5. september 2013 Notat Om adresser og kontaktinformasjon 1. Bakgrunn og formål 2. Grunndata - informasjonssamfunnets infrastruktur 3. Regjeringens digitaliseringsprogram 4. Fysiske adresseopplysninger 5. Endringer og oppdatering - kvalitetsaspekter 6. Digital kommunikasjon - digitale adresser 7. Bruk av fysiske adresser i etatene 8. Kontaktinformasjon 9. Planer og tiltak 1. Bakgrunn og formål med notatet Adresser og adressekvalitet er både viktige og gjentakende tema i møtene for Samarbeidsforum for Enhetsregisteret (SFE), på saksbehandlersamlingene for tilknyttede registre til ER samt de årlige adresseseminarene i regi av Kartverket. Et område der det er nedlagt mye arbeid over mange år. Flere av etatene har arbeid i gang bl.a. for å bedre kvaliteten på postadresser for å få ned tallet på returer. Videre er digital kommunikasjon et vedtatt strategisk satsningsområde jfr. regjeringens digitaliseringsprogram. Det er imidlertid ikke helt enkelt å få tak i hva adresseproblemene som tas opp faktisk består i, årsakene til dem og hvilke «adresser» det gjelder. «Adresseendring» oppfattes ulikt og har ulike betydninger. På møtet til SFE i september 2012 ble det enighet om å utarbeide et notat som tydeliggjør hva som legges i begrepet adresser, systematisere de ulike problemstillinger og utfordringer samt beskrive ulike tiltak og forslag på adresseområdet. Innledningsvis i notatet beskrives utvalgte forhold ved grunndataregistrene, rollen som infrastruktur i informasjonssamfunnet og sentrale plass i en digitaliseringsstrategi. I tillegg er omtalt noen spesifikke forhold som gjelder Danmark siden dette har/bør ha relevans også i Norge. Videre en kort omtale av regjeringens digitaliseringsprogram som legger føringer for kommunikasjonen innen offentlig forvaltning og mellom offentlig forvaltning og borgere samt næringsliv. En kommunikasjon som betinger korrekte og oppdaterte digitale adresser. Deretter følger en nærmere omtale av adressebegrepene, bruken av dem og om ulike typer av hendelser som medfører endringer i adresseinformasjonen. Med adresse menes de mer tradisjonelle fysiske adresser, postadresse samt digital adresse i form av varslingsadresse og digital postkasse. Videre beskrives behovene for adresser som i realiteten dreier seg om bruk av ulike typer adresser eller kontaktinformasjon med utgangspunkt i virksomhetenes kanalstrategi. Til sist omtales arbeid som er i gang i form av ulike tiltak på adresseområdet samt et forslag om å utarbeide noen felles indikatorer som mål på kvaliteten bl.a. for å vise omfanget av problemet og kunne si noe hvilke typer av enheter dette gjelder, enten det er personer eller foretak/virksomheter. 2. Grunndata - informasjonssamfunnets infrastruktur Grunndata brukes overalt i den offentlige sektor og gjenbruk av grunndata med høy kvalitet er en vesentlig forutsetning for at myndighetene kan ivareta sine oppgaver korrekt og effektivt på tvers av etater, forvaltninger og sektorer. I tillegg å dekke behov for statistikk, analyse og utredninger samt ulike forskningsformål.
