Til medlemmene i Regionrådet for Fjellregionen, formannskapene i medlemskommunene og andre i følge liste Dato 09.11.2015 Arkiv: A-2015 Jnr: 9249 Vi viser til tidligere varsel og inviterer med dette til fellesmøte for alle formannskapene i Fjellregionen og innkaller til møte i Regionrådet for Fjellregionen mandag 23. november fra kl 09.00 i Kompetansesenteret Aumliveien, Aumliveien 4 c, Tynset Alle formannskapene inviteres til møte fra kl 09.00-12.30 med påfølgende lunsj: 09.00-09.50 Orientering om virksomheten i regionrådet v/regionrådgiver Rune Jørgensen 09.50-10.00 Benstrekk Detaljert program utarbeides av arbeidsgrupper som er nedsatt for videre arbeid med utredninger av alternativene Holtålen, Røros og Os og Tolga, Tynset, Alvdal, Folldal, Rendalen og Os 10.00-12.30 Kommunereformen status og videre arbeid 12.30 Lunsj Av hensyn til bestillingen av lunsj ber vi om at regionrådgiver får beskjed om antall deltakere fra hver kommune innen torsdag 19. november kl 13.00. Regionrådet for Fjellregionen innkalles til møte fra kl 13.30-15.00 for behandling av sakene som framgår under: Sak 07/2015: Godkjenning av innkalling og saksliste, og valg av to til å skrive under protokollen Sak 08/2015: Valg av leder og nestleder Sak 09/2015: Vedtektsendring Sak 10/2015: Budsjett for 2015 - revisjon Sak 11/2015: Budsjett for 2016 Sak 12/2015: Eventuelt Regionrådet består av ordfører, varaordfører, en representant for opposisjonen og administrasjonssjef i kommunene, fylkesrådet, en representant for opposisjonen og administrasjonssjef i Hedmark fylkeskommune og fylkesordfører, en representant for opposisjonen og administrasjonssjef i Sør- Trøndelag fylkeskommune. Administrasjonssjefene har ikke stemmerett. Alle medlemmene kan la seg representere med stedfortreder. Kommuner som ikke har valgt representant fra opposisjonen, slik det er anmodet om tidligere, oppfordres til å gjøre dette så snart som mulig Ev. forfall varsles på post@fjellregionen.no, rune.jorgensen@hedmark.org eller pr. tlf 951 10 577 til Rune Jørgensen. Med vennlig hilsen Bersvend Salbu/Hans Vintervold Regionrådsleder/nestleder Rune Jørgensen regionrådgiver Vedlegg: Revidert budsjett for 2015 Forslag til budsjett for 2016 Forslag til reviderte vedtekter
Sak 07/2015: Godkjenning av innkalling og saksliste, og valg av to til å skrive under protokollen Innkalling og saksliste godkjennes.. og.velges til å skrive under protokollen. Sak 08/2015: Valg av leder og nestleder Saksbehandler: Rune Jørgensen Vedtektene til Regionrådet for Fjellregionen innebærer at det på dette møtet skal velges leder og nestleder for de kommende to år. Det er arbeidsutvalgets oppgave å nedsette en valgkomite med tre medlemmer som legger fram sitt forslag til møtet. Leder og nestleder skal velges blant kommunenes ordførere. På arbeidsutvalgets møte 14. oktober ble følgende valgkomite valgt: Ordfører i Rendalen (leder), ordfører i Folldal og ordfører i Røros. Valgkomiteen vil selv presentere sitt forslag til valg av leder og nestleder. Sak 09/2015: Vedtektsendring Saksbehandler. Rune Jørgensen Arbeidsutvalget behandlet på sitt møte 9. september en sak om etablering av Ungdomsrådet i Fjellregionen og gjorde følgende vedtak: «Arbeidsutvalget stiller seg positivt til etableringen av Ungdomsrådet for Fjellregionen etter de rammer som framgår av saksutredningen og forslaget til vedtekter. Administrasjonen bes legge fram forslag