Fitjar kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: 28.03.2017 Tidspunkt: 09:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Nygard tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183 eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53 / 911 05 982. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Svein Malvin Marås kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 10/17 PS 11/17 PS 12/17 PS 13/17 PS 14/17 PS 15/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for Fitjar kommune Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 - Fitjar kommune Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fitjar kommune Referatsaker 2015/202 2016/54 2016/62 RS 9/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 2015/127 RS 10/17 Melding om representantskapsmøte i SIM april 2017 RS 11/17 Samarbeidsrådet for Shl. IKS - representantskapsmøte 07.04.17. 2015/208 2017/36 PS 16/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 17/17 PS 18/17 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune - Val av revisor 2014/34 2
PS 10/17 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 11/17 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte 3
Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/202-22 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 12/17 28.03.2017 Vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for Fitjar kommune Bakgrunn Kontrollutvalet utarbeida i løpet av 2016 forslag til «Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020». Planen vart sendt til kommunestyret for godkjenning hausten 2016, og kommunestyret handsama saka i møte 16.11.16. Møteprotokollen frå kommunestyremøte 16.11.16 viser at kontrollutvalet si innstilling fekk 0 røyster, medan eit fellesframlegg med endringsframlegg vart samrøystes vedteke. Det vart fatta slikt vedtak: 1. «Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020 vert vedteken med slik prioritering: 1. IKT, 2. Vedtaksoppfølging, 3. Opplæring og spesialundervisning, 4. Økonomiområdet, 5. Internkontroll. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2012 2016. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2015 2019, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2020. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera mindre endringar iplanen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa dersom det er snakk om mindre endringar. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart.» Vedtaket frå kommunestyret sitt møte 16.11.16, vart lagt fram som referatsak i kontrollutvalsmøte 21.02.17, og i møteprotokollen står det: «Kontrollutvalet merka seg at kommunestyret har gjort vedtak om endring av rekkefølge av prosjekt. Sekretariatet vil be Deloitte korrigere planen i tråd med vedtaket til neste møte i kontrollutvalet, for så å drøfte vidare arbeid med prosjekt i planen.» Under eventuelt i same møte vart «Aktuelle saker til neste møte drøfta», det vart ført følgjande i protokollen: «Drøfte vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon endra prioritering i planen og svært lita ramme i budsjettet til slikt arbeid.» Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 4
Side 2/2 Deloitte har korrigert planen, og den ligg som vedlegg til denne saka. Drøfting Ut frå dei rammene som er vedteke for kontrollutvalet sitt arbeid for 2017 vil det vera ca. kr 150.000 til disposisjon for kontrollutvalet til å bestilla prosjekt ut frå plan for forvaltningsrevisjon. Det vil vera avgrensa kva prosjekt ein kan få gjennomført innanfor slik ramme, og kontrollutvalet må ta omsyn til dette når ein skal drøfta vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret vedtok at prosjekt med å sjå på IKT-tenester skal vera prioritert på førsteplass i planen. Sekretariatet har sett at det kan vera nyttig om kontrollutvalet, før ein skal drøfte denne saka, får informasjon og orientering om ulike sider ved dette området i kommunen. Det er difor sendt mail til rådmann med førespurnad om orientering før kontrollutvalet går vidare med prosjektet. Følgjande pkt. er sett opp som aktuelle å orientera om: informasjon om kva stoda for IKT-arbeidet i kommunen er nå er det utfordringar som kontrollutvalet bør kjenna til kva aktuelle spørsmålstillingar kan stillast om ein skal sjå nærmare på IKT-området evt. andre ting å informera om, samt at kontrollutvalet får høve til å stilla spørsmål undervegs. Rådmann har stadfesta at han og ass. rådmann Svein Soleng vil møta i kontrollutvalsmøte. Konklusjon Med bakgrunn i orienteringa som vert gjeve i møte, må kontrollutvalet drøfta korleis ein vil arbeida vidare med plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020, og det prosjektet som er prioritert på førsteplass: IKTtenester i Fitjar kommune. Sekretariatet gjer forslag om at kontrollutvalet ber om at det vert lagt fram sak til neste møte i utvalet (23.05.17), der ein gjer endeleg vedtak om valg av prosjekt. Når valg av prosjekt er teke må ein gje signal om kva ein forvaltningsrevisjon om IKT-tenester skal setja fokus på, og tidsramme som ein ser som realistisk for arbeidet. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber om at det vert førebudd sak til neste kontrollutvalsmøte der det vert teke stilling til valg av forvaltningsrevisjonsprosjekt ut frå revidert plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020. 2. Saka må vidare legga opp til drøfting om kva føremål og problemstillingar som skal setjast fokus på, og tidsramme for prosjektet. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Korrigert plan for forvaltningsrevisjon for 2016-2020 5
Fitjar kommune Plan for forvaltningsrevisjon 2016 2020 Mars 2017 6
7 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Innhald 1 Innleiing 5 1.1 Krav til forvaltningsrevisjon 5 1.2 Plan for forvaltningsrevisjon 5 1.3 Risiko- og vesentleganalyse 6 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2016-2020 7 2.1 Gruppe 1 prioriterte prosjekt 7 2.2 Gruppe 2 uprioriterte prosjekt 7 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 9 3.1 Framgangsmåte 9 3.2 Gjennomføring og rapportering 9 8 3
9 Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
1 Innleiing 1.1 Krav til forvaltningsrevisjon Ifølgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. 1 Det er revisor som utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet. Forskrift om revisjon 7 om forvaltningsrevisjonen sitt innhald: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 1.2 Plan for forvaltningsrevisjon Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal gå fram av ein plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 2 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalet 2 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 5 10
1.3 Risiko- og vesentleganalyse Føremålet med den overordna risiko- og vesentleganalysen har vore å framskaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Den overordna analysen skal avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i høve til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til kor sannsynleg det er og konsekvensane av at det kan førekomme avvik frå til dømes regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko blir vurdert innanfor alle av kommunen sine tenesteområde. På bakgrunn av risikoanalysen er det utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet har vurdert dei ulike områda opp mot kvarandre for å avgjere kva områder dei meiner det er mest vesentleg å undersøke. 3 Data som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt leiing og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse. Prosessmøte i kontrollutvalet. Spørjeundersøking til tilsette i kommunen. Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen. Informasjon som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i kommunen. Analysen er samla i eit analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 3 For en nærare presentasjon av overordna analyse, sjå Kontrollutvalgsboken (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengeleg på http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer.html?id=2129) 6 11