Grunndata er et vesentlig bidrag til moderniseringen av den offentlige sektor. Når allerede innrapporterte data deles på tvers og inngår direkte i saksbehandlingen, oppnås en bedre og mer effektiv service for borgere og virksomheter. Slik deling gir gevinster som kan anvendes på andre prioriterte områder og oppgaver. En åpen og ensartet praksis for viderebruk av grunndata har imidlertid også stor verdi for privat sektor. Dels fordi virksomheter bruker disse data i interne prosesser og dels fordi informasjonen i de offentlige data kan utnyttes til helt nye typer av bl.a. digitale produkter og løsninger. Viser her bl.a. til drøftingen om tilgangen til persondata i samband med moderniseringen av Folkeregistret som vil skille mellom offentlig og privat sektor. På tilgangsområdet skiller det danske digitaliseringsprogrammet om grunndata seg noe fra slik det pr. i dag er i Norge. I Danmark framheves det at fritt tilgjengelige grunndata for privat sektor er en kilde for innovasjon, vekst og nye arbeidsplasser. Den danske regjeringen har bestemt at fra nyttår 2013 skal danske grunndata inkludert kartdata gjøres fritt tilgjengelig for alle. Også i Finland gjøres det noe tilsvarende. Danmark har formulert fem skritt mot målet: For å sikre gjenbruk og unngå dobbeltregistreringer og skyggeregistre frikjøpes grunndata slik at de blir fritt tilgjengelig både for den private og offentlige sektor Styrke datakvaliteten For å kunne kombinere data sikres det at data harmoniseres teknisk For å forbedre distribusjonen etableres en felles infrastruktur til stabil og effektiv distribusjon For å sikre en effektiv og koordinert utvikling og bruk av grunndata etableres en tverroffentlig grunndatabestyrelse som skal sikre en felles styring av grunndataene. Videre, grunndataprogrammet er en del av den fellesoffentlige digitaliseringsstrategien med fokus på følgende offentlige grunndata som synes å ha det største potensialet for gjenbruk og dermed den største verdien for både offentlige og private aktører. Personer Virksomheter Eiendommer Adresser Geografi Inntekter Oppsummert; I Danmark er målet å etablere en velfungerende grunndatainfrastruktur samt skape en felles plattform for gratis tilgang/distribusjon av grunndata gjennom en såkalt fellesoffentlig Datafordeler. Det er mange fellestrekk her i forhold til det som i Norge omtales som nasjonale felleskomponenter, men også forskjeller, spesielt når det gjelder prising og tilgang. I Norge er følgende grunndataregistre definert som nasjonale felleskomponenter: Folkeregistret, Enhetsregistret og Matrikkelen. I Norge er det foreslått som en del av Moderniseringsprogrammet for Folkeregistret at tilgangen til Folkeregisterdata (deler av) skal bli gratis. Det er videre foreslått av Regjeringen at utvalgte kartdata skal bli gratis tilgjengelig. 2 3. Om Regjeringens digitaliseringsprogram Regjeringen har som ambisjon at Norge skal ligge i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning. Regjeringens mål: den statlige forvaltningen skal så langt det er mulig, være tilgjengelig på nett nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv en digital forvaltning skal gi bedre tjenester digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort Ni prinsipper:
3 Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kontakt med forvaltningen - Fra samtykke til reservasjon - Innbyggere må aktivt velge bort, mens det er obligatorisk for foretak. Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester - Koble sammen tjenester fra flere (gradvis) Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker - ID-porten: MinID, BankID, flere? Alle innbyggere og foretak skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse Innbyggere og foretak skal få varsling på sms og e-post - Etablere et kontaktregister med ønsket varslingsform og kontaktinformasjon Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester - Etatsansvar pluss «på tvers» i Staten Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens arbeidsprosesser og organisering (brukernes prosesser er ikke omtalt) Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal samordnes - Avklare avhengigheter mellom sektorer Fellestiltakene (utvalgte): Alle innbyggere og foretak skal få en sikker, digital