TYSFJORD KOMMUNE Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset, Kjøpsvik Møtedato: 07.03.2017 Tid: 10:00 MØTEINNKALLING Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes snarest til tlf.: 75 77 55 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/17 17/132 ETABLERING AV KF 2017 SAKSLISTE 6/17 17/133 DELEGERINGSREGLEMENT - 2017 7/17 17/134 PROSJEKTHÅNDBOK - 2017 8/17 17/135 EIERSTRATEGIER - 2017 9/17 17/127 KOMMUNEDELSPLAN DRAG OG KJØPSVIK 10/17 16/226 SØKNAD OM OPPFØRING AV HYTTE PÅ MATRIKKELNR. 11/31 STEFJORDNES Kjøpsvik, 02.03.2017 Tor Asgeir Johansen ordfører
Sak 5/17 ETABLERING AV KF 2017 Saksbehandler: Arkiv: F17 Arkivsaksnr.: 17/132 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/17 Formannskapet 07.03.2017 Innstilling: Alternativ 1: 1. Det opprettes et kommunalt eiendomsforetak (KF) med formål om å forvalte og utvikle hele eller deler av kommunens eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. 2. En organisatorisk endring av ansvarsforholdene rundt eiendomsforvaltningen gjennom opprettelse av KF må ses i sammenheng med andre viktige rammevilkår for god eiendomsforvaltning. Det opprettes et prosjekt, hvor kommunestyret er prosjekteier og rådmannen er prosjektansvarlig, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak kan opprettes under de beste forutsetninger. 3. Rådmannen utarbeider endelig prosjektmandat som fremlegges kommunestyret for avgjørelse innen utgangen av 2017. Alternativ 2: Med utgangspunkt i kommunereformens forestående arbeid med den kommunale og administrative organiseringen opprettes det ikke et kommunalt foretak på dette tidspunkt. Sammendrag Kommunestyret har bedt rådmannen om å vurdere opprettelse av et kommunalt boligforetak, jf. budsjettvedtak desember 2015. Rådmannen har valgt å kalle dette for kommunalt eiendomsforetak (KF), der også «bolig» inngår som en del av foretaket. Saken omfatter en begrenset behandling av organisering som virkemiddel, organisatoriske valgmuligheter og sentrale forhold som vies oppmerksomhet i aktuell litteratur rundt temaet. Det vil være ulike fordeler og ulemper knyttet til de ulike organisasjonsformene som kommunestyret kan velge for eiendomsforvaltningen. Nærhet til rådmannen og kommunens politiske ledelse er en vesentlig fordel ved dagens organisering. Man ser likevel utfordringer ved at vedlikeholdet blir salderingspost, og at lokalene i stor grad fremstår som «gratis» for brukerne. Reglene om KF er utformet med sikte på å være et tilbud for organisering av mer forretningsmessigvirksomhet, og flere kommuner organiserer eiendomsforvaltningen som et KF. De kommunene som er fornøyd med etablering av KF synes å ha fått en rapporteringslinje inn til politisk nivå som gir en bedre synliggjøring av fagområdet og vedlikeholdsbehov, enn en etatsorganisering gjør. Ulempene ved KF-modellen kan knyttes til bl.a. opprettelse, styring og drift. Målet med en behandling av kommunalt eiendomsforetak må være å vurdere ulike virkemiddel for å forbedre forvaltningen av kommunens realkapital. Rådmannen mener at en hensiktsmessig organisasjonsmodell kun er en av forutsetningene som har betydning for å nå målsettinger rundt den kommunale eiendomsforvaltningen. Rådmannen anbefaler derfor at Side 2 av 19
Sak 5/17 spørsmålet om organisasjonsform ses i sammenheng med andre rammevilkår. Opprettelse av et kommunalt eiendomsforetak KF vil kreve et grundig arbeid rundt følgende innsatsfaktorer: Eierstyring, hensiktsmessige vedtekter for et kommunalt eiendomsforetak (KF) Finansielle verktøy, økonomiske rammer og beregninger av ekstra vedlikeholdstiltak. System for planlegging, styring og utvikling av kommunalt eiendomsforetak (FDVUsystem). Innføring av prinsippet med kostnadsdekkende husleie. Kompetanse og samling av kompetansemiljø (bl.a. renholdere og vaktmestre). Rollefordeling- og forståelse, samt kommunikasjon aktørene imellom. Rådmannen anbefaler at hele eller deler av dette arbeidet organiseres som et eget prosjekt, med kommunestyret som prosjekteier og rådmannen som prosjektansvarlig. Alternativt at kommunalt eiendomsforetak KF ikke opprettes på dette tidspunkt, men ses i sammenheng med den pågående kommunereformen. Saksutredning: Kommunestyret har bedt rådmannen om å vurdere opprettelse av et kommunalt eiendomsforetak KF. Denne saken beskriver dagens organisering, kriterier for god kommunal eiendomsforetak KF, alternative organisasjonsformer og mulige grep for forbedring. Saken er ikke en fullstendig utredning av et kommunalt eiendomsforetak KF, men peker på de mest sentrale faktorene som må behandles sammen med spørsmålet om organisering. Saken legger opp til valg av utviklingsretning, men må følges opp av ytterligere arbeid rundt bl.a. husleieordninger, finansielle rammevilkår, rolleavklaringer og eventuell samling av vedlikeholds ressurser. Dagens organisering Kommunestyret velger et formannskap som blir det operative eierorganet i kommunen. Kommunestyret ansetter rådmannen til å