HOVEDUTSKRIFT. Formannskapet. Tor Asgeir Johansen, Heidi Kalvåg, Guttorm Aasebøstøl, Filip Mikkelsen og Kurt Solstrøm

Transkript

1 HOVEDUTSKRIFT Formannskapet Møtested: Rådhuset Kjøpsvik Møtedato: Tid: 10: Til stede på møtet: Fra adm. (evt. andre): Tor Asgeir Johansen, Heidi Kalvåg, Guttorm Aasebøstøl, Filip Mikkelsen og Kurt Solstrøm Rådmann Oddbjørn Nilsen og formannskapssekretær Lillian K. Bolstad. Teknisk sjef Pål Strøm Jensen var tilstede under orientering fra fylkesmannen og behandling av sakene 9/17-10/17. Tilstede under orienteringen fra Fylkesmannen: Personalleder Ingunn Foshaug, helse- og omsorgssjef Lill-Tove Hansen, økonomileder Mari Hegge, oppvekst- og utdanningssjef Gunnar Solstrøm og NAV-leder Bengt Millerjord. Ola Bjerkaas fra Fylkesmannen i Nordland. Innkalling: Saksliste: Godkjent. Godkjent. Filip Mikkelsen: Ønsker orientering om kommunens økonomiske situasjon. Rådmann: Ordfører: Blir orientering om den økonomiske situasjonen ved førstkommende kommunestyremøte Regnskapstall for januar og februar 2017 blir også lagt frem på førstkommende kommunestyremøte. Behandlede saker: Sak 5/17-10/17 Orienteringer: - Ola Bjerkaas fra Fylkesmannen i Nordland orienterte om tilsyn av barnevernet. - Ordfører orienterte om kommune- og regionsreformen. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: KJØPSVIK KJØPSVIK Telefaks:

2 Annet: - Ber kommunestyret kommer med en uttalelse om regionsreformen. Protokolltilførsel fra Kurt Solstrøm: Formannskapsmedlemmene ble tildelt en liten gave fra noen de har tildelt midler tidligere. Mener det prinsipielt sett ikke er riktig å ta imot personlige gaver som takk for penger eller ressurser man har tildelt via politisk verv. Derfor tar Kurt Solstrøm ikke imot gaven. Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at hovedutskriften er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Kjøpsvik, Tor Asgeir Johansen ordfører Lillian K. Bolstad formannskapssekretær Side 2 av 11

3 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 5/17 17/132 ETABLERING AV KF 2017 SAKSLISTE 6/17 17/133 DELEGERINGSREGLEMENT /17 17/134 PROSJEKTHÅNDBOK /17 17/135 EIERSTRATEGIER /17 17/127 KOMMUNEDELSPLAN DRAG OG KJØPSVIK 10/17 16/226 SØKNAD OM OPPFØRING AV HYTTE PÅ MATRIKKELNR. 11/31 STEFJORDNES Side 3 av 11

4 5/17 ETABLERING AV KF 2017 Alternativ 1: 1. Det opprettes et kommunalt eiendomsforetak (KF) med formål om å forvalte og utvikle hele eller deler av kommunens eiendomsmasse etter forretningsmessige prinsipper. 2. En organisatorisk endring av ansvarsforholdene rundt eiendomsforvaltningen gjennom opprettelse av KF må ses i sammenheng med andre viktige rammevilkår for god eiendomsforvaltning. Det opprettes et prosjekt, hvor kommunestyret er prosjekteier og rådmannen er prosjektansvarlig, som skal utrede hvordan et kommunalt eiendomsforetak kan opprettes under de beste forutsetninger. 3. Rådmannen utarbeider endelig prosjektmandat som fremlegges kommunestyret for avgjørelse innen utgangen av Alternativ 2: Med utgangspunkt i kommunereformens forestående arbeid med den kommunale og administrative organiseringen opprettes det ikke et kommunalt foretak på dette tidspunkt. Sammendrag Kommunestyret har bedt rådmannen om å vurdere opprettelse av et kommunalt boligforetak, jevnfør budsjettvedtak desember Rådmannen har valgt å kalle dette for kommunalt eiendomsforetak (KF), der også «bolig» inngår som en del av foretaket. Saken omfatter en begrenset behandling av organisering som virkemiddel, organisatoriske valgmuligheter og sentrale forhold som vies oppmerksomhet i aktuell litteratur rundt temaet. Det vil være ulike fordeler og ulemper knyttet til de ulike organisasjonsformene som kommunestyret kan velge for eiendomsforvaltningen. Nærhet til rådmannen og kommunens politiske ledelse er en vesentlig fordel ved dagens organisering. Man ser likevel utfordringer ved at vedlikeholdet blir salderingspost, og at lokalene i stor grad fremstår som «gratis» for brukerne. Reglene om KF er utformet med sikte på å være et tilbud for organisering av mer forretningsmessigvirksomhet, og flere kommuner organiserer eiendomsforvaltningen som et KF. De kommunene som er fornøyd med etablering av KF synes å ha fått en rapporteringslinje inn til politisk nivå som gir en bedre synliggjøring av fagområdet og vedlikeholdsbehov, enn en etatsorganisering gjør. Ulempene ved KF-modellen kan knyttes til bl.a. opprettelse, styring og drift. Målet med en behandling av kommunalt eiendomsforetak må være å vurdere ulike virkemiddel for å forbedre forvaltningen av kommunens realkapital. Rådmannen mener at en hensiktsmessig organisasjonsmodell kun er en av forutsetningene som har betydning for å nå målsettinger rundt den kommunale eiendomsforvaltningen. Rådmannen anbefaler derfor at spørsmålet om organisasjonsform ses i sammenheng med andre rammevilkår. Opprettelse av et kommunalt eiendomsforetak KF vil kreve et grundig arbeid rundt følgende innsatsfaktorer: Side 4 av 11

