MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Mandag 13. juni 2016 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1600. Som medlemmer møtte: Bjørg Horn (SBL) Finn Øksne (Sp) Gerd Margot Michaelsen (Ap) fratrådte møtet kl. 1515. Følgende hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Helse, omsorg og velferd Randi Marta Berg og NAV-leder Walter Draget (alle møtte under sak 30). Fra Innlandet Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund (sak 32). Utvalgssekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Bjørg Horn som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 28/2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 04.05.16 Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 04.05.16 godkjennes. SAK NR. 29/2016 STATSARKIVETS TILSYN MED SØNDRE LAND KOMMUNE ENDELIG TILSYNSRAPPORT Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 30/2016 OPPFØLGING AV HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET OM ANKLAGELSER RETTET MOT ADMINISTRASJONEN Fra behandlingen: Med bakgrunn i at saken inneholder personopplysninger ble det enstemmig besluttet å behandle saken i lukket møte, jf. offentlighetslovens 13 og kommunelovens 31. 1
Rådmann Arne Skogsbakken, kommunalsjef Helse, omsorg og velferd Randi Marta Berg og NAV-leder Walter Draget orienterte og svarte på spørsmål. Etterspurt dokumentasjon, jf. kontrollutvalgets vedtak i forrige møte (sak 25/2016), ble fremlagt og gjennomgått i møtet. 1. Kontrollutvalget har fått seg forelagt dokumentasjon som viser at det ikke er hold i anklagen som er fremsatt. Saken anses dermed som avsluttet fra kontrollutvalgets side. 2. Kontrollutvalget mener saken synliggjør en svært belastende arbeidssituasjon for flere ansatte i Søndre Land kommune. Kontrollutvalget vil uttrykke bekymring for situasjonen, og påpeker rådmannens ansvar for å følge opp saken og ivareta de berørte arbeidstakerne. Kontrollutvalget vil be en ny orientering fra rådmannen om situasjonen i løpet av høsten 2016. SAK NR. 31/2015 TERTIALRAPPORT 1/2016 FRA INNLANDET REVISJON IKS Tertialrapport 1/2016 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. SAK NR. 32/2016 ANALYSE AV KOSTRATALL - INNSPILL TIL OVERORDNET ANALYSE 2016 Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Guro Selfors Lund presenterte analysen. 1. Revisors presentasjon av analyse av foreløpige kostratall for 2015 tas til orientering. 2. Følgende områder/tema tas med i arbeidet med ny plan for forvaltningsrevisjon med bakgrunn i kostra-tallene: Pleie og omsorg: Andel mottakere av hjemmetjenester ligger høyt over sammenlignbare kommuner og utgiftene til hjemmetjenester pr bruker er også høye. Dette er et svært vesentlig område for kommunen som kontrollutvalget også bør ha et visst fokus på. Barnevern: Det rapporteres om ulike utfordringer for barnevernet i Søndre Land, også nå etter sammenslåing med barnevernet i Nordre Land. Andelen fristoverskridelser hva gjelder undersøkelser med behandlingstid over tre måneder har økt betraktelig, samtidig melder kommunen om problemer med å fylle stillingene i barnevernet og 2
betydelige utfordringer med bemanningen i barnevernet. Kommunen har relativt høye utgifter til barn som får tiltak i opprinnelig familie og lave kostnader til barn som får hjelp utenfor opprinnelig familie. Dette er temaer som det kan være grunnlag for å se nærmere på, evt. når ny organisering har stabilisert seg noe. Skole: Gjennomsnittlig skolepoeng for Søndre Land viser svake resultat. Det har vært kommunens målsetting av dette skal bedres, men mål ble ikke nådd i 2015 slik det vises til i årsmeldingen. Administrasjon: Kommunen har høyere administrasjonskostnader enn sammenlignbare kommuner. SAK NR. 33/2016 OVERORDNET ANALYSE FORVALTNINGSREVISJON: FORELØPIGE PRIORITERINGER 1. Utkast til ny plan for forvaltningsrevisjon legges frem på neste møte med utgangspunkt i følgende foreløpige prioriteringer (ikke prioritert rekkefølge): Barnevern (stikkord: oppfølging av avtalen med Nordre Land kommune om felles barnevern, etablere samarbeid med kontrollutvalget i Nordre