administrere kommunens virksomhet. Rådmannen kan fordele forvaltningsoppgavene på mange måter i organisasjonen. Tysfjord kommunes eiendommer kan grovt sett deles i 3 porteføljer: 1. Tjenestebygg (skoler, barnehager, sykehjem, idrettsanlegg, administrasjonsbygg, m.m.) Tjenestebyggene, som utgjør den største bygningsmassen, skal bygges, bygges på, bygges om, rehabiliteres, vedlikeholdes, forsikres, renholdes, kjøpe energi og drive enøk, kildesorteres, møbleres m.m. Dette er nødvendige støttefunksjoner for å kunne drive den kommunale virksomheten. I Tysfjord kommune er disse oppgavene/ressursene samlet hos Teknisk etat. 2. Boligene Boligporteføljen med løpende vedlikehold, kjøp og salg av boliger osv., er lagt til Teknisk etat og noe av utleieboligene er lagt til serviceavdelingen. Teknisk etat og serviceavdelingen disponerer, forvalter, og vedlikeholder boliger og leiligheter som er eid av Tysfjord kommune selv. Side 3 av 19
Sak 5/17 3. Strategiske eiendommer (annen bebygd og ubebygd eiendom). Kommunal bolig- og eiendomsutvikling med kjøp og salg av eiendom for å ivareta næringsutvikling, sentrumsutvikling, boligbygging og skaffe tomter til kommunens virksomhet er plassert hos Teknisk etat, nært rådmannen og formannskapet som kommunens sentrale operative eierorgan. Den samlede bygningsmassen direkte eid av kommunen er på ca. 15.900 m2. Arealene fordeler seg på følgende kategorier: Administrasjonsbygg: Barnehager: Skolebygg: Helsebygg: Idrett/kulturbygg: Kommunaltekniske bygg: Boliger*): 1800 m2 1390 m2 5100 m2 2700 m2 450 m2 280 m2 4180 m2 *) Tysfjord kommune disponerer, forvalter, og vedlikeholder boliger/leiligheter eid Tysfjord kommune. Kommunestyret er den formelle eier av kommunens bygningsmasse, og bestemmer hvordan eiendommene skal forvaltes. Ut fra et ønske om å få en mer profesjonell og forretningsmessig drift av en eiendom, vedtok kommunen i 2012 å legge forvaltningsansvaret til et kommunalt foretak, Stetindhallen KF. Kommunestyret er det øverste og det operative eierorganet for kommunale foretak, og behandler årsberetning og tertial/kvartalsrapporter m.m. fra foretakets styre. Hva kjennetegner god forvaltning av kommunenes realkapital? Målet med en behandling av kommunal eiendomsforvaltning må være å vurdere ulike virkemiddel for å forbedreforvaltningen av kommunens realkapital. NOU 2004:22, Velholdte bygninger gir mer til alle, setter følgende kriterier for god eiendomsforvaltning: 1. «Eieren fastsetter de målene, prioriteringene og rammene som eiendomsforvaltningen skal styres etter. Det understrekes under dette punktet at det i tillegg til fastsettelse av mål, prioriteringer og rammer må innhentes informasjon om forvaltningens tilstand sett i forhold til disse kriteriene. Denne tilstandsinformasjonen vil gi grunnlaget for hvilke tiltak det er hensiktsmessig å sette i verk for at kriteriene skal bli oppfylt. 2. Et rasjonelt (målrettet) system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen. Herunder blant annet Eiendoms- og bygningsregister med arealer, kostnader og inntekter pr. bygg, oversikt over brukere og deres langsiktige planer/behov, eiendommens tilstand, lovpålagt dokumentasjon (brann, HMS), ulike nøkkeltall for energi, arealeffektivitet, etc., FDV-informasjon for øvrig. 3. Generelle kriterier på god eiendomsforvaltning: a. Tilfredsstille prioriterte brukerbehov. b. Effektiv arealutnyttelse Side 4 av 19
Sak 5/17 c. Godt, verdibevarende vedlikehold d. Kostnadseffektiv eiendomsforvaltning e. Målrettet utvikling av eiendommenes kvaliteter f. Hensiktsmessig organisering av eiendomsforvaltningen g. Riktige økonomiske rammebetingelser tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter. 4. Lovpålagte krav overfor eier og bruker skal ivaretas.» Det er viktig å merke seg at kriteriene kan anvendes uavhengig av organisasjonsform. Det er flere virkemiddel som kan tas i bruk for å komme nærmere målet om god kommunal eiendomsforvaltning. Saken vil i tråd med den politiske bestillingen i det følgende kort behandle organisering som virkemiddel, organisatoriske valgmuligheter og sentrale forhold som vies oppmerksomhet i aktuell litteratur rundt temaet. Saken er ikke utfyllende mht. temaets kompleksitet og dybde. Organisering av eiendomsforvaltningen De ulike organisasjonsformene for kommunal eiendomsforvaltning kan oppsummeres som følger: A. Den enkelte virksomhet forvalter sine bygninger. B. Sentrale fagavdelinger (skoler, barnehager, helse) forvalter sine bygninger. C. Egen eiendomsforvaltning innenfor kommunens sentraladministrasjon (vanligst). D. Eget kommunalt eiendomsforetak. E. Kommunalt heleid/deleid aksjeselskap. F. Noen har også andre former for organisering. Figuren nedenfor, som er hentet fra NTNU-rapporten «IKS i Kommunal Eiendomsforvaltning. En mulighet i et mylder av kommunale og interkommunale organisasjonsløsninger?» viser de ulike organisasjonsformene på en skala fra integrert del av kommunens forvaltning til selvstendig forretningsmessig organ, fra sterk politisk styring til uavhengig organisasjon. Organisering under rådmannen er i figuren betegnet som etat. Side 5 av 19
