Nye Namsos Referat fra prosjektgruppe Nye Namsos 24.02.16 Tilstede: Kjell Einvik, Gunnar Lien, Rønnaug Aaring, Knut Erik Heia, Karin Sinnes, Tor Brenne, Håvard Vannebo (Sak 2) 1. Kompetansedeling aktuelle saker a. Biblioteksjef Er underveis. b. Eiendomsskatt saksbehandling (forespørsel Fosnes) Ligger på vent. Fortsatt aktuelt. Ketil og Kjell sjekker om hvem som kan ta denne oppgaven. c. Kulturskolerektor (forespørsel Namdalseid) Saken diskuteres på enhetsledernivå. Det ligger an til en midlertidig avtale Namsos fram til sommeren. d. Beredskap VA (Forespørsel Namdalseid ev også fra Fosnes til Namsos. Namsos har ikke svart på henvendelsen ennå. De har nå gjort avtale om møte. Fosnes er positiv til å delta i dette samarbeidet. e. Tekniske tjenester damanlegg (Namdalseid Namsos. Konkret avtale erstatter tidligere kjøp fra eksternt firma). Er i gang. Avtale mangler. f. Utvalgssekretær (forespørsel Namdalseid) Drøftinger i gang med Fosnes. Anslått til 30% stilling. Mulighet for løsning er god. Tillitsvalgte drøfter internt om det er knyttet avtalemessige spørsmål til dette. g. Helsesøster Namdalseid/Namsos. God ordning. Fungerer veldig bra. h. Felles boligkontor Vi lager track-record for delingssaker som vi legger ut på sharepoint. Omtales redaksjonelt på hjemmesiden. Ev. i en matrise. 2. Status bredbåndprosjektet. Utkast til søknader sendt ut sammen med innkallingen. Håvard presenterte søknaden kort.
Søknaden KMD er ferdig og arbeider videre med vår plan. Ordningen er ikke utlyst ennå. Søknaden til fylkeskommunen vil antageligvis måtte omarbeides en del. 3. Status i arbeidsgruppene a. Arbeidsutvalg Møte neste fredag. b. Kommunikasjon i. Blitt godt kjent og kartlagt kommunikasjonsområdet. Mer utøvende arbeidsgruppe. ii. Kommunikasjonsplan 1. Prosjektweb 2. Ny hjemmeside 3. Instagram 4. Informasjon til ansatte iii. Innspill til prosjektet: Ny moderne hjemmeside (brukerperspektiv) må på plass til 01.01.20. iv. Skal arbeide fram forslag til kommunikasjonsplan for prosjektfasen inkl. tiltak rettet mot ansatte og innbyggere for å bygge felles kultur og identitet. Denne vil bli sendt rundt på høring. c. Teknisk i. Blitt kjent og er godt i gang med å se på samarbeidsområder, samordning (bl.a. veinavn) og kartlegging av område teknisk. ii. Nedsatt undergruppe drift teknisk iii. Kartlagt oppgaven matrikkel. Møte med Kartverket foreslått. iv. Foreslått at digitalisering av byggesakarkiv og gårdsarkiv blir en del av sammenslåingsprosjektet. Spiller også inn «bruk av ny teknologi» som overordnet målsetting i prosjektet. d. Oppvekst i. Godt kjent og er i gang med kartlegging av oppvekstområdet. ii. Vi ha fokus på IKT i oppvekstsektor inkl. skoleadministrativt verktøy iii. Områder med ulik organisering (Flyktninger, kulturskole, kulturadm.) må avklares organisatorisk raskt. e. Kultur i. Blitt kjent og godt i gang med kartlegging av kulturelle oppgaver i en kommune samt diskusjonen om kulturens plass i en kommune ii. Organisatorisk plassering av kultur i Nye Namsos f. Helse og omsorg i. Meget godt kjent og er i gang med kartlegging av h/o-området. Aktiv bruker av fellesområdet. Namsos har bidratt med ekstra arbeidskraft. ii. Plan for harmonisering av betalingssatser (egen gruppe nedsatt). iii. Organisering av BV, NAV, PPT og kommuneoverlege i Nye Namsos må avklares. iv. Rekrutteringsprosjekt i gang v. Innovasjonsprosjekt planlegges. Innspill til målformuleringer i hovedprosjektet.
