AMBULANSE MIDT-NORGE HF STYRET Sak 52/13 Budsjett 2014 Saksbeh: Økonomidirektør Bente Sollie Arkivkode: 2013/565 Dato: 27.11.2013 Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar budsjettet for 2014 for Ambulanse Midt-Norge HF med et resultat på kr 0.- 2. Styret er gjort kjent med at foretakets kostnadsberegninger for 2014 viser totale kostnader som er 25 mill kroner høyere enn den tildelte rammen og at det er ytterligere risiko knyttet til noen kostnadsarter. Styret ber derfor om at det legges fram en plan over mulige tiltak som kan iverksettes for å bidra til å sikre at et resultat i balanse for 2014. 3. Administrerende direktør gis fullmakt til å gjøre mindre endringer i budsjett 2014 Stjørdal, 21. november 2013 Håkon Gammelsæter Adm.dir.
SAKSUTREDNING: Sak 52/13 Budsjett 2014 VEDLEGG OG ANDRE SAKSDOKUMENTER Utrykte vedlegg Sak 58/03 HMN RHF Prehospitale tjenester i Helse Midt-Norge Sak 99/06 HMN RHF Drift av ambulansetjenester Sak 62/10 HMN RHF Strategi 2020 (underpunkt 12) prehospitale tjenester Sak 80/10 HMN RHF Gjennomføringsplan Strategi 2020 Sak 82/10 HMN RHF Orienteringssaker, Status revisjon av prehospital plan Sak 15/11 HMN RHF Orienteringssaker, Status revisjon av prehospital plan Sak 21/11 HMN RHF Prehospital plan Sak 50/11 HMN RHF Revisjon av prehospital plan Sak 93/11 HMN RHF Midlertidig organisering av ambulansetjenesten 2012-2014 Sak 79/12 HMN RHF Inntektsfordeling og aktivitet 2013 Sak 36/13 AMN RHF Kompetanseplan Sak 44/13 AMN HF Strategi og handlingsplan for Ambulanse Midt-Norge HF 2013-2014 Sak 45/13 AMN HF Framtidig organisering av bil og båtambulansetjenesten i Midt-Norge Sak 49/13 AMN HF Framtidig organisering av bil og båtambulansetjenesten i Midt-Norge Sak 83/13 HMN RHF Inntektsfordeling og aktivitet 2014 Lover/Forskrifter 2005-03-18 r.252 Forskrift om krav til akuttmedisinske tjenester utenfor sykehus 1.FORSLAG TIL BUDSJETT 2014 Administrerende direktør legger med dette fram forslag til budsjett for 2014 for Ambulanse Midt- Norge HF (AMN). 2.INNTEKTSRAMME, OPPDRAGET OG AKTIVITET 2.1 Inntektsramme Helse Midt-Norge RHF (HMN) har i styremøte 7. november 2013 vedtatt følgende i sak 83/13 Helse Midt-Norge - Budsjett 2014 «Inntektsfordeling og aktivitet 2014» med virkning for Ambulanse Midt-Norge HF (AMN). 1. Ambulanse Midt-Norge HF ble stiftet 1. desember 2011. Foretakets formål er å yte gode og likeverdige ambulansetjenester til alle som trenger det når de trenger det. Første driftsår har vist at kostnaden knyttet til insourscing og drift av ambulansetjenesten har vært større enn forutsatt i foretakets ramme for 2013. Foretaket har pr september 2013 en prognose som ligger 76 mill kr bak budsjett. Deler av det negative avviket er kostnader relatert til oppstart og standardisering. For at foretaket skal få en realistisk ramme å styre etter foreslås det å øke rammen med 60 mill kr. Dette gir AMN HF et samlet budsjett for 2014 på 676 mill kr. 2. Resultatkrav kr 0,- 2
2.2Oppdraget og aktivitet Oppdraget: Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i mai 2011 (sak 50/111) at alle ambulanseområder skal drives i offentlig regi fra 1.1.2013. Et av de viktigste motivene for vedtaket var ønsket om at de prehospitale tjenestene skal være en integrert del av spesialisthelsetjenesten. «Høy kvalitet og god tilgjengelighet» i disse tjenestene er nødvendig for å kunne møte de utfordringene som er beskrevet i Strategi 2020. Ambulanse Midt-Norge HFMN ble stiftet for å ivareta etablering og drift av ambulansetjenesten i 2013-2014. Deretter skal ambulansetjenesten overføres til de tre sykehusforetakene. Styret for Helse Midt-Norge RHF vedtok at det ikke gjøres endringer i ambulansestasjonsstrukturen i regionen. Bakgrunnen for at ambulansetjenesten midlertidig ble organisert som et eget foretak framkommer i styresak 93/11: «Administrerende direktør legger til grunn at bilambulansetjenesten er en sentral del av prehospitale tjenester som på sikt må integreres i HFenes virksomhet. Administrerende direktør vil imidlertid vise til kompleksiteten som er beskrevet i saken, og anbefaler derfor at overtakelsen løses gjennom en organisering som gir sterkere regional styring av beslutninger knyttet til tjenesten i oppstartsfasen. I vedtaket om insourcing av ambulansetjenesten er et lagt til grunn at vi skal oppnå en enhetlig tjeneste i regionen. Dette forutsetter