VALG /17 Valgstyret Risikovurderinger og tiltak ved gjennomføringen av stortings- og sametingsvalget 2017 ELSO ESARK-0211-201613356-49 Hva saken gjelder: Valgoppgavene er som ved de foregående valgene organisert slik at beslektede oppgaver er samlet og fordelt på team ledet av en gruppeansvarlig. De gruppeansvarlige inngår i en samordningsgruppe ledet av bystyredirektøren, med felles ansvar for å ivareta helheten i valggjennomføringen. Valgansvarlig følger opp arbeidet i gruppene og samarbeidet på tvers av gruppene. Det er som ved tidligere valg utarbeidet milepæler for valggjennomføringen på alle oppgaveområder. Som ved 2015 valget er det også gjennomført en risiko og sårbarhets analyse innenfor alle oppgaveområdene. Gruppenes milepæler og risikoanalyser er oppsummert i en overordnet milepælsplan og risikoanalyse for hele valget. Gruppene benytter samme skjema ved vurdering av risiko og behov for tiltak innenfor oppgaveområdene. Verktøyet som benyttes er en felles mal som benyttes i Bergen kommune ved risikoidentifikasjon og analyse. Etter at det er foretatt en analyse innenfor oppgaveområdene gir systemet en samlet vurdering av grad av risiko innenfor hele oppgaveområde, her valget. Gruppenes analyser innenfor eget oppgaveområde er brede, og viser at sannsynligheten er begrenset for at ting kan gå galt og få store konsekvenser for valggjennomføringen. I denne saken presenteres de områder som er vurdert å være mest vesentlige i gjennomføringen av et sikkert og korrekt valg. Forslag til vedtak: Valgstyret tar de fremlagte risikovurderingene til orientering, og ber om at fremlagte forslag til å øke sikkerheten i valggjennomføringen legges til grunn i det videre valgarbeidet. Dato: 14. juni 2017 Elin Solberg - saksbehandler Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 1
Saksutredning: Utgangspunktet for en vurdering av risiko og behov for tiltak ved gjennomføringen av stortings og sametingsvalget valget i 2017, er milepælene og en risiko og sårbarhetsanalyse av oppgavene som er lagt til gruppene. Alle grupper benytter samme skjema ved vurdering av risiko og behov for tiltak innenfor oppgaveområdene. Gruppene har sett på hva som kan skje av uønskede hendelser, vurdert årsaker, sannsynlighet og konsekvens av uønskede hendelser. Forebyggende tiltak og tiltak som iverksettes om uønskede hendelser er vurdert og forberedt. Gruppenes analyser innenfor eget oppgaveområde er brede, og viser at sannsynligheten er begrenset for at ting kan gå galt og få store konsekvenser for valggjennomføringen. Oppgaveområde administrasjon Mottak av stemmer og valgoppgjør og kandidatkåring utføres i det valgadministrative systemet (EVA). Kommunene legger inn lokal informasjon som, stemmesteder, stemmemottakere og hvordan kommunen gjennomfører sine tellinger/valgoppgjør. Korrekt innlegging av data er avgjørende for at stemmer mottas på riktig stemmekrets og at den kretsvise fordelingen av registrerte stemmer blir korrekt. Sikkerheten ivaretas ved at innlegging av data er avgrenset til få personer, men slik at de ansvarlige kan kontrollere, og overta funksjoner ved sykdom eller annet fravær. Det er også lagt opp slik at brukerne av systemet kun får tilgang til den delen av systemet som de har behov for til å løse sine oppgaver. En forhåndsstemmemottaker som skal ta i mot forhåndsstemmer for eksempel på Lagunen, får bare tilgang til å motta stemmer på dette stemmestedet, tilsvarende for stemmemottakere på valgdagen som er den største gruppen brukere av systemet. EVA dekker oppgaveløsningen på flere områder. I tillegg til at de ansvarlige innenfor oppgaveområdene har fått opplæring innenfor eget område, er det to superbrukere som dekker alle oppgaveområder i EVA. Bemanning Bemanningsgruppen har foretatt en risikovurdering av arbeidet med rekruttering av valgmedarbeidere, og det er ingen områder som fremstår som spesielt sårbare eller risikofylte. Der det er kartlagt områder som kan medføre risiko, er det iverksatt tiltak slik