SAKER TIL ÅRSMØTET 1 ÅRSBERETNING... 2 1.1 STYRE OG UTVALG...2 1.2 BOMILJØ OG SIKKERHET...3 1.3 TOMTEGRENSER...4 1.4 REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT...4 1.5 SETNINGER...4 1.6 OVERVANN, RESTASFALTERING, VANN OG AVLØP...5 2 REGNSKAP FOR 2000, BUDSJETT FOR 2001 OG ANSLAG FOR 2001... 7 2.1 RESULTATREGNSKAP...7 2.2 BALANSE...8 2.3 MERKNADER TIL FORSLAGET...8 2.4 FINANSIERING AV SPESIELLE PROSJEKTER...9 3 SETNINGSSITUASJONEN, AVKLARING OG TILTAK... 11 3.1 TIDLIGERE INFORMASJON...11 3.2 AVKLARINGER...11 3.3 HANDLINGSPLAN...12 4 UTBEDRING AV LEKEPLASSEN... 13 4.1 BAKGRUNNEN FOR PROSJEKTET...13 4.2 NÆRMERE BESKRIVELSE...13 4.3 HVORDAN OG NÅR...14 5 OVERVANN, RESTASFALTERING, VANN OG AVLØP... 16 5.1 OVERVANN...16 5.2 RESTASFALTERING...16 5.3 VANN OG AVLØP...16 6 VALG AV STYREMEDLEMMER, VARAMEDLEMMER OG UTVALG... 17 7 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR... 17 Side 1 av 17
Sak 1 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og utvalg Det har vært to styreperioder siden forrige årsmøte. I perioden 26.4 3.10.00 besto styret av: Geir Dotzler, nr 72, styremedlem Kari Gjølmesli, nr 50, formann Elin Haugen, nr 49, styremedlem Steinar Hermansen, nr 152, styremedlem Kristin Kjølberg, nr 54, styremedlem Anita Myhr, nr 2, varamedlem I perioden 3.10.00 24.4.01 har styret bestått av: Jørgen Berg, nr 158, styremedlem (ikke på valg) Geir Dotzler, nr 72, styremedlem, kasserer (ikke på valg) Elin Haugen, nr 49, styremedlem (stiller ikke til gjenvalg) Steinar Hermansen, nr 152, formann (stiller til gjenvalg) Kristin Kjølberg, nr 54, styremedlem (ikke på valg) Anita Myhr, nr 2, varamedlem (stiller ikke til gjenvalg) Inge Myhrvold, nr 51, varamedlem (stiller til gjenvalg) Endringene i styret skyldes at Kari Gjølmesli flyttet fra Engerjordet i fjor høst. Styret vil benytte anledningen til å takke for innsatsen. Det vært avholdt ni styremøter. Valgkomiteen har bestått av: Kari Shultz, nr 17 (stiller ikke til gjenvalg) Mette G Skålhegg, nr 69 (ikke på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Fam Fodstad/Skonnord, nr 154 (stiller ikke til gjenvalg) Fam Gjestvang/Gundhus, nr 160 (stiller til gjenvalg) Fam Fossheim/Solum, nr 43 (stiller til gjenvalg) - 2 -
Sak 1 1.2 Bomiljø og sikkerhet 1.2.1 Grendemiljøkomiteen Komiteen har igjen gjort en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Det er gjennomført dugnad, fest på 17 mai, julegrantenning og felles skøytefest med Vestre Løkkeberg vel. Og også i år ble skøytebanen tatt godt vare på. På vegne av alle vil styret takke komiteens medlemmer for innsatsen! Vi vil også benytte anledningen til å oppfordre til å delta i årets vårdugnad oppslutningen i fjor var dessverre heller dårlig. 1.2.2 Trafikksikkerhet Kommunen har avslått vår anmodning om å anlegge nye fartsdumper. Styret vil følge opp både denne saken og trafikksikkerheten generelt. Styret vil igjen benytte anledningen til å understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barna er ute og leker. Tenk også på hvor dere parkerer bilen og på hvordan deres egne busker og trær påvirker sikten for bilistene. 1.2.3 Brøyting og strøing Det har ikke vært mye behov for brøyting og strøing i år, men også denne sesongen har snøen ved flere anledninger blitt liggende for lenge utover dagen. Treårskontrakten med AS Gårdpass løper ut 15. april i år. Styret vil benytte anledningen til å vurdere tilbud fra andre leverandører før ny avtale tegnes. Ny avtale vurderes samordnet med fellesarealenes vedlikehold. Det er nå etablert en strøkasse ved hus nr. 81 som alle kan benytte seg av. Regelmessig etterfylling vil ble håndtert gjennom den nye snø og brøyteavtalen. Sameiet vil dekke materialutgiftene til en forstøtningsmur ved kassen. Takk til familien Bakken/Westrum som har stilt plass til disposisjon og sørget for det praktiske arbeidet! 1.2.4 Brannsikring Ved forrige ordinære årsmøte ble det orientert om at det ville bli distribuert ett forslag til forbedring av brannsikkerheten av rekkehusene på området. Denne er nå distribuert i 31 kopier ett eksemplar til gjennomsyn for vært rekkehus. Forslaget vil også bli gjort tilgjengelig via internett når Engerjordet har fått etablert en stabil og permanent informasjonstjeneste. 