også mer standardisering av stasjoner, biler/utstyr, avviksforståelse og håndtering samt faglige krav, noe som krever sterkere regional styring i en periode. Etter en samlet vurdering er to forhold vurdert å ha særlig betydning; ledelsesfokus og kontroll, herunder kapasitet knyttet til overtakelse av en stor driftsenhet med en ikke-offentlige organisasjonskultur. I tillegg kommer behovet for å bygge opp kompetanse på ambulanselogistikk, særskilt turnus/avtaleverk og kvalitetskrav» Ambulanse Midt-Norges forståelse av oppdraget er nedfelt i dokumentet «Strategi og handlingsplan for Ambulanse Midt-Norge HF i perioden 2013-2014» hvor følgende mål og prioriteringer er beskrevet for perioden: Overordnede mål og prioriteringer for 2013-2014 Med utgangspunkt i styrende krav og føringer har Ambulanse Midt-Norge HF prioritert følgende overordnede mål for planlegging, drift og utvikling av bil- og båtambulansetjenesten i perioden 2013-2014: 1. Faglig standardisering og kvalitetsheving for å oppnå en tjeneste preget av «høy kvalitet og god tilgjengelighet» i hele regionen. 2. Utvikle og iverksette en plan for kompetanseutvikling i ambulansetjenesten som gjør regionen i stand til å møte dagens og framtidens prehospitale utfordringer 3. Etablere system og kultur for dokumentasjon og registrering av virksomhetsdata som gir grunnlag for framtidig planlegging og utvikling av tjenesten basert på et solid faktagrunnlag. 4. Sikre en robust og kostnadseffektiv drift slik at regionen får en best mulig ambulansetjeneste ut av de midlene som stilles til rådighet. 5. Sikre god ressursstyring og kostnadskontroll knyttet til bemanningsplanlegging. 6. Etablere en IKT-plattform som sikrer informasjonsflyt både internt i foretaket og mot samarbeidende enheter i pasientforløpene. 7. Etablere og utvikle en organisasjon som sikrer god og stabil kvalitet på de tjenestene som ytes overfor pasientene, og som gir gode og forutsigbare arbeidsvilkår for de ansatte og ledere. 3
8. Være en tydelig aktør regionalt og nasjonalt i prosjekter eller aktiviteter som med pasientene i fokus bidrar til å sikre og styrke kvaliteten på den samlede prehospitale helsetjenesten. 9. Bidra til å etablere og utvikle et miljø for forskning og utvikling innenfor fagområdene ambulansefag, prehospital akuttmedisin og prehospital logistikk. Overordnet utfordringsbilde Virksomheten har i korte trekk følgende overordnede utfordringsbilde som gir føringer for hvilke målsetninger og tiltak som prioriteres i perioden 2013-2014: Etablering av en ny virksomhet (AMN HF) og insourcing av ambulansetjenesten har vært arbeidskrevende, og det vil fortsatt kreves mye innsats knyttet til etablering i planperioden. AMN er en ny organisasjon med et omfattende behov for opplæring i nye systemer, prosedyrer og rutiner, samt behov for tiltak som bidrar til å bygge en felles kultur og tilpasning til nye roller. AMN har per 2013 en økonomisk situasjon som er krevende i forhold til de styrende krav og føringer vi har for virksomheten, samt utfordringer med både manglende erfaringstall og virksomhetsdata å styre etter. AMN er en desentralisert organisasjon med ansatte som har lav tilgang til informasjon og egnede kommunikasjonsflater. Dette gjør det utfordrende både med opplæring og bruk av etablerte IKT-systemer. AMN er en virksomhet som tross høy kvalitet innehar betydelige forskjeller mellom enhetene. Dette gjelder både systemer, prosedyrer og kultur på alle fagområder. Det er et omfattende behov for standardisering og harmonisering av tjenesten. Fortsatt pågående etableringstiltak Det er viktig å presisere at det fortsatt pågår tiltak kyttet til etablering av virksomheten, som eksempelvis bygging av nye ambulansestasjoner, dertil etablering av IKT-infrastruktur på disse stasjonene. Flere mål som er skissert ovenfor gjelder ut over perioden og tiltak vil bli iverksatt, men ikke sluttført innen utgangen av 2014. Det er derfor av avgjørende betydning at det etablerers strukturer som sikrer videreføring og oppfølging av måloppfyllelse også etter overføring av tjenesten til sykehusforetakene. 4