postkasse med vedtak og meldinger fra det offentlige samt oversikt over digital kommunikasjon med forvaltningen Varsel på sms eller e-post Toveis digital kommunikasjon (for innbyggerne) Også for kommunene, men de må samordne seg Det etableres en felles ordning for kontaktinformasjon og reservasjon mot digital post Innsamlede opplysninger skal kunne gjenbrukes digitalt (av andre offentlige virksomheter) Felles offentlige registre skal understøtte den digitale forvaltningen Mange offentlige virksomheter er avhengige av rask og enkel tilgang til oppdatert og korrekt informasjon om personer, virksomheter og/eller eiendom fra Folkeregisteret, Enhetsregisteret og Matrikkelen (Nasjonale felleskomponenter) Offentlige data skal være tilgjengelige og kunne brukes i nye sammenhenger bl.a. i næringslivet til å utvikle nye tjenester (tilgang og pris?) 4. Fysiske adresseopplysninger Til vanlig opereres det med tre slags adressedata som er varianter av fysiske adresser: Adresser som består av adressenavn, adressenummer og postnummer med mer som er knyttet til ett sett geografiske koordinater. Slike adresseopplysninger kan være knyttet både til forretningsadresse, virksomhetsadresse, bostedsadresse/oppholdsadresse og postadresse Stedsnavn er kjente betegnelser på steder eller områder og brukes alternativt som adresse for adressenavn der en kun har matrikkeladresser Administrative enheter som bl.a. kommune, fylke, valgkrets og andre lokale inndelinger Adressedata benyttes overalt og inngår i et stort antall systemer, både offentlige og private. Om alle bruker det samme adressegrunnlaget, oppstår det færre feil og gir mindre plunder og heft. Forutsetningen er adresser av høy kvalitet dvs. at de er oppdaterte og fullstendige. I digitale selvbetjeningsløsninger som er eller blir utviklet bør adresseopplysninger automatisk bli hentet slik at den enkelte slipper å legge til dette selv. Er den korrekte adressen tilgjengelig i den digitale blanketten vil alle involverte spare tid. Selv om utviklingen går i retning av mer elektroniske/digitale tjenester er det fortsatt behov for å vedlikeholde fysiske adresseopplysninger effektivt. Slik informasjon er bl.a. grunnlaget for å kunne plassere relevante objekter på kartet og til ulike beredskapsformål. Nedenfor følger to figurer som utdyper adressene i Norge.
4 5. Endringer i og oppdatering av fysiske adresseopplysninger - kvalitetsaspekter Alle adresseopplysningene nevnt i avsnitt 4 kan bli endret. Det skjer fra tid til annen endring i adressenavn, i nummerering innenfor adressenavnet, i kommunegrenser og i kommunestrukturen. Postnummer og poststed endres i mer eller mindre omfattende grad årlig. Det er viktig å skille mellom to typer av adresseendringer; den ene er endring i adressen fordi selve adresseopplysningene endres og det andre at adressen endres fordi det skjer en fysisk flytting av enheten (person, virksomhet osv.) til ny adresse.
5 Selve adressen endres. Her er utfordringen å få endret til korrekt adresse på alle enheter som blir berørt. Adressene vedlikeholdes av kommunene, i Matrikkelen, som er masterregisteret på offisielle adresser, og som forvaltes av Kartverket. Folkeregistret har i lang tid brukt adressene i Matrikkelen, mens Enhetsregistret startet med en slik direkte bruk i november 2012 (har tidligere basert seg på oppdateringer fra SSB). I neste omgang distribueres dette ut til en rekke brukere. Selve endringen gjøres ved at det kommer ny adresse fra Kartverket som er knyttet til den gamle og at alle som bor på de gamle automatisk får endret den gamle til ny. I tillegg skal alle i følge adresseveilederen tilskrives fra kommunen om endringene. Adressen endres fordi det skjer en fysisk flytting av personer, virksomheter osv. Her er utfordringen å få enhetene til å melde endringen/flyttingen slik at hendelsen blir fanget opp og ny og korrekt adresse registrert. Et problemområde er manglende, mangelfulle eller sterkt forsinkede meldinger. Andelen flyttemeldinger til Folkeregistret med utfylt bolignummer ligger nær 95 prosent på landsbasis. Det er ønskelig med en høyere andel og at kontrollen styrkes på om det er korrekt bolignummer som oppgis. Et annet sentralt spørsmål er hvor mange faktiske flyttinger det er som ikke blir meldt