til endring av vedtektene som gir Ungdomsrådet for Fjellregionen møte- og forslagsrett i arbeidsutvalget og Regionrådet for Fjellregionen.» Hele saksutredningen kan leses her: http://www.fjellregionen.no/6056.6054.arbeidsutvalget.html Ungdomsrådet ble formelt etablert 14. oktober. På stiftelsesmøtet deltok representanter fra ungdomsrådene i fem av de åtte kommunene i Fjellregionen: Rendalen, Alvdal, Tynset, Os og Røros. Ungdomsrådene i Tolga og Folldal har meddelt at de vil vurdere deltakelse etter hvert. Holtålen Ungdomsråd har vedtatt at de vil avvente kommunereformen og de synes de får dekt sine behov gjennom Ungdommens Fylkesutvalg i Sør-Trøndelag. På stiftelsesmøtet ble det vedtatt vedtekter der det blant annet heter at hovedmålsettingen er at «Ungdomsrådet for Fjellregionen skal jobbe for et bedre arbeids-, utdannings-, bo- og aktivitetstilbud for ungdom i Fjellregionen. Ungdomsrådet for Fjellregionen skal være en kanal for ungdomsmedvirkning og samarbeid på tvers av kommune- og fylkesgrenser.» I forhold til det framlagte forslaget til vedtekter, som ble presentert for arbeidsutvalget i Regionrådet for Fjellregionen, ble det foretatt en presisering som er markert med rødt under: «Ungdomsrådet har møte- og forslagsrett for en representant i arbeidsutvalget og Regionrådet i Fjellregionen, men kan selv bestemme hvor mange som deltar på møtene.» Dette er etter regionrådgivers vurdering en god presisering av representasjonen, som ikke endrer målet med vedtaket i regionrådets arbeidsutvalg. På denne bakgrunn legges vedlagte forslag til endring i vedtektene, som er i tråd med vedtaket i Ungdomsrådet for Fjellregionen, fram til behandling. Forslag til endringer er markert med rødt.
Framlagte forslag til vedtektsendringer som gir Ungsområdet for Fjellregionen tale- og forslagsrett i arbeidsutvalget og Regionrådet for Fjellregionen, godkjennes. Sak 10/2015: Budsjett 2015 - revisjon Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget i regionrådet behandlet saken som sak 43/2015 i sitt møte 9. september og gjorde følgende vedtak: Forslaget til revidert budsjett for 2015 vedtas og legges fram for regionrådet til behandling (godkjennelse). Saken ble presentert med følgende saksutredning: «Det vises til vedtatt budsjett for 2015 i AU-sak 48/2014 1. oktober 2014 og sak 08/2014 i Regionrådet for Fjellregionen 22. oktober 2014. Det vedtatte budsjettet, som ikke omfatter kontordriften finansiert av Hedmark fylkeskommune, var på vel 9 millioner kroner. I løpet av året er det vedtatt og iverksatt flere nye prosjekter/tiltak med varierende prosjektperiode, som i hovedsak er finansiert av fylkeskommunene og staten samt Tynset og Røros kommuner. Samlet dreier det seg om prosjekter/tiltak med budsjetter på 4,6 millioner kroner i år. Forslaget til revidert budsjett økes derfor til 13,6 millioner kroner, som det framgår av tabellen under. I vedtatt budsjett er det brukt 350.000 fra disposisjonsfondet for å finansiere virksomheten i år (pluss 79 250 kroner som var øremerket drift av arbeidsutvalget). Dette inkluderer 200.000 kroner til Interregprosjektet Scandinavian Heartland, der regionrådets bidrag i det endelige godkjente budsjettet er halvert for i år i forhold til budsjettet. Bruken av disposisjonsfondet reduseres dermed med 100.000 kroner i revidert budsjett. Forslaget til revidert budsjett inneholder fire nye tiltak/prosjekter som Regionrådet