at konsekvensene blir redusert til et minimum. Rekruttering av personell til forhåndsstemmegivningen, valglokalene valgdagen og personell til sentrale oppgaver er foretatt gjennom offentlig utlysning av stillingene, og interesserte søker deretter via et nettbasert system, Mobilise. Rekrutteringen har tatt utgangspunkt i innmeldte behov fra de gruppeansvarlige og den største gruppen er valgmedarbeidere til valglokalene på valgdagen. Bemanningsgruppen har mottatt svært mange søkere, og det er rekruttert inn rikelig med reserver i tilfelle forfall. Alle valgmedarbeidere må delta på obligatorisk opplæring, og opplæring gis også til alle reserver.. Kontaktinformasjon om valgmedarbeiderne er lagret i systemet. Skulle det oppstå systemsvikt er det lagt opp til en rutine hvor det tas ut rapporter med kontaktinformasjon og status for søkere ukentlig. Leverandøren har også foretatt en risikovurdering og skissert tiltak dersom det skulle oppstå problemer med systemet. I bemanningsgruppen er det etablert rutiner for oppfølging av oppgaver ved fravær, og flere kan administrere Mobilise. Dersom EVA faller ut over lengre tid medfører det behov for ekstra bemanning for å registrere og klargjøre stemmene for telling. Som ved valget i 2013 og 2015 er byrådsleders avdeling kontaktet for å sikre at medarbeidere i kommunen kan stille dersom en beredskapssituasjon skulle oppstå. som kan 2
steppe inn dersom EVA skulle falle ut over tid. Det vil bli gitt opplæring, og det etableres et registreringssenter sentralt. Informasjon Kommunene er ansvarlig for å informere velgerne om hvem som kan stemme, hvordan de kan stemme og hvor og når de kan stemme. Valgstyret har vedtatt en kommunikasjonsstrategi med prinsipper og føringer som er styrende for informasjonsarbeidet, og valgstyret informeres om de konkrete tiltak som iverksettes. Det er utarbeidet planer for bestilling av materiell og veiledere for all annonsering. Det mest kritiske er om det er feil i informasjonsmateriell som sendes ut eller kommer på trykk i aviser eller digitalt. For å redusere risikoen er det flere som leser korrektur/sjekker all tekst, før det produseres og sendes ut. Annonser produseres i god tid og tilsvarende bestilling av innrykk i avisene. Flere informasjonsarbeidere kan utføre oppgaven. Lokaler og utstyr/materiell Logistikken på rigging av forhåndsstemmesteder og valglokaler valgdagen er omfattende og det mye materiell som skal distribueres til lokalene. Bestilling av nytt materiell og utstyr til lokalene gjennomføres i god tid før sommerferien. Pakkelister utarbeides i samarbeid med Etat for bygg og eiendom (EBE), som ivaretar hovedtyngden av pakking og distribusjon av materiell og utstyr til lokalene. EBE er også ansvarlig for rigging av lokalene etter tegninger utarbeidet av materiellgruppen i samarbeid med EBE.. Oppsettet i lokalene og tilsendt materiell, inklusive stemmesedler, kontrolleres av EBE og Bystyrets kontor i helgen før valgdagen. Alle valglokaler på valgdagen har en dedikert vedlikeholds teknikker som kjenner bygget. Stemmestyret møter i valglokalene to timer før lokalene åpner, og stemmestyrets leder har ansvar for å kontrollere at alt materiell er på plass før valglokalet åpner. Det finnes egne sjekklister både for pakking og utpakking av materiell. Det er også egne rutiner for oppbevaring og forsendelse av stempler og stemmesedler. Det er to til stede under transport, og stempler og avgitte stemmegivninger/sedler transporteres hver for seg. Stemmeseddelesker og annet materiell forsegles før transport og kontrolleres ved mottak i rådhuset. Stemmestyrets leder er ansvarlig for å kontrollere at det er stemmesedler til alle lister og at valgmedarbeiderne jevnlig kontrollerer stemmeavlukkene. Dette er for å sikre at det til enhver tid er tilnærmet likt antall sedler for alle lister i avlukkene. Det kontrolleres også at lister ikke blir byttet om i avlukkene. ( For reserveprosedyrer valgdagen, se under opplæring) På valgdagen etableres et