eller fanget opp på annen måte. Tilsvarende utfordringer finnes også på Enhetsregistersiden. Aktuelle og oppdaterte adresser og stedsnavn vil, i ordets rette forstand, være livsviktige når politi, lege og ambulanse, brannvesen og annen beredskapstjeneste skal finne fram. Dette gjelder også for annen type transport som bl.a. skolebarn- og syketransport samt drosjetransport. I tillegg vil det være viktig med en kobling mot bosatte slik at det kan avgjøres om stedet det rykkes ut til er et bosted, særlig ved brann eller eksplosjonsfare. Om bl.a. Folkeregisteret skal kunne brukes til ulike beredskapsformål på en mer sikker måte, bør personer også bostedsplasseres der de faktisk oppholder seg, så langt råd er, når dette avviker fra den folkeregistrerte (juridiske) bostedsadressen. Det er flere eksempler på at utrykninger ikke er blitt prioritert blant annet til bygninger uten bosatte i Folkeregisteret, mens det i realiteten og over lengre tid har oppholdt seg en rekke personer på stedet. Tilsvarende gjelder for Enhetsregistret og virksomhetene som er registrert der bl.a. ved ulykker, også sett i forhold til bosettingen i området og eksponeringen for støy, utslipp, eksplosjonsfare osv. En del offentlige myndigheter og ikke minst aktører i privat sektor vedlikeholder selv adresser i egne systemer. Er det feil i en adresse rettes denne ofte bare lokalt, mens den feile opplysningen fortsatt brukes andre steder. Utilstrekkelige rutiner for oppdatering av adresseopplysninger medfører også kvalitetsavvik i registrene. Konsekvensene av feil i adresseopplysninger fører bl.a. til at post ikke kommer fram til mottaker og kostnadskrevende behandling av returpost. Disse problemstillingene gjelder med stor sannsynlighet for de aller fleste aktører i det offentlig og det private. Ut fra det som framkommer i ulike sammenhenger ser det ut til at det legges ned betydelige ressurser rundt om for å bedre adressekvaliteten. Postens adresseregister inkludert postnummer er å betrakte som en form for master for postadresser og adresseinformasjonen og bør gjøres tilgjengelig for alle med en form for «rett og plikt» til å gjenbrukes. Det bør også være slik at alle enhetene som inngår i Postens adresseregister identifiseres med fødselsnummer og organisasjonsnummer slik at informasjonen kan deles og vaskes på en effektiv måte. Det skal tillegges at Posten nå har en betydelig bedre identifikasjon av virksomheter i sitt register. Oppdatering av adresseendringer ved flytting bør samordnes mellom Posten og Folkeregistret og Posten og Enhetsregistret, helst i en felles digital tjeneste som sammenkobler prosessene. Ved å skape mer og bedre samarbeid om oppdatering og felles bruk av adressedataene vil det være mer å hente på kvalitet og i innsparinger på ressursbruken, både i offentlig og privat sektor. Kartverket og kommunene er i ferd med å innføre vegadresser i hele landet. Danmark har vegadresser for hele landet, som brukes av alle, og viser til at dette gir store innsparinger for samfunnet i forhold til at så mange skal holde på å streve med adresser enkeltvis. Kartverket vil i de nærmeste årene innføre unik og fast identifikator for et adressepunkt i henhold til INSPIRE direktivet. Kommunenr./adressenr./husnr. og andre data på adressen blir da variable knyttet til
6 unik ID for adressepunktet. Mottatte adressedata og unik ID legges inn i grunndataregistrene og vedlikeholdet av adresseinformasjon skjer ved vask av adresser ved bruk av unik ID mot Kartverket. Dette er funksjonelt og strategisk den prefererte løsning med et stort potensiale for samfunnsmessige gevinster både på bedret adressekvalitet og økonomi. I Norge skal det etter hvert monteres nye strømmålere for automatisk avlesning av strømforbruk i alle bygninger der det er registrert kontaktpunkter for strøm, ca 2.7 millioner i alt. Kontaktpunktene omfatter både boliger (personer) og virksomheter. Sett bl.a. fra SSBs ståsted bør det arbeides for at disse punktene registreres med koordinater og adresser inkludert bolignummer. Denne kilden vil kunne gi viktig supplerende informasjon om boliger/bygninger er i bruk eller ikke, om husholdninger og om det er aktivitet i registrert næringsvirksomhet på stedet osv. 6. Digital kommunikasjon - digitale adresser