HELSE MIDT-NORGE RHF STYRET Sak 39/15 Orienteringssaker Vedlegg Mobilisering av ressurser til forberedelse av anskaffelsesprogram ny PAS/EPJ Saksbehandler Ansvarlig direktør Saksmappe 14/497 Mettemarie Tange Torbjørg Vanvik Dato for styremøte 16. april 2015 SAKSUTREDNING: VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Nummererte vedlegg som følger saken Ingen Utrykte vedlegg i saksmappen IKT strategiplan Sak 82/12, nov 2012 IKT handlingsplan Sak 53/13SAK 2014 20140909 Referat styringsgruppe ehelse Saksnummer 28/14 GJELDENDE FORUTSETNINGER 2012: Vedtak fattet av styret i Helse Midt-Norge RHF IKT-strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger. Hovedmålene er: Standardisering Informasjonsdeling gjennom hele pasientforløp Journalsystemer i strukturert form og med aktiv beslutningsstøtte til klinisk aktivitet Bedre ressursutnyttelse og pasientlogistikk, samt redusert pasienttransport Bedre prioriterings- og gjennomføringsevne «Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. «Tiltaksområde 1 Pasientbehandling og samhandling: 1.1 Bytte ut elektronisk pasientjournal og pasientadministrativt system 1
2013: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan 2013-2018, og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen. 2014: Styringsgruppe ehelse oversender saken til adm.dir. Helse Midt- Norge RHF med anbefaling om at det arbeides videre med planlegging av et prosjekt for realisering av alternativ 2 i programstyrets anbefaling; - Et helhetlig endringsprogram innen hele helsetjenesten i Midt- Norge på tvers av nivåene understøttet av ny felles systemløsning. BAKGRUNN Det skal anskaffes nytt pasientadministrativt system (PAS) og ny elektronisk pasientjournal (EPJ) for Helse Midt-Norge. Til gjennomføring av anskaffelsesprogrammet skal det etableres et anskaffelsesprogram. Det er vesentlig at programmet blir bemannet med tilstrekkelige og kompetente ressurser til å gjennomføre anskaffelsen på en profesjonell måte som ivaretar helseregionens behov, budsjettrammer og kontroll av risiko. FAKTISKE OPPLYSNINGER Det er kommunisert offisielt at tidspunkt for inngåelse av kontrakt vil skje den 20. desember 2017. Datoer for sentrale milepæler fremgår av tabell 1, Sentrale milepæler. Milepæler Dato Kunngjøring 30. november 2015 Informasjon til kvalifiserte leverandører 5. februar 2016 Nedvalg fra 5 til 3 leverandører 2. desember 2016 Utsendelse av endelig konkurransegrunnlag 14. april 2017 Mottak av endelige tilbud 4. august 2017 Valg av leverandør meddelelse om resultat 13. oktober 2017 Kontraktsignering 20. desember 2017 Tabell 1. Sentrale milepæler Tidsplanen for anskaffelsen av ny PAS/EPJ-løsning er basert på en forventning om at en beslutning om mobilisering vil kunne skje i mai 2015. Tidsplanen har vært til ekstern kvalitetssikring (KS) hos Boston Consulting Group (BCG). Konklusjonen er at planen er: Existing plan is thorough and comprehensive Procurement phase clearly well understood, documented and planned Similarly, evaluation phase aligns with good practice 2
BCG fremhever for øvrig viktigheten av sterk forankring i HMNs ledelse og at det etableres et program med klart mandat og ansvarsforhold. Planen og hovedaktiviteter for mobiliseringen fremgår av nedenstående figur. Figur 1. Mobilisering - overblikk Det pågår i øyeblikket et arbeide for å definere kommunal deltakelse med tanke på ressurser. Dette foregår i forbindelse med utarbeidelse og inngåelse av samarbeidsavtaler for deltakelse i programmet. Av eksterne ressurser er følgende avtaler på plass eller under utarbeidelse: Juridisk bistand: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS. Program