g. Personal i. Godt kjent og er i gang med kartlegging av personalområdet. ii. Harmonisering av lønn vil bli en utfordring. Forberedelse til lokale lønnsforhandlinger. iii. Felles ledermøter foreslått. iv. Forslag om dedikert ressurs på personalområdet i prosjektperioden. h. Administrasjon i. Godt kjent og er i gang med kartlegging av administrasjonsområdet. ii. Nedsatt ad-hoc gruppe IKT for å kartlegge alt som vil bli berørt av kommunesammenslåingen. iii. Nedsatt ad-hoc gruppe avtaler og anskaffelser for å kartlegge og vurdere konsekvens av kommunesammenslåing på alle avtaler som kommunene har. iv. Forslag om dedikert ressurs allerede i forprosjektfasen for de to ad-hoc-gruppene. Må følges opp med ressurser i hovedprosjektet. v. Kartlagt arkivområdet og nedsatt arbeidsgruppe. Foreslår at det avsettes dedikerte ressurser til dette området, jfr også pk 7 under. vi. Stilt spørsmål om juridisk status for fellesnemnda. (Får den eget org.nr. og kan den ansette.)
4. Skjønnsmidler og status regnskap forprosjektet. Prosjektleder/prosjektsekretær Kunnskap- og erfaringsinnhenting; utgift til møter. Div drift Samfunnsplanlegger og kommuneplanprosess Budsjett 2016 2017 Regnskap 2017 (pr Sum 2016 01.03) Sum Kommentar 200 300 500 130 100 230 150 350 500 35 21 56 100 500 600 19 0 19 Utlysning Forprosjekt Jøa-brua 500 500 1 000 0 0 0 Rekruttering rådmann/prosjektleder Diverse kostnader 500 500 0 0 0 100 200 300 0 0 0 Sum 1 050 2 350 3 400 184 121 305 Kontrakt med Habberstad underskrevet (400?) Utgifter til frikjøp 110 i 2017 Finansiering/inntekter 2 016 2 017 Sum Sum Kommunebidrag Namsos kommune Byregionmidler (samfunnsplanlegger) Skjønnsmidler 0 0 131 131 100 500 600 0 0 0 600 600 1 200 600 600 1 200 Statstilskudd infrastruktur 1 000 1 000 1 000 1 000 2016: rest skjønnsmiddeltildeling Namsos kommune Skjønnsmidler 2017 innvilget. Overført Namsos kommune Reformstøtte 600 600 0 Til/fra bundet driftsfond -650 650 0-1 547-1 547 Sum 1 050 2 350 3 400 184 600 784
Det er «ledig budsjettmidler» i forprosjektet. Samtidig er det behov for å sette av dedikerte ressurser til flere oppgaver. Forslag fra Admgruppen: Frikjøp av ressurs til kartlegging og planlegging av IKTområdet og Innkjøpsavtaler. MNS kan stille opp med Hallvard Wågheim i 2 dgr. pr uke fram til sommeren. Kostnad 100 000. Godkjennes Forslag fra Admgruppen: Frikjøp av ressurser til arkiv. Jf pk 7 under. 5. Nytt fra tillitsvalgtforum Påpekning om at de tillitsvalgte må tidligere inn i prosesser rundt avtaler om kjøp av personalresurser mellom kommunene. Positiv tilbakemeldinger fra arbeidet i arbeidsgruppene. Spørsmål fra tillitsvalgte om muligheter for fri med lønn for møter der informasjon til andre tillitsvalgte gis i tillitsvalgtforum. Prosjektgruppen gir tillatelse til dette. Anmoder Namsos og Fosnes om å se på ordningen som Namdalseid har i forhold til dekning av utgifter og vikarer. 6. Samarbeid om flyktningetjenesten endringer i planforutsetninger. Fosnes ba opprinnelig om at dette var en sak som måtte bli løst umiddelbart. Gruppe oppvekst har fulgt opp dette og nedsatt gruppe. Rønnaug har sagt ja til å lede gruppen. Fosnes kommune har imidlertid gjennom vedtak i sitt kommunestyre endret vurderingen om at saken var tidskritisk. Det betyr at vi avventer dette spørsmålet og behandler det ordinært i planleggingen. 