SAK 25/15 DRAMMEN KJØKKEN KF RAPPORT FOR 2. TERTIAL 2015 Styrebehandlet 17.september 2015 Side 1 av 9
Innhold 1. Økonomi... 3 2. Personale... 7 3. HMS helse, miljø, sikkerhet... 8 4. Mengdetall... 8 5. Internkontroll - systemer... 9 6. Nytt produksjonskjøkken for Drammen Kjøkken KF... 9 Side 2 av 9
1. Økonomi Regnskapet viser et positivt resultat på kr. 3 440 000.- og er i balanse i forhold til periodisert budsjett. Budsjettet er satt opp med bakgrunn i regnskapstall for 2014, eiers føringer og styrets forventede aktivitetsnivå for 2015. Budsjettet for foretaket er i 2015 splittet opp i 6 forskjellige ansvarsområder: Kafeteria Internsalg Hjemmeboende Ekstern catering Ekstern kafeteria Intern catering Utdrag fra tildelingsbrev for 2015: Side 3 av 9
Rapport økonomi, totalt for foretaket 2.tertial 2015: 2 stk rapporter totalt og pr ansvar Side 4 av 9
Rapport økonomi, pr ansvar: Side 5 av 9
Resultat På linje med inntektsposter er også alle utgiftsposter splittet opp i 6 forskjellige ansvarsområder for å gi en riktig oversikt over resultat knyttet til hvert enkelt ansvarsområde. - Kafeteria: Negativt resultat på kr.752 000,-. Negativt avvik på kr.613 000,- ift. budsjett. Dette skyldes en generell nedgang i salg og spesielt på salg av kald mat. Salg av middag er noenlunde stabil i forhold til forrige år. - Internsalg: Positivt resultat på kr.2 398 000,-. Positivt avvik på kr.783 000,- ift. budsjett. Tallene er noe usikre i forhold til periodiseringen utover året. - Hjemmeboende: Positivt resultat på kr.290 000,-. Negativt avvik på kr.740 000,- ift. budsjett. Resultatet fremkommer som en effekt av omlegging fra varm mat til nedkjølt mat, som inntrer med virkning fra 1.1.16. Varmmat til hjemmeboende produseres med bakgrunn i vedtak om tildeling av varmmat i tildelingstjenesten. Endringer i grunnlag for tildeling av varmmat gjør at antallet bestilte porsjoner reduseres. Prognoser for salg til hjemmeboende hittil i år vil gi en inntekt i 2015 på kr 6,4 mill. Budsjettet er justert i forhold til dette etter 2.tertial Foretaket søker gjennom utsending av flyers til hjemmeboende brukere å kompensere nedgang i varmmatleveranser med leveranse av fryste middagsporsjoner. Samtidig søkes dialog med hjemmetjenesten, frivillige og HSO for å øke interessen for foretakets tilbud om frosne, eventuelt nedkjølte middagsporsjoner. - Ekstern catering: Positivt resultat kr.888 000,-. Positivt avvik på kr.60 000,- ift. budsjett. - Ekstern kafeteria: Positivt resultat på kr.470 000,-. Positivt avvik på kr.434 000,- ift. budsjett. Oppstart av Cafè Rådhuset fra juni 2015. - Intern catering: Positivt resultat på kr.145 000,-. Positivt avvik på kr.37 000,- ift. budsjett. Oppstart av møteromsservice fra juni 2015. - Varekostnader: Økte utgifter i denne posten skal gjenspeiles ved en positiv tendens i inntekter. Posten viser et negativt avvik ift. budsjett på kr.1 355 000,- og må ses i sammenheng med prisendringer på volumvarer. Økte utgifter her gjenspeiler også etablering av Cafè Rådhuset. - Personale netto: Personalkostnader viser et positivt avvik ift. budsjett på kr.1 229 000,-. Dette skyldes økt bruk av vikarbyråer, som er en konsekvens av organisasjonsendringen som kommer ved nye produksjonslokaler. Ses i sammenheng med post for andre utgifter. - Engangsutstyr: Negativt avvik ift budsjett med kr.110 000,-. Økt bruk vedr. prøveprosjekt i forhold til nytt produksjonskonsept, på Fjell bo og servicesenter. - Strøm/husleie: Postene justeres med kommunal deflator og skal være et nullspill i forhold til budsjett og fakturert beløp. Postene viser et positivt avvik på kr.14 000,- ift. budsjett. - Transport: viser et positivt avvik er på kr.211 000,- som skyldes lavere leasingutgifter. - Andre utgifter: er knyttet til rammeavtaler med leverandører. Non - food, transport, Side 6 av 9
vedlikehold av utstyr, datautstyr, forsikringer, vikarbyrå, mv. Posten viser et negativt avvik i ift. budsjett med kr.992 000,-. Dette skyldes økt bruk av vikarbyråer, som en konsekvens av organisasjonsendringen som kommer ved nye produksjonslokaler. 2. Personale FRAVÆR 2. KVARTAL 2015 Sykefraværsprosenten for 2.kvartal i 2014 var 8,00 % Sykefraværsprosenten for 2.kvartal i 2015 var 10,14 % Totalt sykefravær på 10,14 % for 2.kvartal 2015 fordeler seg slik: - Sykemelding fra lege 87,8 % - Egenmeldt fravær 12,2 % - Permisjoner 45,6 dager - Barns sykdom 1,0 dager Fravær utover 8 uker utgjør 67 % av legemeldt fravær. Fravær utover 16 dager (arbeidsgiverperioden) utgjør 87,8 % av samlet fravær. Hovedårsaken til dette er flere langtidssykemeldinger med bakgrunn i slitasjeproblematikk og sammensatte plager, med lang rekonvalesenstid. Det er i denne sammenheng avholdt oppfølgingssamtaler og dialogmøter i tråd med Drammen kommunes regelverk for sykefraværsoppfølging. Drammen Kjøkken KF gjennomfører tett oppfølging av den enkelte i sykemeldingsperioden i samarbeid med NAV, bedriftshelsetjenesten (Synergi Helse) og NAV Arbeidslivssenter ved behov. Tilrettelagt arbeid med gradert sykemelding for å få den sykemeldte tilbake i arbeid gjennomføres der dette er mulig. 