2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2016-2020 Under er forvaltningsrevisjonsprosjekta presentert i prioritert rekkefølge. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper: ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som er vurdert å ha lågare risiko og vesentlegheit. Kor mange prosjekt som vil bli gjennomført i perioden avhenger av kontrollutvalet sitt budsjett og omfanget til prosjekta. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i samsvar med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2.1 Gruppe 1 prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt Prosjekt Tema 1 IKT 4 Kapasitet og kompetanse Informasjonstryggleik System og rutinar Risikovurderingar Avvikssystem Økonomi 2 Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging System og rutinar Rapportering Oversikt 3 Forvaltningsrevisjon av tilpassa Regeletterleving opplæring og spesialundervisning Samhandling Erfaringsdeling 4 Forvaltningsrevisjon av System og rutinar økonomiområdet Kapasitet og kompetanse 5 Forvaltningsrevisjon av internkontroll System og rutinar Risikovurderingar Avvikssystem 2.2 Gruppe 2 uprioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt 4 Stikkorda lista opp under tema inkluderer dei tema kommunestyret vedtok i sak 55/16 at skulle inngå i forvaltningsrevisjonen 7 12
Prosjekt Forvaltningsrevisjon av eigedomsforvaltning Forvaltningsrevisjon av forsvarleg system i grunnskulen Forvaltningsrevisjon av helsestasjon og skulehelsetenesta Forvaltningsrevisjon av demensomsorgen Forvaltningsrevisjon av flyktningtenesta Forvaltningsrevisjon av personal og bemanning Forvaltningsrevisjon av samfunnstryggleik og beredskap Forvaltningsrevisjon av økonomistyring for eining oppvekst Forvaltningsrevisjon av barnehageområdet Forvaltningsrevisjon av arbeid med psykisk utviklingshemma Forvaltningsrevisjon av landbruk Forvaltningsrevisjon av driftseininga Kommunestyret vedtok i samband med handsaminga av plan for forvaltningsrevisjon 2020-2016 også følgjande punkt i sak 55/16 5 : «( ) 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera mindre endringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne «revisjonen» og evalueringa dersom det er snakk om mindre endringar. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart.» 5 Vedteke av kommunestyret 16.11.2016 8 13
3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 3.1 Framgangsmåte Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta er avhengig av endelege problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Moglege metodar for datainnsamling og -analyse kan vere: Dokumentanalyse Elektroniske spørjeskjema Intervju Dataanalyse Testing av kontrollar og rutinar Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet saman med revisjonen avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkte og kva revisjonskriterium 6 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Før ein forvaltningsrevisjon startast opp, skal kontrollutvalet godkjenne ein prosjektplan som skildrar korleis prosjektet skal gjennomførast. 3.2 Gjennomføring og rapportering Revisjonen vil alltid starte ein forvaltningsrevisjon med å sende eit oppstartsbrev med informasjon om prosjektet til rådmannen. Rapporten vil også bli sendt til høyring til rådmannen før den blir lagt fram for kontrollutvalet. Etter at kontrollutvalet har handsama rapporten blir det utarbeidd ei innstilling som blir oversendt kommunestyret saman med rapporten. Det er kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sitt vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgt opp. 6 Normer og standardar som forvaltninga blir vurdert opp mot (vedtak, regelverk, mål) 9 14
Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.no for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. 2017 Deloitte AS 15
Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 232 Arkivnr: 2016/54-9 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 13/17 28.03.2017 Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 - Fitjar kommune Bakgrunn Viser til utdrag frå brev av 21.02.2005, frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret / kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret / kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett 02.05.07 svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 16
Side 2/2 Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett 01.06.07 kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Drøfting Med bakgrunn i desse utsegnene frå skattemyndigheitene vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2016 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune, datert 20.01.2017, med skatterekneskap og forklaring til skatterekneskapen. Kontrollrapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Fitjar kommune, frå Skatteetaten, datert 15.02.2017. Det vart gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret i Fitjar kommune i 2016 og det er ikkje gjeve tilrådingar eller påpeikingar om saker som må følgjast opp. Kontrollrapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjar utfører oppgåvene på ein tilfredstillande måte når det gjeld områda intern kontroll, rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen, skatte- og avgiftsinnkrevjing samt arbeidsgjevarkontroll. Kontrollrapport frå Skatteetaten og årsrapport frå skatteoppkrevjar ligg som vedlegg til denne saka. Konklusjon Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune totalt sett, og i det alt vesentlege, er i samsvar med gjeldande krav og regelverk. På bakgrunn av dei framlagde årsrapportane vert kontrollutvalet invitert til å gje ein uttale om skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen. Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Årsrapport for 2016 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune med skatterekneskap og forklaring til skatterekneskapen Kontrollrapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Fitjar kommune 17
1 Årsrapport for 2016 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 18
2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet...3 1.1 Skatteoppkreverkontoret...3 1.1.1 Ressurser...3 1.1.2 Organisering...3 1.1.3 Ressurser og kompetanse...3 1.2 Internkontroll...3 1.3 Vurdering av skatteinngangen...4 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret...4 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret...5 1.4 Skatteutvalg...5 2. Skatteregnskapet...6 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet... 5 2.2 Avregningsoppgjøret...... 6 2.3 Margin... 6 2.3.1 Margin for inntektsåret 2015 (inkl. kommentarer)..... 6 2.3.2 Margin for inntektsåret 2016 (inkl. kommentarer)..... 6 3. Innfordring av krav...7 3.1 Restanseutvikling...7 3.1.1 Totale restanser (forfalte debetkrav) og berostilte krav...7 3.1.2 Kommentarar til restansesituasjonen og utviklingen i restanser...7 3.1.3 Restanser eldre år...8 3.1.4 Kommentarar til restanser og restanseoppfølging for eldre år...8 3.2 Innfordringens effektivitet..8 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr.31.12.2016 i regnskapsåret.....8 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom innfordringsaktivitet og innfordringsresultat... 9 3.2.3 Omtale av spesielle forhold...9 3.3...Særnamskompetanse...9 4. Arbeidsgiverkontroll...10 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen...10 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller...10 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen...10 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen...10 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører...10 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak...10 Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 19
