Vedlegg 1 Administrative bestemmelser Inntauingstjenester for Asker og Bærum politidistrikt Doculivenr: 201401422 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 1
INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET... 4 1.6 ALTERNATIVE TILBUD... 4 1.7 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 TAUSHETSPLIKT... 5 4 KONTRAKT... 6 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 6 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 7 7 FRISTER... 8 7.1 TILBUDSFRIST... 8 7.2 VEDSTÅELSESFRIST... 8 7.3 FREMDRIFTSPLAN... 8 8 TILDELINGSKRITERIER... 8 8.1 PRIS (60 %)... 8 8.2 KVALITET OG SERVICE (40%)... 9 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 9 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 2
1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. 1.2 OPPDRAGSGIVER Asker og Bærum politidistrikt heretter kalt oppdragsgiver, skal inngå rammeavtale for anskaffelse av inntauingstjenester som omhandler kjøretøy, sykler, båter, hunder, lagerplass for beslag m.m. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er inngå en rammeavtale med leverandør som gir politiet en god tilgang til inntauingstjenester. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg 3 Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter.. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 3
På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres følgende antall innhentinger/inntauinger per år. Politiets egne kjøretøy 25 Kjøretøy 100 Hunder 15 Sykler 150 Båter 25 Det bemerkes at ved spesielle hendelser, må det påregnes en del private inntauinger hvor politiet rekvirerer. Politiet.har i henhold til vegtrafikkloven 37 plikt til å blant annet rydde bilvei så raskt som mulig ved hendelser. Politiet vil forsøke å rekvirere inntauingsfirma fra forsikringsselskapets avtalepart til bileier(e) men dersom dette ikke lar seg gjennomføre av praktiske grunner, herunder spesielt krav om å rydde stedet så fort som mulig, vil politiet måtte kontakte sin avtalepart for inntauing av bil. Det forventes kort responstid også på disse rekvireringene. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET A) Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandør. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag består av dette dokumentet, samt: Vedlegg 2 Tilbudskjema Vedlegg 3 Kravspesifikasjonen Vedlegg 4 Prisskjema Vedlegg 5 Kontrakt Vedlegg 6 Forbehold og forutsetninger Vedlegg 7 Leverandørens vedlegg, inkludert referanser. Vedlegg 8 Endringskatalog Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 4
3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Linda Furu Postadresse: p.b 1302 Sandvika Besøksadresse Kjørboveien 33, 1337 Sandvika E-post: linda.furu@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til roald.skjelvik@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 20.03.2015. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og besvares samlet til alle tilbydere/legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 5
4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Vedlegg 5 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg til kontrakten. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg 6 Forbehold & Forutsetninger, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/xa- 20060407-0402.html#map035). Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 6
6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket og merket forsendelse og merkes «Tilbud Inntauingstjenester, referansenr. DL 201401422». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Asker og Bærum politidistrikt, kjørboveien 33, 1337 Sandvika- Tilbudet skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. Utformes på norsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene, samt tilbudskjema (signert) i perm nr. 1 Tilbudsdokumentene i perm nr. 2. altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 7
7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til mandag 08.04.2015 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 19.05.2015 kl 12.00. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 17.04.2015, første Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. 8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 60 % Vedlegg B Priser Kvalitet og service 40 % Besvarelse av relevante punkter i Vedlegg 3 Kravspesifikasjon 8.1 PRIS (60 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Vedlegg 4 Prisskjema. Prisene skal oppgis per stykk, med mindre noe annet er spesifisert. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 8
8.2 KVALITET OG SERVICE (40%) Tildelingskriteriet Kvalitet og Service er delt inn i underkriterier, herunder: Gjennomføringsevne Evalueres med bakgrunn i preferansene i vedlegg 3, kravspesifikasjonen med dokumentasjon i vedlegg 7 Servicegrad Servicegrad vurderes bla. med bakgrunn i referanser og responstid fra bestilt oppdrag til start utførelse Funksjonalitet på lokaler Evalueres med bakgrunn i vedlegg 3 kravspesifikasjonen, med dokumentasjon i vedlegg 7. 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II 9