Sak 5/17 Under følger en nærmere beskrivelse av de to mest aktuelle organisasjonsformene i vårt tilfelle: Etatsmodellen Etatsmodellen innebærer at eiendomsforvaltningen er direkte underlagt rådmannens instruksjonsmyndighet. Dette gir grunnlag for en sterk og direkte politisk styring, og er den mest brukte modellen i landets kommuner. Nærhet til rådmannen og kommunens politiske ledelse er en vesentlig fordel ved etatsmodellen. Denne fordelen er imidlertid størst når eiendomsetaten er direkte underlagt rådmannen som egen etat, slik som det er i Tysfjord kommune i dag. Ulempene med denne modellen er først og fremst at de nære økonomiske prioriteringene mellom etatene, lett fører til at vedlikeholdet blir salderingspost. En annen ulempe er lokalene i stor grad fremstår som «gratis» for brukerne. Som bakgrunn for politiske prioriteringer er det interessant å synliggjøre alle kostnader knyttet til ulike formål. Når kostnadene til lokaler dekkes av bevilgninger til eiendomsforvaltningen og investeringer som utgiftsføres og senere ikke blir synlige i driftsregnskapene, blir det vanskeligere å få oversikt over hvor store ressurser kommunen reelt sett tilgodeser ulike formål med. KF-modellen Reglene om KF er utformet med sikte på å være et tilbud for organisering av mer forretningsmessig virksomhet. Organisasjonsformen benyttes ofte når både forretningsmessige og samfunnsmessige hensyn skal ivaretas. Rådmannen skal føre tilsyn med foretaket, samtidig som tradisjonelle linjer for tilsyn og kontroll er brutt. Et kommunalt foretak er ikke et eget rettssubjekt. Et foretak ligger dermed innenfor rammen av kommunelovens virkeområde, kommunelovens kapittel 11. Foretaket er underlagt kommunestyrets beslutninger med hensyn til økonomi, frihetsgrad og virkeområde. Kommunale foretak er økonomisk og rettslig en del av kommunen, men er organisert med et eget styre. Det er ikke noe formelt skille mellom et foretaks økonomi og kommunens. Et kommunalt foretak inngår avtaler på vegne av kommunen, ikke som egen part. Kommunens overordnede arbeidsgiverpolitikk legger også rammene for foretaket. Dette vil gjelde bl.a. seniorpolitikk, likestilling, tariffområdet og kompetanseutvikling. Som endel av kommunen er et foretak underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Det er de kommunale budsjettene som setter rammer for foretakets virksomhet og styret er bundet av kommunens budsjett. Foretakets forpliktelser er kommunens forpliktelser og kommunen er kontraktsmotpart i de avtaler som foretaket inngår. Ulempene ved KF-modellen kan knyttes til bl.a. opprettelse, styring og drift. Det kreves stor innsats og modenhet i organisasjonen i opprettelsen av et kommunalt bolig- og eiendomsforetak. Både politikere, rådmannen og selskapet selv må sørge for at nødvendige innsatsfaktorer er på plass. Her kan det nevnes bl.a. finansielle verktøy, husleieordninger, rolleavklaringer, samling av vedlikeholds ressurser, god ledelse, m.m. Det pekes også på styringsutfordringer, ofte knyttet til hvilke eierstrategier kommunen legger til grunn, rådmannens manglende styringsmuligheter, samt hvilke fullmakter som tilligger foretaket. Driftsutfordringene i KF-modellen handler om de rammevilkår som foretaket arbeider under, både når det gjelder økonomi, kompetanse, FDVU-systemer og praktisering av husleieordningen. Side 6 av 19
Sak 5/17 Husleieordninger I kommunal sektor representerer byggene først og fremst funksjonelle verdier, om enn med store økonomiske forpliktelser. Dette er i motsetning til private eiendomsvirksomheter der bygningenes økonomiske verdi på et marked er det sentrale. I kommuner der forvaltningsansvaret ligger under rådmannen, er det kommunestyret som fastsetter årlige midler til vedlikehold av bygg og anlegg. Behovet for vedlikeholdsmidler fra en ofte hardt presset kommunekasse må da konkurrere med andre gode, og ofte mer synlige forhold, som helse- og omsorgstjenester og skoler. Med bevilgningsfinansiering vet forvalteren ofte ikke før i desember hvor mye man får til vedlikehold kommende år. Bygningsforvaltning er i sin natur av langsiktig karakter. Forutsigbarhet og stabilitet i den økonomiske situasjonen vil gjøre det lettere å planlegge og gjennomføre vedlikeholdsoppgaver. For å skape en mer forutsigbar situasjon har noen kommuner innført husleieordninger innenfor etatsorganisering. Dersom eiendomsforvaltningen er organisert i et KF eller et AS, benyttes også husleie. Husleien vil vanligvis inneholde elementer til dekning av kapitalkostnader (avdrag på lån), forvaltning (skatter, avgifter, forsikring, administrasjon), drift (for eksempel vaktmesteroppgaver, renhold, energi og renovasjon). Avhengig av hvordan avtalene er inngått, vil kan den også dekke ulike former for brukerservice (for eksempel tele og IKT, opphenging og montering av