Ambulanse Midt-Norges HFs aktiviteter i 2014 kan grupperes på følgende måte: Hovedaktiviteter i 2014: 1) Ordinær drift 2) Standardisering og harmonisering når det gjelder FAG, HR og Økonomi 3) Nasjonale og regionale prosjekt: Implementering av Nytt nødnett, implementering av arvtaker til dagens multifunksjonsmonitor og forprosjekt i akuttmedisin 4) Evt overføring av ambulansevirksomheten til sykehusene se kapitel 5 1) Ordinær drift AMNs skal drives med sikte på å yte gode og likeverdige ambulansetjenester til alle som trenger det når de trenger det innenfor Helse Midt-Norges geografiske område. Iht til styrevedtak 50/11 HMN RHF skal det ikke gjøres endringer i ambulansestasjonsstrukturen eller ambulanseberedskapen på kort sikt. AMN HF omfatter ambulansebiler og -båter. Luftambulanse og AMK-sentral er ikke en del av AMN HFs virksomhet. Nøkkeltall knyttet til ordinær drift: 68 ambulansestasjoner 100 ambulanser i daglig drift, 28 reservebiler totalbilpark 144 kjøretøy 5 ambulansebåter og 1 pasienttransportbåt ca 800 ansatte 5.000.000 kilometer Ca 76.000 oppdrag (2011) Inntekter AMNs inntekter består i hovedsak av basisramme og båtinntekter. I tillegg er det budsjettert 2,5 mill i andre inntekter. Spesifikasjon av budsjetterte inntekter: Varekostnader Virksomhetens varekostnad består i hovedsak av kostnader knyttet til legemidler, forbruksmateriell og kostnader knyttet til ambulansebåter og pasienttransportbåt. Videre inneholder posten kostnader knyttet til lege- og jordmorfølge, gjestepasienter, transport utenfor vei, ferjebilletter i tilknytning til oppdrag og medisinhåndteringstjenester utført av apotek. 5
Lønnskostnader Den største kostnadsdriveren i AMN er lønn til ansatte. Til lønnsbudsjettet for 2014 er følgende å bemerke: Økt grunnbemanning Det forventes en økning av grunnbemanning i AMN fra 2013 til 2014. Dette kommer i hovedsak som konsekvens av følgende forhold: Føringer som er gitt i sentrale forskrifter og prehospital gir krav til kvalifikasjoner og kompetansefordeling for å bemanne ambulansene. Dette gir behov for: o Mer fagpersonell til undervisning/sertifiseringer. Disse funksjonene ble besatt i januar/februar i Sør-Trøndelag, og først i løpet av sommeren 2013 i Møre og Romsdal og Nord-Trøndelag. Full årseffekt først i 2014. o Ekstra personell som må settes inn når ansatte må ut av tjenesten for å øke kompetanse slik at foretaket har tilstrekkelig andel med riktig nivå ift. kvalifikasjonskrav. Mer administrativ tid til stasjonsledere. Nødvendighet for at ledere som er nærmest ansatte skal kunne ha totalansvar for fag/økonomi/personal. Spesielt stort opplæringsbehov og innføring/trening i systemer/rutiner, samt sikre at de har arbeidstid innenfor lovlige rammer for ledere som i hovedsak følger ansattes turnus (ikke unntatt arbeidstidsbestemmelser). Kunstig lavt sykefravær i 2013 pga. gradvis utvikling av langtidssykefravær etter overdragelsen (vil finnes igjen i økning av refusjoner) Fullt ferieuttak ihht. ferielov og avtalefestet ferie Noe stabspersonell ble i oppstarten leid inn fra vikarbyrå. Disse er gått over til ansettelser. (vil finnes igjen i reduksjon på innleie) Hovedtiltaket for å få god oversikt over det reelle bemanningsbehovet for å drifte ambulansetjenesten i Midt-Norge i en «normalsituasjon» er arbeidet med langtidsplanlegging av arbeidstid. Det vil imidlertid ikke være sannsynlig å komme ned på bemanningsnivået som var ved oppstart, da dette ikke var riktig dimensjonering av bemanning ift. behov. Jf. punkter over. Reduksjon av overtid Økt grunnbemanning og økt kompetanse hos ansatte gjør at ressurser benyttet til overtidsutbetalinger forventes redusert kraftig. Mye av denne reduksjonen finner vi imidlertid igjen i økt grunnlønn. Det betyr at man får mer arbeidstid ut av hver krone, samt at arbeidstidsbestemmelser i større grad overholdes iht. arbeidsmiljøloven. Noe overtid vil det være i tjenesten, men det søkes å begrense det til kun å være ved akutte behov, noe som i hovedsak vil si ved oppdrag som medfører at arbeidstaker må jobbe ut over normal arbeidsdag og korttids sykefravær. Enkelte stasjoner sliter med store rekrutteringsutfordringer, noe som gir høy overtid på ansatte. I tillegg har AMN høy gjennomsnittlig stillingsandel, noe som gjør at det er få deltidsansatte som har mulighet til å ta ekstravakter uten at dette genererer overtid. Indeksregulering Det er lagt til grunn et årsoppgjør på 3,5% for samlet foretak, med virkningstidspunkt 1.mai. Lønnsbudsjettets andel av totalbudsjett Lønnsbudsjett er lagt opp ut fra de krav som ligger til struktur og kvalifikasjoner på bemanning, og det er svært lite handlingsrom ift. å kunne redusere kostnader på dette området. De områder det kan være mulig å redusere vil være i administrasjon, det anses imidlertid til å ville få store konsekvenser ift. lederstøtte og kostnadskontroll. 6
