BØLER MENIGHETSRÅD General Ruges vei 51 23 62 99 20 E-post: post.boler.oslo@kirken.no PROTOKOLL FRA MENIGHETSRÅDSMØTE torsdag 1.juni 2017 MØTE NR. 5/2017 Møtested: Bøler kirke Møtetid: Kl.18.00-21.00 Tilstede: Eilev Hegstad, Anne Haaland, Dag Auli, Else Marie Pålshaugen, Marit Kristine Ådland og Elise Lindtveit (daglig leder) Fravær: Gunhild Jakobsen, Randi Frafjord, Anita Ellefsen, Magnhild Brenaas, Sak 62/17 Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden godkjennes Sak 63/17 Godkjenning av protokoll Saksdokumenter: protokoll fra møte 26/4-2017 Protokollen godkjennes Sak 64/17 Fond/årsavslutning Oversikt over fond samt endringer i 2016
1) Fondsoversikten endres til: Ubundne driftsfond Fond barnehagen Diakoniutvalget Barnearbeidet Ungdomsarbeidet Utsmykningsfond Avsetning til lån Bundne driftsfond Bøler Ungdomsklubb Barnegospel Arv etter Mary Hallan Tundal Familiespeiding Søndre Aker prosti Søndagsskolen Resten fjernes. 2) Underskuddet 2016 skal fordeles slik:
Barnehagens underskudd tas av menighetens disposisjonsfond: 170.267,- Søndagsskolens underskudd dekkes av menighetens fond for barnearbeid. 3.752,- Menighetens resterende underskudd dekkes av menighetens disposisjonsfond: 56.330,- Status på fondsstrukturen legges frem på augustmøtet. Sak 65/17 Høstprogram Sakspapirer: Høstprogram i Bøler menighet - Feriecamp i august - Fire reformasjonsgudstjenester - Musikkskole starter opp til høsten i samarbeid med KFUK/KFUM - Kulturnatt - Store deler av desember er booket med julekonserter i kirken - Oppstart av tweenssing og nytt ungdomskonsept - Utover dette mye av det vanlige tatt til orientering Sak 66/17 Utleiesatser Utleiesatsene i Bøler kirke vedtatt juni 2016 Konserter i kirkerommet Aktør Konsert Øvelsesdag/prøvedag Kommersielle 10 000,- + % av billettinntekter Etter avtale Ikke kommersielle 10 000,- 2500,- (3500,- i desember) Amatører 5000,- m/vakt og 4000,- u/vakt (faste brukere av Bøler kirke) 2000,- (3000,- i desember) Selskap, fester, servering, foredrag, seminar, møter Konfirmantsalen Kirkerestauranten Møte i møterom 3500,- (inkluderer pynting lørdag etter kl. 18.00) Når det ikke er behov for pynting er prisen kr 3000,- 2500,- 1000,- for en hel dag. 500,- for halv dag/kveld Øvelser i Konfirmantsalen: kr 2000,- pr dag/kveld ikke kjøkken Leie av Bakre kapell: kr 1000,- pr dag/kveld ikke kjøkken Øvelseshelg fredag-søndag (større arrangement, amatører): pakkepris kr 10 000,- (inkl. konsert) bruk av konfirmantsal og kirkerom. Ved bruk av flere rom: etter avtale. Leie av konfirmantsal samtidig med konsert i kirkerom: kr 2000,- Bydel Østensjø leie av konfirmantsalen: kr 2500,- Barnehagen administrerer utleie av sine lokaler selv. Kr 500,- for 1 avdeling og kr 1000,- for to avdelinger.
