KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale for diplomatiske forsendelser SAKSNR. 12/08149 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOA del I og III Side 1 av11
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING 3 2. FRISTER 5 3. KOMMUNIKASJON 5 4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 6 5. UTFORMING AV TILBUD 6 6. INNLEVERING AV TILBUD 6 7. BEHANDLING AV TILBUD 7 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON 8 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING 10 10. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN 11 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11 Side 2 av11
1. INNLEDNING 1.1 Formål Utenriksdepartementet, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til deltakelse i åpen anbudskonkurranse, med sikte på å inngå en avtale om kjøp av forsendelser av diplomatisk post. 1.2 Om oppdragsgiver Departementets oppgaver Utenriksdepartementets (UD) oppgave er å arbeide for Norges interesser internasjonalt, for å sikre vår frihet, trygghet og velstand. Norges interesser bestemmes blant annet av vår geografiske plassering i et strategisk område, vår åpne økonomi, vår posisjon som kyststat og forvalter av store marine ressurser og omfattende eksport av olje og gass m.v. Norges interesser fremmes best ved å samarbeide med nærstående land. Utenrikstjenesten må derfor også håndtere interessemotsetninger med andre land på en måte som er til det beste for Norge uten at konflikter oppstår. UD arbeider også for å fremme fred og sikkerhet, en internasjonal rettsorden, en økonomisk rettferdig verdensorden og bærekraftig utvikling. En løsning av slike spørsmål er også i norsk interesse, samtidig som arbeidet er et uttrykk for internasjonal solidaritet. Norge må til enhver tid tale med én stemme i samsvar med hovedlinjene i norsk utenrikspolitikk. UD har derfor en viktig samordnende og rådgivende funksjon overfor andre departementer. Som fagdepartement er UD saksforberedende og utøvende organ for utenrikspolitiske saker, utenriksøkonomiske spørsmål og for utviklingssaker. Det er også det eneste departement med to ministere; en utenriksminister og en utviklingsminister, med hvert sitt konstitusjonelle ansvar. Utenrikstjenesten har i tillegg et ansvar for å yte nordmenn hjelp, råd og beskyttelse ovenfor utenlandske myndigheter, samt å bistå norske borgere i utlandet ved straffeforfølging, ulykker, sykdom og dødsfall. UDs organisasjon Utenriksdepartementet og de 103 utenriksstasjonene, som inkluderer ambassader (85), faste delegasjoner (7), generalkonsulater (8) og andre representasjoner (3) utgjør til sammen utenrikstjenesten. Utenrikstjenesten er en internasjonal, moderne kunnskapsbedrift som i dag teller ca. 1520 personer, hvorav 850 er ansatte i departementet. Ved utenriksstasjonene tjenestegjør 670 utsendte fra Norge sammen med ca. 970 lokalt ansatte. En rekke spesialutsendinger fra forskjellige departementer og institusjoner i Norge er også knyttet til utenriksstasjonene. Med åtte avdelinger er UD det personellmessig største departement i norsk statsadministrasjon. Side 3 av11
Mer informasjon om UD finnes på: www.utenriksdepartementet.no 1.3 Behovsbeskrivelse Oppdragsgiver har behov for totalleveranse på diplomatiske forsendelser til og fra våre 103 utenriksstasjoner. Diplomater og ambassader har såkalt diplomatisk immunitet, noe som gir rett til særlige fordeler og særlig beskyttelse. Retten til diplomatisk post er en av flere slike fordeler. Diplomatisk post kan hverken åpnes eller tilbakeholdes. Dette er hjemlet gjennom FNs Wien-konvensjon om diplomatiske rettigheter fra 1961. Den diplomatiske immuniteten gjelder for Utenrikstjenesten og ikke fraktselskapet. 1.4 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: Konkurransegrunnlag (dette dokument) Vedlegg 1: Utkast til kontrakt Vedlegg 2: HMS-egenerklæring Vedlegg 3: Egenerklæring om vandel Vedlegg 4: Oversikt over byene hvor UD har stasjoner Vedlegg 5: Prisskjema Vedlegg 6: Kontraktsvilkår sosialt ansvar Vedlegg 7: Oversikt Norges utenriksstasjoner. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999, og Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA av 07. april 2006 nr. 402). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det vil ikke være anledning til å forhandle om vilkår og priser. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin. 1.7 Kontrakt Kontraktsperioden er fra og med 1. januar 2013 til og med 31.desember 2016. Kontraktstypen er Utenriksdepartementets alminnelige vilkår med spesielle vilkår tilpasset denne tjenesten. Avvik fra de alminnelige vilkårene er omtalt i de spesielle vilkårene. De to kontraktene bør derfor leses parallelt. Side 4 av11
1.8 Anskaffelsens verdi Anskaffelsens verdi er ca. NOK 4 500 000 pr. år, totalt ca. 18 000 000 for avtaleperioden inkludert mva. Post fra Norge vil utgjøre den klart største delen av leveransen. 2. FRISTER 2.1 Vedståelsesfrist Tilbudet forutsettes vedstått i 60 dager etter tilbudsfristens utløp, dvs. 23.1.2013. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mottatt senest innen 23.11.2012, kl. 12.00. 2.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 10.10.2012 Frist for å stille spørsmål 15.11.2012 Frist for å levere tilbud 23.11.2012 kl. 12.00 Innstilling av valgt(e) tilbyder(e) og meddelelse om 30.11.2012 dette Klagefrist for tilbydere 10.12.2012 Kontraktsinngåelse Uke 50 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 3. KOMMUNIKASJON 3.1 Henvendelser Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til saksnummer 12/08149 pr. e-post til anskaffelser@dss.dep.no Kontaktperson er rådgiver Hanne Rennesund i Departementenes servicesenter (DSS); DepKjøp. Det skal ikke være kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver når det gjelder anbudskonkurransen enn den oppgitte kontaktpersonen. 3.2 Språk All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk, herunder skal tilbudet utformes på norsk. Vedlegg på engelsk eller andre skandinaviske språk aksepteres hvis de ikke finnes på norsk. Side 5 av11
4. UKLARHETER, FEIL OG ENDRINGER TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET 4.1 Uklarheter Dersom tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget oppfordres tilbyder til umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Spørsmål til konkurransegrunnlaget må sendes oppdragsgiver innen fristen som er angitt for dette. Spørsmålene med svar anonymiseres og legges ut på Doffin. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. 4.2 Endringer Det vil bli informert om eventuelle endringer på Doffin. Tilbyder skal da ta hensyn til dette i sitt tilbud. Interesserte tilbydere er selv ansvarlige for å følge med på Doffin for ny informasjon. Dersom endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til det i tilbudet vil oppdragsgiver forlenge tilbudsfristen. 5. UTFORMING AV TILBUD 5.1 Tilbudet Tilbudet skal være i overensstemmelse med konkurransegrunnlaget. 5.2 Avvik fra konkurransegrunnlaget Eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være i tråd med kravene i FOA 20-3. Avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Avvik som fører til at tilbudet ikke kan sammenlignes med andre eller medfører vesentlig tvil i forhold til tildelingsbeslutningen vil føre til avvisning av tilbudet. 5.3 Kostnader i forbindelse med tilbudsprosessen Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. 6. INNLEVERING AV TILBUD 6.1 Innleveringsform Det skal leveres inn ett eksemplar av tilbudet i papirversjon i en perm som er merket med tilbyderens navn, anskaffelsens navn og saksnummer. I tillegg leveres tilbudet på CD (av sikkerhetsmessige årsaker kan minnepinner ikke mottas). Ved motstrid er det papirversjonen som gjelder. Side 6 av11
Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Departementenes servicesenter v/hanne Rennesund Kontortjenesteavdelingen, DepKjøp Tilbud Kjøp av tjenester for diplomatiske forsendelser Saksnr. 12/08149 Åpnes bare av rett mottager 6.2 Innleveringssted Tilbudet skal leveres til: Departementenes servicesenter Varemottak Akersgata 59, innkj. Munchs gt. 0180 Oslo Åpningstid: 08.00-15.45. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Personen som leverer tilbudene må kunne fremvise legitimasjon ved innlevering. Dette grunnet sikkerhetsmessige rutiner i DSS. Tilbudet kan alternativt sendes til: Departementenes servicesenter v/hanne Rennesund Kontortjenesteavdelingen, DepKjøp Postboks 8129 Dep 0032 OSLO Merk konvolutten: Tilbud Saksnr. 12/08149 Åpnes bare av rett mottager Tilbyder har risikoen for at Oppdragsgiver har tilbudet i hende innen tilbudsfristens utløp. 7. BEHANDLING AV TILBUD 7.1 Åpning Offentlig åpning av tilbudene vil ikke finne sted. 7.2 Avvisning/avlysning Regler for avvisning av tilbud er angitt i FOA 20-10, 20-11 og 20-12. Side 7 av11
Reglene for avlysning er angitt i FOA 22-1. 7.3 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 8. KVALIFIKASJONSKRAV/DOKUMENTASJON Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg vil bli meddelt dette. Kvalifikasjons- og dokumentasjonskravene fra pkt. 8.1-8.3 er obligatoriske. 8.1 Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge en attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av kemnerkontoret, og en attest på betalt merverdiavgift utstedt av skattefogdkontoret. De to attestene må ikke være eldre enn seks måneder regnet fra tilbudsfristen. Attestene må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen tilbudsfristen. Tilbudet kan bli avvist dersom attester ikke er levert innen fristen og/eller er eldre enn seks måneder. 8.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid (dvs. tjenester) i Norge skal fremlegge en egenerklæring i samsvar med vedlegg om at leverandør oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. HMS-egenerklæringen må vedlegges tilbudet og foreligge senest innen frist for innlevering av tilbud. 8.3 Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Tilbyder har et lovlig etablert foretak. Vandel. Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegg 3, Egenerklæring om vandel. Dokumentasjonskrav: For norske leverandører vil den lovlige registreringen fremkomme av skatteattesten. Utenlandske leverandører må levere utskrift av registrering. Vedlegg 3 Egenerklæring om vandel skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. Ved bruk av underleverandører må det senest ved kontraktsigneringen kunne legges frem en forpliktelseserklæring fra disse. Side 8 av11
8.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag de siste 3 år. Med tilsvarende menes her erfaring med diplomatiske postforsendelser. Gjennomføringsevne til oppfyllelse av kontrakt. Dokumentasjonskrav: Liste over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Dersom det gjelder ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas. Leverandøren bes her beskrive sin erfaring med diplomatiske postforsendelser. Beskrivelse av metoder for kvalitetssikring, samt en beskrivelse av leverandørens undersøkelses- og forskningsmuligheter. Med kvalitetssikring menes planlagte og systematiske aktiviteter som gjøres for at tjenesten oppfyller de kraven en har satt til kvalitet. Eventuelle sertifiseringer som ISO eller tilsvarende gjøres det rede for her. Sertifiseringsbevis skal legges ved. Hvis leverandøren ikke har sertifiseringer må kvalitetssikringsrutiner beskrives på et overordnet nivå. Redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten. Leverandøren bes her beskrive antall fly leverandøren disponerer samt hvor mange biler som disponeres i Norge. Andre materielle ressurser som er vesentlige for leveransen må også angis her. Som bevis for tekniske evner ber vi om en redegjørelse for relevante miljøledelsestiltak hos leverandøren. Med miljøledelse mener Oppdragsgiver hvordan en virksomhet leder og utvikler sitt miljøarbeid; dette med tanke på begrensning av utslipp og avfall. Formålet med miljøledelse er å styre virksomheten i en miljøbevisst retning. For denne anskaffelsen er det særlig arbeid med å redusere avfallsmengden og utslipp Oppdragsgiver er opptatt av. Side 9 av11