For å kunne etterleve krav som settes til tjenesten ift. faglig standard, overholde arbeidstidsbestemmelser og betingelser ihht. arbeidsmiljøloven og overenskomst i Spekter-modell, samt holde budsjettene er det behov for at Helse Midt-Norge HF reduserer kravene, øker budsjettrammene og/eller gir handlingsrom for at Ambulanse Midt-Norge HF kan gjøre nødvendige grep for å redusere kostnader (strukturelle endringer). Pensjon Pensjon er budsjettert med 56,8 mill, dette i henhold til foreløpige aktuarberegning for 2014 fra KLP, utsendt juni 2013. Endring i økonomiske parameter og bestand etc kan medføre at endringer. Ny aktuarberegning foreligger medio januar 2014. Båt AMN har ansvar og drift for 5 ambulansebåter i Møre og Romsdal og 1 pasienttransportbåt i Sør- Trøndelag iht leieavtaler. Ambulansebåtene bemannes av både helsepersonell og båtmannskap, hvor helsepersonellet er ansatt i Ambulanse Midt-Norge HF og inngår i turnus ved en av våre stasjoner. Pasientransportbåt bemannes av maritimt personell med førstehjelpsopplæring. Flere av båtene fungerer også som legeskyssbåt etter avtaler med kommunehelsetjenesten noe som generer inntekter til AMN. Bil Et mål med overtagelsen av ambulansetjenesten er at befolkningen skal sikres best og mest mulig likeverdig tilbud i hele regionen. I dette ligger det et krav til økt grad av harmonisering og standardisering også når det gjelder bilparken. Det er utarbeidet felles pakningsplan og utstyret er standardisert. Dagens bilpark består av 144 kjøretøy hvorav 58 av bilene ble kjøpt brukt fra tidligere drivere. Videre ble det kjøpt 64 nye biler, resterende av bilparken er leaset. 100 av ambulansene er i daglig drift og 28 ambulanser er reservebiler. Resterende av bilparken er undervisningsbiler, kommandobiler og stabsbiler. AMN søker å anvende bilparken på en så kostnadseffektiv måte som mulig. For å nå dette målet er det etablert system for biladministrasjon. Dette sikrer at vi har kontroll på kostnadene pr bil, pr merke, pr stasjon m.m. Biladministrasjonssystemet generer data som benyttes ved valg av bilmerke ved reinvestering av flåte. Bilkostnader er budsjettert med 37 mill kroner og omfatter driftskostnader, avskrivning biler og leie kostnader knyttet til de biler vi leaser. Husleie For å sikre en enhetlig kvalitet på ambulansestasjonene i regionen, utarbeidet Helse Midt-Norge RHF en felles kravspesifikasjon for ambulansestasjoner, avhengig av størrelse (antall biler) på stasjonen og behov for aktiv/passiv vakt. I forbindelse med insourcing av ambulansetjenesten ble det gjennomført et omfattende arbeid knyttet til leieavtaler på ambulansestasjoner i 2012. Prosjektgruppen i regi av Helse Midt-Norge RHF jobbet med kartlegging av eksisterende leieavtaler mellom sykehusforetakene/private drivere og kommuner/private utleiere, samt befaringer og kartlegging av tilstand på bygg opp mot krav til funksjonalitet, beredskap og standard osv. Det ble avdekket til dels store forskjeller mht funksjonalitet og standard på lokalene. Ved flere av byggene hvor det ble kjørt anbudskonkurranse ble det inngått avtaler om leie forutsatt at byggene oppgraderes eller bygges om for å imøtekomme de krav som er satt. Det er inngått leieavtaler på 70 lokasjoner. 7
Antall stasjoner/struktur skulle iht styrevedtak videreføres ved overtakelse 1.1.2013. Det ble følgelig inngått leieavtaler på stasjonsbygg lokalisert omtrent på samme sted som tidligere/evt samme bygg. Ved 34 av stasjonene var det inngått leieavtaler på bygg hvor det kun har vært behov for mindre tilpasninger av byggene for å tilfredsstille krav i anbudskonkurranse. Ved 11 av stasjonene var det inngått leieavtale på eksisterende bygg forutsatt ombygging eller oppgradering av byggene. 3 av disse ble ferdigstilt innen utgangen av 2012, de resterende er planlagt ferdigstilt i løpet av 2013. Ved 18 av stasjonene var det inngått leieavtale på nybygg. 