3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Skatteoppkreverens arbeids- og ansvarsområde følger av lov av 17. juni 2005 om betaling og innkreving av skatteog avgiftskrav, samt forskrifter, instrukser og retningslinjer fastsatt med hjemmel i lov. Skatteavdelingens arbeidsområde består i å innkreve skatter og avgifter for kommune, stat, fylke og folketrygd, føre skatteregnskap og foreta avregningsoppgjør etter gjeldende lover og forskrifter, foreta regnskapskontroll hos arbeidsgivere og fremlegge søknader om ettergivelse for skatteutvalget. Skatteoppkreveren har namsmannskompetanse for egne krav, og har derfor myndighet til å gjennomføre de fleste innfordringstiltak. 1.1.1 Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Skatteregnskap 0,30 42,86 % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 0,20 28,57 % Arbeidsgiverkontroll 0,01 1,43 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0,05 7,14 % og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg 0,04 5,71 % Administrasjon 0,10 14,29 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 0,70 100,00 % 1.1.2 Organisering Kontorets bemanning består av en skatteoppkrever og to saksbehandlere, der en av saksbehandlerne er ansatt i en 70 % stilling for å utføre arbeidet ved kontoret i forhold til Fitjar kommune. Fullstendig bokettersyn er innleid fra Hordaland Kommunale Regnskapskontroll ved Kemneren i Bergen. 1.1.3 Ressurser og kompetanse Det er blitt gitt både intern opplæring og eksterne kurs, slik at kompetansen ved skatteoppkreverkontoret på hovedområdene skatteregnskap og innfordring er god. Ressurssituasjonen i forhold til Fitjar er bra, og samarbeidet mellom kommunene Stord og Fitjar om felles skatteoppkrever gjør at kontoret ikke er sårbar ved sykdom og ferieavvikling. Det er alltid en på kontoret som kan utføre oppgavene og svare på spørsmål. Når det gjelder arbeidsgiverkontrollen må kontoret få tilført mer penger for å kunne nå måltallet på 5 %, i 2016 utførte skatteoppkreveren i Stord 1 kontroll slik at måltallet ble oppnådd.. 1.2 Internkontroll I henhold til Skatteoppkreverinstruksens 2-2 skal skatteoppkreveren sørge for at kontoret har en tilfredsstillende internkontroll. Kontoret har gode rutiner for internkontroll/kvalitetssikring i det daglige arbeidet. Kontoret har rutinebeskrivelse for alle hovedarbeidsområder, og sammen med brukerveiledningen som er i SOFIE gir dette en god oversikt over arbeidsoppgavene ved kontoret. Kontoret følger også jevnt med på skatteinngangen og innkrevingsresultater, og iverksetter tiltak dersom det er nødvendig for å justere kursen. Det er fastsatte innkrevingsmål for de ulike skattene og avgiftene, og utviklingen i forhold til målsetningen følges opp månedlig. Ved behov analyseres restansemassen for å finne gode tiltak for å kunne oppnå målsetningene. I tillegg prioriteres det at de ansatte ved kontoret deltar på kurs og samlinger slik at en får medarbeidere med høy kompetanse på sine arbeidsfelt. Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 20
1.3 Vurdering av skatteinngangen År 2011 2012 2013 2014 2015 2016 Antall innbyggere 2 929 2 944 2 980 3 009 3 093 3 140 * Antall arbeidsgivere 118 125 130 125 115 ** Antall lønns/tr.oppgaver 2883 2563 6804 2721 2706 ** Skatteøre 11,3 11,6 11,6 11,4 11,35 11,8 Kommunens andel fra forsk. 29,75 30,19 30,25 30,28 30,15 31,68 *Foreløpige tall for 2016 **Tall for 2016 foreligger ikke Tabellen viser at det også i 2016 har vært vekst i befolkningen. Tall for antall arbeidsgivere har gått ned fra 2014 til 2015. Tall for 2016 foreligger ikke. Antall arbeidstakere har gått ned fra 2014 til 2015. Dette har sammenheng med antall arbeidsgivere det siste året. Fastsatt skatteøre for kommunen ble 11,8 for 2016 mens den var 11,35 for 2015. Dette medførte at kommunens andel av skatteinntektene økte fra 30,15 til 31,68 % i 2016. 4 1.3.1 Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Arbeidsgiveravgift Kildeskatt mv 100% stat Personlige skatteytere Tvangsmulkt Upersonlige skatteytere Renter Innfordringsutgifter (66 302 215) (1 998) (270 319 394) (307) (10 434 417) (129 708) 135 800 2016 2015 Endring i kr 2015/2016 (67 944 208) 1 641 993 (30 684) 28 686 (262 205 254) (8 114 140) Endring i % 2015/2016-2,42 % -93,49 % 3,09 % (19 689 299) (191 504) 19 540 9 254 882 61 796 116 260-47,00 % -32,27 % 594,98 % Sum innkrevet (347 052 240) (350 041 409) 2 989 169 0,85 % Fordelt til Folketrygden arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt Plassering mellom kommuner 66 302 216 76 055 187 17 642 207 84 395 658 102 668 993 (1) (12 021) 67 944 207 72 832 355 16 756 053 78 879 181 113 629 613 1 0 (1 641 991) 3 222 832 886 154 5 516 477 (10 960 620) (2) (12 021) -2,42 % 4,43 % 5,29 % 6,99 % -9,65 % Sum fordelt 347 052 240 350 041 409 (2 989 169) 0,85 % Tabellen over viser at det i 2016 har blitt innkrevd kr 347 052 240. Nedgangen i innkrevd skatt fra 2015 til 2016 er på 0,85 %. I 2016 hadde kontoret en nedgang på kr 2 989 169 fra 2015. Sum innkrevet. Ser vi på de enkelte innkrevde skatteartene så viser disse følgende: Arbeidsgiveravgift. Reduksjon i innkrevd arbeidsgiveravgift på 2,42 %. Reduksjonen antas å ha sammenheng med at tallet på arbeidsgivere har gått ned. Personlige skatteytere. Denne skattegruppen består av forskuddstrekk, forskuddsskatt og restskatt. Veksten her er på 3,09 %. Av dette antas økt befolkningsvekst, samt lønnsøkning. Selskapsskatt. Selskapsskatten har gått ned med 47 % fra året før. En del av grunnen til dette kan vær redusert inntekt/aktivitet/nedsettelse av skatteprosent, samt konkurser. Renter/innfordringsutgifter. Det har i 2016 vært en reduksjon i innbetaling av renteinntekter. Utgifter til innfordring har imidlertid steget som følge av større innfordringsaktivitet. Sum fordelt. Innkrevde skatter og avgifter er fordelt som følger: Fordelt til folketrygden arbeidsgiveravgift/medlemsavgift Det har i 2016 blitt fordelt kr 142 357 403 til folketrygden. Dette er en økning på 1,12 % fra året før. Overføringen til folketrygden består av innbetalt arbeidsgiveravgift og medlemsavgift fra arbeidstakerne. Veksten har vært i Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 21
innbetaling av medlemsavgift fra arbeidstakerne, mens innbetaling fra arbeidsgiverne har gått ned. Se kommentarer over under arbeidsgiveravgift. Fordelt til fylkeskommunen. Fylkeskommunen fikk kr 17 642 207 i inntekt i 2016. Dette er en økning fra året før med 5,29 %. Bakgrunnen for økningen er generell lønnsøkning og befolkningsøkning. Fordelt til kommunen. Kommunens skatteinntekter økte med 6,99 % fra 2015 til 2016. Lønnsøkningen i 2016 antas å ha vært 2,4 %, mens vi har hatt en befolkningsøkning på ca. 1,52 %. Årsaken til kommunens inntekter har sammenheng med periodiseringen av skatteinntektene, marginoppgjøret og fordelingsoppgjøret. Fordelt til staten. Statens reduksjon i skatteinntekter har i stor grad sammenheng med reduksjon i skatteprosent. Av statens reduksjon av skatteinntektene i underkant av 11 mill. kr utgjør nedgangen i selskapsskatt i overkant av 9 mill. kr. 5 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Mnd Innbetalt skatt i 2015 Innbetalt skatt i 2016 Avvik inngang 2016/2015 Jan 9 659 339 10 236 607 577 268 5,98 % Feb 372 755 326 741-46 014-12,34 % Mar 13 493 078 13 825 505 332 427 2,46 % Apr 270 047 613 329 343 282 127,12 % Mai 15 207 719 15 996 236 788 517 5,18 % Jun 613 900 363 458-250 442-40,80 % Jul 9 522 951 9 997 453 474 502 4,98 % Aug 1 038 142 1 261 011 222 869 21,47 % Sep 14 039 785 16 210 497 2 170 712 15,46 % Okt 457 771 539 126 81 355 17,77 % Nov 14 012 645 14 830 705 818 060 5,84 % Des 211 054 194 994-16 060-7,61 % Sum 78 879 186 84 395 661 5 516 475 6,99 % Tabellen over viser kommunens andel av skatteinntektene i 2016 sammenlignet med 2015. Vi ser at samlet skatteinngang ble på kr 84 395 661. Finansdepartementet gjorde et anslag for Fitjar kommune 2015 på kr 84 807 000. Kommunens skatteinngang for 2016 har vært preget av følgende forhold: Skatteøre i 2015 var på 11,35, den ble endret i 2016 til 11,8. Befolkningsøkning med ca. 1,52 % fra 2015 til 2016 har vært med å øke kommunens inntekter. Beregninger fra SSB anslår at lønnsøkningene i 2016 har vært ca. 2,4 %. Ut over dette har det vært justeringer i skatteinntektene med bakgrunn i fordelings- og marginoppgjør, samt periodisering av skatteinntektene. Lav rente har ført til en økning i låneopptak i befolkningen, dette tilsier at de får mer i fratrekk og dermed betaler mindre i skatt. Marginoppgjøret gikk i minus med 1 816 189 kr ved dette oppgjøret og kommunen ble trukket etter fordelingstallene for skattekreditorene. 1.4 Skatteutvalg Skatteoppkreverkontoret i Fitjar har ikke hatt noen saker til skatteutvalget i 2016. Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 22
