1 av 6 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Ledergruppen ved fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen torsdag 14.02.2013, kl. 08.30-11.30 Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Deltakere (12) med vararepresentanter og forfallsliste: Representerer Navn Forfallsliste Fakultetet Fakultetet Fakultetet Institutt for kjemi (IKJ) Institutt for biologi (IBI) Institutt for fysikk (IFY) Institutt for kjemisk prosessteknologi (IKP) Institutt for materialteknologi (IMT) Institutt for bioteknologi (IBT) Studentene på Realfag Studentene på Sivilingeniør De midlertidige vitenskapelige ansatte X Dekanus Bjørn Hafskjold X Prodekanus forskning Åse Krøkje Prodekanus utdanning Anne Borg X Instituttleder Marie-Laure Olivier Vara 1: Instituttnestleder Øyvind Mikkelsen Vara 2:Kontorsjef Gunhild Meistad X Instituttleder Bjørn Munro Jenssen Vara 1: Kontorsjef Hans Jakob Jakobsen Vara 2: Professor Claus Bech X Instituttleder Asle Sudbø Vara 1: Instituttnestleder Jon Andreas Støvneng Vara 2: Kontorsjef Aud Lise Kulseth Instituttleder Øyvind W. Gregersen X Vara 1: Instituttnestleder Jens Petter Andreassen/Instituttnestleder Sigurd Skogestad Vara 2: Kontorsjef Tom Helmersen X Instituttleder Arne Petter Ratvik Vara 1: Instituttnestleder Gabriella Tranell Vara 2: Kontorsjef Trond Einar Hagen X Instituttleder: Kjetil Rasmussen Vara 1: Instituttnestleder Kjell Morten Vårum Vara 2: Professor Olav Vadstein Jone Valen Trovåg X Vara: Martin Eide Lien X Axel Lødemel Holene Vara: Venke Bonander X Marit Takla Vara: Henrik Enoksen Andre deltakere på møtet Eksempelvis foredragsholdere eller saksbehandlere Harald Ellingsen, IVT Alexandra Neyts, IVT Dag Atle Lysne, SVT Magnar Hole, NT Vidar Broholm, NT Sekretær/referent for ledergruppen: Bjørn S. Tanem
2 av 6 FASTE POSTER Kommentar til innkalling NTL-sak 08/13 NT Kontorsjefprosjektet og NTL-sak 09/13 Evaluering av HR er utsatt inntil videre grunner sykdom. Godkjenning av referat Dette punktet ble ikke adressert i møtet. SAKSKART NTL-Sak 06/13 - OTIS; NTNU Havromsvitenskap og teknologi Harald Ellingsen (HE), Instituttleder ved Institutt for Marin Teknikk, IVT og koordinator for OTIS; NTNU Havromsvitenskap og teknologi ga en orientering av denne OTIS-en på vegne av arbeidsgruppa, med vekt på foreslåtte fokusområder samt detaljer i bestillingen fra Rektor til fase II av arbeidet (inkludert særbestillinger ift det marine). Presentasjonen ble supplert av Alexandra Neyts (AN), som fungerer som sekretær for OTISen. (En nærmere beskrivelse av selve forslaget til OTIS til fase I, samt detaljer i bestillingen til fase II er beskrevet i mer detalj i saksunderlaget og vil ikke bli gjengitt i detalj her.) Frist for å utarbeide fase II av OTIS-en er satt til 4. april. Det er foreslått en visjon: «Kunnskap for en bærekraftig bruk av havrommet» IVT er ansvarlig fakultet. Det er foreslått 5 fokusområder o Grønn sjøtransport o Ned i havrommet o Olje og gass fra nord o Bærekraftig sjømat o Ren energi fra havet, med ett overgripende område: Havet, miljøet og samfunnet. Det er også ønskelig å definere og beskrive områder hvor det er mulig å definere SFI-er. Det ble i løpet av fase I utarbeidet en oversikt over interesseområder fra de ulike fakultet. Dette utgjorde til sammen over 50 ulike fagområder, og arbeidsgruppa har fått relativ klar tilbakemelding fra rektoratet om at dette blir for bredt for å kunne lykkes. I det innledende arbeidet til fase II har arbeidsgruppa derfor tatt de over 50 innspillene og forsøkt å plassere dem inn under de 5 fokusområdene. Ift bestillingen til fase II har arbeidsgruppa en del spørsmål som de trenger å avklare med rektoratet før arbeidet kan komme skikkelig i gang. Dekanus hva er den største drivkraften for at vi skal gjøre dette her? HE: Vi er overbevist om at de finnes et stort potensiale i det å jobbe sammen fra ulike fagfelt, og tror det vil oppstå spennende ting i skjæringspunktet mellom fagfelt. Dette er i seg selv en spennende mekanisme og sunt for universitetet. Vi tror at vi gjennom dette kan få til noe som vi ellers ikke hadde fått til, samt at vi kan skape næringsaktivitet. Gjennom en sterk kompetanseflyt mellom fagfelt, kan det virkelig skapes noe.