5 av disse stod ferdig i 2012, de resterende er planlagt ferdigstillelse i 2013. Inntil nybygg er på plass er det gjort avtaler om midlertidig leie i eksisterende bygningsmasser. Ved 5 av ambulansestasjonene som er lokalisert i tilknytning til sykehusene i Orkdal, Kristiansund, Molde, Ålesund og Volda er det opprettet dialog med både sykehusforetakene og kommunene for å utrede muligheter for oppgradering eller nybygg da dagens bygningsmasse og utforming av disse ikke er tilfredsstillende iht behov og krav. I tillegg er det inngått leieavtale for hovedkontor på Stjørdal, avd.kontorer i Ålesund, på St.Olavs Hospital og Steinkjer samt områdekontor på Namsos og i Molde. Kostnader knyttet til leide lokaler er budsjettet med 43 mill for 2014. IKT Gjenstående etablering av datasamband for alle lokasjoner Det er etablert datasamband for alle lokasjoner i Ambulanse Midt-Norge HF inn mot Helse Midt- Norges nett, i praksis vil det si fra ambulansestasjon til nærmeste sykehus. Sambandene er i de fleste tilfeller levert som fibersamband. For stasjoner som er i midlertidige bygg er det valgt en enklere sambandsløsning. Det vil ved årsskiftet gjenstå noe arbeid knyttet til datasamband for nye stasjoner. Driftskostnader Å få alle stasjoner på felles IKT plattform både når det gjelder system og utstyr er kostnadskrevende langt ut over de kostnadene tidligere drivere opplevde. Hemit er vår leverandør av datatjenester. Det er budsjettert 11,8 mill i driftskostnader knyttet til leie av lisener, datautstyr, linjeleie etc. 2) Standardisering og harmonisering når det gjelder FAG, HR og Økonomi FAG Som ledd i standardiseringsarbeidet på fagområdet er det prioritert følgende aktiviteter: 1. Utvikling av felles retningslinjer 2. IKT basert virksomhetsdokumentasjon 3. Kvalitetssystem 4. Oppfølging av plan for kompetanseutvikling 5. Forskning og utvikling 6. Implementering av ny multifunksjonsmonitor 7. Utrykningskjøring 8. Opplæringskontor 9. Regionale og nasjonale prosjekt: Nytt nødnett - Implementering Forprosjekt IKT i akuttmedisin 8
1)Utvikling av felles retningslinjer Det arbeides med å utvikle og implementere felles faglige og operative retningslinjer og rutiner. Eksisterende retningslinjer fra systemene MOM og Tiltaksbok skal harmoniseres og utvikles til kunnskapsbaserte retningslinjer. Dette arbeidet er godt i gang. 2)IKT-basert virksomhetsdokumentasjon Det er behov for mobil, elektronisk journal, integrert med AMK og sykehussystemer. Forutsetningene for dette er foreløpig ikke tilstede. Det planlegges derfor en mellomløsning for virksomhetsdokumentasjon, som vil svare ut nasjonale rapporteringskrav og behov for styringsdata og virksomhetsoppfølging. Prosjekter: o Infrastruktur i ambulansene Kommunikasjonsløsning og trådløst nettverk for IKT og medisinteknisk utstyr i ambulansebilene og båtene som sikrer ansatte mobil tilgang. o Nettbrett i ambulansene Tilgjengelig kjøretøyadministrasjon, rutiner og retningslinjer, virksomhetsdokumentasjon og oppslagsverk på nettbrett i ambulansebil og båt. o Virksomhetsdokumentasjon og rapportering Innføre egnet system for registering og analyse av virksomhetsdata. Etablere rutiner, sørge for opplæring av ansatte og etablere brukerstøtte. Utvikle rutiner og kultur for dokumentasjon, rapportering og analyser knyttet til kvalitetskrav til tjenesten. o Kjøretøyadministrasjon og sjekklister Administrasjon av ambulansene o Lagersystem for utstyr - logistikk Lagersystem for utstyr til personell og utstyrspark. 3)Kvalitetssystem Innføre kvalitetssystemet EQS med fokus på avvikshåndtering og HMS-oppfølging. Etablere felles rutiner for håndtering av uønskede hendelser (avvik). Utvikle kultur for melding og læring av erfaringer fra uønskede hendelser. Dette arbeidet er igangsatt. 4)Oppfølging av plan for kompetanseutvikling Det er utarbeidet en egen kompetanseplan som omhandler blant annet farmakologiutdanning, vikarutdanning og paramedic. Se omtale under punkt 3.2. 5)Forskning og utvikling Bidra til å etablere og utvikle et miljø for forskning og utvikling innenfor fagområdene ambulansefag, prehospital akuttmedisin og prehospital logistikk. Legge til rette for bruk av data fra virksomheten i egen og andres forsknings -og utviklingsvirksomhet. Eksempelvis levere data til relevante regionale og nasjonale kvalitetsregistre. 6)Arvtaker til dagens multifunksjonsmonitor (medisinsk teknisk utstyr) Avtale er inngått gjennom HINAS. Dagens løsning fases ut av tekniske grunner, ny multifunksjonsmonitor (klinisk IKT-system) skal implementeres i alle biler og båter. Det skal 9