1.kvartal 2015 Egenmeldt dager < 16 dager > 16 dager > 8 uker Fravær % Sum 41,6 38,2 78,8 168,7 15,42 Totalt antall fraværsdager 327,3 2.kvartal 2015 Egenmeldt dager < 16 dager >16 dager > 8 uker Fravær % Sum 24,5 30,3 27,8 118 10,14 Totalt antall fraværsdager 200,6 Mangfold rapportering pr. 2. tertial 2014 Opprinnelse Årsverk % Utenlandsk opprinnelse 12,30 31,38 Norsk opprinnelse 26,89 68,62 Side 7 av 9
Norsk opprinnelse: alle med norsk far og / eller mor. Inklusive innleid arbeidskraft. 3. HMS helse, miljø, sikkerhet HMS. Personalet påvirkes negativt av byggets tekniske standard og utforming. Dette er fyldig beskrevet i tidligere rapporter. Drammen Eiendom KF utfører fortløpende nødvendige reparasjoner på de mest kritiske feil og mangler av byggteknisk art. Personellskader Hittil i år har vi registrert følgende skader på personell: 3 personskader med legebehandling er registrert 2. tertial 2015. Dato Type skade Lokal behandling Behandlet på lege/legevakt Påfølgende sykemelding Tiltak 09.01.2015 Etseskade Ja Ja Nei Innkjøpt nye doseringspumper for kjemi fra 5ltr kanne. Intern utdanning Varmeskade Ja Nei Nei Varmeskade Ja Nei nei Alle ledere ved Drammen Kjøkken KF deltar ved behov i Drammen kommunes ledersamlinger og lederutviklingsprogram i den grad daglig drift gir rom for dette. 4. Mengdetall TOTALE TALL FOR FORETAKET 1.tertial 15 2.tertial 15 1.tertial 14 2.tertial 14 Totalt antall måltider 344 500 353 691 357 412 361 639 Totalt antall middager 119 507 121 653 121 497 121 497 Totalt antall middager pr. dag 996 988 1012 988 Antall måltider pr. normert stilling pr. dag 77 82 77 78 Antall måltider totalt viser en liten nedgang i forhold til 2014. Dette er en nedgang i kafeteria og varmmat til hjemmeboende. Andre leveranser er relativt stabile i forhold til 1.tertial i 2014. Side 8 av 9
5. Internkontroll - systemer IK - MAT for kjøkken og kafeteria IK- systemene er under kontinuerlig utvikling og revisjon. Allergeninformasjon er under implementering og arbeidet er godt i gang. Revisjon Revisjonssystemet til Drammen Kjøkken KF ble i sin helhet sist kontrollert i april 2015 og er oversendt Buskerud Kommunerevisjon. Noe innhold revideres fortløpende ettersom dette er opplysninger tilknyttet leverandør/kunde og personalinformasjon som stadig er i endring. Mindre endringer er gjort i 2 tertial. Beredskap Beredskapsrutinen er revidert siste gang mai 2015 og kontrollert sist mai 2015 og er funnet i orden. Beredskapsøvelse med resten av kommunen ble avholdt juni 2014 i Drammenshallen. Sjekkliste for kommunens nettsider Daglig leder er ansvarlig for at nettsider med informasjon om foretaket, dens tjenester og aktiviteter til enhver tid er oppdatert. Foretaket har en webansvarlig. 1. Foretaket har rutiner for kontinuerlig oppdatering og kvalitetssikring av informasjon på nettet, som et minimum 3 ganger årlig. 2. Informasjon om foretakets tjenester er korrekt i henhold til gjeldende overordnede dokumenter (økonomiplan, serviceerklæring m.m.) 3. Informasjon om priser og gebyrer for foretakets tjenester er korrekt. 4. Alle lenker på nettstedet til relevante søknadsskjemaer, nettsider og annet er korrekte. 5. All informasjon om foretakets prosjekter og aktiviteter er oppdatert. 6. Kontaktinformasjon (adresser og telefonnumre) til foretaket/ansatte er korrekt 7. Alle navn og telefonnumre til foretakets ansatte er oppdatert i kommunens interne telefonkatalog. Merk punkt 7: Gjøres jevnlig opp mot D-IKT ved tilgang og avgang 6. Nytt produksjonskjøkken for Drammen Kjøkken KF Bygging av det nye kjøkkenet er i sluttfasen, entreprenør er godt i gang med å ta imot og integrere kjøkken utstyr som trenger oppkopling mot teknisk infrastruktur. Entreprenør er i rute og har planlagt overlevering av bygget medio oktober 2015. Avtaler om utstyrsleveranser er på plass og koordinasjon av leveranser og tyngre utstyr er på plass. Pilotprosjekt på Fjell BSS og Skavlen er startet 27. april 2015. Nedkjølt gasspakket mat leveres nå til disse avdelingene og hjemmetjenesten på Fjell. Erfaringene gjennom sommeren er positive. Systemet fungerer bra og etter intensjonen med pakking og regenerering. Side 9 av 9