MØTEBOK 6/13 Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus Møte tirsdag 22. oktober 2013 fra kl. 9.30 15.15, Pilestredet 46, møterom 301 Til stede: Kari Toverud Jensen Anton Havnes Vibeke Bjarnø møtte for Ragnar Audunson Tone Torgrimsby Kristin Sletten møtte for Morten Reksten Øystein Fimland Therese Eia Lerøen Agneta Bladh Kari Pahle Vidar Sannerhaugen Ragnar Audunson, Morten Reksten og Anette Solli hadde meldt forfall. Fra rektoratet: Fra administrasjonen: Frode Eika Sandnes Olgunn Ransedokken Ann Elisabeth Wedø Torbjørn Eeg Larsen Anne Christel Johnsgaard Marianne Brattland Christen Krogh Torill Erikson (deler av møtet) Geir Haugstveit (deler av møtet) Anne Berit Faaberg Dagsorden: Konstituering Vedtakssaker: S-sak 38/2013 Underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering (Jnr.13/4726) S-sak 39/2013 Virksomhetsrapport for 2. tertial 2013 (Jnr. 13/2537) S-sak 40/2013 Budsjettforslag for 2015 (Jnr. 12/4580) S-sak 41/2013 Karakterfastsetting i emnet Managerial Accounting - Fak. SAM (Jnr. 13/2631) S-sak 42/2013 Godkjenning av etablering av masterstudier i anestesi-, barne- og intensivsykepleie Fak. HF (Jnr. 13/377-378-379) S-sak 43/2013 Årsrapport fra læringsmiljøutvalget for studieåret 2012-2013 (Jnr. 13/4679) S-sak 44/2013 Rapport om klagenemndas arbeid studieåret 2012-2013 (Jnr. 13/3686)
2 S-sak 45/2013 Årsrapport HMS for 2012/2013 (Jnr. 13/4674) S-sak 46/2013 Oppnevning av arbeidsutvalg (Jnr. 13/4697) S-sak 47/2013 Meldinger til styret Saker behandlet i lukket møte (B-kart): Meldingssak: Varslingssak ved Fak. for samfunnsfag Orientering i møtet Konstituering Det var ingen merknader til innkallingen eller dagsorden. S-sak 38/2013 Underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering (Jnr. 13/4726) Høgskoledirektøren presenterte forslaget til underveisevaluering, som er en oppfølging av vedtak fattet av de daværende styrene ved hhv. HiO og HiAk i forbindelse med fusjonsvedtaket i desember 2010. Fra styret var det innspill og kommentarer til forslag om referansegruppe som vil gi legitimitet til arbeidet. Videre var det innspill om faglig og administrativ ledelse som et viktig område å se på i underveisevalueringen, og til om HiOAs strategi er tydelig nok nedfelt i det kommende arbeidet. Styret ønsket dessuten å få saken inn til en rask orientering og drøfting i styret etter høringen, men før forslagene kommer til styret for behandling. I tråd med dette fremmet Anton Havnes et eget forslag til vedtak, som ble bearbeidet i plenum. Høgskoledirektøren trakk deretter sitt opprinnelige forslag til vedtak til fordel for det justerte forslaget til vedtak. Enstemmig vedtak i samsvar med den endrede tilrådingen: Styret beslutter å gjennomføre en underveisevaluering av styring og ledelse, faglig og administrativ organisering (høgskolens organisasjonsdesign). 1. Evalueringen gjennomføres av en ekstern evaluator. 2. Styret fastsetter følgende mandat for underveisevalueringen: Ekstern evaluator skal: a. Gjennomføre en evaluering av hvordan eksisterende organisasjonsdesign fungerer, med særlig vekt på forholdet mellom faglig og administrativ ledelse og erfaringene med todelt/enhetlig ledelse. Evalueringen bør også trekke inn prinsipper for og erfaringer med forholdet mellom faglig og administrativ ledelse ved andre høyere utdanningsinstitusjoner. b. Gjennomføre en analyse av i hvilken grad dagens organisasjonsdesign understøtter realiseringen av Strategi 2020 og nasjonale utdannings- og forskningspolitiske føringer. I dette ligger også en analyse av hvordan dagens organisering kommuniserer høgskolens profil og egenart utad.