løsøre, sentralbordtjenester, og lignende). Andre oppgaver som byggutvikling (ombygging, oppgradering, m.m.), utreding av nye prosjekter og byggherrefunksjoner, vil det i et KF eller AS som oftest være naturlig å inngå separate avtaler om. Vurdering: Valg av organisasjonsform opprettelse av et kommunalt eiendomsforetak I rapporten «Kommunal eiendomsforvaltning -En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak», advares det mot å tro at opprettelse at et kommunalt eiendomsforetak i seg selv skulle føre til at målsettingene om god eiendomsforvaltning nås: «Uansett organisasjonsform er målsettingen vanligvis den samme. Eieren, kommunestyret, ønsker et helhetlig blikk på den kommunale eiendomsmassen, og man ønsker minimum å nå to målsettinger: stille med hensiktsmessige bygg for de tjenester som kommunene skal yte til sin befolkning, og bevare eller øke verdien i eiendomsmassen. Ofte kommer også en tredje målsetting inn; å sørge for profesjonalitet og effektivitet i både forvaltning, drift og vedlikehold av eiendomsmassen.» I opprettelsen av et kommunalt eiendomsforetak vil nøkkelen til suksess ligge i de verktøy og det handlingsrommet som kommunestyret gir foretaket, kombinert med hvordan rådmannen skaper rom for foretaket. I tillegg er det selvfølgelig viktig hvordan foretaket selv forvalter sine verktøy og sitt handlingsrom. Nordlandsforskning sin rapport «Kommunal eiendomsforvaltning og organisasjonsformer» fremhever også at det er flere forutsetninger som må være til stede ved fristilling av eiendomsforvaltningen: Side 7 av 19
Sak 5/17 «Styringslogikk under fristilling: Som det er har blitt påpekt ovenfor, er det grunn til å anta at en sentral utfordring ved større grad av fristilling i kommuneorganisasjonen vil være knyttet til å definere lokale politikeres styringsrolle. I så måte vil det være av stor nytte å dokumentere hvordan slike roller har blitt utformet i de kommuner som har valgt alternativer til en tradisjonell form for eiendomsforvaltning. Også her bør slik kunnskap og dokumentasjon knyttes opp mot en sammenligning av hvordan ulike organisasjonsmodeller skaper ulike forutsetninger for styringsrollen. Det bør her rettes særlig oppmerksomhet mot effekten av, og forutsetningene for, å lykkes med å utarbeide operasjonelle eierskapsstrategier. Dette gjelder våde strategier eller prinsipper for kommunen som eier av fristilte virksomheter generelt, og det som berører eiendomsforvaltning spesielt. Fokus bør også rettes mot hvilke konkrete virkemidler som er tilgjengelig for å drive styring fra politisk nivå, gjennom å utarbeide eksplisitte mandater og vedtekter for de fristilte virksomhetene.» Husleieordninger Husleieordningen har en betydelig strukturerende effekt på eiendomsforvaltning, og har vært behandlet i en rekke utredninger, konferanser og seminarer over lang tid. Denne diskusjonen har knyttet seg sterkere til spørsmålet om måloppnåelse og nytteeffekter enn diskusjonen av ulike organisasjonsformer, spesielt fra de eiendomsfaglige miljøer som har behandlet dette. Når det gjelder nytten av husleieordningen henvises det til andre rapporter/dokumenter, spesielt rapporten «Husleieordninger i statlig eiendomsforvaltning Teoretisk grunnlag og praktiske erfaringer» fra 2005. Rapporten «Veileder om husleieordninger» fra 2008 retter seg direkte mot kommunesektoren og vil være en annen kilde. Felles for de refererte kilder og praktisk talt alle faglige utredninger av husleieordningen, er at de anbefaler denne, men samtidig påpeker viktigheten av at den innføres innenfor et samlet regime, og oppfyller noen klare forutsetninger som det synes å være bred enighet om. Spesielt fremheves at de ledd som står for innhenting av husleiemidlene og forvaltning av bygningene bør være organisatorisk og økonomisk skilt fra brukersiden, samt at vedlikeholdselementet i husleien er dekkende og benyttes til formålet. I «Kommunal eiendomsforvaltning En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak» fremheves dilemmaet med at kommunen, selv om de har vedtatt å innføre et KF, og har inngått avtaler om husleie, likevel kan vedta å redusere husleienivået. Det er videre verd å merke seg at siden regnskapene for kommunekassen og foretaket skal gjøres opp hver for seg, har foretaket mulighet til å bygge opp fond, selv om kommunekassen går med underskudd. Fond er et viktig verktøy for å ivareta langsiktigheten i eiendomsforvaltningen. Side 8 av 19