Regjeringen vil tilby innbyggere og næringsliv en digital postkasse hvor de kan motta digital post fra staten på en sikker måte. Den digitale postkassen vil i motsetning til vanlig e-post tilfredsstille kravene til sikkerhet. Kontaktinformasjonen skal samles på ett sted. På den måten slipper brukerne å oppgi e-postadresse og mobiltelefonnummer flere ganger til ulike deler av forvaltningen. Innbyggere og bedrifter skal kunne registrere sine ønsker for hvordan de foretrekker å bli kontaktet av forvaltningen. Kontaktinformasjon som e-post og mobiltelefonnummer skal brukes til å varsle når det kommer post i den digitale postkassen og til å sende enkel, ikke-sensitiv informasjon, slik som påminnelse om avtaler og frister. Det skal legges til rette for en toveis digital kommunikasjon mellom innbyggere og statlige virksomheter i fremtiden. Det tas sikte på at kommuner også skal kunne bruke den digitale postkassen, men dette krever samordning på kommunal side. I den digitale postkassen vil brukerne få tilgang til alle vedtak og meldinger fra det offentlige og ha oversikt over all sin digitale kommunikasjon med forvaltningen. Endringer i loven med forskrifter (eforvaltningsloven) gjøres gjeldende fra 1. januar 2014 med en overgangsordning fram til 1. januar 2016 da alle forvaltningsenheter skal være koblet opp til kontaktregistret/reservasjonsregistret. Den foreslåtte løsningen består av fem sentrale deler: Oppslagstjeneste for kontaktinformasjon: Forvaltningens grensesnitt mot register over digital kontaktinformasjon og reservasjon. Kontakt- og reservasjonsregister: Register for innbyggernes kontaktinformasjon til den digitale dialogen med forvaltningen. Registrene holder rede på innbyggernes valg knyttet til dialog med og postgang fra forvaltningen. Meldingsformidler: Forvaltningens grensesnitt mot posttjenesten. Har ansvaret for å formidle post til innbygger, enten som digitale brev til innbyggers selvvalgte digitale postkasse eller som papirbrev til innbyggers postadresse. Digital postkasse: Innbyggernes grensesnitt mot posttjenesten. Har ansvaret for å gjøre tilgjengelig og oppbevare innbyggers digitale brev fra forvaltningen. Utskrift- og posttjeneste: Sender papirbrev til innbygger som ikke kan eller ønsker å motta digitale brev.
7 7. Bruk av fysiske adresser i etatene Posten/Bring Posten operer med følgende adressetyper: Gateadresse (Gatenavn + husnummer/bokstav, postnummer/poststed) Stedsadresse (Stedsnavn, postnummer/poststed) Poststedsadresse (kun Postnummer/poststed) Postboksadresse ( Postboks + boksnummer/boksanleggnavn, postnummer/poststed) Adressene brukes til: Postadresse (kan være alle de over) Fakturaadresse (kan være alle de over) Fritidsadresse (kan være alle de over) Besøksadresse (skal ikke være en postboksadresse) Leveringsadresse (skal ikke være en postboksadresse) Henteadresse (skal ikke være en postboksadresse) Lageradresse (skal ikke være en postboksadresse) Det er gitt følgende kommentarer: Begrep gateadresse er det samme som det offisielle vegadresse, men med postnummer/poststed. Begrepet gatenavn er det samme som det offisielle adressenavn (Disse gamle begrepene er beholdt inntil videre fordi vi mener det er enklere for våre kunder) Stedsadresse og poststedsadresser benyttes i prinsippet kun der det ikke er tildelt vegadresser Har også fortsatt noen Serviceboksadresser i bruk, men disse er under utfasing. I prinsippet har alle personer og virksomheter i adressesystemet en postadresse Posten/Brings kunder (dvs. de som kjøper tjenester) har alle tilknyttet en fakturaadresse Posten/Brings kunder kan ha leveringsadresse, henteadresse og/eller lageradresse Alle kan ha en besøksadresse, men postboksleietakere skal i prinsippet ha det Statistisk sentralbyrå SSB følger adressebegrepet fra Matrikkelen. Adresser som SSB mottar fra andre registereiere blir kontrollert mot formatet fra Matrikkelen, og eventuelt konvertert til det riktige formatet. De kontrollerte adressene gjør det mulig å kople informasjon fra forskjellige registre som bl.a. dannet grunnlaget for den første norske registerbaserte Folke- og boligtellingen 2011. Numerisk adresse, fødselsnummer og organisasjonsnummer er de viktigste koplingsnøklene for produksjonen av registerbasert statistikk.