3 c. Foreslå tiltak til forbedring som kan gi en bedre understøttelse for realisering av strategien og nasjonale forsknings- og utdanningspolitiske føringer. d. Foreslå tiltak til forbedring som kan bidra til at institusjonens profil og egenart kommuniseres bedre utad. e. Gjennomføre en risikovurdering og kost/nytteanalyse av tiltakspunktene, herunder også en vurdering av hvilke omkostninger iverksettelse av endringsforslagene vil ha for institusjonen. 3. Styret fastsetter følgende hovedmilepæler for arbeidet: a. Evalueringen gjennomføres i perioden 01.01.14 31.05.14. b. Høringsperioden fastsettes til 15.06.14 15.10.14. c. Vedtak om framtidig organisasjonsdesign fattes i første halvdel av desember 2014. d. Implementering av eventuelle endringer skjer med virkning fra 01.08.15. 5. Utvelgelsen av ekstern evaluator basert på de tilbudene som er kommet, gjøres av styreleder, høgskoledirektør, en ekstern styrerepresentant, styremedlem valgt blant de vitenskapelige representantene i styret, representant fra tjenestemannsorganisasjonene og studentrepresentant. 6. Det etableres en referansegruppe bestående av UF- og TA-tilsatte, studentrepresentanter og eksterne medlemmer. S-sak 39/2013 Virksomhetsrapport for 2. tertial 2013 (Jnr. 13/2537) Rektor uttrykte innledningsvis bekymring for at det er for mange tiltak som kommer for seint i gang og ikke iverksettes som planlagt. Dette er alvorlig for høgskolen, jf også tidligere drøfting av dette i styret. Fra styret var det flere kommentarer: For UF-personalet tar det tid å få nye tiltak inn på en fullbooket arbeidsplan, når man ikke har buffer i personalets kapasitet. Oppdragsvirksomhet rammes lett, så dette er et dilemma på flere måter, også iht. hvilken risiko man skal ta med evt. økt aktivitetsnivå. Høgskoledirektøren pekte på at avviket mellom budsjett og regnskap er for stort. Dette følges opp nå med større fokus på realistisk budsjettering i fakulteter og institutter, slik at man raskere får satt midlene i omløp. Parallelt må man også ta utfordringen med å få til en bedre arbeidsplanlegging i fakulteter og institutter. Styret tar rapporten for 2. tertial 2013 til orientering S-sak 40/2013 Budsjettforslag for 2015 (Jnr. 12/4580) Innledningsvis viste høgskoledirektøren til punkt 1 b i forslaget til vedtak der det var foreslått 15 mill. kroner til utvidelse og videre utvikling av bygnings-
4 massen, inkl. teknisk infrastruktur. Dette er nå vurdert som for lite ut fra behovene som venter, og forslaget foreslås økt til 30 mill. kroner. Hun endret forslaget til vedtak i samsvar med dette. Fra flere i styret var det innspill til tiltak rettet mot kompetansebygging i HiOA, og at dette haster gitt alderssammensetning i UF-personalet og behovet for nyrekruttering. Høgskoledirektøren viste til at det arbeides med å få fram en strategisk bemanningsplan, et stort og viktig arbeid der både rekrutteringspolicy og tiltak for kompetanseheving vil inngå. Karriereplaner for ulike tilsatt-grupper er en del av dette. Møtende varamedlem Vibeke Bjarnø fremmet etter dette forslag om å plusse på forslaget til vedtak ett nytt pkt. 7 om fullføringsstipend rettet mot de som har kort vei til å fullføre løp fram mot professor-, dosent- eller førstelektorkompetanse. Hun fremmet forslag om 10 mill. kroner til dette formålet. Enstemmig vedtak i samsvar med den endrede tilrådingen: Styret vedtar følgende budsjettforslag for 2015 med satsingstiltak: 1. 