Sak 5/17 En rapport utarbeidet av FOBE/Kobe med tittelen «Kartlegging av beste praksis for interne husleieordninger», viser: «De kommuner som praktiserer ordningen med husleieprinsipper fullt ut, rapporterer i større grad enn kommuner som ikke gjør det, at de oppnår: Bedre rolleforståelse for eier, forvalter og bruker Mer forutsigbare rammebetingelser Bedre grunnlag for investeringsbeslutninger Rapporten konkluderer derfor med: «Det kan tyde på at kommuner som har organisert eiendomsforvaltningen som KF eller AS har lyktes best. Dette til tross for en kommune med tradisjonell organisering som også har lyktes bra. Det viktigste er sannsynligvis å innføre ordningen med husleie fullt ut og ikke lande på halve løsninger.» Konklusjon og anbefaling Rådmannen mener at organisasjonsmodellen har betydning, men ikke er avgjørende for god eiendomsforvaltning. Lokale forhold som politisk fokus, god kommunikasjon og personlige egenskaper hos aktørene har større betydning enn hvilken organisasjonsmodell man velger. Rådmannen fremhever god kommunikasjon mellom kommunestyret som folkevalgt eier, formannskapet som operativ eier og administrativ eiendomsforvalter som et nøkkelforhold for å lykkes med god eiendomsforvaltning. KS konkluderer på lignende vis i rapporten «FoU prosjekt om realkapital (2012 2013)»: «De som er fornøyd med etablering av KF eller AS for eiendom synes å ha fått en rapporteringslinje inn til politisk nivå som gir en bedre synliggjøring av fagområdet og vedlikeholdsbehov, enn en etatsorganisering gjør. Flere mener også at et KF styrker fokus og medvirker til mer forretningsmessig drift. Det er likevel ingenting som er til hinder for at tilsvarende rapportering og synliggjøring kanskje for bygg og installasjoner der man har en etatsorganisering, og andre intervjuobjekter mener at det fungerer best. Det kan derfor være hensiktsmessig å fokusere på det verktøyet og den oppmerksomheten kommunene gir sine KF og AS, snarere enn på organiseringen i seg selv.» Rådmannen mener at en hensiktsmessig organisasjonsmodell kun er en av forutsetningene som har betydning for å nå målsettingene som settes rundt den kommunale bolig- og eiendomsforvaltningen. Rådmannen anbefaler derfor at spørsmålet om organisasjonsform ses i sammenheng med andre rammevilkår. Opprettelse av et kommunalt eiendomsforetak vil kreve et grundig arbeid rundt følgende innsatsfaktorer: Eierstyring, hensiktsmessige vedtekter for et kommunalt eiendomsforetak (KF) Finansielle verktøy, økonomiske rammer og beregninger av ekstra vedlikeholdstiltak. System for planlegging, styring og utvikling av eiendomsforvaltningen (FDVU-system) Innføring av prinsippet med kostnadsdekkende husleie Kompetanse og samling av kompetansemiljø (bl.a. renholdere og vaktmestre) Rollefordeling- og forståelse, samt kommunikasjon aktørene imellom Arbeidet bør organiseres som et prosjekt, med kommunestyret som prosjekteier og rådmannen som prosjektansvarlig. Arbeidstakersiden skal tas med på råd og representeres i Side 9 av 19
Sak 5/17 prosjektarbeidet. Prosjektets karakter tatt i betraktning vil det ved siden av egne administrative ressurser være behov for å engasjere ekstern prosjektledelse i anslagsvis 6-12 måneder. Det kan her være hensiktsmessig å knytte nær kontakt med andre kommuner med slik erfaring og god måloppnåelse. Rådmannen vil utarbeide et endelig forslag til prosjektmandat etter vedtak i denne sak. Mandatet vil klargjøre hvilke faktorer som bidrar til de beste forutsetninger i opprettelsen av et kommunalt eiendomsselskap, og dermed hvilke bestillinger som skal legges til prosjektet. Prosjektmandat forelegges kommunestyret for godkjenning innen utgangen av 2017. Samtidig gjøres det oppmerksom på at med utgangspunkt i kommunereformens forestående arbeid med den kommunale og administrative organiseringen vil spørsmålet om kommunens bolig- og eiendomsforvaltning komme på dagsorden uansett. I den sammenheng anbefales det at det på dette tidspunkt ikke opprettes et kommunalt foretak som skissert. Vedlegg: Trykt vedlegg Kommunal eiendomsforvaltning - En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak «Kommunal eiendomsforvaltning -En veileder/verktøykasse for folkevalgte og administrasjon i etablering, drift og utvikling av kommunale eiendomsforetak». Utarbeidet av de etablerte kommunale eiendomsforetakene i Norge med råd fra eksterne fagmiljøer og med midler fra Statens Bygningstekniske etat ved KoBE (Kompetanse for Bedre Eiendomsforvaltning). Utrykte vedlegg NOU 2004:22, «Velholdte bygninger gir mer til alle» KS samlerapport 2013: «Forvaltning av kommunesektorens eiendom og infrastruktur dilemmaer og løsninger» NTNU (FoU 1/2009): «IKS i Kommunal Eiendomsforvaltning. En mulighet i et mylder av kommunale og interkommunale organisasjonsløsninger?» Nordlandsforskning 2011: «Kommunal eiendomsforvaltning og organisasjonsformer» FOBE/Kobe 2007: «Kartlegging av beste praksis for interne husleieordninger» rådmann Rådmann Side 10 av 19