6 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Oppfølgingen av skatteregnskapet og avstemming av oppgaver er viktig både for innkrevingsarbeidet ved kontoret og for at kommunens arbeidsgivere og skatteytere får rett oppgjør til rett tid. Kontoret følger opp disse områdene på en god måte og har god kontroll på skatteregnskapsføringen. Skatteoppkreveren i Fitjar kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2016 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er i 2016 ikke mottatt pålegg knyttet til regnskapsføring. Årsregnskapet for 2016 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Avregningsoppgjøret 2011 2012 2013 2014 2015 Antall personlige skatteytere 2 240 2250 2278 2321 2396 Sum utlignet skatt i mill. kr 217 224 238 251,8 268,7 Antall upersonlige 135 144 145 151 150 Sum utlignet skatt i mill. kr 9 16 20 ca 19,9 10,7 Ved siste avregningsoppgjør ble det registrert 2 396 skatteytere i Fitjar. Det ble ved skatteoppgjøret for 2015 utlignet 268,7 mill. kr i skatt. Når det gjelder upersonlige så er det foretatt skatteoppgjør for 150 i Fitjar. Til sammen ble det utlignet 10,7 mill. kr i skatt. Med unntak av juli ble det fra 22. juni lagt ut nye skatteoppgjør ukentlig frem til midten av oktober, hvor siste skatteoppgjør for inntektsåret 2015 ble foretatt. Deretter er det sendt ut korrigerte skatteoppgjør etter klagebehandling og endringer ukentlig. Skatteoppgjørene følges opp løpende på en god måte, og det gis tilbakemelding til Skatt vest der hvor vi finner at det er åpenbare feil eller mangler. 2.3 Margin 2.3.1 Margin for inntektsåret 2015 MARGINAVSETNING 2015 Beløp Avsatt margin for ligningsåret 2015 Overskytende forskudd 21 905 008 23 721 197 For lite avsatt margin for 2015-1 816 189 Av tabellen over fremgår det at det for ligningsåret 2015 ble avsatt kr 21 905 008 i marginavsetning. Marginavsetning gjøres slik at skatteoppkreveren kan møte forventede utbetalinger av tilgodebeløp ved skatteoppgjøret. I Fitjar har man valgt å avsette 8 % av skatteinntektene fra personlige skatteytere for å møte forventede utbetalinger av tilgodebeløp. Av tabellen fremgår det videre at det ble utbetalt kr 23 721 197 i tilgodebeløp til kommunens skatteytere ved skatteoppgjøret for ligningsåret 2015 sommeren/høsten 2016. Som det fremgår av tabellen over var det avsatt kr 18 161 189 for lite for å møte utbetalingene av tilgodebeløp. Dette har derfor blitt belastet skattekreditorene. Kommunens andel av dette utgjør ca. kr 575 369. Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 8 %. Prosentsatsen har ikke vært endret. Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 23
7 2.3.2 Kommentarer til marginavsetningen MARGINAVSETNING 2017 Beløp Avsatt margin for ligningsåret 2016 18 702 291 Brukt margin for ligningsåret 2016 7 032 Innestående margin pr. 31.12.2017 18 695 259 Oversikten over viser at pr. utgangen av 2016 var det avsatt 18,7 mill. kr for å møte utbetaling av tilgodebeløp ved skatteoppgjøret til sommeren/høsten 2017. På samme tid i fjor var det avsatt 18,5 mill. kr. De siste årene har Fitjar skatteoppkreverkontor satt av 8 % av innbetalingene fra forskuddspliktige i marginavsetning. Da tidligere års marginavsetning har gitt underskudd i marginoppgjøret anbefales det at marginavsetningen økes til 10 %. Dette er også gitt beskjed om tidligere og senest 19.12.2014, samt i årsrapporten for 2015. 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen 3.1.1 Totale restanser og berostilte krav Skatteart Restanse 31.12.2016 Herav berostilt restanse 31.12.2016 Restanse 31.12.2015 Herav berostilt restanse Endring i restanse Endring i berostilt restanse 31.12.2015 Reduksjon (-) Reduksjon (-) Økning (+) Økning (+) Sum restanse 2 559 034 454 3 317 327 454-758 293 0 pr. skatteart Arbeidsgiveravgift 744 617 0 704 972 0 39 645 0 Artistskatt 0 0 0 0 0 0 Forsinkelsesrenter 45 084 54 49 687 54-4 603 0 Forskuddsskatt 0 0 200 0-200 0 Forskuddsskatt 162 525 400 647 150 400-484 625 0 person Forskuddstrekk 337 949 0 293 306 0 44 643 0 Gebyr 0 0 0 0 0 0 Innfordringsinntekter 71 067 0 70 219 0 848 0 Inntekt av summarisk 0 0 0 0 0 0 fellesoppgjør Kildeskatt 0 0 0 0 0 0 Restskatt 2 576 0 28 394 0-25 818 0 Restskatt person 1 195 216 0 1 523 399 0-328 183 Sum restanse 1742 0 0 0 ----------- ----------- diverse krav Diverse krav 1742 0 0 ----------- ---------- Sum restanse 2 560 776 454 3 317 327 454 --------------------- ------------------ pr. skatteart inkl. diverse krav Samlet utestående beløp ved utgangen av 2016 var på 2,5 mill. kr. 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Samlet utestående restanse var ved årsskiftet på vel 2,5 mill. kr. Av dette er kr 454 berostilte krav som man ikke regner med å kunne innkreve. Nedgangen i utestående krav fra i fjor er på kr 758 293. Ca. 47 % av samlet utestående krav er restskatt person. Utestående restskatt er i underkant 1,2 mill. kr. Det er en nedgang fra i fjor på kr 328 183. Arbeidsgiveravgiften økte med kr 39 645 og utestående er kr 744 617. Forskuddsskatt person har en nedgang på pr 484 625, noe som skyldes tett oppfølging av utestående. Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 24
8 Det er avskrevet kr 238 022 fordelt på to personer og ett firma. Nedsettelse av pensjonsgivende inntekt med kr 44 536 fordelt på 1 person. I 2016 var det 4 konkurser i Fitjar kommune. 3.1.3 Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse (debet) Herav skatteart Restskatt person 2014 1 048 731 40 145 2013 147 724 40 145 2012 22 064 16 429 2011 2003 521 975 --------------------- Tabellen viser samlede restanse for eldre år, samt hvor stor andel restskatten utgjør av den samlede restansen for det enkelte år. 3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Samlet utestående krav for eldre år tom. 2003 er i overkant av 2,5mill kr, noe som er en nedgang fra i fjor med ca. kr 758 293. Dette er i det alt vesentlige ubetalte restskatter. Antall krav som var foreldet pr. 31.12.2016: 2 Samlet beløp på krav som var foreldet pr. 31.12.2015: kr 2 091 Kontoret har gjennomgått rapporten Restanseliste forelda krav dato t.o.m. 31.12.2016, og sikret at krav ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak. Det viser seg at i forhold til den ene som er foreldet kan kontoret be om fristforlengelse med hjemmel i foreldelsesloven 10 nr. 3(+ 4. ledd). Ved den andre er dette en skatteyter, som verken har midler eller ytelser. 3.2 Innfordringens effektivitet 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr. 31.12.2016 i regnskapsåret Kontorets resultat pr. 31.12.2016 Skatteart Mål Oppnådde resultater pr. 31.12.2016 Restskatt for personlige s/y 2014 Forskuddstrekk 2015 Forskuddsskatt for personlige s/y 2015 Forskuddsskatt for upersonlige s/y 2015 Restskatt for upersonlige s/y 2014 Arbeidsgiveravgift 2015 Innfordret restskatt, person av sum krav til innfordring 2014 98,2 % 99,9 % 99,0 % 99,8 % 99,0 % 99,8 % 75,0 % 97,4 % 100,0 % 99,9 % 100,0 % 100,0 % 100,0 % 63,0 % Kontorets resultat pr. 31.12.2015 Skatteart Mål Oppnådde resultater pr. 31.12.2015 Restskatt for personlige s/y 2013 Forskuddstrekk 2014 Forskuddsskatt for personlige s/y 2014 Forskuddsskatt for upersonlige s/y 2014 Restskatt for upersonlige s/y 2013 Arbeidsgiveravgift 2014 Innfordret restskatt, person 2013 98,5 % 99,9 % 99,0 % 99,8 % 99,0 % 99,9 % 70,0 % 99,3 % 99,9 % 99,4 % 100,0 % 99,8 % 99,0 % 81,2 % Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 25
9 Skattedirektoratet og Skatt vest fastsetter hvert år innkrevingsmål for skatteoppkreverkontoret. Det måles da hvor stor andel av den enkelte skatteart som kontoret klarer å innkreve innen 31.12. Med unntak av restskatt for personlige skatteytere og andel innkrevd restskatt personlige skatteytere har skatteoppkreverkontoret oppnådd målsetningene for 2016. Kun mindre beløp er utestående. Målsettingen for restskatt personlige skatteytere ble ikke nådd da det er en skatteyter som skylder beløpet, og det gjør store utslag i en liten kommune. Resultatene som oppnås er avhengig av innkrevingsaktivitet, skjønnsfastsettelser, endring av ligning og dekningsmuligheten hos skyldner. 3.2.2 Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Et utdrag av hovedaktivitetene hva gjelder innfordring viser følgende aktivitetsnivå de to siste årene: Innfordringsaktivitet Antall debitorer 2016 Antall aktiviteter 2016 Antall debitorer 2015 Antall aktiviteter 2015 Anmeldelse Betalingsavtale standard Gjeldsordning Konkurs Motregning Purring/varsling Telefoninkasso Tvangsdekning Utleggsforretning Standard Utleggsforretning Vurdering Utleggstrekk Standard 1 2 1 8 70 23 0 3 35 21 44 2 10 2 30 95 24 0 7 326 34 117 1 1 1 2 64 66 0 0 29 16 24 1 4 1 2 81 73 0 0 42 19 26 SUM 208 647 204 249 Tabellen over viser en oversikt over hovedaktivitetene som har blitt iverksatt for å innfordre utestående skatter og avgifter. Tabellen viser antall debitorer/krav som det har vært iverksatt tiltak mot, og antall aktiviteter som har blitt gjennomført knyttet til den enkelte innfordringsaktivitet. Tabellen for eksempel under konkurs viser alle aktivitetene som har blitt utført tilknyttet konkursområdet, slik som registrering av konkurs, melde krav i boet osv. Ut over det som fremkommer i tabellen over er det utført mange andre aktiviteter som ikke fremkommer. Det er her valgt å gi en oversikt over de mest sentrale innfordringstiltakene. Av tabellen ser vi at det har blitt utført 647 aktiviteter rettet mot 208 krav i 2016. Tabellen viser at det har blitt utført flere aktiviteter i 2016 i forhold til 2015. 