250 nye studieplasser innen barnehage og skole, 250 nye studieplasser innen helse og sosialtjenester, 100 nye plasser innen økonomi, administrasjon og ledelse og 100 nye plasser innen teknologifag. Dette forutsetter at det bevilges: a. 23,5 mill. kroner til 700 nye studieplasser høsten 2015 (halvårsvirkning) b. 30 mill. kroner til utvidelse og videre utvikling av bygningsmassen (permanent utvidelse av rammen) c. 12 mill. kroner til undervisningsutstyr og teknisk utstyr (engangsbevilgning) 2. 3 mill. kroner til gjennomføring av et program for fremragende profesjonskvalifisering, 3. 3 mill. kroner til utvikling og innføring av fleksible lærings- og undervisningsformer/e-læring 4. 2 mill kroner til å bygge opp internasjonale studieprogram, økt satsing på sommerskole og strategisk alliansebygging 5. 3 mill. kroner til utvikling og etablering av nye doktorgradsprogrammer 6. 45 nye stipendiatstillinger og 12 postdoktorstillinger 7. 10 mill. kroner til fullføringsstipend fram mot professor-, dosent- og førstelektorkompetanse 8. 10 mill. kroner til forskningsinfrastruktur 9. 10 mill. kroner til videre integrasjonsarbeid mellom studiestedene Pilestredet og Kjeller 10. 10 mill. kroner til strategisk campusutvikling og utvikling av teknologiske løsninger for fjernsamarbeid. S-sak 41/2013 Karakterfastsetting i emnet Managerial Accounting - Fak. SAM (Jnr. 13/2631) Studiedirektøren innledet og gjorde rede for en omfattende sak og saksgang. Saken ble varslet som en varslingssak i juni 2013. HiOAs varslingsnemnd har som mandat å gi råd til høgskoledirektøren. Ett av punktene i saken, som dreide seg om sensur og karakterfastsettelse, anbefalte varslingsnemnda ble lagt fram for styret. Høgskoledirektøren tok dette til følge siden styrets rolle på
5 dette punktet er hjemlet i UH-loven. De øvrige punktene er fulgt opp på annet vis. Varslingsnemndas rapport om varslingssaken var oversendt styret i anonymisert utgave. Nemndas konklusjoner hviler etter administrasjonens oppfatning på feil juridisk grunnlag. Klagenemnda hadde behandlet klagene fra 4 av 18 studenter, som på oppfordring fra sensor (varsler) hadde klaget på formelle feil ved eksamen i emnet. Etter klagenemndas behandling har også fakultetet oppfordret studentene til å be om ny sensur. Studiedirektøren understreket at HiOAs regelverk og praksis på området samsvarer med hva som er vanlig i UH-sektoren. Dette støttes også av HiOAs studieutvalg. Hun presiserte at verken HiOAs vurderingssystem eller emnets programplan er til behandling nå. Fortolkninger av UH-lovens bestemmelser på området tilligger kun Kunnskapsdepartementet (KD). Vedleggene i saken inkluderer tilbakemelding fra KD til HiOA om praktisering av sensur (Brev fra KD 30. august 2013). Både fakultetet og fellesadministrasjonen har hatt tydelig fokus på at studentene skal ha en rettferdig behandling. Samtidig skal lovens bestemmelser om sensur følges. Dette er en krevende sak, men studentene har, etter fakultetets og administrasjonens mening, fått en korrekt oppfølging og behandling av sine klager iht. gjeldende regelverk. Fra styrets medlemmer var det flere spørsmål og kommentarer til saken. Styremedlem Anton Havnes stilte bl.a. spørsmål ved emneplanens rolle og dermed begrepsgrunnlaget i saken. Han varslet at han ønsket å fremmet et eget forslag til vedtak. Møtende varamedlem Vibeke Bjarnø mente på sin side at emneplanen er et juridisk bindende dokument mellom studenten og høgskolen, og at hvordan faglige spørsmål skal vurderes er tema når selve planen utvikles og fastsettes. Også Bjarnø fremmet et eget forslag til vedtak i saken. Møtende varamedlem Kristin Sletten påpekte at vurderingsordninger skal være tydelige og klare, slik at dette er forutsigbart