kontaktsenter sentralt hvor valgmedarbeiderne kan ringe om de er usikre på hvordan løse oppgaver, eller om de mangler materiell. Det er utplassert biler med materiell/stemmesedler i Åsane, Loddefjord og Fana i tillegg til i sentrum, som kan supplere valglokalene. Tilsvarende support finnes for IKT løsningen i lokalene. Ved forfall til valglokalene innkalles reserver, som har fått opplæring i forkant. EBE har også reserver som kan erstatte ved forfall blant vedlikeholdsteknikerne. Opplæring Alle som skal arbeide som valgmedarbeidere i Bergen må delta på obligatorisk kurs uavhengig om de har vært med tidligere. Kursene gir en innføring i sentrale bestemmelser i valgloven/forskriftene, og en konkret gjennomgang av alle oppgavene i valglokalet. Det gjennomgås også hvordan valgmedarbeiderne skal møte og bistå velgerne. Alle må logge seg på EVA og løse oppgaver slik at de blir fortrolig med de funksjoner de skal benytte som stemmemottaker. 3
Reserveprosedyrer som skal tas i bruk dersom EVA faller ut, er beskrevet i veilederen og gjennomgått på opplæringen. Utstyr for manuelt mottak plasseres ut ved hvert avkrysserbord. Alle valgmedarbeiderne får en valgveileder som beskriver alle funksjoner i valglokalet, inklusive beskrivelser for fordeling av oppgaver mellom stemmestyrene og de øvrige valgmedarbeiderne. Stemmestyrene møter i lokalet to timer før lokalene åpner, og de øvrige valgmedarbeiderne en time for å gi rom for forberedelser. Stemmestyrets leder er ansvarlig for å føre logg over alle feil/uønskede hendelser i valglokalet. Et eksempel kan være at en velger legger en ustemplet seddel i urnen og gis anledning til å stemme på nytt. Loggboken følger stemmestyres møtebok. Forhåndsstemmegivningen Mottak av stemmer på forhånd er en omfattende oppgave med 18 faste forhåndsstemmemottak og ca. 90 institusjoner. Alle forhåndsstemmer mottas i EVA, og stemmer til egen kommune godkjennes ved mottak og når velgeren selv legger stemmeseddelen i urnen. De kritiske områdene er hovedsakelig tilgangen til EVA ved mottak av stemmer og stabil og kompetent bemanning. Nettilgangen er testet ved alle forhåndsstemmestedene, og det er lagt opp til en back up løsninger dersom primærløsningen svikter. I tillegg er der en manuell rutine for mottak av stemmer dersom nettilgangen faller helt ut. Alle forhåndsstemmemottakere må delta på obligatorisk opplæring. Med unntak av noen få institusjoner vil det være minimum tre stemmemottakere tilstede ved samtlige forhåndsstemmemottak. To medarbeidere er ansvarlig for å motta stemmegivninger, mens en medarbeider kan bistå velgerne. Ved noen få institusjoner vil det være to stemmemottakere som følge av at velgerne her i liten grad har behov for bistand, og at det er få som avgir stemme. Større mottak har flere medarbeidere, for å motta stemmegivninger, bistå velgerne og holde orden på eventuell kø. Det er alltid to medarbeidere ved mottak av stemmer. Det er også rekruttert reserver som kan kalles inn ved fravær. Alle reservene har fått opplæring. Forhåndsstemmegivningen følges tett og kontrolleres av de ansvarlige for forhåndsstemmegivningen sentralt. Forhåndsstemmemottakerne kan ringe en vakttelefon for hjelp i hele stemmeperioden. Stemmer til andre kommuner vil bli sendt til rette kommune fortløpende for å sikre at de kommer frem i tide til valgoppgjøret. IKT Ved gjennomføringen av stortings- og sametingsvalget i 2017 skal det benyttes elektronisk avkryssing i manntallet, og derved er IKT løsningene avgjørende både ved mottak og registering av stemmegivninger, og under valgoppgjøret. Det elektroniske valgadministrative systemet (EVA) består av tre applikasjoner, EVA Admin, EVA Skanning og EVA Resultat. Systemet er driftet og forvaltet av Valgdirektoratet. Systemet er nettbasert, og krever spesial tilgang og installasjon av et sertifikat på maskinene som benyttes ved mottak av stemmegivninger. I alle valglokaler er det satt opp en primær nettverksløsning som er en fast og sikker linje, og et