3.2.3 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Kontoret bruker følgende tiltak for å få en effektiv innkreving av utestående skatter og avgifter i Fitjar. Kontoret har valgt å unnlate å bruke telefoninkasso da dette har vist seg å ha liten effekt og kun forsinker innkrevingsprosessen Ved gjennomføring av innfordringstiltak vil tiltak som raskt gir kontantbetalinger bli prioritert fremfor sikring av krav i eiendeler. Videreutvikling av kompetanse hos medarbeiderne Tett oppfølging og rask åpning av konkurs hos arbeidsgivere og aksjeselskap som unnlater å gjøre opp utestående skatter og avgifter. Dette for å tvinge frem oppgjør, og for å unngå at utestående krav øker. Tett oppfølging av resultatutviklingen på innfordringsområdet og analyser for eventuelt å korrigere innsatsen. I tillegg finner man også frem til skatteytere som åpenbart er feillignet og som har fått restskatter. Disse sakene tas opp enten med skatteyter eller direkte med skattekontoret for å få korrigert ligningen. Saksbehandlerne kommer også i kontakt med skatteytere som er skjønnslignet. Man har der et godt samarbeid med skattehjelpen slik at sakene kan tas opp for ny vurdering for derved å redusere utestående fordringer. 3.3 Særnamskompetanse Skatteoppkreveren i Fitjar har særnamskompetanse, dvs. kan pante for egne krav. Denne brukes utstrakt og det ble i 2016 berammet 18 utleggsforretninger med tanke på å innkreve og sikre krav. Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 26
10 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Skatteoppkreverkontoret i Fitjar kjøper tjenester fra Hordaland Kommunale Regnskapskontroll ved Kemneren i Bergen. Disse utfører bokettersyn på vegne av skatteoppkreverkontoret. De har utført 5 avdekkingskontroller i 2016 samt at 1 formalkontroll ble utført av skatteoppkreveren i Stord. Det var 40 % avdekking på kontrollene. Da målkravet for skatteoppkreverkontoret i Fitjar er 5 %, noe som utgjør 6 kontroller, må Fitjar kommune bevilge mer penger til kontrollarbeidet. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Skattedirektoratet setter i sine planer krav til at det skal gjennomføres kontroller hos 5 % av kommunens arbeidsgivere, Gjennomføringen av kontrollene er nå spesielt viktige i og med bruk av forhåndsutfylt selvangivelse og stille aksept. Antall planlagte kontroller for 2017: 6 kontroller Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av A-meldinger i kommunen. 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Antall gjennomførte kontroller 2016: 6 kontroller Som utgjør: 5,2 % av totalt antall leverandører av A-meldinger i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2015: 3 Som utgjør: 2,3 % av totalt antall leverandører av A-meldinger i kommunen. Forslag til økning av grunnlag arbeidsgiveravgift. Bokettersyn foretatt av Hordaland Kommunale Regnskapskontroll og SKO har i 2016 avdekket at det har vært innrapportert kr 258 958 for lite i grunnlag for arbeidsgiveravgift. Sum forslag økning av inntekt søm følge av HKR Det har i 2016 blitt foreslått økning av inntekt på kr 258 958 etter kontroll hos arbeidsgivere. 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Skatteoppkreverkontoret har oppnådd målkravet for 2016 og hadde avdekkinger med forslag til inntektsøkning på kr 258 958. Av totalt 6 kontroller var 1 av disse formalkontroll og 5 avdekkingskontroller. Kontrollenheten har en viktig oppgave i forhold til å rydde opp i og lage lønns- og trekkoppgaver/ameldingsoppgaver i foretak som går konkurs. Dette er viktig område da skatteyterne ellers ikke ville blitt godskrevet skattetrekk, og derved ville ende opp med store restskatter etter skatteoppgjøret. Tett oppfølging og videre kontroll med kommunens arbeidsgivere vil være et viktig virkemiddel fremover for skatteoppkreveren i Fitjar. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Skatteoppkreveren har ikke deltatt i fellesaksjoner. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Kontoret har svart på henvendelser fra arbeidsgivere pr. telefon, samt personlig fremmøte. Kontoret har ikke utført egne kollektive informasjonstiltak i 2016. Sted/dato: Stord/ 20.01.2017 _W. Sagvåg Skatteoppkreverens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for 2015 - signert av skatteoppkreveren. Årsrapport 2016/dato: 20.01.2017 Skatteoppkreveren i Fitjar kommune 27
Årsrekneskap for 1222 Fitjar kommune for inntektsåret 2016. Avlagt etter kontantprinsippet. Valgt år Førre år Likvider 18 836 955 19 439 317 Skyldig skattekreditorene -158 714-927 460 Skyldig andre 17 019-3 878 Innestående margin -18 695 259-18 507 978 Udisponert resultat -1-1 Sum 0 0 Arbeidsgiveravgift -66 302 215-67 944 208 Kildeskatt mv- 100% stat -1 998-30 684 Personlige skatteytere -270 319 394-262 205 254 Tvangsmulkt -307 Upersonlige skatteytere -10 434 417-19 689 299 Renter -129 708-191 504 Innfordring 135 800 19 540 Sum -347 052 240-350 041 409 Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift 66 302 216 67 944 207 Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift 76 055 187 72 832 355 Fordelt til Fylkeskommunen 17 642 207 16 756 053 Fordelt til kommunen 84 395 658 78 879 181 Fordelt til Staten 102 668 993 113 629 613 Krav som er ufordelt -1 1 Videresending plassering mellom kommuner -12 021 0 Sum 347 052 240 350 041 409 Sum totalt 0 0 28
Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr. 31.12. Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet 29
S Sakshandsamar Dykkar dato Vår dato Oddmund Midtbø 15. februar 2017 Skatteetaten Telefon Dykkar referanse Vår referanse gg 16 62 32 2016/73863 Kommunestyret i Fitjar kommune Postboks 83 [i&daland FYLKESKOMMUNE 5418 Fitjar SekretariatfOrk0flt3t I 15 FEB 2017 Kontrolirapport 2016 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for Fitjar kommune 1. Generelt om fagleg styring og kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skatteoppkrevjaren sitt ansvar og mynde følgjer av Instruks for skatteoppkrevjarar av 8. april 2014. Skattekontoret har fagleg ansvar og instruksjonsmakt overfor skatteoppkrevjarane i saker som vedkjem skatteoppkrevjarftrnksjonen, og plikter å yte rettleiing og hjelp i faglege spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å leggje til rette for best mogeleg resultat for skatteoppkrevjarfianksjonen. Grunnlaget for skattekontoret sin styring av skatteoppkrevjarfirnksjonen er Instruks for skattekontorenes styring og oppfølging av skalteoppkreverne av 1. januar2014. Grunnlaget for skattekontoret sin kontroll av skatteoppkrevjarffinksjonen er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreveme av 1. februar 2011. Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkrevjarfiinksjonen vert utovd tilfredsstillande i høve til gjeldande regelverk på følgjande områder: Intern kontroll Rekneskapsføring, rapportering og avlegging av skatterekneskapen Skatte- og avgiftsinnkrevjing Arbeidsgjevarkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkrevjarffinksjonen. Skatteetaten utfører oppgåvene med kontroll av skatteoppkrevjarftinksjonen. 2. Om skatteoppkrevjarkontoret 2.1 Bemanning Sum årsverk til skatteoppkrevjarftmksjonen iht. skatteoppkrevjaren sine årsrapportar: Ta! årsverk 2016 Tid årsverk 2015 Tal årsverk 2014 0,7 0,7 0,7 2.2 Organisering Skatteoppkrevjarffinksjonen for Fitjar kommune vert utført av skatteoppkrevjaren i Stord kommune. Postad ress e Besø ksad resse Sen tralbord Njøsavegen 2 Se www.skatteetaten.no eller 800 80000 6863 Leikanger ring gratis 800 80000 Org. nr: 91733043 30
