Om adresser og kontaktinformasjon Adresseseminar Oslo

Transkript

1 1 Om adresser og kontaktinformasjon Adresseseminar Oslo Seniorrådgiver Jan Furseth - SSB Samarbeidsforum for Enhetsregisteret (ER) 1

2 Bakgrunn og formål Adresser og adressekvalitet er et viktig og gjentakende tema i møtene for Samarbeidsforum for ER (SFE) og på saksbehandlersamlingene samt de årlige adresseseminarene i regi av Kartverket. Det er ikke helt enkelt å få tak i hva problemene som tas opp faktisk består i, årsakene til dem og hvilke adresser det faktisk gjelder På møte i september 2012 ble det enighet om å lage et notat om hva som menes med adresser, systematisere problemstillinger og utfordringer samt vise planer og tiltak på adresseområdet Her presenteres utvalgte deler av dette fellesarbeidet 2

3 Notatet - Innholdsoversikt Bakgrunn og formål Grunndata - informasjonssamfunnets infrastruktur Regjeringens digitaliseringsprogram Fysiske adresseopplysninger Digital kommunikasjon - digitale adresser Endringer og oppdateringer - kvalitetsaspekter Bruk av fysiske adresser Om kontaktinformasjon Planer og tiltak - arbeid i gang 3

4 Grunndataprogrammet i Danmark Grunndata kilde for innovasjon, vekst og arbeidsplasser Tilgang og prising sentralt - Grunndata inkludert kartdata frikjøpt og gjort fritt tilgjengelig for alle Etablert en tverroffentlig «grunndatabestyrelse» for felles styring En omfattende grunndatadefinering: Personer Virksomheter Eiendommer Adresser Geografi Inntekter Norge - Tre grunndataregistre som nasjonale felleskomponenter 4

5 Regjeringens digitaliseringsprogram Norge skal ligge i front internasjonalt med digital forvaltning og digital kommunikasjon Forvaltningen tilgjengelig på nett og nettbaserte tjenester hovedregelen Helhetlige og brukervennlige digitale tjenester - koble sammen tjenester/prosesser fra flere Gi bedre tjenester og frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort 5

6 Fysiske adresseopplysninger Adresser som består av adressenavn, adressenummer og postnummer som er knyttet til ett sett geografiske koordinater - Kan bl.a. være forretningsadresse, virksomhetsadresse, bostedsadresse og oppholdsadresse Stedsnavn er kjente betegnelser på steder eller områder og brukes alternativt som adresse for adressenavn der en kun har matrikkeladresser Administrative enheter som bl.a. kommune, fylke, valgkrets og andre lokale inndelinger 6

7 Offisielle adresser i Norge Vegadresse Består av adressenavn (gatenavn), adressenummer med eventuelt bokstav (gatenummer), i tillegg eventuelt et bruksenhetsnummer (bolignummer) eller et adressetilleggsnavn Matrikkeladresse Består av gårdsnummer, bruksnummer og eventuelt festenummer, undernummer, bruksenhetsnummer eller et matrikkeladressenavn Postadresse Består av adressenavn og adressenummer/bokstav samt postnummer og poststed - Alternativt stedsnavn, postnummer og poststed 7

8 Vegadresse Matrikkeladresse Kommunenr Adressenavn 0401 Gatenr Storgata Husnr Adressenr Bolignr H0101 Undernr Bolignr H0101 Gårdsnr Undernr Bolignr H0101 Bruksnr 0010 Festenr Adressenr Husnr Oppgang Oppgang A B Bolignr H0101 H0412 8

9 Adresseendringer og oppdatering To typer av adresseendringer; Endring fordi selve adresseinformasjonen endres - Endring grunnet fysisk flytting til annen adresse Adresseinformasjonen endres; Alle berørte enheter skal få ny korrekt adresse - Adressene vedlikeholdes av kommunene, i Matrikkelen - Selve endringen gjøres ved at det kommer ny adresse fra Kartverket knyttet til den gamle og alle på de gamle får automatisk endret til ny. I følge adresseveilederen tilskrives alle fra kommunen om endringene Adressen endres ved en fysisk flytting av person eller virksomhet - utfordringen er å få enhetene til å melde endringen/flyttingen slik at hendelsen blir fanget opp og ny og korrekt adresse registrert i grunndataregistrene 9