og tydelig for studentene. En emneplan skal ikke endres midt i et studieår. Hun mente at administrasjonens behandling av saken var riktig. Anton Havnes fremmet følgende forslag til vedtak: «Sensorenes karaktersetting opprettholdes. Karakterene til de to som fikk bedre karakter etter utregning gjennom FS opprettholdes.» Vibeke Bjarnø fremmet følgende forslag til vedtak: Styret er opptatt av at ingen studenter skal være skadelidende i denne uheldige saka, og understreker at sensorene må forholde seg til gjeldende programplan. For å løse denne konkrete saken vedtar styret følgende: Det er grunn til å tro at i visse tilfeller er delkarakterene satt feil av sensor i forhold til studentenes faglig prestasjon. For å være helt sikker på at
6 studentene ikke har blitt skadelidende må en ny sensor vurdere om noen har fått feil karakter. I de tilfellene der studenter uten ny sensur har kommet dårligere ut slik at det får konsekvenser for sluttkarakteren, må det sendes ut tilbud om nytt vitnemål.» Styremedlem Kari Pahle fremmet forslag til et tilleggspunkt til vedtaket, om at styret burde få tilbake en sak på et senere tidspunkt om vurderings- og eksamensordninger i HiOA. Hele styret sluttet seg til intensjonen med dette forslaget. Voteringen i møtet: Før voteringen var det reist tvil fra administrasjonen om de framsatte forslagene til vedtak var innenfor UH-lovens bestemmelser om sensur. Voteringen ble avsluttet uten at noen av de tre framsatte forslagene hadde fått et tilstrekkelig antall stemmer til å sikre et vedtak med alminnelig flertall av de avgitte stemmene, slik UH-loven krever, jf lovens 9-7-(2). Styreleder gikk etter møtet raskt ut offentlig og varslet at saken ville bli fulgt opp slik at det skal bli truffet et gyldig vedtak. Ny votering i saken: På oppdrag fra styreleder har administrasjonen med utgangspunkt i de alternativene til vedtak som ble fremmet i møtet 22. oktober, utarbeidet et nytt forslag til vedtak. For å få sluttført saken fra møtet 22. oktober har dette forslaget til vedtak blitt forelagt styrets medlemmer 19. november. Intensjonen for alle parter har vært at studentene som er berørt i saken skal ha en rettferdig og korrekt oppfølging. Rektor opplyste at rektor og høgskoledirektør vil ha et møte med varslingsnemndas leder denne uka, om oppfølging av nemndas arbeid. Enkelte av rådene fra varslingsnemnda tilknyttet denne saken skal dessuten drøftes nærmere i HiOAs studieutvalg. Forslagsstillerne Anton Havnes, Vibeke Bjarnø og Kari Pahle har ved sluttføringen 19. november trukket sine opprinnelige forslag til vedtak fra 22. oktober, til fordel for det nye forslaget til vedtak fra administrasjonen som var følgende: «Studentene har blitt godt informert om uenigheten knyttet til karakterfastsettelsen i emnet Managerial Accounting høsten 2012. De har to ganger blitt opplyst om deres rett og mulighet til å klage på sensur. Etter styrets vurdering har studentene som var oppe til eksamen i emnet Managerial Accounting høsten 2012 blitt vurdert i henhold til gjeldende regelverk. Med bakgrunn i denne saken oppfordrer styret til at høgskolens program- og emneplaner gjennomgås for å påse at programplanene er tydelige i forhold til vurderings-/eksamensformer og sensorordninger. Det oppfordres særskilt til å se på bruken av delkarakterer og fastsetting av endelig karakter i emner.» Anton Havnes meldte at han ønsket en omformulering av siste setning i vedtaket, slik at den lyder slik: «Det oppfordres også til å se på prinsippene for og bruken av delkarakterer og fastsetting av endelig karakter i emner.»