Sak 6/17 DELEGERINGSREGLEMENT - 2017 Saksbehandler: Arkiv: 044 Arkivsaksnr.: 17/133 Saksnr.: Utvalg Møtedato 6/17 Formannskapet 07.03.2017 Innstilling: 1. Det nedsettes et politisk utvalg som forestår arbeidet med revidering av delegeringsreglementet for Tysfjord kommune, med følgende medlemmer. Medlemmer: 2. Det velges leder og nestleder for utvalget. Leder: Nestleder: Bakgrunn: Kommunestyret har etterspurt en revidering av delegeringsreglementet for kommunen. Det eksisterende reglement vedlegges her. Saksutredning: Kommunestyret er etter kommuneloven 6 det øverste kommunale organet, og det er i utgangspunktet kommunestyret som treffer vedtak på vegne av kommunen. Kommunestyret kan delegere sin myndighet, både gjennom et generelt delegeringsreglement og i konkrete enkeltsaker. Selv om kommunestyret står svært fritt når det gjelder å delegere avgjørelsesmyndighet, finnes det enkelte grenser eller delegasjonssperrer. En del saker må kommunestyret ifølge lovverket avgjøre selv. Slike delegeringssperrer er blant annet gitt i kommuneloven, for eksempel i 44 nr. 6 (vedta økonomiplan) og 45 nr. 2 (vedta årsbudsjett). Tilsvarende kan det være skranker i særlovgivningen for hva kommunestyret har adgang til å delegere videre, for eksempel i plan- og bygningsloven 11-15 (vedta kommuneplan) og helse- og omsorgstjenesteloven 6-1 (inngå samarbeidsavtale med det regionale helseforetaket). Kommunestyret kan delegere avgjørelsesmyndighet til formannskapet i alle saker hvor annen ikke følger av lov, jf. kommuneloven 8 nr. 3. Kommuneloven 23 nr. 4 gir videre et folkevalgt organ hjemmel til å delegere til administrasjonssjefen å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell interesse. Rammer for delegeringsadgangen avhenger av hvem det delegeres myndighet til. Det er større adgang til å delegere myndighet til folkevalgte organer enn til administrasjonen, og større adgang til å delegere til folkevalgte organer enn til enkeltmedlemmer. Side 11 av 19
Sak 6/17 Det rettslige innholdet i et delegeringsvedtak er at den man delegerer til, kan treffe beslutninger innen delegeringsvedtakets rammer på vegne av det delegerende organ, og med samme rettsvirkninger. Et delegeringsreglement bør blant annet bestå av: Generelle prinsipper for fordeling av fullmakter og bruk av delegert myndighet i kommunen. Bestemmelser om offentlig myndighetsutøvelse, det vil si delegering av avgjørelsesmyndighet gitt kommunen i særlov. Reglementet regulerer også ansvaret for plikter og utnyttelse av rettigheter kommunen er tillagt gjennom særlov. En delegering av fullmakter der kommunen opptrer som privat rettssubjekt; som arbeidsgiver, eiendomsbesitter, finansforvalter, innkjøper osv. Her reguleres også fullmakter i forbindelse med rettstvister kommunen er part i. Sakvurdering: En full gjennomgang av delegeringsreglementet er en betydelig sak. Lovgivning der kommunen har ansvar/myndighet teller over 100 lover, jf. liste vedlagt her. Da er ikke forskrifter regnet med. Da delegeringsreglementet er et politisk styringsreglement er det helt avgjørende at det er de folkevalgte selv som på prinsipielt grunnlag trekker opp retningslinjene for hva som skal delegeres til politiske organer og til rådmannen. I den sammenheng er det rådmannens klare råd at det bør nedsettes et representativt politisk utvalg som forestår og leder dette arbeidet. Utvalget bør ha leder og nestleder. Forslag til nytt delegeringsreglement fremmes for kommunestyret når utvalget selv finner det mest hensiktsmessig. Administrative og økonomiske konsekvenser: Utvalget og rådmannen må gjøre seg kjent med innholdet i eksisterende reglement da vedtaket kan føre til endringer i prioriterte oppgaver. Dette vil også ha en økonomisk konsekvens som det ikke er mulig i denne fasen å si noe om, men avhenger av antall møter og hvilke administrative ressurser som avsettes. Vedlegg: Gjeldende delegeringsreglement for Tysfjord kommune. Oversikt over lover. rådmann Rådmann Side 12 av 19
Sak 7/17 PROSJEKTHÅNDBOK - 2017 Saksbehandler: Arkiv: 000 Arkivsaksnr.: 17/134 Saksnr.: Utvalg Møtedato 7/17 Formannskapet 07.03.2017 Innstilling: Prosjekthåndbok med vedlegg godkjennes. Bakgrunn: Det vises til kommunestyrets vedtak i sak 88/15. Administrasjonen har over tid arbeidet med å utarbeide rutiner og systemer for styring og ledelse av prosjekter i Tysfjord kommune. Arbeidet har resultert i en prosjekthåndbok. Prosjekthåndboka er helt ny, og følger prinsipper for kvalitetsstyring i hht. NS-ISO 9001. Håndboka er basert på PLP-håndbok, dvs. kjente metoder for prosjektlederprosesser og PLP-metoder. Vedlagte prosjekthåndbok består av følgende hoveddeler: Kapittel 1 Innledning fra rådmann som gir generelle føringer for prosjektledelse og prosjektstyring i Tysfjord kommune Kapittel 2 Beskriver generell prosjektledelse og styring og er delt i to deler: (i) generelt om prosjektgjennomføring elementer som inngår i alle typer prosjekter; fra organisasjonsutvikling til gjennomføring av investeringsprosjekter og (ii) spesielt om investeringsprosjekter Vedlegg Beskriver prosedyrer og maler for støtte dokumenter; fra bestilling av prosjekter til rapporter, planer mm. Vurdering: Vedlagte prosjekthåndbok med vedlegg oppfyller kommunestyrets vedtak i sak 88/15, vedr rutiner og systemer for styring og ledelse av prosjekter i Tysfjord kommune. Vedlegg: Prosjekthåndbok for Tysfjord kommune m/vedlegg Rådmann Rådmann Side 13 av 19