5 Eierstyring, hensiktsmessige vedtekter for et kommunalt eiendomsforetak (KF) Finansielle verktøy, økonomiske rammer og beregninger av ekstra vedlikeholdstiltak. System for planlegging, styring og utvikling av kommunalt eiendomsforetak (FDVUsystem). Innføring av prinsippet med kostnadsdekkende husleie. Kompetanse og samling av kompetansemiljø (bl.a. renholdere og vaktmestre). Rollefordeling- og forståelse, samt kommunikasjon aktørene imellom. Rådmannen anbefaler at hele eller deler av dette arbeidet organiseres som et eget prosjekt, med kommunestyret som prosjekteier og rådmannen som prosjektansvarlig. Alternativt at kommunalt eiendomsforetak KF ikke opprettes på dette tidspunkt, men ses i sammenheng med den pågående kommunereformen. Behandlingen i Formannskapet: Alternativ 1 i innstillingen satt opp imot alternativ 2 i innstilingen. Alternativ 2 i innstillingen enstemmig vedtatt. Med utgangspunkt i kommunereformens forestående arbeid med den kommunale og administrative organiseringen opprettes det ikke et kommunalt foretak på dette tidspunkt. Side 5 av 11

6 6/17 DELEGERINGSREGLEMENT Det nedsettes et politisk utvalg som forestår arbeidet med revidering av delegeringsreglementet for Tysfjord kommune, med følgende medlemmer Medlemmer: 2. Det velges leder og nestleder for utvalget Leder: Nestleder: Bakgrunn: Kommunestyret har etterspurt en revidering av delegeringsreglementet for kommunen. Det eksisterende reglement vedlegges her. Behandlingen i Formannskapet: Endringsforslag fra Filip Mikkelsen: Formannskapet anbefaler ikke revidering av eksisterende reglement på nåværende tidspunkt. Formannskapet viser blant annet til kommunereformen der blant annet delegasjonsreglementet inngår i prosessen i forbindelse med kommunereformen. Innstilling satt opp imot endringsforslag. Endringsforslag enstemmig vedtatt. Formannskapet anbefaler ikke revidering av eksisterende reglement på nåværende tidspunkt. Formannskapet viser blant annet til kommunereformen der blant annet delegasjonsreglementet inngår i prosessen i forbindelse med kommunereformen. Side 6 av 11

7 7/17 PROSJEKTHÅNDBOK Prosjekthåndbok med vedlegg godkjennes. Bakgrunn: Det vises til kommunestyrets vedtak i sak 88/15. Administrasjonen har over tid arbeidet med å utarbeide rutiner og systemer for styring og ledelse av prosjekter i Tysfjord kommune. Arbeidet har resultert i en prosjekthåndbok. Prosjekthåndboka er helt ny, og følger prinsipper for kvalitetsstyring i hht. NS-ISO Håndboka er basert på PLP-håndbok, dvs. kjente metoder for prosjektlederprosesser og PLP-metoder. Vedlagte prosjekthåndbok består av følgende hoveddeler: Kapittel 1 Innledning fra rådmann som gir generelle føringer for prosjektledelse og prosjektstyring i Tysfjord kommune Kapittel 2 Beskriver generell prosjektledelse og styring og er delt i to deler: (i) generelt om prosjektgjennomføring elementer som inngår i alle typer prosjekter; fra organisasjonsutvikling til gjennomføring av investeringsprosjekter og (ii) spesielt om investeringsprosjekter Vedlegg Beskriver prosedyrer og maler for støtte dokumenter; fra bestilling av prosjekter til rapporter, planer mm. Vurdering: Vedlagte prosjekthåndbok med vedlegg oppfyller kommunestyrets vedtak i sak 88/15, vedr rutiner og systemer for styring og ledelse av prosjekter i Tysfjord kommune. Behandlingen i Formannskapet: Innstillingen tatt opp til votering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Prosjekthåndbok med vedlegg godkjennes. Side 7 av 11