10 Oppdatering - Erfaringer Mange vedlikeholder adresser i egne systemer - Feil i adresser rettes da ofte bare lokalt og de korrekte adressene deles ikke med andre Konsekvensene av feil i adressene fører bl.a. til at post ikke kommer fram til mottaker og gir kostnadskrevende behandling av returpost Det legges fortsatt ned betydelige ressurser rundt om for å bedre adressekvaliteten Utilstrekkelige rutiner for samordnet oppdatering av adresser gir unødig ressursbruk og kvalitetsavvik i registrene 10

11 Beredskapsbehov - Fysiske adresser Aktuelle og oppdaterte adresser og stedsnavn er livsviktige når beredskapsetatene skal finne fram - også viktig med en kobling mot bosatte slik at det kan avgjøres om stedet det rykkes ut til er bebodd bl.a. ved brann eller eksplosjonsfare Viktig for Enhetsregistret og virksomhetene som er registrert der bl.a. ved ulykker, også sett i forhold til bosettingen i området og eksponeringen for støy, utslipp og eksplosjonsfare Om Folkeregisteret skal kunne brukes til ulike beredskapsformål på en mer sikker måte bør personer også få registrert adresse der de faktisk oppholder seg i tillegg til den folkeregistrerte (juridiske) 11

12 Digital kommunikasjon - Digitale adresser Innbyggere og virksomheter skal kunne velge hvordan de vil bli kontaktet av forvaltningen epost og sms skal varsle når det kommer post i den digitale postkassen og til å sende enkel, ikke-sensitiv informasjon Den foreslåtte løsningen består av fem sentrale deler Oppslagstjeneste for kontaktinformasjon Kontakt- og reservasjonsregister Meldingsformidler Digital postkasse Utskrift- og posttjeneste Difi er foreslått som forvalter og behandlingsansvarlig for kontaktinformasjons- og reservasjonsregistrene og som sentralforvalter for løsningen for digital post og digitale postkasser 12

13 13 13

14 «Adresser» - Kontaktinformasjon I digitaliseringsprogrammet blir offentlige etater bedt om å kommunisere digitalt med omverden - For privatpersoner fra samtykke til reservasjon - for juridiske enheter er det obligatorisk Fortsatt mye fokus på postal kommunikasjon og postadresser - Mer opptatt av digital kommunikasjon og de utfordringer og problemstillinger som forvaltningen faktisk står overfor Behov for å nå fram til/få kontakt med person som borger eller som representant for en virksomhet på den mest effektive måten - Trenger et sett adresser med ulike typer av kontaktinformasjon å velge blant 14

15 Kontaktinformasjon Mer enn sms og e-post Person Min kontaktinformasjon Fysisk adresse; bostedsadresse Postadresse/oppholdsadresse - registrere flere med kode for formål Digitale adresser Annen kontaktinformasjon Ektefelle, samboer, mor/far, barn, verge, dødsbo, arbeidsgiver++ Juridiske person Enhetens kontaktinformasjon Fysisk adresse; vanligvis forretnings-/beliggenhetsadresse Postadresse Digitale adresser (se personer pluss foretakets hjemmeside) Annen kontaktinformasjon Kontaktinformasjon til personer med roller i enheten som bl.a. styreleder og innehaver 15

16 Forhold å framheve Digital kommunikasjon hovedregelen for kontakt med forvaltningen Skille mellom ulike typer av adresser og velge kontaktinformasjon etter formål, bruk og valgt kommunikasjonsform Kjenne definisjonene på adresser og ulike typer adresseendringer Krever ulike handlinger og tiltak - ulike ansvarlige for håndteringen Kvaliteten på og oppdateringen av adresseopplysninger vil variere mellom grupper av enheter selv innen samme registerkilde Mer og bedre samarbeid om oppdatering og felles bruk av adressedata vil gi bedre kvalitet og innsparinger både i offentlig og privat sektor 16