3. Måloppnåing 3.1 Skatte- og avgiftsinngang Skatterekneskapen for Fitjar kommune viser per 31. desember 2016 ein skatte- og avgiftsinngang til fordeling mellom skattekreditorane (etter frådrag for avsetjing til margin) på kr 347 052 239 og uteståande restansar2 på kr 2 560 776, av dette krav stilla på vent kr 454. Skatterekneskapen er avlagt av kommunen sin skatteoppkrevjar 20. januar 2017. 3.2 Innkrevjingsresultat Vi har gått gjennom innkrevjingsresultata per 31. desember 2016 for Fitjar kommune. Resultata viser folgiande: Totalt Innhetalt Resultat- Innbetalt av Innhetalt av innbetalt av krav sum krav (i %) sum krav (i %) i MNOK sum krav (i %) forre år regionen (i%) Restskatt personlege skattytarar 2014 I 1,6 97,4 98,2 99,3 96,3 Arbeidsgjevaravgift 2015 67,4 100,0 99,8 99,0 99,9 Forskotskatt personlege skattytarar 2015 22,0 99,9 99,0 99,4 99,4 Forskottrekk 2015 128,4 100,0 99,9 99,9 100,0 Forskotskatt upersonlege skattytarar 2015 17,3 100,0 99,8 100,0 99,9 Restskatt upersonlege skattytarar 2014 I 1,2 100,0 99,0 99,8 99,2 3.3 Arbeidsgjevarkontroll Skatteoppkrevjaren for Fitjar kommune kjøper arbeidsgjevarkontrollar av Hordaland kommunale regnskapskontroll under Kemneren i Bergen. Resultat for kommunen per 31. desember2016 viser i følgje skatteoppkrevjaren sin resultatrapportering: Tal Minstekrav tal Tal utførte Utførte Utførte Utførte Utført kontroll arbeidsgjevarar kontrollar kontrollar i kontrollar kontrollar kontrollar 2016 region (5%) 2016 2016 (I %) 2015 (i %) 2014 (i %) (i %) 115 6 6 5,2% 2,3% 4,6 4,6% 4. Kontroll av skatteoppkrevjarfunksjonen Skattekontoret har i 2016 gjennomført kontorkontroll av skatteoppkrevjarkontoret for områda intern kontroll, skatterekneskap, innkrevjing og arbeidsgievarkontroll. Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorane 2 Sum opne (ubetalte) forfalne debetkrav 2 31
Kontrollutvalet for Fitjar kommune Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, flim vi at skatteoppkrevjaren sin overordna interne kontroll i det alt vesentleg er i samsvar med gjeldande regelverk. rapporteringa og avlegginga av skatterekneskapen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og gjev eit rettvist uttrykk for skatteinngangen i rekneskapsåret. Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, tinn vi at rekneskapsføhnga, regelverk. Basert på dei kontrollane som skattekontoret har gjennomført, tinn vi at utforinga av tilstrekkeleg omfang. Intern kontroll Rekneskapsforing, rapponering og avlegging av ska#erekneskapen Skatte- og avg:ftsinnkrevjing 3 32 Kopi til: Skatteopplcevjaren for Fitjar kommune Riksrevisjonen Skatt vest Z ftmg. avdelingsdirektor seniorrådgjevar Venleg helsing Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlingar for 2016 verken gjeve pålegg eller tilrådingar. 6. Ytterlegare informasjon arbeidsgjevarkontrollen i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande regelverk og vert utført i Arbeidsgjevorko,ztroll innkrevjingsarbeidet og oppfølginga av restansane i det alt vesentlege er i samsvar med gjeldande Basert på dei konirollane som skattekontoret har gjemomført, tinn vi at utfodnga av 5. Resultat av utført kontroll
Fitjar kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 004 Arkivnr: 2016/62-4 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Fitjar kommune 14/17 28.03.2017 Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fitjar kommune Bakgrunn Sekretariatet har utarbeidd forslag til årsmelding for kontrollutvalet for 2016. Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva utvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side, og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding for kontrollutvalet for 2016 Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Fitjar kommune Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon 55239406 Mobil 91664183 - E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva. 33
ÅRSMELDING 2016 FOR KONTROLLUTVALET I FITJAR KOMMUNE 34
1 Føremål og oppgåver for kontrollutvalet Kontrollutvalet har som oppgåve å føre tilsyn med den kommunale forvaltninga, på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet skal og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Oppgåvene til utvalet omfattar alt innanfor tilsyn og kontroll, både rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I «Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar» finn ein kva som er oppgåvene til kontrollutvalet. «Føremålet med kontrollutvalet sitt arbeid er å medverke til at det vert allmenn tillit til at kommunen sine oppgåver vert løyst på best mogleg måte, og i samsvar med gjeldande lover og forskrifter.» 2 Samansetjing av kontrollutvalet Kontrollutvalet for valperioden 2015 2019 er slik samansett: Medlemmer Varamedlemmer Vara for 1. og 2.: 1. Svein Malvin Marås, Frp, leiar 1. Lars Ove Rimmereid, Sp 2. Gro Rydland, SP, nestleiar 2. Anne Merete Rødland Opshaug, Frp 3. Katrine Aarbø Solheim, Sp 4. Frank Solli, Frp 3. Ove Gjerde, Ap (til juni 2016) Vara for 3. og 4.: Stein Arild Aarskog Ap (frå nov. 2016) 1. Roar Pedersen, Ap 4. Geirmund Aga, H 2. Anne Marie Larsen, H 3. Ingebjørg Seim, Ap (til nov. 2016) Ny 3.vara i staden for Ingebjørg Seim vart valgt nov. 2016: Vigdis Aarre Olsen, Ap 4. Rune Mork Levåg, H Vara for 5.: 5. Rune Helland, Krf 1. Turid Marie Lambach Fitjar, Krf 2. Johannes Nesse, Krf I følgje lova skal minst ein av medlemmane i kontrollutvalet og vera medlem av kommunestyret. Svein Malvin Marås er kommunestyremedlem. 3 Om verksemda til kontrollutvalet i 2016 Kontrollutvalet hadde 4 møter og handsama 43 saker i 2016. Eit av møta vart halde utanfor rådhuset i Fitjar. Møtet 26.10.16 vart halde på Øvrebygda skule, og kontrollutvalet fekk ei kort orientering om skulen ved rektor. Ordførar har møterett i kontrollutvalet og har møtt på nokre av møta. Kontrollutvalet ønskjer at ordførar i større grad kan møta på møter i kontrollutvalet. Rådmann og andre tilsette i kommunen har møtt for å informera til kontrollutvalet, når dei har vorte innkalla. Revisjonen har og møtt på møta i kontrollutvalet. Kontrollutvalet har fått tilgang til den informasjonen det har vorte bede om. 4 Sekretariatsordninga I kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som kontrollutvalet har trong for. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Fitjar kommune. Kari Nygard har utført sekretæroppgåva på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune er også sekretariat for kontrollutvalet i fylkeskommunen, samt kontrollutvala i desse kommunane: Fitjar, Stord, Kvinnherad, Bømlo, Tysnes, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund, og Samnanger. 2 35
I 2015 vedtok kommunestyret å lysa sekretariatstenester for kontrollutvalet ut på anbod. Etter anbodskonkurranse gjorde kommunestyret slikt vedtak i møte 16.11.16.: «Fitjar kommune går for tilbodet frå Hordaland fylkeskommune slik det ligg føre.» Avtale er underteika og gjeld frå 01.01.2017 til 31.07.2020, med opsjon på å forlenga avtalen med 1 år + 1 år. 5 Revisjonstenesta Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Fitjar kommune. Noverande avtale gjeld fram til 30.06.17. Arbeid med ny utlysing av konkurranse er såleis starte opp haust 2016, og vil bli gjennomført våren 2017. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i 2016. Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte Else Holst-Larsen, som i tråd med regleverket, har lagt eigenvurdering for at Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune fram for kontrollutvalet. 6 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) FKT er ein landsomfattande organisasjon som har som oppgåve å vera møte- og kompetanseplass for kontrollutvala og deira sekretariat. Kontrollutvalet i Fitjar kommune er medlem i FKT. 7 Opplæring Dei fleste medlemmane i nye kontrollutvalet deltok på folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland, som vart gjennomført på Solstrand i januar 2016. 8 Kontrollutvalet på Fitjar kommune si heimeside. Informasjon om kontrollutvalet på heimesida er lagt til rette på ein god måte. Kommunestyret, alle hovudutval, og også kontrollutvalet brukar lesebrett på møta, og får innkalling til møter elektronisk. For å nytta denne arbeidsmåten i politiske utval er det ein føresetnad at heimesida er godt tilrettelagt og at innkallingar og protokollar vert lagt ut. Ettar at det tidlegare var litt utfordringar med å få lagt ut innkallingar og protokollar for kontrollutvalet, ser dette nå ut til å fungera på ein god måte. 9 Arbeid med forvaltningsrevisjon. Plan forvaltningsrevisjon for perioden 2016 2020 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 om Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. 3 36
Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Deloitte AS har i 2016, på bestilling frå kontrollutvalet, leia arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Fitjar kommune. I analysearbeidet vart både administrativ og politisk leiing involvert. Vidare vart kontrollutvalet i sterk grad involvert, m.a. i 2 prosessmøte, som til slutt enda opp i at utvalet laga innstilling til kommunestyret på plan for forvaltningsrevisjon for 2016 2020. Planen vart vedteken, med nokre endringar i rekkefølge på prioriterte prosjekt, i kommunestyremøte 16.11.2016. 9.1 Gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltningsrevisjon er eit verktøy som kommunestyret og kontrollutvalet skal nytta for å sikre at kommunen på best mogleg måte tek omsyn til innbyggarane sine behov og rettar. Forvaltningsrevisjon er ein av dei pålagde oppgåvene til kontrollutvalet. I forskrift om kontrollutval står det at «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon.» I 2015 vedtok kontrollutvalet å starte opp forvaltningsrevisjon av teneste-området psykisk helsevern og rusomsorg. På grunn av knappe ressursar vart det vedteke å gjennomføre prosjektet over 2 år. Rapport etter arbeidet skulle såleis først ligga føre våren 2016. Rapport etter arbeidet vart lagt fram i kontrollutvalet sitt møte 11.05.16. Det vart gjort slik innstilling i saka då den vart oversendt til kommunestyret: A. Kommunestyret ber rådmann om å syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Prioritering av arbeidet med å utarbeide skriftlege rutinar for å kartlegga og følgja opp barn i risikosona, herunder å sikra føremålstenleg dialog med fastlegane i kommunen om dette temaet. 2. Sikrar at det vert formidla lett tilgjengeleg informasjon om psykiske helseproblem, rusmiddelproblem og tenestetilbodet i kommunen. 3. Kartlegge nærmare kva oppgåver skulehelsetenesta er tiltenkt på dei ulike skulane og hovudtrinna, samt kor mykje tid det er behov for til å utføre oppgåvene, for å sikre eit tilstrekkeleg helsesøstertilbod. 4. Vurdere auka grad av skriftleggjering av ansvars-, oppgåvefordeling, tenestetilbod og samhandling innanfor psykisk helsearbeid og rusomsorg i kommunen. 5. At det vert utarbeida ein plan for korleis kommunen skal kunne opprethalde eit godt tenestetilbod i samsvar med krav i både sosialtenesteloven og helse- og omsorgsloven når stillingar finansiert med prosjektmidlar opphøyrer. 6. Gjera ei vurdering av korleis bruken av individuell plan (IP) eventuelt kan justerast og tilpassast ytterlegare slik at det i størst mogleg grad blir eit nyttig verktøy i oppfølginga av personar med psykiske helseproblem og/eller rusmiddelproblem 7. Vurdere kva moglegheiter som eventuelt finst for å legge til rette for ulike lågterskeltilbod anten i eigen regi, i samband med frivillige organisasjonar eller i samband med andre kommunar eller spesialisthelsetenesta. B. Kommunestyret ber rådmann om at det vert laga ein handlingsplan som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk, og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Kommunestyret ber om at slik handlingsplan vert lagt fram innan 01.11.2016. Kommunestyret vedtok innstillinga i møte 22.06.16. Det vart ikkje lagt fram handlingsplan innan 01.11.2016, i tråd med vedtaket. Kontrollutvalet vil sjå til at arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjonen vil bli vidareført i 2017. 9.2 Oppfølging av tidlegare gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt. I 2013 vart forvaltningsrevisjon av «Personalforvaltning og HMT» i Fitjar kommune gjennomført. Kontrollutvalet har etterspurd og fått orientering frå administrasjonen om arbeidet med å utvikla arbeid med personalforvaltning i kommunen. 4 37
Kontrollutvalet bør på ny be om ei orientering om alle tilrådingane etter denne forvaltningsrevisjonen er følgt opp, slik at saka eventuelt kan avsluttast frå kontrollutvalet si side. 9.3 Ressursar for kontrollutvalet til å gjennomføra lovpålagde oppgåver. Kontrollutvalet har over fleire år fått tildelt svært tronge budsjettrammer til å gjennomføra dei oppgåvene dei er pålagde. Etter at kommunestyret vedtok ramme for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2016, vedtok kontrollutvalet i sitt møte 09.03.16 å få utgreidd sak om verbal føring for kva konsekvensane ville vera med slik ramme. I neste møte, 11.05.16 vedtok kontrollutvalet å søka kommunestyret om ekstraløyving på kr. 50.000. Kommunestyret gjorde i møte 22.06.16 vedtak om å løyve kr. 25.000 ekstra til kontrollutvalet. Med denne ekstraløyvinga klarte kontrollutvalet å gjennomføra prosessen med å utarbeida plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll i 2016 innanfor budsjettet sitt. Dette er arbeid som er pålagt å utføra det første året i ein valgperiode. Det var ikkje rom for å utføra anna arbeid (t.d. undersøkingar eller forvaltningrevisjon) i kontrollutvalget i 2016. 10 Arbeid med selskapskontroll Plan for selskapskontroll for perioden 2016 2020 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyd slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskaput frå risoko- og vesentlighetsvurderinger, men med sikte på å definere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Deloitte AS har i 2016, på bestilling frå kontrollutvalet, leia arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll i Fitjar kommune. I analysearbeidet vart både administrativ og politisk leiing involvert. Vidare vart kontrollutvalet i sterk grad involvert, m.a. i 2 prosessmøter, som til slutt enda opp i at utvalet laga innstilling til kommunestyret på plan for selskapskontroll for 2016 2020. Planen vart vedteken i tråd med innstillinga i kommunestyremøte 16.11.2016. 10.1 Gjennomførte selskapskontrollar Det er ikkje gjennomført selskapskontroll eller bedriftsbesøk i 2016 i nokon av dei selskap som kommunen har eigarskap i. Kontrollutvalet har fått seg førelagt oversyn over selskap som Fitjar kommune har eigarinteresser i. Slik selskapsoversikt vert utarbeida av rådmann og lagt fram for formannskap og kommunestyre kvar haust. 11 Arbeid med rekneskapsrevisjon. Den økonomiske situasjonen i Fitjar kommune. Kontrollutvalet sin uttale om Fitjar kommune sin årsrekneskap for 2015, hadde bl.a med desse opplysningane: driftsrekneskapen viste kr. 175.339.257 til fordeling drift eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr 3.665.667, og eit positivt netto driftsresultat på kr. 5.945.680. Rådmann skriv følgjande i årsmelding for 2015: «Rekneskapen for 2015 viser eit vesentleg betre økonomisk resultat enn året før. Kommunen har både positivt driftsresultat og eit mindreforbruk, etter eit svakt resultat i 2014. Revidert budsjett var basert på eit mindreforbruk på kr. 1.360.000, det reelle resultatet var 2,2 mill betre. Kommunen er godt nøgd med dette resultatet. Kommunen har ein stor auke i ressursar til helse- og sosialtenester og barnehagar. Tilboda i Fitjar er gode, også samanlikna med kommunar rundt oss.» 5 38
Som avsluttande kommentar til generelt økonomi- og driftsresultat skriv rådmann i årsmeldinga: «Me vil framleis måtta føreta harde prioriteringar dei komande åra for å tilpassa oss statlege krav og tilskotsrammer. Me vil gje stor honnør til alle tilsette for innsatsen i 2015 med å levera gode tenester, og ha kontroll på økonomien i ei tid der krava til ytingane våre stadig aukar.» Kontrollutvalet meiner rekneskap og årsmelding for kommunen er lagt fram på ein god måte. I utvalet sin uttale til rekneskapen vart det peika på at det er lagt fram eit tilfredstillande økonomisk driftsresultat for 2015. Men kontrollutvalet uttaler vidare at ein er uroa for situasjonen med at kommunen har ei høg lånegjeld og eit svakt disposisjonsfond 12 Tilsyn frå Fylkesmannen. Når til dømes Fylkesmannen gjennomfører tilsyn i kommunane, vert det utarbeida rapport etter tilsynet, som vert sendt til kommunen. I rapportar etter slik gjennomgang av tenesteområde, gjev Fylkesmannen tilråding, melding eller pålegg til kommunen om kva som bør følgjast opp innanfor saksfeltet. Når påpeikingane er følgd opp og utført på ein tilfredstillande måte, sender Fylkesmannen melding om at tilsynssaka er avslutta. Kontrollutvalet ser det som ei av sine oppgåver å følgja med i slike tilsynssaker. Følgjande tilsyn er gjennomført i Fitjar kommune i 2016: Tilsyn, klient, bruk av tvang v/fylkesmannen Postalt tilsyn - Fitjar brannvern v/arbeidstilsynet Tilsyn, klient, skadeavverjande tiltak v/fylkesmannen Revisjon hjå Fitjar vassverk v/mattilsynet Tilsyn med tvungen helsehjelp, FBB v/fylkesmannen 13 Andre saker / orienteringssaker i kontrollutvalet i 2016. Kontrollrapport og årsmelding vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen for Fitjar kommune Budsjett og rekneskap for kontroll- og tilsynsområdet Rapport finansforvaltning og rekneskapsrapportar Kurs i regi av Deloitte i Fitjar kommune Orientering om rutinar for startlån til bustader i Fitjar kommune. Rapport med vedtak etter forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i Stord kommune. 14 Vidareføring av evalueringsarbeid frå kontrollutvalet i forrige valperiode. Kontrollutvalet har som målsetjing å følgja opp nokre punkt som kom fram ved oppsummering etter evaluering av kontrollutvalsarbeidet i forrige valperiode. Dei viktigaste punkta til oppfølging er: Kontrollutvalet må bli betre på å synleggjera behovet for ressursar / budsjett for arbeidet og oppgåvene sine. Viktig at KUV får delta på folkevaldopplæring, og viktig at kommunestyret får kjennskap til roller, ansvar og oppgåver for kontrollutvalet. KUV vil gjerne ha møter utafor rådhuset. Ønskjer å innhenta informasjon om dei ulike saksområda / avdelingane i kommunen, til dømes om utfordringar med rekruttering. Fitjar 28.mars 2017. Svein Malvin Marås leiar i kontrollutvalet 6 39