for Fjellregionen har ansvar for. Disse kommenteres nærmere under: - Regionrådets andel i prosjektet «Utredning av muligheten for omfattende bosetting av flyktninger i Fjellregionen» på 200.000 kroner er dekt opp av budsjetterte midler til «Integrering av tilflyttere og markedsføring» (AU-sak 27/2015). Dette anses som en forlengelse av det arbeidet som er gjennomført tidligere. - Prosjektet «Etablering av datasentre i Fjellregionen» belaster ikke regionrådets budsjett. Tynset, Alvdal og Rendalen kommuner bidrar i finansieringen av arbeidet. Dette arbeidet vil nå bli videreført i et eget selskap som er under etablering. - «Felles utredning av kommunereformen» finansieres av Fylkesmannen i Hedmark og Røros kommune (midler fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag) i tillegg til egeninnsatsen fra regionrådet og kommunene. - «Tynset og Røros som motorer i regional utvikling i Fjellregionen fase 2» delfinansieres av Tynset og Røros kommuner og belaster heller ikke budsjettet til regionrådet. Regionrådgiver vurderer situasjonen slik at virksomheten drives innenfor budsjettrammene for alle prosjektene/tiltakene. Det er derfor ikke behov for å foreslå andre justeringer i budsjettet. På denne bakgrunn legges fram følgende forslag til revidert budsjett for 2015:
REGIONRÅDET FOR FJELLREGIONEN Revidert FORSLAG TIL REVIDERT BUDSJETT FOR 2015 Budsjett 2015 Endring Budsjett 2015 Budsjett 2015 Drift av arbeidsutvalget 423000 423000 VIL-senteret 2000000 2000000 Forsterket innsats entreprenørskap i skolene 2015 177000 177000 Skapende ungdomsmesse 2015 599000 599000 Integrering av tilflyttere og markedsføring 1300000 600000 600000 Utredning bosetting av flyktninger 700000 700000 Fishspot for hele Hedmark 1600000 1600000 Næringsutvikling i Fjellregionen 2500000 0 2500000 Scandinavian Heartland 200000 1083000 1283000 Fjellhelse 200000 200000 Vilje til vekst 25000 25000 Kommunereformen 1155000 1155000 Etablering av datasentere i Fjellregionen 1000000 1000000 Regionsentre fase 2 1409200 1409200 Totale utgifter 9024000 4647200 13671 200 Overføringer fra staten 0-750000 -1360000-2110000 Refusjon fra fylkeskommuner -1525000 250000-1396000 -2671000 Refusjon fra kommuner -2985750-402000 -3387750 Refusjon fra andre -2884000 500000 0-2384000 Egeninnsats prosjekter -1200000-1589200 -2789200 Bruk av disposisjonsfond -429250 100000-329250 Total inntekt -9024000-4647200 -13671 200 Totalsum 0 0 0 Endring inntekter: bevilgninger fra Fylkesmannen og Nina er flyttet fra Refusjon fra andre til Statlige overføringer. Til disposisjon 600 000 Totalt Tabell fordeling av utgifter knyttet til regionrådets drift: Møter 80000 Reiser 80000 Markedsføring 30000 Gaver 5000 Kurs/seminar 70000 Kontingenter 75000 Frikjøp av regionrådsleder/-nestleder 80000 Andre utgifter 3125 Total 423125 Revisor har tidligere påpekt at riktig skjema for samlet oppsett av budsjettet ikke er lagt fram i budsjettsakene til Regionrådet for Fjellregionen. Administrasjonen vil selvsagt at dokumentasjonen skal være i tråd med regelverket. Dette skjemaet følger som vedlegg til behandlingen av revidert budsjett i Regionrådet for Fjellregionen i november. Forslaget til revidert budsjett for 2015 vedtas og legges fram for regionrådet til behandling (godkjennelse).» I tråd med saksutredningen til arbeidsutvalget i september, legges riktig skjema for budsjettoppsettet fram som vedlegg til denne saken.