etableres servere og kommunikasjonsrutiner på sykehussiden. Multifunksjonsmonitor brukes til pasientmonitorering og kommunikasjon av vitale data. Alle ansatte må få opplæring i bruk av det nye utstyret. 7) Utrykningskjøring AMN har egne ressurser som er sertifisert til å drive opplæring i utrykningskjøring. Dette gjelder både grunnutdanning av lærlinger og faste ansatte samt vedlikeholdskjøring for faste ansatte. Deler av kostnader knyttet til utrykningskjøring dekkes inn ved å selge kursplasser til brannetaten. 8)Opplæringskontor AMN har opprettet et eget opplæringskontor for lærlingene. Høsten 2013 ble det tatt opp 43 kvalifiserte 1. års lærlinger. Vi mottar tilskudd fra fylkeskommunen. 9)Nasjonale og regionale prosjekter Etablering av nytt nødnett Dette er et nasjonalt prosjekt og nytt nødnett skal nå innfases i Helse Midt-Norge. Det er etablert prosjektgruppe i AMN som håndterer innfasingsprosessen og dialogen mot andre enheter regionalt. Det utarbeides plan for fremdrift, back-up/dobbeltsamband, teknisk støtte/support og opplæring. Vi får betydelige kostnader knyttet til innføringen. AMN må dekke alle kostnader knyttet til opplæring av 3 områdeinstruktører, 30 lokale instruktører og opplæring av alle ansatte. I tillegg kommer kostnadene til lokal prosjektleder, kostnader knyttet til logistikken rundt det å få utstyret montert i biler (egne monteringssteder) samt abonnementskostnader. Etablering av nytt nødnett for vår region vil forgå i både 2014 og 2015. I 2014 skal etter planen Sunnmøre få nytt nødnett og implementering av resten av regionen skjer i 2015. I 2014 vil det bli gitt nødvendig opplæring til områdeinstruktører, 30 lokaleinstruktører, 370 ansatte (ansatte i avd Møre og Romsdal). 77 biler vil få montert utstyret. Det er budsjettert med 3,3 mill i kostnader i forbindelse med dette prosjektet for 2014. Forprosjekt IKT i akuttmedisin Regionalt prosjekt som jobber med raskere og bedre oversikt knyttet til pasientbehandlingen i den akuttmedisinske kjeden. System for elektronisk journal jobbes med som et regionalt prosjekt. HR Prioriterte oppgaver: Langtidsplanlegging av arbeidstid Kostnadskontroll knyttet til arbeidstid og lønn Kompetanseheving stab og stasjonsledere Generell standardisering og harmonisering på HR området. ØKONOMI Prioriterte oppgaver: Kompetanseheving av stab og stasjonsledere på økonomiområdet inkl kostandskontroll Arealforvaltning 3.RISIKO FOR MANGLENDE MÅLOPPNÅELSE OG KOMPENSERENDE TILTAK 3.1.Risiko knyttet til aktivitet. Ordinær drift: Det jobbes kontinuerlig med å redusere risikoen når det gjelder å sikre døgnbemannet beredskap i regionen. På grunn av for lav grunnbemanning har bemanningsproblematikken medført at ansatte har måttet jobbe overtid for å dekke vakter, noe 10
som har medført høye overtidsutbetalinger. Hovedtiltaket for å bedre bemanningssituasjonener langtidsplanlegging av arbeidstid, inkludert analyse av riktig bemanningsnivå for å løse oppgavene Andre aktiviteter: Når det gjelder standardisering og harmonisering på områdene FAG, HR, Økonomi samt nasjonale og regionale prosjekt (implementering av Nytt nødnett, implementering av arvtaker til dagens multifunksjonsmonitor og forprosjekt i akuttmedisin) og en evt overføring av ambulansevirksomheten til sykehusene er det omtalt under punkt 3.2 Økonomi. 3.2.Økonomi Det foreligger per dato et gap mellom tildelt ramme og foreløpig budsjett på 25 mill og det er nødvendig med tiltak for å nå et resultat i balanse for 2014. Rammebetingelsene som er gitt AMN når det gjelder ambulansestruktur, biler, båter, bemanning og standardiseringskrav gjør oss i liten grad i stand til å påvirke det store kostnadsbildet på kort sikt med mindre styret i Helse Midt-Norge RHF gir oss muligheter for å se på struktur. Mulige/tenkbare tiltak for å redusere kostnader Strukturelle tiltak, dvs endringer i stasjonsstruktur, justering av beredskap eksempelvis fjerne dagbiler, innføring av vaktsamarbeid mellom stasjoner og andre liknende tiltak vurderes som en farbar vei for kostnadsreduksjon. En del slike endringer vurderes som riktige ut fra en foreløpig vurdering av befolkningens reelle behov og hensynet til kostnadseffektiv drift. Konsekvenser av endringer i stasjonsstruktur må imidlertid analyseres sammen med sykehusforetakene og kommunehelsetjenesten. Arbeid med slike endringer må forankres på styrenivå