Sttorrd kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 30.01.12 Kl.: 10.00 14.45 Stad: Formannskapssalen Saknr.: 01/12 06/12 MØTELEIAR Johan Inge Særsten (Frp) DESSE MØTTE Wilhelm Engelsen (Ap) Kristin Ankervold (Ap) Jens Arne Stautland (Krf) Peggy Husevik Bærøy (V) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Else Holst Larsen, Birte Bjørkelo og Kari Gaasemyr. Rådmann møtte ikkje på grunn av sjukdomsforfall. Frå administrasjonen møtte økonomisjef Hege Etterlid i orienteringssak vedr. Sunnhordland Lufthamn og vedr. drøfting av rekneskap og budsjett for kontrollutvalet. Ordførar Liv Kari Eskeland møtte og i desse to orienterings- / meldingssakene. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 02/12 Godkjenning av protokoll frå møte 12.12.11 03/12 Orienteringssaker 04/12 Meldingar 05/12 Gjennomføring av prosess for vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 06/12 Gjennomgang av møteprotokollar 1
01/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 12.12.11 Det er ein feil i møteprotokollen i sak 36/11. Rett møtedato skal vera 04.juni, ikkje 04.mai, for kontrollutvalsmøte der m.a. rekneskapar skal handsamast. Dette vert retta opp. Det skal og gjevast melding til kommunen, slik at retta dato kjem med på møteoversikt. Det framkom elles ikkje merknader til protokoll frå møte 12.12.11. Protokollen frå møte 12.12.11 vart samrøystes godkjend. 03/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Ordførar / rådmann Orientering om Sunnhordland Lufthamn AS oppfølging av stoda etter innvilga lån i 2010. Viser til notat frå sekretariatet til ordførar / rådmann 2 Fylkesmannen Rapport etter tilsyn vedr. tvungen helsehjelp ved Stord sjukeheim / helsetilsynet 3 Rådmann / økonomisjef Detaljert oversikt byggerekneskap Nordbygdo ungdomsskule teke til orientering i formannskapet 31.08.11. Godkjenning byggerekneskap fleirbrukshall Nordbygdo framlegg til vedtak vedteke i kommunestyret 15.12.11. 4 Deloitte Interimsrevisjon Stord kommune 2011 5 Sekretariatet / Deloitte Orientering om oppstart av selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) 6 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Stord kommune FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringssakene til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Ordførar / rådmann Ordførar Liv Kari Eskeland orienterte om bakgrunn for å gje lån til Sunnhordland Lufthamn AS (SL) i 2010, og om stoda i selskapet. Det vart opplyst om at det skal haldast eigarmøte i SL 14.02.12. Økonomisjef Hege Etterlid orienterte om inngått leigeavtale, og opplyste at avdrag vert betalt i tråd med inngått avtale. Kontrollutvalet drøfta saka ut frå orienteringane og stilte spørsmål. Rekneskap som syner kva lånemidlar er nytta til, og budsjett som synleggjer planar for drift vidare framover vart etterspurd. Konklusjonen etter drøfting vart at ordførar kjem tilbake i neste møte i kontrollutvalet (19.03.12) og gjev orientering til kontrollutvalet om: Orientering frå eigarmøte 14.02.12 Rekneskap som syner bruk av lånemidlar Budsjett som synleggjer planar for drifta av SL vidare framover 2
2 Fylkesmannen / helsetilsynet 3 Rådmann / økonomisjef Dagleg leiar / evt. styreleiar i SL vert og invitert til å vera med og orientera til kontrollutvalet. Etter slik orientering vil kontrollutvalet drøfta om ein skal gå vidare med saka. Rapport etter tilsyn vedr. tvungen helsehjelp ved Stord sjukeheim vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet tek rapporten til orientering. Det er sett frist for å gje tilbakemelding om tiltak som vert sett i verk for å retta dei avvik som er påpeika til 15.01.12. Kontrollutvalet ber om at kopi av denne tilbakemeldinga vert lagt fram på neste møte. Wilhelm Engelsen gjekk frå som ugild under drøfting av denne orienteringssaka. Grunngjeving