Sak 8/17 EIERSTRATEGIER - 2017 Saksbehandler: Arkiv: 032 Arkivsaksnr.: 17/135 Saksnr.: Utvalg Møtedato 8/17 Formannskapet 07.03.2017 Innstilling: Tysfjord kommunes eierstrategi for kommunale foretak godkjennes Saksutredning: Det vises til kommunestyrets vedtak i sak 37/15, den 18.6.2015, og til vedtakets punkt 4, der det heter at: «Kommunestyret pålegger rådmannen å gå inn for å få klare retningslinjer mellom Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF». Denne saksutredning med tilhørende dokumentvedlegg «Eierstrategi - kommunale foretak (KF), Tysfjord kommune» er en oppfyllelse av vedtaket. Videre vises det til kommunestyrets budsjettvedtak 103/15, der rådmannen fikk i oppdrag å forestå etableringen av kommunalt boligselskap. Kommunestyret vedtok deretter følgende overordnede prinsipper for eierstyring den 22.6.2016 i k-sak 31/16: 1. Eierskapet skal fremme samfunnsansvarlig forretningsdrift og bærekraftig samfunnsutvikling. 2. Det skal være åpenhet knyttet til Tysfjord kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet, basert på prinsippet om meroffentlighet. 3. Tysfjord kommune fremmer sine interesser overfor selskapene gjennom representantskap. 4. Kommunen gir som eier klare, langsiktige mål for selskapene. Styret er ansvarlig for realisering av målene. 5. Tysfjord kommune forventer at de ulike styrer på uavhengig grunnlag har en aktiv rolle med hensyn til service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. 6. Styret skal se til at selskapet utarbeider og følger opp etiske retningslinjer. 7. Styret forventes å integrere samfunnsansvar i forretningsdriften. 8. Styrets godtgjøring ligger på moderat nivå og leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et moderat konkurransedyktig nivå. 9. Langsiktighet i rammeavtalene mellom kommunen og foretakene kombineres med begrenset kjøp av kommunale tjenester for å oppnå effektiv ressursutnyttelse. 10. Avkastningskrav bør være langsiktige, forutsigbare og knyttes til avkastning av innskutt kapital, og bygges inn i eierstrategien for det enkelte selskap. Kommunesektoren har hatt anledning til å organisere kommunal tjenesteproduksjonen og oppgaveløsning innenfor rammen av et kommunalt foretak (KF) siden 1.januar 2000. Tysfjord kommune har etablert ett kommunalt foretak med hjemmel i kommunelovens kapittel 11.1 Stetindhallen Tysfjord KF ble nyregistrert i Foretaksregisteret i 2012. Side 14 av 19
Sak 8/17 Tysfjord kommune skal være en aktiv, forutsigbar og langsiktig eier av foretak og selskap som inngår i kommunens eierportefølje. De kommunale foretakene skal ha høyest prioritet i arbeidet med å utvikle selskapsspesifikke eierstrategier. Utarbeidelsen av eierstrategier er et ledd i en profesjonalisering av Tysfjord kommunenes eierstyring av kommunale foretak. Eierstrategien skal bidra til å klargjøre kommunens mål og strategier for foretakenes virksomhet. Eierstrategiene skal videre bidra til å avklare roller, ansvar og myndighet for foretakenes styrende organ samt den administrative og politiske ledelsen i kommunen. Eierstrategiene vil også spesifisere generelle retningslinjer for samhandlingen mellom foretakene og den kommunale organisasjonen. Saksutredning: Kommunale foretak reguleres hovedsakelig av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) med tilhørende forskrifter. Kommunale foretak vil også omfattes av en rekke andre lover og forskrifter som regulerer særskilte saksområder, herunder offentlighetsloven, forvaltningsloven, arbeidsmiljøloven mv. Foretakene vil videre omfattes av lover og forskrifter som regulerer foretakenes virksomhetsområder. Foretakenes virksomhet vil videre reguleres av vedtektene, herunder formålsparagrafen. Foretakenes vedtektsfestede formål angir den ytre rammen for foretakets virksomhet og begrenser således styrets myndighetsområde. Foretakenes virksomhet vil også reguleres av overordnede planer som kommunens handlings- og økonomiplan, kommuneplanen og kommunedelplaner. Foretakene vil i enkelte tilfeller også omfattes av kommuneovergripende strategier og retningslinjer vedtatt av kommunestyret. Eierstrategiene regulerer kommunens eierstyring og spesifiserer mål og krav til foretakenes virksomhet. Rådmannen legger med dette fram forslag til eierstrategier for eierstyring av kommunale foretak. Strategiene vil være retningsgivende i arbeidet med å utforme selskapsspesifikke eierstrategier. Foretakenes styre og daglige ledelse må selv utarbeide virksomhets- og forretningsstrategier innfor rammen av foretakets formål og kommunens eierstrategi. I tillegg har rådmannen vedlagt en «oppskrift» på trinnene i etablering av kommunalt foretak, og ligger i vedlegg til eierstrategien. Vedlegg: Eierstrategi - kommunale foretak (KF), Tysfjord kommune rådmann Rådmann Side 15 av 19