mobilt nettverk som back up løsning. Manuelle rutiner benyttes i tilfelle den elektroniske løsningen faller ut. Det er også gjennomført ROS analyse og innført sikkerhetsrutiner ved for eksempel, DDoS-angrep. I forhåndsstemmeperioden og på valgdagen/uken kan valgmedarbeiderne ringe et kontaktsenter dersom det er feil på utstyret og om de har problemer med den tekniske løsningen. Det er også inngått avtale med skannerleverandøren som vil ha bakvakt på løsningen. Valgdagen vil det være IKT ansvarlige i alle valglokalene, og det er team plassert i bydelene som kan rykke ut for bistand og utskifting av utstyr. 4
Det gjennomføres en omfattende testing av skannerløsningen, og det gjennomføres prøvevalg i regi av Valgdirektoratet. Det blir leid ekstra utstyr til skannersenteret og kjøpt reserve PC er til valglokalene. Valgoppgjøret Et korrekt og sikkert valgoppgjøret forutsetter at mottak av stemmer i valglokalene utføres korrekt, at stemmene transporteres sikkert fra valglokalene til rådhuset samt at opptellingen av stemmene foregår korrekt. Det utarbeides egne rutiner for forsegling av stemmesedler ved transport og stemmestyrets leder og nestleder må sammen bringe stemmesedlene til rådhuset. Alt utstyr er forseglet under transport, og kontrolleres sentralt. Det kvitteres ved inn- og utpakkinger. Stemmeseddeleskene og stemmestyrets møtebok kontrolleres i rådhuset før stemmestyret blir permittert. Rådhusets andre etasje mot vest benyttes til oppbevaring og skanning av stemmesedlene, og alle rom, hyller mv. merkes slik at Bystyrets kontor har god kontroll på hvor alt materiell oppbevares. Tilgangen til EVA avgrenses for den enkelte til kun de funksjoner den skal utføre, og alle medarbeidere får opplæring. I skannerlokalet og i verifiseringsrommet vil det være egne ansvarlige som følger opp kontrollerer medarbeiderne. Det utarbeides en egen rutine for godkjenning og forkasting av stemmegivninger og foreslåtte forkastinger behandles i arbeidsutvalgets første møte i uke 35/36. Lokalene som benyttes til telling og valgoppgjør klargjøres for valget i løpet av sommeren, og det settes inn egen låser som sikrer at bare de valgmedarbeidere som har oppgaver i lokalene får tilgang. Nøklene må kvitteres ut og returneres i etterkant av valget. Alle som har oppgaver for valget og som skal inn i andre etasje, må bære eget ID-kort for valget. Fra og med 10. september vil det være en egen vaktordning i rådhuset frem til kontrolltellingen er avsluttet. Samlet risikovurdering Ved vurdering av risiko innenfor oppgaver ser en på sannsynligheten for at en uønsket hendelse inntreffer, og konsekvensen om så skjer. For valget samlet fremgår det av de foretatte vurderinger, at sannsynligheten for at uønskede hendelser skal inntreffe, hovedsakelig vurderes til å ha middels risiko. På noen områder er risikoen lav, og i noen få tilfeller høy. Det som er gjennomgående er at sannsynligheten for at hendelser inntreffer er relativt lav, det er konsekvensene som trekker opp vurderingen av risikonivået. I den grad de er mulig er det lagt opp til tiltak som skal forebygge at hendelser inntreffer, for eksempel med obligatorisk opplæring av alle valgmedarbeidere. På noen områder forebygges det ved at back up løsning er på plass i lokalet, og tiltak er klar om hendelser inntreffer, som for eksempel hvis nettilgangen faller ut. Risikoen knyttet til bruken av valgadministrative systemet EVA og EVA skanning vurderes som relativt lav, men konsekvensene er høy om hendelser inntreffer. Det er lagt inn omfattende testing, og kontroll av innlegging av data og tilganger til systemet fra kommunens side. Kommunene deltar i Valgdirektoratets prøvevalg og test av systemet. Det er også en sikkerhet i at leverandøren av skannerløsningen er godt kjent med «EVA» og har utført egne tester. Leverandøren vil være tilstede under installasjon, og testing og har support frem til valgoppgjøret er klart. Valgdirektoratet er systemeier og ivaretar sikkerheten på selve systemet. 5