er at han / hans firma har vore prosjektleiar / utøvande entreprenør for prosjektet. Kontrollutvalet gjennomgjekk og drøfta dei to sakene: Detaljert oversikt byggerekneskap Nordbygdo ungdomsskule teke til orientering i formannskapet 31.08.11. Godkjenning byggerekneskap fleirbrukshall Nordbygdo framlegg til vedtak vedteke i kommunestyret 15.12.11. Kontrollutvalet merka seg at det er store overskridingar i desse prosjekta. Det vart og opplyst at rådmann har tinga Avgrensa revisjon av byggeprosjekt Nordbygda ungdomsskule, og Deloitte har lagt fram rapport i januar 2011. Utvalet ber om å få seg førelagt denne rapporten. Konklusjon etter drøftinga vart at kontrollutvalet vil be om ei orientering frå rådmann på neste møte. Orienteringa skal gjere greie for kva som er sett i verk av tiltak for å sikra tilstrekkeleg styring med liknande prosjekt i framtida. Sekretariatet førebur og ber om slik orientering til neste møte. 4 Deloitte Else Holst Larsen gjennomgjekk interimsrevisjon for Stord kommune 2011. Noko av innhaldet vart kommentert / drøfta og det vart stilt spørsmål som blei svara på. Orienteringa vart teke til orientering. 5 Sekretariatet / Deloitte Orientering om oppstart av selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM). Saksframlegg og møtereferat frå telefonmøte var sendt ut. Birte Bjørkelo frå Deloitte orienterte om prosjektplanen, med vekt på føremål og problemstillingar. Prosjektet vart drøfta og kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 6 Sekretariatet Kontrollutvalet drøfta korleis utvalet vert presentert på heimesida til Stord kommune. Det vart konkludert med at det bør leggast til rette slik at tilgangen vert lettare til området der kontrollutvalet vert presentert. Det bør og koma fram opplysningar om sekretariatet og korleis ein kan få kontakt med utvalet, og at det fortrinnsvis skjer til sekretariat eller leiar. Det skal gjevast tilbakemelding på neste møte om dette arbeidet. ingen orienteringssaker under ymse. : Vedr. orienteringssak nr. 1 om Sunnhordland Lufthamn: Kontrollutvalet vil ha ny orientering vedr. Sunnhordland Lufthamn AS på sitt neste møte. Ordførar saman med dagleg leiar / evt. styreleiar vert invitert til å gje slik orientering. Vedr. orienteringssak nr. 2 om rapport etter tvungen helsehjelp ved Stord sjukeheim: Kontrollutvalet ber om kopi av tilbakemelding til Fylkesmannen frå Stord kommune. Vedr. orienteringssak nr. 3 om overskridingar i byggeprosjekt Nordbygdo ungdomsskule / fleirbrukshall: Kontrollutvalet ber om ei orientering frå rådmann på neste møte. Orienteringa skal gjere greie for kva tiltak som er sett i verk for å sikra tilstrekkeleg styring med liknande prosjekt i framtida. Sekretariatet førebur og ber om slik orientering. 3
Vedr. orienteringssak nr. 6 om presentasjon av kontrollutvalet på heimesida til Stord kommune: Sekretariatet arbeider vidare med å få opplysningar om kontrollutvalet tilrettelagt på heimesida til Stord kommune på ein god måte. Det skal gjevast tilbakemelding om dette arbeidet på neste møte. Kontrollutvalet tek dei andre orienteringssakene til orientering. 04/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen Stord kommune låneopptak i 2012 2 Sekretariatet Brev til Kyrkjeleg Fellesråd om revisjonstenester 3 Økonomisjef / Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 sekretariatet Førebels rekneskap kontroll og tilsyn 2011 4 Sekretariatet Oppfølging av info-perm for kontrollutvalet FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Frå: Melding vedr.: 1 Fylkesmannen Brev om Stord kommune låneopptak i 2012 vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 2 Sekretariatet Det er motteke stadfesting frå Stord kyrkjelege fellesråd om at brev om revisjonstenester er motteke, og at det vil bli handsama som sak i fellesrådet sitt møte 22. februar 2012. Det er ønske om å få tilbakemelding om resultat etter møtet. Meldinga vart teke til orientering. 