Sak 9/17 KOMMUNEDELSPLAN DRAG OG KJØPSVIK Saksbehandler: Pål Strøm Jensen Arkiv: 144 Arkivsaksnr.: 17/127 Saksnr.: Utvalg Møtedato 9/17 Formannskapet 07.03.2017 Innstilling: 1. Arbeid med kommunedelplan for Kjøpsvik og Drag igangsettes. 2. Alternativ 1 i saksutredningen er førstevalg, men lykkes ikke dette iverksettes alternativ 2. Dette avklares med Ordfører og rapporteres til Formannskapet. 3. Inntil kr.1,55 millioner finansieres over Kraftfondet for å ferdigstille kommuneplanarbeidet. Rammen settes i hht. valgt alternativ. Saksutredning: Generelt: I arbeid med kommuneplanens arealdel, ble det bestemt at sentrumsområdene Drag og Kjøpsvik, skal få utarbeidet egne kommunedelsplaner. Områdene er markert med hvitt i vedtatt kommuneplan. I ettertid har dette vært nevnt gjentatte ganger i Formannskapet. Saken resulterte i Formannskapets vedtak i sak 2/17. Gjeldende vedtak: (fra sak 2/17 i formannskapet) 1. Formannskapet ber om at det forberedes sak om oppstart av planarbeid for ny reguleringsplan for Drag og Kjøpsvik sentrum. 2. Saken presenteres i neste formannskapsmøte. Finansiering: Oppstart av arbeidet med kommunedelplanene har tatt noe tid. De er en del av kommunens arealplan, men finansieringen har ikke vært klar. Nå har Formannskapet signalisert at de ønsker å bruke midlene fra fond til dette arbeidet. De aktuelle fondene er Havbruksfondet og Kraftfondet. Avklaringer: Formannskapet er både planutvalg og fondstyre. Det er signalisert endringer i bruken av Havbruksfondet, men det er ikke gjort vedtak i saken. Det er kjent at avtalepartnere til Havbruksfondet ønsker en innretning mot store infrastrukturtiltak. Fondstyret bør drøfte hvordan fondet kan brukes/belastes. Side 16 av 19
Sak 9/17 Kostnadsberegninger og tidsforbruk: Alternativ 1: Det arbeides med å få leid inn en planlegger i 50 % stilling og med en varighet på 18 måneder. Stipulert kostnad ved innleid planlegger: Innleid planlegger kr.600.000,- Annonse kostnader kr.100.000,- Folkemøter kr. 50.000,- Interne kostnader kr.100.000,- Gebyrer kr. 50.000,- Totalt kr.900.000,- Alternativ 2: Det lyses ut et anbud for kjøp av konsulent tjenester. Varighet 18 måneder: Stipulert kostnad ved kjøp av konsulenttjenester: Konsulent kr.1.150.000,- Annonse kostnader kr.100.000,- Folkemøter kr.100.000,- Interne kostnader kr.100.000,- Gebyrer kr. 50.000,- Totalt kr.1.550.000,- Oppsummering: Kommunedelplanene for Drag og Kjøpsvik er en sluttføring av arbeidet med kommuneplanens samfunns- og arealdel. Det er brukt mer en 1,5 millioner kroner i dette arbeidet. Dette regnes som kommunens egenandel i hht. Kraftfondets statutter. Dermed kan resterende beløp på kr. 1,55 millioner bevilges fra Kraftfondet. Havbruksnæringens fond bør ikke brukes, da statuttene her ikke samsvarer helt med prosjektet. Fondstyret bør diskutere om dagens statutter skal endres for Havbruksnæringens fond. rådmann Pål Strøm Jensen Teknisk sjef Side 17 av 19
Sak 10/17 SØKNAD OM OPPFØRING AV HYTTE PÅ MATRIKKELNR. 11/31 STEFJORDNES Saksbehandler: Lars Eirik Helland Arkiv: GN/BN 11 / 31 Arkivsaksnr.: 16/226 Saksnr.: Utvalg Møtedato 10/17 Formannskapet 07.03.2017 57/16 Formannskapet 21.11.2016 Innstilling: Søknad om dispensasjon fra plankravet i kommuneplanens arealdel avslås. Tysfjord kommune kan ikke se at fordelene ved å gi dispensasjon er større enn ulempene i dette tilfellet. Utvalg: Formannskapet Møtedato: 21.11.2016 Sak: PS 57/16 Resultat: Behandling i utvalget: Forslag fra Guttorm Aasebøstøl: Sendes tilbake til administrasjonen. Begrunnelse at Stefjordnes er fritidsbebygd. Forslag Tysfjord kommune gir dispensasjon for bygging av hytte. Votering: Innstillinga satt opp mot forslag fra Guttorm Aasebøstøl. Forslaget enstemmig vedtatt. Vedtak: Sendes tilbake til administrasjonen. Begrunnelse at Stefjordnes er fritidsbebygd. Forslag Tysfjord kommune gir dispensasjon for bygging av hytte. Saksutredning: Tysfjord kommune gjorde i møte 21.11.16 følgende vedtak: «Sendes tilbake til administrasjonen. Begrunnelse at Stefjordnes er fritidsbebygd i dag. Forslag Tysfjord kommune gir dispensasjon for bygging av hytte». Administrasjonen sendte så søknaden på høring til Fylkesmannen i Nordland i henhold til vanlig rutine i dispensasjonssaker. Fylkesmannen i Nordland sier i en høringsuttalelse datert 23.01.17 blant annet følgende: «Fylkesmannen kan ikke se at en dispensasjon kan begrunnes med at Stefjordnes er fritidsbebygd, jf. Planutvalgets vedtak av 21. november 2016. Dette er ikke noe som har endret seg etter at planen ble vedtatt, og gjelder ikke spesielt for den aktuelle eiendommen. En dispensasjon fra plankravet med en slik begrunnelse, innebærer fare for presedens og at en i realiteten nærmest må se bort fra reguleringsplankravet vedtatt i kommuneplanens arealdel.». «Omsøkte tiltak vil for øvrig også være avhengig av dispensasjon fra bygge- og deleforbudet i strandsonen, jf. Plan- og bygningsloven 1-8 andre ledd. Det skal i 100-metersbeltet langs Side 18 av 19
Sak 10/17 sjøen tas særlig hensyn til natur- og kulturmiljø, friluftsliv, landskap og andre allmenne interesse». Det vises for øvrig til opprinnelig saksutredning. Vedlegg: Høringsuttalelse fra Fylkesmannen i Nordland datert 23.01.17 rådmann Lars Eirik Helland saksbehandler Side 19 av 19