Lokale aktører som låner kirken fast eller ved enkeltanledninger betaler for vask. o Konfirmantsalen kr 300,- o Bakre kapell kr 200,- o Ungdomsrommet kr 200,- o Kirkerestauranten kr 200,- Utleie av lokaler i kirken tar mye tid av daglig leders arbeidstid. Det burde vurderes om det skal ansettes noen i en deltidsstilling som kan ta deler av jobben. Utleiesatsene for 2017/2018 forblir uendret, men så fort lydanlegget i kirkerommet er montert må det vurderes å tillegge utleieprisen for leie av lydanlegget. Sak 51/17 Regnskap 1.kvartal 2017 (utsatt sak fra MR-møtet 26.4) Saksdokument: regnskapsrapport utsettes til neste møte i mangel på rapport Sak 67/17 Fokusplan 2017 Saksdokument: Forslag til fokusplan 2017 - Økonomidelen av fokusplan godkjennes inkludert program for aksjonsmåned se fokusplan - MR er positive til å ansette en frivillighetskoordinator i deltidsstilling ifm med å videreutviklestyrke frivillighetskulturen i menigheten. MR ønsker et kostnadsoverslag på MR i august. Sak 68/17 Høringsuttalelse ifm valgordning til MR, FR og bispedømmeråd Saksdokument: Forslag til høringssvar Forslag til høringssvar godkjennes Sak 69/17 Evaluering av årsmøte - God ledelse - Stort engasjement i salen, mange spørsmål - Burde gå gjennom sak for sak i årsmeldingen på møtet tatt til orientering Sak 70/17 Lyd/lys og bilde i kirkerommet Bøler kirke har nå mottatt 10 tilbud på lyd fra 6 ulike firma. I samråd med vår konsulent Ole Petter så har lydkomiteen bestemt seg for å gå videre med 3 av firmaene. 22.juni kommer de for å vise fram anleggene sine. Dermed starter
prosessen med å velge hvilket firma vi skal gå for. Håpet er at lydanlegget er installert i løpet av høsten. MR godkjenner innkjøp av lydanlegg på inntil 700 000,- og pengene tas fra investeringsfond Sak 71/17 Sommeren i Bøler 2017 Saksdokument oversikt over sommerens program i Bøler kirke 2017 Tatt til orientering Sak 72/17 Evaluering av MR MR ønsker egen sak om hva som har skjedd i de ulike utvalgene siden sist møte Sak 73/17 Stabstur til København MR godkjenner å støtte stabstur med ytterligere 5000,- Sak 74/17 Fullmakter til vikar for daglig leder Bøler menighetsråd gir vikar Grete Mugaas, i stilling som daglig leder, fullmakt til å anvise kostnader til utbetaling innenfor menighetsrådets vedtatte årsbudsjett. Utover dette skal kostnadsbehov forelegges menighetsrådet til godkjenning. Vikar Grete Mugaas gis fullmakt til å attestere på alle utbetalinger. Attestasjon og anvisning må alltid foretas av forskjellig person. Sak 75/17 Bøler menighetsråd gir vikar Grete Mugaas i stilling som daglig leder fullmakt til å disponere menighetens bankkonti i fellesskap med en annen bemyndiget. Vikar Grete Mugaas gis også fullmakt til å godkjenne utbetalinger i fellesskap med en annen bemyndiget. Orienteringssaker AU-datoer høsten 2017 17.8., 14.9., 12.10. og 23.11 Stabssituasjon Aktuelle saker fra fellesrådet Regnskapsbehandling G27 Gravferdsdrift Stabssituasjon i barnehagen Utlyst to stillinger i barnehagen. Solskjerming i konfirmantsalen Reklamekonsult leverer prøver på ulik type «film» for å se hva som blir best. tatt til orientering
Sak 76/17 Referat fra utvalg som har hatt møter siden sist MR Referat fra kulturutvalgsmøte 10.5. (se vedlegg) Referat fra diakoniutvalget 19.4. (se vedlegg) tatt til orientering Sak 77/17 Mottatt post (blir tilgjengelig på møtet) Takk for gaven kirkens bymisjon Takk for gaven - KFUK/KFUM Takk for gaven - Søndagsskolen Norge Takk for gaven - Fransiskushjelpen tatt til orientering Sak 78/17 Program Gjennomført program: - Hyggetreff 3.5.: 32 stk - Menighetens årsmøte 7.5.: 42stk - Dugnad 10.5.: 24stk - Treff for psykisk utviklingshemmede 20.5.: 22stk - Bølerløpet 23.5.: 85stk Kommende program: - Hyggetreff 7.6 - Medarbeiderfest 13.6 - Feriecamp 16.8-18.8 - Helt førsteklasses 27.8 tatt til orientering