i HMN. Dette fordrer at man gjør et godt og grundig prosessarbeid som må være forankret i en samlet plan/strategi og i samvirke med kommunehelsetjenesten og sykehusforetakene. Reduksjon i antall ansatte blant operativt personell uten samtidig endring i stasjonsstruktur vurderes som uaktuelt. Dette vil øke behovet for tilfeldig overtid og føre til økte kostnader. Reduksjon i stabspersonell og fagrelaterte stillinger er tenkbart, men vil ha uhensiktsmessige virkninger i 2014. AMN er som anført tidligere en desentral organisasjon der ledere og mellomledere i tillegg kommer fra ulike private organisasjoner. De har ulik kompetanse i offentlige systemer og ulik forståelse for offentlig avtaleverk og driftskultur. En er inne i en periode der kunnskapsheving og veiledning til de lokale leddene i organisasjonen vurderes som blant de viktigste tiltakene for å optimalisere driften. En kan redusere på kapasiteten til det administrative støtteapparatet, men det antas å ha uheldige effekter i form av forlenget periode med usikkerheter blant ledere og mellomledere og dermed uhensiktsmessig og potensielt kostnadsøkende drift lokalt. Det legges ned betydelige ressurser i ulike fagprosjekter i AMN. Dette skyldes tydelige prioriteringer i retning av faglig standardisering og kvalitetsheving. Dette krever en koordinert og intensiv innsats for å kunne gjennomføres innen rimelig tid. Det er tenkbart å redusere/ta bort stillinger her. Konsekvens av dette vil være kansellering eller utsettelse av sentrale prosjekter som etablering av felles operative prosedyrer, utvikling av kultur og system for virksomhetsregistrering, gjennomføring av vikarkurs, oppgradering av personell til nivå 2 kompetanse og/eller liknende. Dette vil videre gi direkte følger for lønnskostnader, da færre med nivå 2-kompetanse og færre kvalifiserte vikarer gir økte overtidskostnader for foretaket. Det vil også gi økt sannsynlighet for omfattende brudd på arbeidsmiljølovens bestemmelser for arbeidstid. En reduksjon av fagstillinger vil i tillegg dramatisk øke risikoen for at de to ikke flyttbare prosjektene «innfasing av ny multifunksjonsmonitor» og «nytt nødnett» mislykkes eller reduseres i kvalitet, med tilhørende risiko for redusert pasientsikkerhet. Det vurderes derfor som ikke tilrådelig 11
å redusere antallet fagstillinger i 2014 eller 2015. Det kan bli aktuelt etter at nytt nødnett er ferdig etablert og en har kommet lenger mht. å øke andel ansatte og vikarer med tilstrekkelig kompetanse i regionen. Det er i prinsippet mulig å kansellere den påbegynte etableringen av systemer for virksomhetsregistrering og kjøretøyadministrasjon. Konsekvensene er imidlertid dramatiske. Ambulansetjenesten er i dag i praksis uten brukbare virksomhetsdata og kan verken benytte slike data til styring av virksomheten eller rapportere til nasjonale myndigheter omfanget av og kvaliteten på det arbeidet som utøves i tjenesten. Dette vurderes som en helt uholdbar situasjon. Tiltaket anses som meget risikofylt og anbefales ikke. Det vil blant annet innebære at man ikke kan rapportere til NPR, noe som blir pålagt fra 2014, eller til nasjonalt hjertestansregister, der data fra registeret fra og med 2014 antas å bli den første nasjonale kvalitetsindikatoren for de prehospitale tjenestene. IKT-investeringer fag er en forutsetning for ressursstyring, innsparing (papir) og stordriftsfordeler logistikk. I styrevedtaket fra mai 2011 i sak 50/11 for HMN skisseres det et eksplisitt mål om å heve kompetansen på personellet slik at det er minst én med paramedic-utdanning per operativ ambulanse innen 2018. En har allerede skåret utdanningstakten så lavt at en ikke vil kunne oppnå det målet innen tidsfristen, men det gis støtte til utdanning av 35 av vårt personell hvert år til en samlet kostnad på ca 2,9 mill/år (egeninnsats fra ansatte kommer i tillegg). Denne utdanningen kan tas helt bort, men neppe reduseres (avtale om opptak med HiST vil sannsynligvis bli kansellert ved færre deltakere fra AMN). Det vil spare et tilsvarende beløp uten dramatiske konsekvenser på kort sikt, men vil bli oppfattet som et meget dårlig signal i organisasjonen og det vil være i strid med den opprinnelige intensjonen bak vedtaket om insourcing faglig standardisering og kvalitetsheving. Det er mulig å gjennomføre, men tilrådes ikke. Det kan også spares på å kansellere høyst