3 av 6 AN: NT og IVT er sterke på teknologifagene. Imidlertid er det krevende for NT og IVT alene å se hvordan kunnskap og teknologi kan implementeres i samfunnet. Dette blir mye lettere gjennom å inkludere samfunnsvitenskapelige miljø, som tilfører et bredere perspektiv. Dette er også vanlig i e.g. EU-prosjekt. Dekanus; hvis vi ser framover; hva skal dette bringe oss fram til? HE; vi tror at slike mekanismer (samarbeid på tvers av faggrenser) fungerer (de har fungert før). Et slags overordnet mål kan være å utnytte havet mer effektivt som «matkammer». IKP; hvordan er avgrensingen imot OTIS innen Energi, olje/gass flerfasestrømning etc.? HE; vi har med Arne Bredesen som er sentral i arbeidet med OTIS innen Energi for å ivareta dette. OTIS-Energi adresserer prosessteknologien, mens vi tar det som flyter og beveger seg i havet. IBI; vi har tro på denne satsingen, men mener det er viktig å få til et samarbeid med biologi. Videre mener vi det er essensielt med fokus på kvalitet. Vi er ikke av den oppfatning at den tidligere satsingen på marin har medført «excellence». Vi har en SFF som har relevant aktivitet imot denne OTIS-en og ser et stort potensiale for å øke kvalitet gjennom samarbeid. Også miljøtoksikologi hos oss kan bidra med kvalitet, for eksempel imot oljeforurensning. Kvaliteten innen disse nevnte områder er vesentlig større enn det som er definert inn nå. Det er viktig å spille på de som er gode. også med tanke på evne til å realisere framtidige SFF og SFI-initiativ. Hva med NINA? Det er litt merkelig at de ikke er med. SINTEF er med. Vi har gitt innspill tidligere, uten at dette er tatt med. Kommer til å sende innspill nå. Dekanus; vi har betydelig kompetanse på biologisk mangfold. AN; i et 10-årsperspektiv må vi satse på grupper og folk som har slagkraft. Det er veldig fint hvis NT har e.g. relativt konkrete handlingsplaner eller lignende som kan benyttes for å belyse den strategiske forankringen ved NT. HE; vi vil svært gjerne ha navn på personer ved NT som kan bidra og som brenner for dette og har vilje til å satse. IBT; Forslaget ser spennende ut. Aktivitetene ved IBT er ivaretatt. IMT; kan du si litt mer om områdene som er definert «på tvers» (Materialer, Automatisering og intelligent styring, datakommunikasjon, marine operasjoner). Hva tenkes rundt dem ift. områdene som er definert under fokusområdene? AN; Områdene «på tvers» anses som verktøy. Fagområdene som er definert under fokusområdene er tenkt å jobbe med utvikling. IMT; det er underlig at det ikke noe materialsatsing i det hele tatt i et så stort område. HE; vi har fått tilbakemelding om at de generiske disiplinene skulle behandles særskilt og vi har ikke fått inntrykk av at disse skulle implementeres her, gjennom e.g. materialutvikling. Vi er usikker på hvordan dette skal implementeres. Dekanus; de muliggjørende teknologiene vil få egen oppmerksomhet gjennom separate grupper. Det er riktig som IMT sier; materialer er ikke nevnt. Er det noe som er mer spesifikt innen materialer som burde vært inne? Materialer som sådan er mer generisk. AN; vil også her gjerne ha navn og forslag på mer spesifikt innen materialer som kunne gå inn. Dekanus; de 5 fokusområdene virker veldig fornuftig. Vi må sørge for å gi dere navn. Hver av instituttlederne sender sine eventuelle innspill direkte til AN. HE; Vi mener det er viktig å ikke binde opp alt på forhånd. En slik satsing skal ha et langt perspektiv og det må være rom for endringer underveis. Videre oppfølging: Instituttlederne gir separat tilbakemelding direkte til Alexandra Neyts ift innhold og personer/miljø ved NT som kan delta/bidra i det videre arbeidet.