Forslag til revidert budsjett for 2015 godkjennes. Sak 11/2015: Budsjett 2016 Saksbehandler: Rune Jørgensen Arbeidsutvalget behandlet saken som sak 52/2015 i sitt møte 4. november og gjorde følgende vedtak: 1. Forslag til årsbudsjett 2016 vedtas og legges fram for regionrådet til behandling (godkjennelse). 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2016, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak. Saken ble presentert med følgende saksutredning: «Regionrådet for Fjellregionen driver sin virksomhet med utgangspunkt i den faste staben for øyeblikket 2,3 årsverk finansiert av Hedmark fylkeskommune og bidrag fra kommunene. Den totale aktiviteten fra år til år er avhengig av regionale utviklingsmidler og tilskudd fra andre samarbeidspartnere. Kommunenes bidrag til fellesarbeid gjennom regionrådet er i Økonomiplanen for 2015-2018, som skal rulleres neste høst, fastsatt til 50 kroner per innbygger. 15 kroner skal benyttes til drift av regionrådet og 35 kroner til prosjekter og tiltak. Dette utgjør for 2016 om lag 1,1 millioner kroner (800.000 til prosjekter/tiltak og 343.000 kroner til drift av regionrådet) om ikke befolkningstallet endrer seg i vesentlig grad fram til vi beregner bidragene ut fra innbyggertallene ved årsskiftet. Kommunene bidrar i tillegg blant annet med 1,3 millioner kroner til prosjektet som finansierer de to regionale næringssjefene og på noen andre områder. Med dette utgangspunktet er det regulerte budsjettet for 2015 på 13,6 millioner kroner (pluss det viktige bidraget fra Hedmark fylkeskommune til faste medarbeidere). For 2016 legger regionrådgiver fram et budsjettforslag på 11 959 100 kroner, som følger vedlagt. Som det er redegjort for senere i saksutredningen, knytter det seg stor usikkerhet til dette forslaget. Regionrådet for Fjellregionen har en solid egenkapital, som etter regnskapet for 2014 var på 3,6 millioner kroner. Gjennom regulert budsjett for 2015 er vel 300 000 kroner av disposisjonsfondet benyttet til aktivitet, mens om lag 600.000 kroner er knyttet til prosjekter som fortsatt er i virksomhet. Regionrådgiver foreslår at i underkant av 450.000 kroner benyttes fra disposisjonsfondet til prosjekter i 2016. Dette betyr at det reelle disposisjonsfondet er på i overkant av 2 millioner kroner. Alle aktivitetene er forankret i de strategiske styringsdokumentene med følgende hovedinnsatsområder: Næringsutvikling Rekruttering Kompetanseutvikling Kultur og idrett Infrastruktur Helse Fellesaktivitetene er mange, og regionrådgiver opplever at det både fra politisk og annet hold er forventninger om at flere utfordringer bør løses i fellesskap. Dette er både et resultat av at man ser at det er oppgaver kommunene hver for seg ikke har ressurser til å løse, og en økende regional tenking. Dette er etter regionrådgivers vurdering positivt, men utfordrende både i forhold til menneskelige og økonomiske ressurser. I det budsjettforslaget som nå presenteres, er det heller ikke denne gang satt av øremerkede midler til hovedinnsatsområdet kultur og idrett. Arbeid på dette området skjer imidlertid gjennom flere av de prosjektene som pågår blant annet gjennom Scandinavian Heartland, «Tynset og Røros som motorer i regional utvikling i Fjellregionen» og «Næringsutvikling i Fjellregionen».
Det er heller ikke avsatt penger til tiltak innen området «Infrastruktur», der det nå ikke synes å være nødvendig å avsette midler gjennom regionrådet. Budsjettforslaget for 2016 nedenfor innebærer på denne bakgrunn at 800.000 kroner i overføringer fra kommunene og 450.000 kroner fra disposisjonsfondet benyttes som regionrådets bidrag til følgende: VIL-senteret m/høgskolearbeid 200 000 (Flere finansieringsposter i totalbudsjettet på 1,6 millioner er usikre, det jobbes med flere løsninger se kommentar under) Prosjekt Næringsutvikling i Fjellregionen 300.000 (Her bidrar kommunene i tillegg med 1,3 millioner kroner og fylkeskommunene er søkt/søkes om ytterligere midler) Utredning om omfattende bosetting av flyktninger 100.000 (Prosjektet er fullfinansiert) Fjellhelse 200 000 (Det