påkrevet kompetanseheving innen farmakologi, gjennomføring av vikarkurs og etablering av veiledningsbiler i Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal. Dette er også tiltak som med unntak av påvirket vikartilgang ikke har dramatisk negativ effekt på kort sikt, men som på lengre sikt vil øke behovet for overtid, redusere kompetansen og potensielt true pasientsikkerhet (manglende kapasitet til medikamenthåndtering). Det gir liten samlet kostnadsreduksjon på kort sikt og potensielt negativ effekt på lengre sikt, og anbefales derfor ikke. AMN skal etter gjeldende plan overføres til sykehusforetakene ved årsskiftet 2014/2015. Dersom denne planen gjennomføres, vil hovedfokus for AMN i 2014 måtte være å bidra med betydelig innsats i overføringsprosjektet, sørge for at innfasing av ny multifunksjonsmonitor og nytt nødnett skjer på en trygg og sikker måte og ivareta stabil drift. Omfattende økonomiske nedskjæringer i samme periode vil vanskeliggjøre de ovenfor nevnte oppgavene og forutsetningene for å kunne lykkes med betydelige økonomiske tilpasninger i samme periode vurderes ikke som ideelle. Kostnader til et overføringsprosjekt er ikke hensyntatt i budsjettet. Overføringsprosjektet kan også påvirke takten på iverksetting av kostnadsreduserende tiltak. 4.INVESTERINGER Investeringsbudsjettet for HMN for 2014 er foreløpig ikke vedtatt. Investeringsrammen vedtas av styret i HMN RHF jan/feb 2014. I sak 52/13 Helse Midt-Norge Langtidsplan og budsjett 2014-2019 er det lagt til grunn følgende reinvesteringsplan for ambulanser: 12
Investeringsrammen for 2014 tilsvarer 8 nye ambulanser. Disse er nå satt i bestilling. Øvrige investeringsbehov i 2014: I tillegg til egenkapitalinnskudd i KLP er det meldt inn følgende investeringsbehov: 1)Arvtaker til dagens multifunksjonsmonitor - medisinsk teknisk utstyr for monitorering og 12- kanal EKG med kommunikasjonsløsning. Vi har i 2013 mottatt 25 millioner i investeringsmidler til innkjøp av arvtaker til dagens medisinsktekniske utstyr for overvåkning og EKG-sending - Mobimed. Anbudskonkurranse som har skjedd i regi av HINAS er nå avsluttet og utstyret er satt i bestilling og vil bli levert og installert i ambulansene i løpet av først kvartal 2014. 2)Inventar på stasjonene Det er ved oppstart budsjettert med komplettering av inventar og utstyr på eksisterende stasjoner og nye stasjoner. Noe av kompletteringen vil først skje i 2014. 3)Utstyr i bil Mht standardisering av utstyret i bil vil også påregne noen investeringer i 2014. 5.KONKLUSJON Administrerende direktør legger fram et budsjett i balanse. 2013 har vært et etableringsår og vi har følgelig ikke det erfaringsmaterialet når det gjelder virksomhetsdata som hadde vært formålstjenlig i en budsjetteringsfase. Det eksisterer fortsatt mange usikkerhetsfaktorer ikke minst knyttet til bemanning. Knapphet på ressurser kan medføre at planlagte aktiviteter på fagsiden må utsettes dersom vedtaket om overføring til sykehusforetakene opprettholdes. Hvorvidt opprinnelig plan skal følges vedtas av styret i Helse Midt-Norges RHF i desember. Det er ikke tatt høyde for kostnadsaspektet ved en overføring til sykehusforetakene i budsjettet. Det understrekes at AMN HF har begrenset med erfaringstall å legge til grunn i budsjettet og det er pr i dag beregnet totale kostnader som ligger 25 mill kroner over den tildelte rammen. Det eksisterer mange usikkerhetsfaktorer knyttet til reetablering av virksomhet og administrerende direktør konkluderer med at også 2014 blir et krevende år for å sikre måloppnåelse med et regnskap i balanse. Rammebetingelsene som er gitt AMN når det gjelder ambulansestruktur, biler, båter, bemanning og standardiseringskrav gjør oss i liten grad i stand til å påvirke det store kostnadsbildet på kort sikt. Det vises til punkt 3. 13
Det vil bli lagt fram en detaljert plan for styret på neste styremøte med tiltak for å løse den underdekning på 25 mill NOK som framkommer i forslaget til budsjett for 2014. Denne planen vil måtte ta hensyn til det som måtte bli vedtatt om tidsplan og rammer for videre organisering av ambulansetjenesten i styret i Helse Midt-Norge RHF i desember. Dersom styret i HMN ikke skulle åpne for strukturelle tiltak og/eller endring i forhold til oppgavene for 2014, vil det bli meget utfordrende å skulle presentere en realistisk tiltaksplan. Budsjett 2014 14