3 Økonomisjef / Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 sekretariatet Førebels rekneskap kontroll og tilsyn 2011 Ordførar og økonomisjef var med under drøftinga av denne meldinga. Med bakgrunn i mail sendt frå sekretariat til ordførar vart det drøfta: Korleis kan budsjettframlegg som kontrollutvalet sender over til kommunestyret, før budsjettprosessen startar, verta handsama på ein god måte? Ramme for kontrollutvalet sitt budsjett for 2012 er lik ramme for 2011. Dette er ein reell reduksjon av midlar til kontroll- og tilsynsarbeid, på grunn av at det vart inngått ny revisjonsavtale i 2011, og det er ikkje teke høgd for endra / auka prisnivå. Etter gjennomgang av spørsmålstillinga og drøfting mellom kontrollutval og ordførar vart konklusjonen, at mellom anna følgjande kan gjerast for å betra kommunikasjonen mellom kontrollutvalet og kommunestyret: Kontrollutvalet får presentera / orientera til formannskapet om sitt budsjettframlegg i starten av prosessen med budsjett. Kontrollutvalet orienterer til kommunestyret jevnleg, ved at møteprotokollar vert lagt fram som melding, og at kontrollutvalsleiar supplerer denne i møte. Det kan og vera aktuelt å gje ei generell orientering til kommunestyret om kontrollutvalet sitt arbeid. Kontrollutvalet tok elles rekneskapstal for 2011 og budsjett for 2012 for kontrollog tilsynsområdet til orientering. Om det er naudsynt å styrkja kontrollutvalet sitt budsjett for 2012 vert å vurdera seinare. 4 Sekretariatet Innhald i info-perm for kontrollutvalet vart supplert. Bruk av info-permane vart drøfta, og det vart avgjort at på neste møte skal ein gjennomgå reglementet for Stord kommune, særleg med vekt på reglement for kontrollutvalet. 4
det var ingen meldingar under ymse : Vedr. melding nr. 3 om budsjett for kontroll og tilsyn 2012: Kontrollutvalet ber om at det vert teke omsyn til dei innspel som kom fram i møtet vedr. budsjettprosess. Kontrollutvalet tek dei øvrige meldingane til orientering. 05/12 GJENNOMFØRING AV PROSESS FOR VIDARE ARBEID MED PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL : 1. Den framlagde prosjektplanen vert godkjent slik den ligg føre. 2. Det vidare arbeidet med analysar, samt Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll vert å gjennomføra i tråd med prosjektplanen. 3. Deloitte tek til orientering dei innspel som kom fram i prosessen frå kontrollutvalet i det vidare arbeidet med planane. Den framlagde prosjektplanen vart godkjent av kontrollutvalet. Birte Bjørkelo frå Deloitte leia prosess med gjennomgang av aktuelle område som kan vera aktuelle som forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalet drøfta og kom med sine innspel. Det same vart gjort for å koma med synspunkt på aktuelle prosjekt innan selskapskontroll. Det vart gjort notatar undervegs, og desse vil bli innarbeidd i det vidare arbeidet med planane. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. : 1. Den framlagde prosjektplanen vert godkjent slik den ligg føre. 2. Det vidare arbeidet med analysar, samt Plan for forvaltningsrevisjon og Plan for selskapskontroll vert å gjennomføra i tråd med prosjektplanen. 3. Deloitte tek til orientering dei innspel som kom fram i prosessen frå kontrollutvalet i det vidare arbeidet med planane. 06/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Den enkelte medlem i kontrollutvalet orienterte i møte om saklister og møteprotokollar som var aktuelle å gjennomgå. Nokre saker vart trekt fram og kort drøfta, med det var ingen saker ein ville be om ytterlegare opplysningar om på dette tidspunktet. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under ymse. Johan Inge Særsten Leiar Kari Nygard Sekretær 5