8 8/17 EIERSTRATEGIER Tysfjord kommunes eierstrategi for kommunale foretak godkjennes Saksutredning: Det vises til kommunestyrets vedtak i sak 37/15, den , og til vedtakets punkt 4, der det heter at: «Kommunestyret pålegger rådmannen å gå inn for å få klare retningslinjer mellom Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF». Denne saksutredning med tilhørende dokumentvedlegg «Eierstrategi - kommunale foretak (KF), Tysfjord kommune» er en oppfyllelse av vedtaket. Videre vises det til kommunestyrets budsjettvedtak 103/15, der rådmannen fikk i oppdrag å forestå etableringen av kommunalt boligselskap. Kommunestyret vedtok deretter følgende overordnede prinsipper for eierstyring den i k-sak 31/16: 1. Eierskapet skal fremme samfunnsansvarlig forretningsdrift og bærekraftig samfunnsutvikling. 2. Det skal være åpenhet knyttet til Tysfjord kommunes eierskap og til selskapenes virksomhet, basert på prinsippet om meroffentlighet. 3. Tysfjord kommune fremmer sine interesser overfor selskapene gjennom representantskap. 4. Kommunen gir som eier klare, langsiktige mål for selskapene. Styret er ansvarlig for realisering av målene. 5. Tysfjord kommune forventer at de ulike styrer på uavhengig grunnlag har en aktiv rolle med hensyn til service, kontroll, strategi og ressurssituasjon. 6. Styret skal se til at selskapet utarbeider og følger opp etiske retningslinjer. 7. Styret forventes å integrere samfunnsansvar i forretningsdriften. 8. Styrets godtgjøring ligger på moderat nivå og leders lønnsnivå i selskap der kommunen er en betydelig eier skal ligge på et moderat konkurransedyktig nivå. 9. Langsiktighet i rammeavtalene mellom kommunen og foretakene kombineres med begrenset kjøp av kommunale tjenester for å oppnå effektiv ressursutnyttelse. 10. Avkastningskrav bør være langsiktige, forutsigbare og knyttes til avkastning av innskutt kapital, og bygges inn i eierstrategien for det enkelte selskap. Kommunesektoren har hatt anledning til å organisere kommunal tjenesteproduksjonen og oppgaveløsning innenfor rammen av et kommunalt foretak (KF) siden 1.januar Tysfjord kommune har etablert ett kommunalt foretak med hjemmel i kommunelovens kapittel 11.1 Stetindhallen Tysfjord KF ble nyregistrert i Foretaksregisteret i Tysfjord kommune skal være en aktiv, forutsigbar og langsiktig eier av foretak og selskap som inngår i kommunens eierportefølje. De kommunale foretakene skal ha høyest prioritet i arbeidet med å utvikle selskapsspesifikke eierstrategier. Utarbeidelsen av eierstrategier er et ledd i en profesjonalisering av Tysfjord kommunenes eierstyring av kommunale foretak. Eierstrategien skal bidra til å klargjøre kommunens mål og strategier for foretakenes virksomhet. Eierstrategiene skal videre bidra til å avklare roller, ansvar og myndighet for foretakenes styrende organ samt den administrative og politiske ledelsen i kommunen. Eierstrategiene vil også spesifisere generelle retningslinjer for samhandlingen mellom foretakene og den kommunale organisasjonen. Side 8 av 11

9 Behandlingen i Formannskapet: Innstillingen tatt opp til votering. Innstilling enstemmig vedtatt. Tysfjord kommunes eierstrategi for kommunale foretak godkjennes Side 9 av 11

10 9/17 KOMMUNEDELSPLAN DRAG OG KJØPSVIK 1. Arbeid med kommunedelplan for Kjøpsvik og Drag igangsettes. 2. Alternativ 1 i saksutredningen er førstevalg, men lykkes ikke dette iverksettes alternativ 2. Dette avklares med Ordfører og rapporteres til Formannskapet. 3. Inntil kr.1,55 millioner finansieres over Kraftfondet for å ferdigstille kommuneplanarbeidet. Rammen settes i hht. valgt alternativ. Behandlingen i Formannskapet: Innstilling tatt opp til votering. Innstilling enstemmig vedtatt. 1. Arbeid med kommunedelplan for Kjøpsvik og Drag igangsettes. 2. Alternativ 1 i saksutredningen er førstevalg, men lykkes ikke dette iverksettes alternativ 2. Dette avklares med Ordfører og rapporteres til Formannskapet. 3. Inntil kr.1,55 millioner finansieres over Kraftfondet for å ferdigstille kommuneplanarbeidet. Rammen settes i hht. valgt alternativ. Side 10 av 11

11 10/17 SØKNAD OM OPPFØRING AV HYTTE PÅ MATRIKKELNR. 11/31 STEFJORDNES Søknad om dispensasjon fra plankravet i kommuneplanens arealdel avslås. Tysfjord kommune kan ikke se at fordelene ved å gi dispensasjon er større enn ulempene i dette tilfellet. Behandlingen i Formannskapet: Endringsforslag fra Tor Asgeir Johansen: Saken utsettes. Det avholdes et møte raskt med fylkesmannen for å avklare kommuneplanens arealdel. Ordfører sørger for dette. Innstilling satt opp imot endringsforslag Endringsforslag enstemmig vedtatt. Saken utsettes. Det avholdes et møte raskt med fylkesmannen for å avklare kommuneplanens arealdel. Ordfører sørger for dette. Side 11 av 11