4 av 6 NTL-Sak 07/13 Forslag til fordelingsmodell for tekniske stillinger Bakgrunn for saken og forslag til fordelingsmodell (vedlagt innkallingen) ble presentert av seksjonssjef Magnar Hole (MH) samt prodekan undervisning Anne Borg (AB) MH; vi ønsker tilbakemelding på om Ledergruppa generelt synes denne modellen ser fornuftig ut, særlig ift. vektingen av ulike parametere som definerer behovet for tekniske stillinger. IKP; et viktig utgangspunkt bør være hva vi faktisk bruker de tekniske stillingene til, som opplæring og drifting. IBI; masterstudenter er lagt inn som en parameter her, men det er store forskjeller på hvor mye masterstudenter er tilstede på lab-en. Er felt inkludert som eksperimentell virksomhet? AB; de vitenskapelige som har feltvirksomhet er telt med. Det er krevende å ta hensyn til alle eventualiteter inn i en slik modell. Vi trenger en modell som gjør at vi ikke teller oss i hjel MH; skal vi ta med ett eller to årskull? AB; vi teller de som går ut og har tatt master. Det gir et bilde som vi tror ikke er veldig urettferdig. Vi må ha noen data som ikke fluktuerer for mye. IFY; når det gjelder HMS-oppgaver; dette burde skaleres ift størrelse på aktiviteten. I tillegg; vi har en ramme på 101 tekniske stillinger. Kriterier som er satt opp i modellen er ok. Men det er tatt ut 21 stillinger på fakultetsnivået som er fritatt for vurderingen og ikke en del av fordelingen. Dekanus; vi har en del tjenester som ikke er knyttet til et bestemt institutt. Dette gjelder store utstyrsenheter som MR-lab, NORTEM, RECX og MS som i realiteten betjener flere. Dette er nå ivaretatt i modellen. IMT; modellen er bra. De nasjonale satsingene vi har forpliktet oss til må prioriteres særskilt. Tjenester på tvers av institutt er problematiske den dagen det skal strammes til. Ph.d. og master må vektes høyest. HMS må dimensjoneres gjennom aktivitet og ikke gjennom størrelse på institutt. Dekanus; vi må synliggjøre kostnaden og innsatsen på HMS. IBI; enig ift. HMS. Også viktig med synliggjøring av felles infrastrukturtjenester. IBI har to «satellitter», hvor vi må ha folk (TBS og SeaLab). Kanskje de må inn og tas hensyn til i modellen? Dekanus; det har blitt vesentlig tydeligere hva vi har å rutte med. Modellen er fin. IKP; lik reservasjonsrett for hele fakultetet må være en forutsetning for å gå under betegnelsen fellestjenester. IKP; Parameter som omhandler antall vitenskapelige ansatte uten eksperimentell virksomhet; hvordan defineres det? AB; vi må være litt pragmatiske her. Her vil det være glidende tilfelle; kanskje kan de defineres som 0,5 (antall). Eller, i den grad de har noe aktivitet, definere dem som 1. På IFY har vi en del rene teoretikere; der er det greiere. Men kanskje er de i stedet knyttet imot datainfrastruktur. IFY; ja vi har LINUX-klynger de trenger drifting. Dekanus; modellen virker fornuftig, særlig etter at vektingen nå er lettere justert. En viss fordeling varer noen år. Data bør midles over noen flere år. IBI; vi fluktuerer en del ift antall stillinger. Modellen bør derfor se framover i tid. Dekanus: det bør legges inn korreksjonsfaktor ift bemanningsplan. MH; Skal eksternfinansierte teknikere inkluderes? M; vi gjennomfører de modifikasjoner i vekting som er bestemt her og sender ut en oppdatert versjon til Ledergruppa for kommentarer/innspill. Videre oppfølging: Fakultetet innarbeider de modifikasjoner i modellen som er diskutert her og sender ut en oppdatert versjon av modellen til Ledergruppa for innspill/kommentarer.