7 Administrasjonen trakk deretter sitt forslag til vedtak, til fordel for det justerte vedtaket fra Havnes. Ett av de deltakende styremedlemmene i møtet 22. oktober, Agneta Bladh, har gitt tilslutning til det nye og justerte vedtaket pr. e-post. Styret gjorde enstemmig vedtak i samsvar med det nye og justerte forslaget til vedtak: 1. Studentene har blitt godt informert om uenigheten knyttet til karakterfastsettelsen i emnet Managerial Accounting høsten 2012. De har to ganger blitt opplyst om deres rett og mulighet til å klage på sensur. Etter styrets vurdering har studentene som var oppe til eksamen i emnet Managerial Accounting høsten 2012 blitt vurdert i henhold til gjeldende regelverk. 2. Med bakgrunn i denne saken oppfordrer styret til at høgskolens program- og emneplaner gjennomgås for å påse at programplanene er tydelige i forhold til vurderings-/eksamensformer og sensorordninger. Det oppfordres også til å se på prinsippene for og bruken av delkarakterer og fastsetting av endelig karakter i emner. S-sak 42/2013 Godkjenning av etablering av masterstudier i anestesi-, barne- og intensivsykepleie Fak. HF (Jnr. 13/377-378-379) Fra styret var det positive tilbakemeldinger til saken, og til samarbeid om felles emner og undervisning. Samordning av studiene ble også trukket fram, og med det behovet for å se studieløpene på masternivå i fakultetet under ett, jf andre områder der man etablerer ett masterstudium med flere mulige fordypninger. Til dette ble det opplyst at NOKUT nå stiller krav om at det skal lages læringsutbyttebeskrivelser for hvert enkelt program. Dette gjør det vanskelig å lage ett program med flere fordypninger, når læringsutbyttet også skal beskrives presist. 1. Styret godkjenner etablering av masterstudium i anestesisykepleie (120 studiepoeng). 2. Styret godkjenner etablering av masterstudium i barnesykepleie (120 studiepoeng). 3. Styret godkjenner etablering av masterstudium i intensivsykepleie (120 studiepoeng). 4. Etablering av masterstudiene forutsetter vedtak om finansiering som skjer gjennom behandling av plan og budsjett i desember 2013. 5. Rektor gis fullmakt til å gjøre nødvendige endringer. S-sak 43/2013 Årsrapport fra læringsmiljøutvalget for studieåret 2012-2013 (Jnr. 13/4679) Ved behandlingen ble det kommentert at utvalget bør ha som siktemål at det blir deltakelse i utvalget fra ulike fakulteter, også fra studentenes side.
8 Styret tar årsrapporten fra Læringsmiljøutvalget (LMU) til etterretning. S-sak 44/2013 Rapport om klagenemndas arbeid studieåret 2012-2013 (Jnr. 13/3686) I forbindelse med omtalen av økningen i fuskesaker, var det innspill fra styrets medlemmer om at man bør se på informasjonen ved HiOA på engelsk, og evt. styrke denne, slik at de eksisterende reglene blir forstått av alle. Dette kan være ett av flere forebyggende tiltak som det er viktig å følge opp. Styret tar rapporten om klagenemndas arbeid studieåret 2012-2013 til etterretning. S-sak 45/2013 Årsrapport HMS for 2012/2013 (Jnr. 13/4674) Fra styret var det kommentarer til rapporten: Arbeidet synes klart å gå i riktig retning, og miljøprofilen er mer tydelig. Det er bra. Det er viktig å sikre fortsatt god forankring av HMS-arbeidet i ledelsen. Det var spørsmål fra styret til innspillene rundt studiested Kjeller. Høgskoledirektøren kommenterte og viste bl.a. til husrådet som er etablert og at en ny trykkeriavtale for hele HiOA har tatt tid å få på plass. Fra styret var det da kommentar om at HMS-rapporten kunne vært mer nyansert ut fra grunnlaget i saken. Det var også spørsmål til beredskap- og sikkerhetsarbeidet, ettersom det har vært episoder med uvedkommende som oppfattes som truende på området i Pilestredet. Eiendomsdirektør Mariann Hole fikk ordet og kunne opplyse om at dette tas på alvor og blir fulgt opp med flere forebyggende tiltak som utvidelse av avtale med vaktselskapet, bedre adgangskontroll og økt kameraovervåkning. Styret tar høgskolens årsrapport HMS for 2012/2013 til etterretning. S-sak 46/2013 Oppnevning av arbeidsutvalg (Jnr. 13/4697) Rektor og høgskoledirektør er nå halvveis i sine åremålsperioder. Det er ønskelig å vurdere deres lønns- og arbeidsvilkår i forhold til sektoren for øvrig.