og prosjektkonsulenter: Avgjørelse på anskaffelse treffes 17. april. It-infrastruktur eksperter: Avgjørelse på anskaffelse treffes innen utgangen av april. Kommunale helsefaglig konsulenter: Eventuell anskaffelse avtales i etterkant av inngåelse av samarbeidsavtaler når forholdet mellom interne tilgjengelige ressurser og programmets behov er avklart. Det er i ferd med å innhentes rammeavtale for ekstern kvalitetssikring basert på de samme prinsipper som ligger i Finansdepartementets KS regime. HELHETLIG DRØFTING Mobilisering av anskaffelsesprogram PAS/EPJ fokuserer i første omgang på å få meget kompetente ressurser til sentrale roller i programmet og programkontoret. Dette reflekterer 3
anskaffelsens kompleksitet og omfang. Av hensyn til videre kvalitet og fremdrift i programmet, og ikke minst å få etablert et enhetlig og samlet fokus internt i HMN, er det vesentlig å komme i gang tidlig og kunne bruke nødvendig tid på å mobilisere de riktige ressursene til programmet. HMN har behov for å mobilisere både interne og eksterne ressurser (primært innleie/konsulenter) i første omgang for å forberede styresak knyttet til vedtak om å kunngjøre anskaffelse av nytt PAS/EPJ. Det er avgjørende at saksunderlag i et meget omfattende anskaffelsesprogram er av høy kvalitet som gjennomgår en ekstern kvalitetssikring. Ressurser til programkontoret som jobber med styresaker med tilhørende saksunderlag er de første ressursene som mobiliseres i løpet av april. Interne ressurser fra foretaksgruppen skal deretter mobiliseres til øvrig anskaffelsesorganisasjon. I april og mai vil det pågå interne prosesser i foretaksgruppen knyttet blant annet til endelig organisering og ansvarsfordeling i relasjon til den organisasjonsutviklingen (standardisering av pasientforløp/pakkeforløp med tilhørende arbeidsprosesser) som må foregå løpende fra d.d. fram til implementering av nytt system. HMN har utarbeidet forslag til organisering basert på erfaring fra tilsvarende program. Dette vil bli presentert for styret før sommeren 2015. Det planlegges også referansebesøk til sykehus/klinikker (i perioden mai august) som er brukere på ulike stadier av systemer fra aktuelle leverandører. Kompetansebehovene i programmet som helhet knytter seg til klinikere, kommunal helsefaglig ekspertise, it-infrastrukturspesialister, spisskompetanse innenfor økonomi, juss og prosjektstyring. I tillegg til dyp faglig innsikt innenfor sine respektive områder, vil det legges vekt på å finne frem til ressurser med erfaring fra komplekse og store programmer, med stor erfaring fra planlegging- og styringsprinsipper i slike programmer, svært gode samarbeidsevner, samt generell anskaffelseserfaring. Sentrale ressursene forventes å bli innrullert i programmet fra midten av april til starten av juni. Fra juni er det viktig at de er 100 % frigjort til anskaffelsesarbeidet, slik at de kan inngå i detaljplanlegging og forberedelse av oppstarten av programmet i august. De øvrige programdeltagerne skal utpekes senest 1. juni. Det vil være en kombinasjon av egne ansatte fra hele foretaksgruppen og eksterne/innleide ressurser. De skal være klare til å inngå i programmet senest 17. august helst før. Det er planlagt med et kick off for samtlige programdeltagere i august, og det vil i starten av september foregå undervisning i offentlige anskaffelser, kravspesifisering og program- og prosjektforståelse. KONSEKVENSVURDERING Det er ikke gjennomført en ROS analyse som grunnlag for selve beslutningen om å mobilisere programmet. Overordnede konsekvenser ved å skyve beslutningen om mobilisering listes i det nedenstående. 4