PS 15/17 Referatsaker 40
Fra: Hogne Haktorson (Hogne.Haktorson@hfk.no) Sendt: 24.02.2017 12:34:47 Til: Roald Breistein; Kari Marie Nygard; Kjartan Haugsnes; Helge Inge Johansen Kopi: Emne: VS: Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 Vedlegg: FKT Fagkonferanse program 2017.pdf Til orientering, og vidareformidling til «dine kontrollutval». HH Fra: FKT Forum for Kontroll og Tilsyn [mailto:fkt@fkt.no] Sendt: 24. februar 2017 11:56 Til: FKT Forum for Kontroll og Tilsyn <fkt@fkt.no> Emne: Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 Til FKTs medlemmer Vi har gleden av å invitere medlemmene til årets store FKT-begivenhet fagkonferanse og årsmøte på Scandic Ishavshotel i Tromsø 7. 8. juni 2017. Leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomite, Helge André Njåstad (Frp), åpner det hele med et innlegg hvor ganske sikkert Stortingets arbeid med kommune- og regionreform blir et tema. Programmet for øvrig dekker i tillegg mange temaer som bør være midt i blinken både for kontrollutvalgsmedlemmer og sekretærer og andre med interesse for kontroll og tilsyn i kommunal sektor offentlige anskaffelser, korrupsjon, kommuneregnskap og kontrollutvalgssekretariat. Det ordinære årsmøtet avholdes 7. juni kl. 14.30 samme sted. Innkalling og sakspapirer blir sendt ut senere. Det sosiale programmet starter med en omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri og avsluttes med felles middag på hotellet. Nærmere informasjon om hele arrangementet følger vedlagt. Påmelding kan skje via et særskilt skjema på våre nettsider >> Påmeldingsfristen er tirsdag 4. april. Vi ser fram til å møte dere i Tromsø. Send gjerne denne invitasjonen videre til resten av medlemmene i kontrollutvalget/de ansatte i sekretariatet, og til andre som kan være interessert i å delta. God helg! Vh Bjørn Bråthen (for sekretariatet) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo E-post: fkt@fkt.no Tlf.: 403 90 775 www.fkt.no www.twitter.com/@fkt_no FKT - En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg og deres sekretariat Du mottar denne e-posten fordi du er oppført i vårt medlemsregister som kontaktperson for kontrollutvalgets/sekretariatets medlemskap i FKT. 41
FAGKONFERANSE KONTROLL OG TILSYN Tromsø 7-8. juni 2017 Årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 7. juni 2017 #fkt2017 42
Dag 1 Onsdag 7. juni 2017 09.00 10.00 Registrering med mat 10.00 10.15 Velkommen til fagkonferansen Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT 10:15 10.45 Åpning Stortingsrepresentant Helge André Njåstad (Frp), leder av Stortingets kommunal- og forvaltningskomité 10.45 11.00 Spørsmål og kommentarer fra salen OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Fjord1-saken Kontrollutvalgsleder Frank Willy Djuvik (Frp), Sogn og Fjordane fylkeskommune 11.00 12.00 Helseinnkjøpssaken Kontrollutvalgsleder Gunnar Topland (H), Grimstad kommune Åpenhet og etikk Spesialrådgiver Tor Dølvik, Transparency International Norge 12.00 12.20 Pause (Kaffe) 12.20 13.00 OFFENTLIGE ANSKAFFELSER paneldebatt med åpning for spørsmål og kommentarer fra salen Medvirkende: Djuvik, Topland og Dølvik 13.00 14.00 Lunsj ÅRSMØTE 2017 I FKT 14.00 14.30 Registrering til årsmøte 2017 14.30 15.30 Årsmøte 2017 17.00 19.00 Sosialt program omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri 20.00 Felles middag på hotellet www.fkt.no 43
Dag 2 Torsdag 8. juni 2017 09.00 10.30 (m/innlagt pause) Korrupsjon i kommunal sektor slappe kontrollutvalg? Professor Petter Gottschalk, Handelshøyskolen BI 10.30 10.45 Spørsmål og kommentarer fra salen 10.45 11.00 Pause/utsjekking 11.00 11.30 Kommuneregnskap for politikere Revisjonssjef Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS 11.30 12.30 Lunsj 12.30 13.00 Kommuneregnskap for politikere, forts. 13.00 13.15 Spørsmål og kommentarer fra salen 13.15 13.30 Pause 13.30 14.05 Hva kan kontrollutvalget forvente av sekretariatet? Rådgiver Torbjørn Berglann, KonSek Midt-Norge IKS 14.05 14.20 Spørsmål og kommentarer fra salen 14.20 14.30 Avslutning Styreleder Benedikte Muruvik Vonen, FKT www.fkt.no 44
PRAKTISK INFORMASJON INFORMASJON OM ÅRSMØTET Årsmøtet er åpent for alle, men det er kun medlemmer i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) som har tale-, forslags- og stemmerett. Medlemmer som har saker til årsmøtet, eller forslag om vedtektsendringer, må sende disse til sekretariatet innen seks uker før årsmøtet, altså innen 26. april 2017. Styret sender ut sakspapirene senest to uker før årsmøtet, innen 24. mai 2017. Dersom din kommune/ditt sekretariat ikke er medlem i FKT, men ønsker å møte på årsmøtet med stemmerett, må innmelding skje innen 24. mai 2017. Leder i valgkomiteen: Anne-Karin Femanger Pettersen, daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat akfp@fredrikstad.kommune.no Mobil: 414 71 166 Tlf.: 400 05 206 Ønsker du mer informasjon eller medlemskap i FKT? Se nettsiden www.fkt.no eller kontakt sekretariatet. KONTAKTINFORMASJON TIL SEKRETARIAT Bjørn Bråthen: Tlf. 403 90 775 E- postadresse: fkt@fkt.no www.fkt.no 45
PÅMELDING Påmelding via særskilt skjema på FKTs nettside: www.fkt.no Bindende påmelding innen tirsdag 4. april 2017. Det tas forbehold om endringer i programmet. Ved avbud etter at påmeldingsfristen har gått ut, blir det belastet et administrasjonsgebyr på kr 500 i tillegg til eventuelle kostnader FKT får til hotellet. Avbud siste 14 dager før konferansen gir full deltakeravgift. DELTAKERAVGIFT Deltakelse med overnatting (helpensjon): Kr 6 400 (Ikke medlem kr 6 900) Deltakelse uten overnatting, sosialt program og middag (dagpakke): Kr 5 000 (Ikke medlem kr 5 500) FKT har reservert rom på konferansehotellet. Tildeling ut fra mottatt påmelding (først til mølla). Ekstra overnatting fra 6. 7. juni 2017: Kr 1 350 ANNEN INFORMASJON Omvisning på Mack verdens nordligste bryggeri Bli med på en innholdsrik omvisning i Macks historiske lokaler og få en spennende bryggeriopplevelse. Omvisningen starter i Kjeller 5. Turen fortsetter inn i Kjeller 4 for filmvisning, deretter går vi videre i de gamle ølkjellerne fra 1877, hvor dere får et innblikk i Macks fargerike historie. Turen fortsetter til vårt moderne mikrobryggeri. Mack ligger i gangavstand fra hotellet. Scandic Ishavshotel, Fredrik Langesgate 2, 9008 Tromsø Nettside Det går både flybuss og ordinær rutebuss fra Tromsø lufthavn Langnes til hotellet. Reisetiden er ca. 15 minutter. www.fkt.no 46
47
Jnr. 1040.17 GJG/rr Representantskapsmedlemmer INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE I SAMARBEIDSRÅDET FOR SUNNHORDLAND IKS Det vert med dette kalla inn til ordinært representantskapsmøte i Samarbeidsrådet for Sunnhordland fredag 7. april d.å kl. 09.30 på Haaheim gaard, Tysnes. Då vert føre: Sak 01/17 Opning av møte. Godkjenning av innkalling og sakliste Sak 02/17 Val av - Referent - Møteleiar - To representantar til underskriving av protokoll Sak 03/17 Godkjenning av årsmelding 2016 Sak 04/17 Godkjenning av rekneskap 2016 Sak 05/17 Godkjenning av budsjett 2017 Sak 06/17 Godkjenning av handlingsplan 2017 Sak 07/17 Godkjenning av revisor Sak 08/17 Val av nytt styret 2017-2019 Sak 09/17 Val av representantskapsleiar og nestleiar 2017-2019 Sak 10/17 Næringsarbeid i Sunnhordland Tidsplan: Kl. 09.30 Kl. 12.00 Kl. 12.45 Velkommen Orientering om Haaheim gaard, matprosjektet og reiseliv v/ Torstein Hatlevik Orientering om Geopark Sunnhordland v/ Brynjar Stautland Saker til representantskapet Lunsj Event. forts. saker til representantskapet Regionrådet for kommunane Austevoll, Bømlo, Etne, Fitjar, Kvinnherad, Stord, Sveio og Tysnes A Postboks 444, 5403 Stord T 53 45 67 90 Orgnr. 971 492 910 E firmapost@samarbeidsraadet-sunnhordland.no W samarbeidsraadet-sunnhordland.no 48