SSB bruker følgende adresser: Personer, foretak og bedrifter Vegadresse Matrikkeladresse når vegadresse ikke finnes eller er registrert Postadresse om den er registrert som kan være en vegadresse eller postboksadresse C/o-adresse om den er registrert som kan være en veg-, matrikkel- eller postboksadresse Forretningsadresse/beliggenhetsadresse Bygninger og boliger Vegadresse Matrikkeladresse når vegadressen ikke er registret eller ikke finnes Eiendommer Matrikkeladressen fra eiendomstabellen i matrikkelen Adresse bruker SSB til å plassere personer der de bor og virksomheter til der de er fysisk lokalisert. Adressen blir også brukt som eiendomsident, inklusive identifisering av seksjonerte eiendommer. Videre brukes ulike adresser i datafangsten, for å sende brev/skjema til foretak eller personer, eller for å nå personer som deltar i intervjuundersøkelser. Adressen er sentral som koblingsnøkkel mellom populasjonsregistrene. SSB bruker naturlig nok adresseinformasjon i framstillingen av offisiell statistikk NAV De fleste adressene NAV benytter, er personadresser som hentes direkte fra Folkeregisteret (oppdateres daglig). Dette gjelder bostedsadresse, og norsk og utenlandsk postadresse. I tillegg har NAVs brukere mulighet til selv å registrere en midlertidig adresse hos NAV. Denne adressen kan være norsk eller utenlandsk, og er tidsbegrenset. NAV benytter også adresser ved dialog med arbeidsgivere/ juridiske enheter. Da benyttes adresser fra Enhetsregisteret (oppdateres daglig). NAV bruker adresser primært til utsendelser. Dette omfatter både utbetalingsmeldinger, lønns- og trekkoppgaver, informasjonsbrev, vedtaksbrev, brev om endringer i og opphør av ytelser, brev med ulike innkallinger, varsler og pakkepost. I tillegg brukes adresser i saksbehandling (der dette har betydning for en ytelse) og i forbindelse med ulike typer kontroller. For at adressene NAV bruker skal være korrekte, er NAV avhengig av at riktig adresse meldes inn riktig sted, og til rett tid. Feil, mangler eller unøyaktighet i adressene medfører både direkte og indirekte kostnader for NAV. Videre har det konsekvenser for brukerne, som kan gå glipp av informasjon de har krav på eller behov for. Brukere kan i tillegg få feil vedtak eller ytelser, fordi vurderingen er gjort på feil grunnlag. 8 Brønnøysundregistrene Enhetsregisteret og Foretaksregisteret registrerer adresser på enheter (og foretak). Alle gate- /vegadresser kontrolleres ved registrering mot matrikkelen og vegadresse-id lagres for adresse når denne finnes i Matrikkelen. Bestanden i Enhetsregisteret blir vasket mot adresser i Matrikkelen, og med lagring av vegadresse-id (som ved registrering). Vasking skjer maskinelt, men også med en manuell del. Enhetsregisteret inneholder følgende adresser: For enhet: Forretningsadresse/besøksadresse Postadresse Beliggenhetsadresse bare for underenheter For person: Bostedsadresse (fra Folkeregisteret) registreres for rolleinnehavere