7. Arkiv og digitaliseringsprosjekt Saken har flere innfallsvinkler a. MNS-kommunene har tidligere utredet felles arkiv (2012). Senere er det gjort et forprosjekt for digitalisering av arkivene (2014). I tillegg er det gjort en evaluering av sak/arkivsystemet (2016). Utredningene ligger på prosjektweben: administrasjon/delte dokumenter. Der ligger også Sigrun Mosands gode notat om arkiv og kommunesammenslåing (jfr pk. c under). Digitaliseringsprosjektet er behandlet i rådmannsgruppen i MNS flere ganger, sist 25.05.16. I referatet fra rådmannsmøtet står det: 3. Digitalisering av arkiv. Saken har opprinnelse i utredning om felles post/arkiv (dokumentsenter) for MNSkommunene i 2014 der samkommunestyret vedtok å igangsette et forprosjekt for digitalisering av arkivene. Dette forprosjektet ble behandlet i samkommunestyret i sak 56/14 (vedlegges). Vedtak med anbefaling til kommunene om iverksetting av felles digitaliseringsprosjekt. Saken ikke fulgt opp med vedtak i kommunene (inkl. budsjettvedtak) og den planlagte work-shopen høsten 2015. Saken aktualisert igjen i forbindelse med evaluering av ephorte, jfr. sak 1 i siste rådmannsmøte.
Arbeidet igangsettes igjen med en work shop og en arkivanalyse i høst slik at prosjektet kan politisk behandles i kommunene, finansieres og igangsettes i 2017. Namsos tar initiativet til at arbeidet igangsettes. Arbeidet er ikke igangsatt. Det er heller ikke, etter det jeg kjenner til, satt av penger i inneværende års budsjett. b. Gruppe teknisk har spilt inn sak om å iverksette intensjon om digitalisering av byggesakarkivet og gårdsarkivet. Gr. Administrasjon støtter forslaget. c. Gr. Administrasjon har arkiv som tema og satt ned en ad-hoc gruppe for arkiv. Mandatet baserer seg på Sigruns notat, og de skal i tillegg komme med et overslag over hvilke pukkelkostnader Nye Namsos vil få i forbindelse med sammenslåingen samt en tidslinje for arbeidet. d. Innspill fra Rønnaug i mail av 10.02 som bl.a. henviser til intensjonsavtalens pk 8.2. Det er hensiktsmessig at disse innspillene behandles sammen. Konklusjon: Arkivgruppen får oppgave å utrede et prosjekt som også omfatter digitalisering av arkiv som del i en oppbygging av en dokumentsenter på Jøa. 8. Innspill fra gruppe personal: Felles ledermøte. Dette er avklart med hver enkelt rådmann og erstatter det planlagte felles ledermøtet i mars. Kommunesammenslåingsprosessen må legges inn som gjennomgående tema. 9. Samfunnsplanleggerstilling hva gjør vi nå? Stillingen er ikke utlyst på nytt. Det er bedt om i ulike sammenhenger om å vurdere om vi har kandidater innad i egen organisasjon som kan inneha denne posisjonen eller at vi kan dele opp oppgaven (planstrategi) og kjøpe inn ressurs til dette (internt). Lyses ut på nytt. 10. Refleksjonsrunde a. Målstruktur og suksesskriterier b. Framdrift og milepæler Gruppen fortsetter på neste møte. Tor sender ut ideskisse til videre drøfting. 11. Deltagelse på KS/KMD-seminar 21.03.17 Organisering og deltakelse. Ønske fra økonomisjefene om å få delta innvilges. 12. Møteplan a. Møtehyppighet må opp. b. Møte 08.03. Starter kl. 13.00
c. Nytt møte: 24.03 etter midlertidig fellesnemnd. Tor Brenne Prosjektleder