Som dokumentasjon aksepteres EMAS registrering eller ISO sertifisering eller tilsvarende. Hvis slik dokumentasjon mangler kan dette erstattes med en kort redegjørelse for leverandørens arbeid med miljøledelse. 9. TILDELINGSKRITERIER/EVALUERING TILDELINGSKRITERIER VEKT I PROSENT Pris 100 % Det vedlagte prisskjemaet skal fylles ut. Prisene er for leveranser ut av Norge. UD har ikke statistikkgrunnlag for forsendelsene til Norge, men vi antar at volumet er ca. 1/10 av volumet fra Norge. Oppdragsgiver forventer at det tilbys de samme konkurransedyktige prisene til Norge som fra Norge. Prisskjemaet fylles ut på følgende måte: Leverandøren skal først fylle ut fanen Vekting av pris. I denne fanen er det lagt inn en statistikk over alle diplomatiske forsendelser UD har hatt etter vekt i perioden januar til august 2012. For forsendelsene over 30 kg er de slått sammen til forsendelser på 50 kg og 100 kg. Oppdragsgiver antar at alle leverandører deler prisene inn i prissoner, f.eks. Europa, Afrika, Nord-Amerika med videre. Leverandøren skriver da inn i regnearket hva prisen er ekskl. mva for hver vektkategori i en kolonne for hver prissone. Når leverandøren har gjort dette, vil det fremkomme en vektet pris for hver prissone. I tillegg til å fylle ut prisene ønsker Oppdragsgiver at leverandøren erstatter prissone 1 osv. med leverandørens navn på sonen, hvis sonene har andre navn. Oppdragsgiver har allerede fylt inn tall i priskolonnen (1-7), av hensyn til formlene. Leverandøren skriver over disse prisene. Det har ingen betydning hvor mange prissoner leverandøren har. Når leverandøren har vektet prisene, er det fanen Oversikt pr. land som skal fylles ut. Denne viser hvor mange forsendelser som har blitt foretatt til hvert land i perioden januar til august. Leverandøren skriver den vektende prisen for den prissonen landet tilhører inn i kolonnen pris. Hvilken prissone dette tilhører inntar leverandøren i kolonnen Prissone. Drivstofftillegget skal være det tillegg som er gjeldende pr. 15.9.2012. Leverandøren må selv summere kolonnene. Summen av pris eks. mva. inkludert drivstofftillegg vil være avgjørende for konkurransen. Side 10 av11
10. DISPOSISJON FOR BESVARELSEN Tilbudet skal presenteres i henhold til disposisjonen som følger under. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i forespørselen besvares/belyses: 0. Tilbudsbrev 1. En overordnet beskrivelse av selskapets historikk i Norge og internasjonalt, og en kort beskrivelse av organiseringen til virksomheten. 2. Skatteattester og HMS-egenerklæring 3. Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling, herav egenerklæring om vandel 4. Tilbyders finansielle og økonomiske stilling, hvis dette er etterspurt 5. Tilbyders tekniske kvalifikasjoner 6. Besvarelse av kravspesifikasjon med leverandørens vedlegg 7. Leverandørens alminnelige befordringsvilkår 8. Utfylt prisvedlegg 9. Prisliste og tabell som viser hva som vil bli drivstofftillegget ved ulike råstoffpriser. 11. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 11.1 Meddelelse om kontraktstildelingen Når kontraktspartner er valgt, vil samtlige tilbydere få skriftlig melding samtidig om valg av tilbyder med begrunnelse, med en frist for å levere inn en eventuell klage over beslutningen. Dette gjelder også de som eventuelt har fått tilbudet avvist. Slik melding sendes i rimelig tid før kontraktsinngåelse. Ved avlysning av konkurranse vil samtlige tilbydere også de som er avvist som leverandører bli underrettet. Side 11 av11