Land kommune om felles undersøkelse av barneverntjenesten) Skole (stikkord: utviklingen i skoleresultater, arbeidet mot mobbing, læringsmiljø, ledelsesoppfølging, spesialundervisning, PPtjenesten mv.) Pleie og omsorg / hjemmetjenester (stikkord: kostratall, gjennomføre forundersøkelse) Informasjonssikkerhet (etterlevelse av personopplysningsloven) Innkjøp (oppfølging av tidligere revisjonsrapport, jf. vedtak i kommunestyret 13/4-15) Oppfølging av byggeprosjekt: Nytt sykehjem Integrering av flyktninger (stikkord: måloppnåelse. Er under omorganisering og prioriteres siste del av valgperioden) Administrasjonskostnader (stikkord: kostra-tall) Samhandlingsreformen (gjennomføre forundersøkelse) Oppfølging av politiske vedtak og kommunale planer Kvalitet i tjenesteproduksjonen (Aktuelle spørsmål: Hva er kvalitet? Er det satt mål på kvalitet, evt. hvordan måles og rapporteres i kommunes styringssystem? Gjennomføre evaluering av kvalitet på utvalgte tjenester.) 3
2. Saken følges opp på neste møte der ordfører og rådmann inviteres til å komme med kommentarer/synspunkter og eventuelle innspill til ny plan. SAK NR. 34/2016 BESTILLING AV FORUNDERSØKELSER FORVALTNINGSREVISJON Følgende områder følges opp gjennom nærmere kartlegging og forundersøkelser: 1) Skole: Som oppstart på en forundersøkelse inviteres rådmannen/skolesjefen til å presentere Tilstandsrapport for grunnskolen i Søndre Land 2016. 2) Barnevern: Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre en forundersøkelse rettet mot kommunens barneverntjeneste, herunder kommunens oppfølging av samarbeidsavtalen med Nordre Land kommune om felles barneverntjeneste. Kontrollutvalget i Søndre Land kommune inviterer kontrollutvalget i Nordre Land kommune til å samarbeide om en grundigere forundersøkelse rettet mot felles barnevernstjeneste. Hensikten med forundersøkelsen er å gi kontrollutvalgene grunnlag for å vurdere om det er behov for å gjennomføre en forvaltningsrevisjon på området. 3) Administrasjonskostnader: Med bakgrunn i kostratall for 2015 bes Innlandet Revisjon IKS om å gjennomføre en undersøkelse for å kartlegge årsaker til at kommunen ligger over gjennomsnitt for kostragruppe 10 og gjennomsnitt for landet. 4) Iverksettelse av gebyrvedtak: Utvalgssekretær bes om å kartlegge kommunens ordning med innkreving av gebyr for kontroll og oppfølging av spredte avløpsanlegg som ikke er tilknyttet offentlig nett. SAK NR. 35/2016 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Sakslister kommunestyret: Sakliste 11/4-16 Saksliste 23/5-16 2. Etikkonferansen 2016 om åpenhet og kontroll (artikkel på regjeringen.no) 3. Samspillet mellom revisor og kontrollutvalget (artikkel i Kommunerevisoren 3-2016) 4. Møtegodtgjørelse 1. halvår 2016 - Kontrollutvalget 5. Diverse avisartikler 4
6. Status for konkurranseutsetting sekretariat for kontrollutvalgene i Gjøvik- og Hadelandsregionen 7. Neste møte: Tidspunkt/saksliste 8. E-post av 12/5-16 fra NN til Søndre Land kommune (Unntatt offentlighet, jf. off.lovens 13) Delt ut i møtet. Referatsakene tas til orientering. Hov, 13. juni 2016. RETT UTSKRIFT: Hov, 13. juni 2016. Bjørg Horn leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: MANDAG 19. SEPTEMBER 2016 Tidspunkt: KL. 0900 Aktuelle saker: Selskapskontroll: Presentasjon av oppgaven Overordnet analyse selskapskontroll: Foreløpige prioriteringer Tilstandsrapport for grunnskolen i Søndre Land 2016 (KU-sak 34/16) Forundersøkelser (utført av sekretær og revisor) jf. KU-sak 34/16 Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2019 Tilsynsrapport vedr. arkivloven (orienteringssak) utsatt sak fra 13/6-16 Saker til senere oppfølging: Høsten 2016: Ansattes arbeidssituasjon (orientering v/rådmannen, jf. KU-sak 30/16) Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Forundersøkelse: Forundersøkelse: Møteplan 2016: Onsdag 13.01.16 kl. 0900 Onsdag 24.02.16 kl. 0900 i tillegg til opprinnelig møteplan Mandag 07.03.16 kl. 0900 Mandag 02.05.16 kl. 0900 endret til onsdag 04.05.16 kl. 0900 Mandag 13.06.16 kl. 0900 Mandag 19.09.16 kl. 0900 Mandag 05.12.16 kl. 0900 5