arbeides for å avklare mulighetene for ekstern finansieringse kommentarer under) Scandinavian Heartland 200 000 (Prosjektet er fullfinansiert) Markedsføring og vurdering av regionens navn 200 000 (Anslag se kommentarer under) Skapende Ungdomsmesse 25 000 Vilje & Vekst (søknad ventet) 25 000 TOTALT 1 250 000 Det knytter seg stor usikkerhet til dette budsjettforslaget, og det kan bli nødvendig å bruke ytterligere midler fra disposisjonsfondet om aktiviteten skal holdes oppe. Dette dreier seg i hovedsak om følgende forhold: Det er innledningsvis vist til at staben for øyeblikket er 2,3 årsverk. Regionrådgiver Rune Jørgensen er ansatt i 100 prosent stilling. Sekretær Mariann Streitlien er ansatt i 80 prosent stilling, men 20 prosent finansieres i tillegg gjennom prosjekter. Regionkoordinator Runa Finborud, som nå er ordfører i Os kommune, var lønnet 50 prosent fra regionrådet og 50 prosent av Nord-Østerdal videregående skole for å arbeide med hovedsatsingsområdet kompetanse. Det er i skrivende stund ikke avklart med Hedmark fylkeskommune utlysning av denne stillingen eller stillingsstørrelse, som regionrådgiver mener bør økes til 100 prosent med bakgrunn i de utfordringene både kontoret og Fjellregionen har. VIL-senteret m/høgskolearbeid, som har vært regionkoordinators ansvar, er i budsjettet ført opp med 1,6 millioner kroner. Det er lagt til grunn at høgskoletilbudet på Tynset fra skoleåret 2016/2017 kan skje fra Nord-Østerdal VGS, men dette er ikke endelig avklart og vil kreve mye arbeid i tiden som kommer. Samtidig er det utfordrende å skaffe nødvendige driftsmidler til å organisere, markedsføre og drifte dette tilbudet, og det er høyst usikkert om dette arbeidet igjen kan tilføres midler gjennom utdanningstilbud for arkivtjenester med bakgrunn i statsbudsjettet som nå er til behandling i Stortinget. Prosjekt Næringsutvikling i Fjellregionen er budsjettert til 2,5 millioner kroner, og dreier seg om arbeidet de to regionale næringssjefene gjennomfører. Bidraget fra kommunene på 1,3 millioner kroner er ikke tilstrekkelig til å dekke kostandene, og det må prosjektfinansiering til. Det må årlig fremmes nye søknader til fylkeskommunene. For øyeblikket venter vi på avgjørelse om tilskudd til arbeidet med prosjektet «Bærekraftig næringsutvikling med fritidsboligene i sentrum», og nye søknader må leveres innen 1. februar. Et usikkerhetsmoment er også det videre arbeidet for etablering av datasentre, der det nå er stiftet et eget selskap med Tynset, Rendalen og Alvdal kommuner som hovedeiere.
Fjellhelse er budsjettert med 200.000 kroner. Å finne en økonomisk løsning for å fremme helsesamarbeidet i Fjellregionen har vært og er meget utfordrende. Regionrådgiver har valgt å føre opp samme beløp som i fjor, da det ikke var mulig å oppnå ekstern finansiering på dette saksfeltet for et arbeid i fellesskap. Det diskuteres nå alternative løsninger for å komme videre. Markedsføring og vurdering av regionens navn er budsjettert med 200.000 kroner. I handlingsplanen for 2015/2016 er «Utarbeide markedsføringsstrategi og plan, inkludert vurdering av regionens navn» ett av få tiltak det ikke er iverksatt arbeid med. Planen var å starte dette arbeidet i høst med å legge fram en sak om hvorvidt regionen skal bytte navn, som dette arbeidet etter regionrådgivers vurdering må starte med. Med bakgrunn i de forhold det her er redegjort for, spesielt i forhold til kompetanse/høyskoletilbudet som regionrådgiver må prioritere, må dette vente. Uansett må det hentes inn noe bistand når dette arbeidet iverksettes. 1. Forslag til årsbudsjett 2016 vedtas og legges fram for regionrådet til behandling (godkjennelse). 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2016, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak.» På denne bakgrunn legges saken fram til endelig behandling. 1. Forslag til årsbudsjett 2016 godkjennes. 2. Kommunene anmodes om å bevilge kr 50 per innbygger til Regionrådet for Fjellregionen i 2016, hvorav kr 15 benyttes til drift av rådet og kr 35 brukes til prosjekter og tiltak. Sak 12/2015: Eventuelt