Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær».

Oppretting av møte: 1: Logg inn som «Utvalgssekretær».

2: Gå til «Utvalgsbehandling» og «Alle utvalg» for å opprette et møte.

3: Velg utvalget du vil opprette møte i.

4: Under punktet for «Møter» kan du velge «Nytt møte».

5: Et nytt vindu åpnes. Fyll inn riktig «Starttid» og «Sted» for møtet. Trykk «Fullfør».

6: Møtet er opprettet. Saksbehandlere kan nå melde opp sine saksfremlegg til dette møtet.

Hvordan saksbehandler oppretter saksfremlegg: 7: Bruker må være logget inn med rollen som saksbehandler, utvalgssekretær eller leder.

8: Søk opp riktig sak hvor saksfremlegget skal opprettes, evt. lag en ny sak dersom det er nødvendig. Fra saksnivået oppretter du et «Nytt dokument».

9: Et nytt vindu åpnes. Velg mal. Trykk på plusstegnet (1) til venstre for saksfremlegg. Velg «Saksfremlegg/innstilling, Saksdokument» (2). Trykk «OK» (3).

10: Et nytt vindu åpnes. Om dokumentet skal være unntatt offentlighet, må man legge på riktig «Tilgangskode, Paragraf og Tilgangsgruppe». Fyll inn «Tittel».

11: Legge på en «Behandlingsplan». Dette fører til at saksfremlegget blir meldt opp til styret/utvalget/rådet. Klikk på fanen «Behandlingsplan».

12: Man får nå frem nye valg for behandling av saken i utvalget. Velg «Ny».

13: Et nytt vindu åpnes. Fyll inn «Utvalg» og «Møte» (tidspunkt). Trykk «OK».

14: Behandlingsplanen er nå opprettet. Trykk på «Fullfør» for å få opp malen.

15: Skriv inn forslag til vedtak.

16: Når du er ferdig med å skrive saksfremlegget kan du lukke filen øverst til høyre.

17: Velg «Lagre» for at teksten ikke skal forsvinne etter at du har lukket filen.

18: Etter at du har lagret, vil du få spørsmål om du vil sjekke inn filen. På denne kan du velge «Ja».

19: Etter at du har sjekket inn dokumentet kan du legge på versjonsmerknader. Velg uansett «OK».

20: Nå er saksfremlegget skrevet ferdig, lukket og lagret i systemet.

21: Saksfremlegget er ferdig skrevet og skal nå sendes til godkjenning dersom man har dette i utvalgets rutiner. Trykk på dokumenttittelen for å få opp kontekstmenyen. Her kan du velge «Send til godkjenning».

22: Et nytt vindu åpnes. Legg på én eller flere mottakere. Trykk «Fullfør».

23: Hvis dokumentet har blitt godkjent, får man en e-post via Outlook. Dersom det ikke er godkjent vil man også varsles om dette. Etter mottatt godkjenning skal dokumentet ekspederes. Klikk på «Ekspeder» fra kontekstmenyen.

24: Nå som saken er meldt opp til styret/utvalget og ekspedert, kan vi utrede sakslisten. Gå inn på det opprettede møtet.

25: Før man produserer innkallingen er det viktig å hente utvalgsmedlemmene. For å gjøre dette, trykk på fanen for «Deltakelse» (1). Trykk på «Hent utvalgsmedlemmer» (2).

26: Gå til fanen «Saker til behandling» (1). Her kan du velge hvilke saksfremlegg som skal flyttes til sakslisten. Huk av for å velge (2). Velg «Til sakslisten» (3).

27: Gå til fanen «Sakslisten». Om du ønsker å redigere rekkefølgen til saksfremleggene eller endre utvalgssak/behandling (dvs. saksnummer), trykk på «Rediger sakslisten».

28: Et nytt vindu åpnes. Her kan du velge hvilke saksfremlegg (1) du vil flytte på (2) eller endre utvalgssak/behandling (3). Velg «Fullfør» når du er ferdig.

29: Nå kan innkallingen produseres. Velg «Produser» (1). Velg «møtebok» (2).

30: Et nytt vindu åpnes. Her kan du velge om du vil generere en offentlig versjon om du har saker som er unntatt offentlighet. Du kan også huke av for «Generer saksliste» for å få med sakslisten i innkallingen/møteboken. Trykk «OK».

31: Systemet vil nå produsere møteboken/innkallingen. Dette kan ta noe tid. Det anbefales likevel at man ikke lukker vinduet før prosessen er ferdig. Mens systemet jobber med å flette filer og konvertere møteboken/innkallingen til PDF-format, vil dette vinduet vises:

32: Når konverteringen er ferdig, kan du klikke på «Klikk for å vise Møteboken» (1). Etter dette kan du lukke dette vinduet.

33: Nå er møteinnkallingen ferdig generert. Nå gjenstår det å ekspedere dokumentet. Trykk på fanen for «Dokumenter». Velg møteboken/innkallingen.

34: Man kan nå ekspedere dokumentet.

35: Send innkallingen til medlemmene til styret/utvalget/rådet. En enkel måte å gjøre dette på er ved å gå til kontekstmenyen. Velg «Send til» og deretter «Send som vedlegg med e-post». Vær bevisst på hva du sender via e-post. Sensitive opplysninger skal ikke sendes med e-post.