17 Tiltak å framheve Vegadresser og fast identifikator for adressepunkter Dette er funksjonelt og strategisk den prefererte løsning med et stort potensiale for samfunnsmessige gevinster både på bedret adressekvalitet og økonomi Postens adresseregister Samspill med og en «rett og plikt» til gjenbruk av Postens Felles adresseregister (FAR) med postmottakere - FAR som en master for postadresser Behov for et tettere og mer integrert samarbeid mellom Posten og Folkeregisteret og Posten og Enhetsregistret om adresseendringer i en felles digital tjeneste som sammenkobler prosessene - Positive signaler fra Posten her Modernisering av Folkeregisteret For å kunne gi et bedre bilde av den faktiske bosettingen samt være bedre egnet for ulike beredskapsformål, er det viktig at det nye Folkeregisteret imøtekommer behovet for flere bostedsadresser på en tilfredsstillende måte - Behovet er adressert til det videre lovarbeidet og diskusjonen om endring av bosattbegrepet 17

18 Tiltak å framheve Oppdatering adresser - Mer bruk av automatiserte kontroller, mer samspill om informasjon, innføring av gode systemer for tilbakemelding om feil og mangler fra brukere og den enkelte borger Kontaktregister Master for all kontaktinformasjon og som alle med rett til tilgang skal bruke Hovedstrategien for god kvalitet på kontaktopplysninger er å gjøre det enklere å gi oppdaterte kontaktopplysninger gjennom bruk av selvbetjente løsninger og å bli bedt om å bekrefte kontaktopplysninger når en logger seg på offentlige digitale tjenester Når en offentlig instans innhenter en ny kontaktopplysning skal dette føre til oppdatering av kontaktregisteret - Det bør utredes medvirkning fra ulike tredjeparter der også Postens adresseinformasjon inngår Regjeringen vil vurdere om innbyggernes digitale kontaktinformasjon på sikt skal inngå i folkeregisteret 18

19 Tiltak å framheve Skattedirektoratet Det er nå langt større fokus på adresseproblemer en tidligere og har satt ned en sentral arbeidsgruppe på adresseområdet - På MVA området er det laget rutiner for sentral utsendt post som kommer i retur - blir sendt til de enkelte regionene for videre saksbehandling Brønnøysundregistrene Det blir elektronisk utsendelse av vedtak for de som sender elektronisk melding inn - Vedtak, registerutskrift og eventuell firmaattest går til innsenders meldingsboks i Altinn Det samme sendes enhetens meldingsboks i Altinn Bestanden i Enhetsregisteret vaskes mot Matrikkelen - Før alle kommuner har full dekningsgrad med vegadresser i Matrikkelen, vil heller ikke Enhetsregisteret kunne ha kobling til Matrikkelen for alle vegadresser på registrerte enheter 19

20 Tiltak å framheve Rolleinnehavers bostedsadresse i Folkeregisteret blir brukt en del ved utsendelse av brev/pålegg/oppfølginger til enheter - For slike utsendelser gjøres det nå endringer slik at postadresse i Folkeregisteret tas i bruk i stedet for bostedsadresse Kunnskap om returer - mal for indikatorer Bør det utarbeides en mal, et sett av enkle indikatorer for opptelling/analyse av returer som gjennomføres tilnærmet likt av alle - Det bør jo være slik at utsendinger på samme tid til de samme enheter gir de samme returer Standardisering - kompetansebehov Vurdere om det er behov for å iverksette ytterligere standardiseringstiltak på adresseområdet bl.a. om måten adressene skal skrives/settes opp på, definering av adressebegrepene og bruk av standard for begrepsbeskrivelser samt en standard for adressebaser De årlige adresseseminarene i regi av Kartverket er en viktig arena 20

21 21 Takk for oppmerksomheten 21