Ved utsendelse av brev o.l. til enheter, benyttes postadresse når denne finnes. Hvis ikke brukes forretningsadresse. Ved utsendelser som adresseres til rolleinnehaver i enhet, brukes bostedsadressen fra Folkeregisteret. Enhetsregisteret får oppdatering én gang pr. uke fra Folkeregisteret. I tillegg til registrerte adresser i Enhetsregisteret, bruker Brønnøysundregistrene egen kundebase ved utsendelse av vedtak, produkt osv. Kundenummer vil være knyttet til organisasjonsnummer (som da blir oppdatert ved endring i Enhetsregisteret), fødselsnummer (som vaskes mot Folkeregisteret) eller vil være uten slik knytning og må oppdateres/endres manuelt. For kundesystemet etableres det også oppslag mot Matrikkelen, for å sikre korrekt skrivemåte på adresse, (for kundenummer som ikke er knyttet til organisasjonsnummer eller fødselsnummer). I kundesystemet er mulige adressetyper forretningsadresse, postadresse, leveringsadresse og fakturaadresse. 9 Skatteetaten Personopplysninger hentes fra Folkeregisteret og foretaksopplysninger, herunder adresser, fra Enhetsregistret gjennom nattlig batch kjøring. I fagsystemene er det egne register som i all hovedsak oppdateres fra Enhetsregistret. Videre oppdateres Folkeregistret med fysiske adresseopplysninger fra Matrikkelen. Det er noen egne adressefelt der en kan legge inn adresser som f.eks. innfordringsadresse i MVA systemet. Dette er interne adresser. På skatteområdet er det laget flere manntall som benyttes. 8. Kontaktinformasjon I digitaliseringsprogrammet blir offentlige etater bedt om å kommunisere digitalt med omverden. For privatpersoner går en bort fra samtykke og over til reservasjon, mens det for juridiske enheter er obligatorisk. Dette reiser et spørsmål om hvorfor det da er så mye fokus på postadresser. Hvilke konkrete utfordringer og faktiske problemstillinger er det forvaltningen faktisk står overfor. Forenklet sagt kan det formuleres som et behov for å nå fram til/få kontakt med en enhet på den mest effektive måten, fortrinnsvis person, enten som borger eller som representant for en virksomhet. Det synes videre å være behov for ett sett av mange adresser, fysiske som digitale, som velges avhengig av formålet med kontakten og hvilke valg for kommunikasjonsform den enkelte borger har gjort. Med et slikt utgangspunkt handler «adresser» mer om behovet for ulike typer av kontaktopplysninger mer enn om adresser i tradisjonell forstand. I arbeidet med moderniseringen av Folkeregistret er det fra brukerhold gitt innspill om mulige ulike typer av kontaktinformasjon for personer samt gode prinsipper og løsninger for ajourhold av dem. For helhetens skyld er det i dette notatet tatt med kontaktinformasjon også for juridiske personer. Kontaktinformasjon Personer Min kontaktinformasjon - Fysisk adresse; vanligvis gate-/veg eller gårds-/bruksnr. inkludert koordinater - Postadresse/oppholdsadresse - Bør kunne registrere flere med en form for koder som beskriver formålet når denne avviker fra den folkeregistrerte - Digitale adresser som mobiltelefon, hjemmetelefon, jobbtelefon, e-postadresse(r) og sikker digital postkasse (meldingsboks i Altinn eller andre kommersielle) Annen kontaktinformasjon - Ektefelle, samboer, mor/far, verge, dødsbo, arbeidsgiver++ Kontaktinformasjon Juridiske personer Enhetens kontaktinformasjon - Fysisk adresse; vanligvis forretnings-/beliggenhetsadresse osv - Postadresse - Digitale adresser (se personer over pluss foretakets hjemmeside) Annen kontaktinformasjon - Kontaktinformasjon til personer med roller i enheten som bl.a. styreleder og innehaver