5 av 6 NTL-Sak 04/13 Dekani vedtak veiledning av ph.d.-kandidater Dekanus orienterte kort om saken. Utkastet til vedtak er behandlet både i Ledergruppa og FU tidligere. En modifisert versjon er oversendt sentral jurist og hennes tilbakemelding er vedlagt innkallingen. Vedtaket er siden forrige gang differensiert ift medveileder: Punkt 3; beskrevet mer konkret Punkt 4; beskrevet mer konkret for NT (unntaket fra punkt 3) IBI; bekymret for at vi ikke gir våre forskere utviklingsmuligheter. Vi har veiledningsbehov. De har høy kompetanse vi gjerne vil benytte hvordan gjør vi det? Konklusjon: Den modifiserte versjonen som er vedlagt innkallingen er nå å regne som et dekani vedtak. NTL-Sak 05/13 KOMPiS Saken ble gjennomgått separat og et separat referat blir utarbeidet. EVENTUELT Reduksjon av kostnader knyttet til overdekningsareal Saken ble presentert av seksjonssjef Vidar Broholm (VB). Dette har sammenheng med langtidsbudsjett, hvor vi forutsatte en utvikling for å komme i balanse. Ett av tiltakene var reduksjon av kostnader knyttet til overdekningsareal. Overdekningsarealet representerer areal knyttet til ulike kategorier i den interne husleiemodellen som o Møterom o Lesesalsplasser o Grupperom o Undervisningsrom o Spiserom Forslaget her er å omdefinere noe areal fra «eneansvar» til fellesrom. Potensiale for å redusere kostnader på MNOK-nivå. Vi avgir ikke rommene, men omdefinerer bruk. Vi er fremdeles ansvarlige for å innrede dem. Vi har foreløpig ikke oversikt over de som ligger innenfor avlåste areal de kan vi ikke omdefinere. VB; oppfatter det slik at ledergruppa finner det fornuftig å se på areal ift. kontorstøtte og grupperom. Hva med undervisningsrom? MH tror ikke det er noen risiko, blir lagt inn i bookingsystemet. IBI blir dette sendt ut til kvalitetssikring på instituttene? Det kan være noen spesielle forhold som vi behøver å sjekke ut, e.g. ift. avlåste rom. VB; forslår en kort prosess med utsjekk ift avlåste områder. Deretter; utsjekk med instituttene. Videre oppfølging: Fakultetet gjennomfører en utsjekk ift avlåste områder i samråd med instituttene. Deretter blir dette tatt opp pånytt i Ledergruppa.
6 av 6 Nokut-rapport Dekanus orienterte kort om Nokut-rapporten som ikke godkjenner NTNU sitt kvalitetssikringssystem. Rektor har i denne forbindelse sendt to spørsmål til fakultetene; Kjenner vi oss igjen i beskrivelsen i rapporten? Formuler gjerne noe skriftlig. Hvordan skal vi angripe prosessen for å få et KS-system på plass? NanoLab; prioritering av utstyr. Dekanus orientert kort om den siste utstyrsutlysningen og NanoLab. NT som vertsfakultet sendte inn søknaden fra NanoLab separat for å unngå sammenblanding med våre egne initiativ. Etter mye dialog fram og tilbake er konklusjonen nå at DMF, IVT, IME og NT skal prioritere NanoLab sitt initiativ på sine egne lister og oversende dette. FU ved NT tar dette i neste uke. Alle er enige om at dette er uheldig for NanoLab. Det blir vanskelig for NanoLab å vinne gjennom med sine søknader. Ledermøte i vinterferieuka; Noen av instituttlederne vil ikke være tilstede, men de har substitutter. Møtet blir derfor ikke avlyst såfremt vi ikke har for få saker.