Positive konsekvenser Område Detaljplanlegging Styringsstruktur Tabell 2. Positive konsekvenser Konsekvens Der vil være mer tid til detaljplanlegging Styringsgruppe og programdirektør vil kunne være på plass i forkant av mobiliseringen. Negative konsekvenser Område Momentum Tidsplan forskyves eller komprimeres Omdømme Konsekvens Det har vært snakk om anskaffelsen i en del år, en rekke delaktiviteter er igangsatt i forventning om at programmet skal etableres formelt, og folk ønsker å komme i gang. HMN har i dag system man er alene om å bruke. Dette gir risiko både klinisk og ift. økte driftskostnader. HMN er sist ute av helseforetakene. Flere tiltak er blitt utsatt på bakgrunn av en forventning om at behovene kan oppfylles via den nye PAS/EPJløsningen. En forskyvning av mobilisering vil som utgangspunkt medføre at tiden før en ny og bedre løsning er på plass forskyves tilsvarende. Forventninger til effektiviseringer, kvalitetsløft mm. vil i så fall bli innfridd senere, med tilsvarende nyttetap. Dersom tidsplanen komprimeres for å holde sluttdato, øker risikoen i gjennomføringen av programmet. Kontrakttidspunktet den 20. desember 2017 er allerede offentlig gjort på interne og eksterne møter og konferanser, blant andet til HOD og leverandører. Utsettelse av å få mobilisert programmet vil kunne skape et negativt omdømme både internt og eksternt. Tabell 3. Negative konsekvenser ØKONOMISKE KONSEKVENSER Budsjett for 2015 er satt opp med finansiering av mobiliseringsfasen. De økonomiske konsekvensene på programkostnader og tapt nytteverdi ved ikke å starte mobiliseringen nå fremgår av tabell 4, Estimerte økonomiske konsekvenser. Område Endring av tidsplan Nytte Konsekvens Kontrakttidspunktet vil bli flyttet ca. 3 måneder fra 20. desember 2017 til mars 2018. Estimat av ekstra kost i programmet: ca. 3,5 mnok Estimert effekt* av å utsette mobilisering med tre måneder er estimert til å ligge i intervallet -1 til -12 MNOK avhengig av omfang på anskaffelsen. Effekten vil påvirke prosjektets estimerte 5
lønnsomhet**. *Estimat basert på neddiskontert effekt av tre måneders utsettelse, diskonteringseffekten. **Prosjektets diskonterte nåverdi av fremtidig kontantstrøm. Tabell 4. Estimerte økonomiske konsekvenser ADM. DIREKTØRS OPPSUMMERING/ANBEFALING Med bakgrunn i det som er beskrevet over anbefaler adm. direktør at mobiliseringsprosessen igangsettes, i første omgang for å forberede styresak knyttet til vedtak om å kunngjøre anskaffelse av nytt PAS/EPJ, i henhold til den fremlagte planen. Det er i tillegg behov for å få etablert en felles styringsmodell sammen med kommunene. Styringsmodellen vil etter all sannsynlighet omfatte et programstyre sammensatt av representanter fra kommuner, RHF, HF og tillitsvalgte. Brukerrepresentanter skal være representert i referansegrupper og eventuelt i styringsgruppen. Det vil bli lagt frem orienteringssaker og vedtakssaker til styret knyttet til anskaffelsen i perioden april oktober 2015 etter følgende plan. Juni: Det vil bli fremlagt en egen styresak i juni med vedtak om oppnevning av programstyre for anskaffelsen samt en preliminær kost/nytte analyse inklusive grundig gjennomgang av nullalternativet. September: Utkast til programinitieringsdokument (PID). Oktober: Styresak med vedtak om igangsetting av anskaffelsen. Når styringsgruppe er etablert og dens leder er utpekt vil prosessen med å rekruttere programdirektør settes i gang. Dersom det mot formodning ikke lykkes å etablere samarbeidsavtaler med kommunene vil samme tidsplan legges til grunn og HMN vil da planlegge for en anskaffelse som omfatter kun spesialisthelsetjenesten i regionen. 6