Gode prinsipper og løsninger for ajourhold av kontaktopplysninger Brukeren selv bekrefter opplysninger og eksponeres for opplysninger og gis mulighet til oppdatering direkte i registeret, etter sikker identifisering Relasjonelle opplysninger oppdateres av myndighet med kompetanse på området Postens adresseregister - behov for sammenkobling av prosessene for adresseoppdateringer og flyttemeldinger slik at det meldes bare ett sted - Fare at mange tror at når det er meldt til Posten så er det meldt til alle Flere aktører om å oppdatere jfr. den utstrakte bruken av sms- og e-post varslinger bl.a. fra strømleverandører ved måleravlesninger samt bruken av BankID på mobil Aktører bør få en rett og en plikt til å vedlikeholde kontaktinformasjon etter et avtalt kontrollansvar Endringer gjennomføres med kontroll/oppfølging mot Folkeregisteret/Enhetsregisteret Registereier overordnet ansvar for kvaliteten, godkjenning, kontroll og oppfølging Borger kan oppdatere på vegne av andre etter godkjenning Det er også reist spørsmål om ikke bruk av sosiale medier kan være relevant i denne sammenhengen. I tråd med målsetningene i digitaliseringsprogrammet skal det etableres en sentral løsning for digital kontaktinformasjon som alle offentlige virksomheter kan benytte. Registeret skal informasjon om mottakers foretrukne e-postadresse, mobilnummer og valgte digitale postkasse. Difi er foreslått som forvalter og behandlingsansvarlig for kontaktinformasjonstregistret og som sentralforvalter for løsningen for digital post og digitale postkasser. Flere virksomheter har i dag lokale registre med elektronisk kontaktinformasjon. Det største eksisterende registeret over digital kontaktinformasjon er kontaktregisteret til ID-porten (Difi). Her er e- postadressen og mobilnummeret til nærmere 2,8 millioner innbyggere registrert. Andre virksomheter med store kontaktregistre er Skatteetaten, Lånekassen og NAV. Kontaktinformasjonsregistret skal i utgangspunktet baseres på ID-porten. Regjeringen vil vurdere om innbyggernes digitale kontaktinformasjon på sikt skal inngå i folkeregisteret. For ordens skyld skal det understrekes viktigheten av korrekte og oppdaterte postadresser for alle som har reservert seg mot digital post. 10 9. Planer og tiltak arbeid i gang Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kontakt med forvaltningen - obligatorisk for foretak mens innbyggere aktivt må velge bort Det er viktig å skille mellom de ulike typene av adresser og velge rett adresse-/kontaktinformasjon avhengig av virksomhetenes formål og bruk. Videre, kjenne definisjonene på adresser og typer av adresseendringer siden forskjellene her krever ulike handlinger og tiltak og det er ulike ansvarlige for håndteringen Det er også viktig å være klar over at kvaliteten på og oppdateringen av adresseopplysninger vil kunne variere mellom ulike grupper av enheter selv innen samme registerkilde Mer og bedre samarbeid om oppdatering og felles bruk av adressedata vil gi bedre kvalitet og innsparinger både i offentlig og privat sektor Kartverket - Innføring av vegadresser og fast identifikator for adressepunkter Kartverket og kommunene er i ferd med å innføre vegadresser i hele landet. Videre, Kartverket vil i de nærmeste årene innføre unik og fast identifikator for et adressepunkt i henhold til INSPIRE direktivet. Kommunenr./adressekode./adressenr. og andre data på adressen blir da variable knyttet til unik ID for adressepunktet. Endringer i adressevariable har derfor referanse til den faste identifikatoren. Mottatte adressedata og unik ID legges inn i grunndataregistrene og vedlikeholdet av adresseinformasjon skjer ved vask av adresser ved bruk av unik ID mot Kartverket.