9 1. Styret ved Høgskolen i Oslo og Akershus oppnevner Kari Pahle og Agneta Bladh som arbeidsutvalg for å gjennomgå og vurdere arbeidsvilkår og lønnsforhold for rektor og høgskoledirektør. 2. Dersom det skal forhandles om lønn med tjenestemannsorganisasjonene, har arbeidsutvalget fullmakt til å sluttføre forhandlingene som part på vegne av styret. S-sak 47/2013 Meldinger til styret: Referatsaker: a) Møtebok fra styremøtet 3. september 2013 b) Møtebok fra sentralt IDF-møte 29. august og 12. sep. 2013 c) Møtebok fra møter i fakultetsstyrene: Fak. LUI 12. sep., Fak. SAM 12. sep., Fak. TKD 23. sep. d) Fullmaktssaker Orienteringssaker: e) Drøftingsmøte med tjenestemannsorg. 17. oktober - Orientering i møtet f) Høgskoledirektørens orienteringer til styret g) Forslag til statsbudsjett for 2014 h) Langtidsplan for forskning og høyere utdanning Innspill fra HiOA i) Studieporteføljestyring - Samlerapport for master- og bachelorstudier j) Foreløpig saksplan k) Andre meldinger Til pkt. f) Høgskoledirektørens orienteringer til styret Direktør for Avd. for eiendom, Mariann Hole, orienterte styret om arbeidet med campusutvikling. Det er laget kravspesifikasjon for å komme i gang med dette arbeidet, for bl.a. å gjøre HiOA mer synlig som arbeids- og lærested, og tilpasse bygningsmassen til dagens behov. Det var spørsmål til arbeidet med universitetssatsingen. HiOA får antakelig 3 nye stipendiater over statsbudsjettet, og har nå rundt 90 stipendiater, samlet sett. Ny nærings-ph.d. er interessant, og nokså ny ved HiOA, men Fak. LUI er allerede i gang med et prosjekt her. Denne muligheten må utvikles og utnyttes bedre. Det samme gjelder ph.d. i samarbeid med offentlig sektor. Til pkt. g) Forslag til statsbudsjett for 2014 Høgskoledirektøren orienterte kort om forslagene så langt. På studieplassiden har HiOA bare fått videreføring av studieplasser som er tildelt tidligere til flerårige studieprogrammer. En positiv nyhet er at barnevernspedagogutdanningen i forslaget får oppjustert kategori/sats i KDs finansieringssystem. HiOAs andel i såkalt resultatbasert omfordeling på FoU-områder er betydelig redusert, noe som skyldes en feil som oppsto i 2012, ved regnskapsføring av et EU-prosjekt. Dette var følgelig en ventet korrigering. Til pkt. i) Studieporteføljestyring Samlerapport for master- og bachelorstudier Studiedirektøren innledet om arbeidet som er gjort hittil, og hvordan det materialet som foreligger er framkommet. Hun understreket det har vært viktig å starte et sted og få fram et grunnlag som etter hvert vil utfylles og forbedres. Hovedhensikten med arbeidet er å få fram et data- og kunnskaps-
10 grunnlag for styring og videreutvikling av studieporteføljen. Det en ser er imidlertid noen klare trender. Masterstudiene har jevnt over for få studenter og lav gjenomstrømming. Det innebærer at arbeidet med konsolidering og videreutvikling av masterporteføljen blir viktig også i fortsettelsen. En ser også et stort sprik i ressursbruk til faglig koordinering. Bachelorstudiene har jevnt over god gjennomstrømming sammenlignet med sektoren for øvrig. Likevel synes det tydelig at studiene tar større ressurser enn forutsatt, og at dette kan se ut til å skje på bekostning av tiden som er forventet avsatt til FoU, og dermed også publisering. Studiedirektøren gjorde deretter nærmere rede for situasjonen i hvert enkelt fakultet, ut fra det datagrunnlaget man nå har, men som altså skal utvides og forbedres med tallmateriale for nye kull. Standardisering og transparens er viktig for å få fram korrekt datagrunnlag og gode analyser. Oslo 21. november 2013 Kari Toverud Jensen rektor Ann Elisabeth Wedø høgskoledirektør