndelag IKS avd. Grong har som kommunens revisor utstedt revisjonsberetning for 2009. Beretningen er datert 03.05. 2010 og er undertegnet av oppdragsansvarlig revisor. Revisjonen mener at: Årsregnskapet, med unntak av virkningen av forholdet som er omtalt ovenfor, er avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2009 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter Revisjonen påpeker i revisjonsberetningen at kommunens regnskap for 2009 inneholder udekket beløp. Kontrollutvalget er også gjort kjent med dette gjennom brev nr. 1 2009. Revisjonsnotat til regnskapet for 2009: I tillegg til revisjonsberetningen er det fra KomRev Trøndelag IKS utarbeidet et revisjonsnotat til regnskapet for 2009 som er oversendt rådmannen. Notatet kommenterer diverse forhold - og gir anbefalinger til tiltak. De nevnte forhold er ikke av en slik art at de tas med i vurderingen av årsregnskapet, men er ment som en veiledning til administrasjonen fra revisjonen. Notatet legges fram under referatsaker, og følger ikke automatisk med til formannskapet og kommunestyrets behandling. Kontrollutvalget oppfordrer kommunen til å få brakt de ulike forhold i orden, og forholde seg til de anbefalinger som er gitt av revisjonen. Revisjonen ønsker rådmannens kommentarer til notatet innen utgangen av juni 2010.
Saksbehandlers vurdering: Driftsregnskapet for 2009 legges fram med et regnskapsmessig resultat med kr. 7.681.685,- i mindreforbruk. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, revidert av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget gjennomfører dette ved løpende tilsyn av revisors arbeid. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet (utkast til slik uttalelse er vedlagt). Det framkommer revisjonsmerknader i revisjonsberetningen angående udekket i investeringsregnskapet, og kontrollutvalget har blitt underrettet om dette i Brev nr 1-2009. Under henvisning til ovenstående kan Grong kommunes årsregnskap for 2009 anbefales godkjent. Saksbehandler anbefaler kontrollutvalget å vedta vedlagte forslag til uttalelse som kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2009. Det vises for øvrig til revisjonsberetning 2009 for Grong kommune fra KomRev Trøndelag IKS, datert 03.05. 2010. SAK 010/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR 1742-1/2010. PLEIE OG OMSORG TILDELING AV TJENESTER Kontrollutvalget 31.05. 2010 Gunnhild Berg 010/10 426-1742-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Kontrollutvalget oversender Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1742-1/2010 til kommunestyret, med denne innstillingen: 1. Kommunestyret viser til Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1742-1/2010 og henstiller om at administrasjonen gjennomfører de anbefalte tiltak som er listet opp i rapportens kapittel 6. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport nr 1742 1/2010. Pleie og omsorg tildeling av tjenester Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2008 2011 ble vedtatt av kontrollutvalget sak 019/08 den 29.09. 2008 og av kommunestyret 06.11.2008, sak 52/08 Kontrollutvalget vedtok prosjektplanen i møte 09.11.2009, sak 019/09.
KomRev Trøndelag sendte rapporten 28.04. 2010 til høring. Høringssvaret er gjengitt i vedlegg 2 i rapporten. Påpekte faktakorrigeringer og tilføyelser gitt av pleie- og omsorgsleder er tatt inn i rapporten. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter dokumentanalyse, -faglitteratur, - møte med nøkkelpersonell, - intervju og deltakelse på et møte i Inntaksrådet. Følgende problemstilling er utarbeidet: Følger Grong kommune gjeldene regler og retningslinjer for tildeling og behandling av søknader om pleie- og helsetjenester? Prosjektet avgrenses til å omhandle tildeling av omsorgstjenester i 2009 innenfor hjemmetjeneste, sykehjem og avdeling for funksjonshemmede (avdeling F). Kontrollutvalget ga i møte den 09.11. 2009, sak 019/09 frie tøyler til problemstilling og avgrensninger gjennom vedtaket hvor det bl.a. heter: Revisjonen må etter vurderinger ha fokus der skoen trykker Samlet sett viser rapporten at hovedinntrykket er at Grong kommune har utviklet tilpassede retningslinjer for tildeling av pleie- og omsorgstjenester, og det er stor bevissthet i kommunen knyttet til å overholde saksbehandlingstiden. Når det gjelder har en ikke nedfelt rutiner for behandling av muntlig henvendelser eller samtaler. Ellers gis tildeling av pleie- og omsorgstjenester ved skriftlig vedtak. Vedtak kan være vanskelig å begrunne spesifikk nok, men kommunen har fokus på dette ved å øke de ansattes kompetanse på området. Ved behandling av klager er det ikke skilt mellom ulike klageinstanser i rutinebeskrivelsene. Kommunen benytter IPLOS som system for registrering og det er gitt opplysninger om at det er variasjon i bruken av IPLOS. Ved tildeling av pleie- og omsorgstjenester ligger faglig skjønn til grunn og revisor spør seg om skjønnets plass har blitt for stort. Vedtak basert på skjønn kan være vanskelig å overprøve. Revisor påpeker i rapporten enkelte forhold de mener kan bidra til å styrke behandlingen av tildelingssøknader om pleie- og omsorgstjenester. Viser her til rapportens kapittel 6. Viser for øvrig til rapporten i sin helhet, og revisor vil i møte redegjøre for det arbeidet som er gjort og rapportens innhold. SAK 011/10 ORIENTERING ANGÅENDE SYKEFRAVÆRET I GRONG STATUS OG TILTAK Kontrollutvalget 31.05. 2010 Gunnhild Berg 011/10 426-1742-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg
Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saksfremstilling Kontrollutvalget har tidligere fått orienteringer angående sykefraværet som i Grong kommune. Sykefraværet i kommunen har ligget høyt. Det er iverksatt tiltak og kommunen har fokus på denne problematikken. Kontrollutvalget ønsker en orientering og status angående dette. Personalsjefen vil orientere i møtet. SAK 012/10 RUTINER OMKRING VARSLING OPPFØLGING AV SAK 012/09 I KONTROLL- UTVALGET Kontrollutvalget 31.05. 2010 Gunnhild Berg 012/10 426-1742-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Prosedyrer for varsling av kritikkverdige forhold. Andre saksdokumenter ikke vedlagt Saksfremstilling Arbeidsmiljøloven fikk for tre år siden nye regler om varsling om kritikkverdige forhold. Varslingsretten er styrket ved at retten til å varsle nå er lovfesta. Arbeidstakerne har fått et bedre vern mot gjengjelding, og arbeidsgiver er pålagt å legge forholdene til rette for varsling i virksomheten. Varsling kan også være et middel for å avdekke korrupsjon og andre ulovelige forhold. Kommunene må på lik linje som andre arbeidsgivere følge disse reglene Kontrollutvalget fikk den 07.09. 2009, sak 012/09 en orientering fra administrasjonen angående rutiner og reglement for varsling, og hvilke systemer kommunen hadde for å ivareta arbeidsmiljølovens 2.4 og 2.5. I kontrollutvalgets vedtak sak 012/09 heter det seg: 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. 2. Kontrollutvalget oppfordrer Grong kommune til å gå gjennom sine rutiner og systemer angående varsling, og ber kommunen lage rutinebeskrivelser etter gjeldene lover og forskrifter. Kommunen har etter dette utarbeidet prosedyrer for varsling av kritikkverdige forhold, vedtatt i arbeidsmiljøutvalgets møte 09.03. 2010, sak 2/10. Personalsjef orienterer om de nye rutinene i møtet. Grong 21.05. 2010 Gunnhild Berg, Kontrollsekretær