1.2.5 Vedlikehold av fellesarealene Pga. uklarheter rundt avtalen med Omberg Hageservice og gravearbeidene på lekeplassen, ble det i fjor så som så med vedlikehold av fellesarealene. Kommunen vil til våren sørge for å så til på lekeplassen etter fjorårets gravearbeider. Samtidig vil styret sørge for at grøntarealene på lekeplassen for øvrig blir satt i skikkelig stand, se også sak 4. Styret har innhentet nytt tilbud fra Omberg Hageservice for å få avtalen inn i fastere former, men ønsker å se på mulighetene for å benytte samme leverandør til vedlikehold av grøntarealene og brøyting/strøing før ny avtale inngås. Styret vil se nærmere på dette etter påske. Ola Bertelsen i nr 24 har i brev til styret foreslått at det fremmes en sak om rydding av fellesarealet ved rensestasjonen. Forslaget innebærer fjerning av alle trær unntatt tre graner. Samtidig foreslås det at styret også sørger for trimming av hekker og fjerning av enkelte selvsådde trær på fellesarealet ved lekeplassen. Etter avtale med Bertelsen vil styret ta stilling til forslaget om rydding av fellesarealet ved rensestasjonen etter å ha innhentet synspunkter fra de mest berørte sameierene. Forslaget om rydding av fellesarealet på lekeplassen vil bli fulgt opp. - 3 -
Sak 1 1.2.6 Jernbaneverkets dobbeltspor Planlagt anleggstart for tunnelstrekningen Engervannet Lysaker er fortsatt lagt til 2006/2007. Styret har fulgt opp tidligere kontakt med prosjektledelsen for å sikre at målinger av setninger og grunnvannsnivå vil bli startet i god tid før anleggstart. 1.2.7 E18 Vestkorridoren Statens vegvesen har hatt Konsekvensutredning fase 2 E18 Vestkorridoren ute til høring. Styret har gått gjennom høringsunderlaget, men har ikke funnet grunn til komme med noen uttalelse, da det er små konsekvenser for Engerjordet. Høringsunderlaget kan fås fra styret for de som er interessert. 1.2.8 Lekeplassen Styret har arbeidet med å forberede en utbedring av lekeplassen, se sak 4. 1.2.9 Containerordningen Som tidligere har det vært satt ut containere til vår- og høstrydding, samt til juletrær i januar. Containerne som ble satt ut på høsten var langt fra fulle ved tømming. Vi var imidlertid svært uheldig med været i den perioden containerne var utplassert. Styret antar at det var det som var årsaken til at ordningen ble benyttet i mindre grad enn tidligere, og vil også for inneværende år bestille containere som før. Alle har vært flinke til å sortere avfall slik at vi har unngått tilleggsregning. 1.3 Tomtegrenser De som tidligere har fått årsmøtets medhold i grensejusteringer har fått disse oppmålt av kommunen. De nye grensemerkene vil bli nedsatt til våren. Ifølge vedtaket for sak 3 på årsmøtet 26.4.00 har styret behandlet og godkjent to saker hvor sameierene er tilbakeført ca. 90 kvm i samsvar med vedtakets kriterier. Disse sameieres garasjer blir da liggende på deres egen tomt. Når kommunen har foretatt oppmåling til våren, vil sameierene få byttet ut sine nåværende garasjebevis for fellesarealet med tilsvarende garasjebevis som tidligere er utstedt til de sameiere som har garasje på egen tomt. 1.4 Regnskap og sameieavgift Årsavgiften blir som regel betalt i rett tid av de fleste, men dessverre er det noen som strekker fristen noe langt. Ovenfor de som ikke betaler sameieavgiften innen rimelig tid, vil styret iverksette inkasso når dette anses som nødvendig for å inndrive denne. Styremedlem Geir Dotzler har etter anmodning fra styret ivaretatt regnskapsfunksjonene i inneværende budsjettperiode mot en beskjeden godtgjørelse. 1.5 Setninger Styret orienterte om situasjonen i det ekstraordinære årsmøte i oktober 2000. Hver sameier er også tilsendt setningsrapport for sin husrekke med utviklingen fra 1976 og frem til status etter målingen sommeren 2000. Målingene viser at setningene hos de fleste husene nedenfor veien har fortsatt. I de fleste tilfellene har setningene utviklet seg omtrent som forutsatt av NGI sin rapport fra 1990. I tre-fire tilfeller har imidlertid setningstakten økt uten at årsaken er kjent, mens nabohus ikke har beveget seg på samme måte. Dette kan tyde på forhold i grunnen som det vil være nødvendig å avklare nærmere for om mulig å unngå videre økt setningstakt og forverring i andre hus med tilsvarende ukjente grunnforhold. For å avklare forholdene nærmere har styret gjort følgende: 1. Det er foretatt målinger av fall på kjellergulv i hus med store skjevsetninger og funnet at grunnen under gulvet har satt seg annerledes, og dette kan tyde på at vi har andre forhold i - 4 -
Sak 1 setningsbildet enn de som har vært kjent til nå. Dette gjelder først og fremst endeleilighetene. 2. Det er tatt kontakt med Jernbaneverket som har grunnvannstandsmålinger fra 1978-1988 (i VEAS perioden) for området rundt Engerjordet. Styret har brakt i erfaring at det foreligger tre grunnvannsmålere som vi bør foreta regelmessige avlesninger på, for å gi ytterligere data til en geoteknisk utredning. 3. Før omlegging av avløpsledninger rundt lekeplassen foretok kommunen grunnboringer. Styret har skaffet seg den geotekniske rapporten og har fått denne vurdert sammen med setningsmålingene av byggeteknisk konsulent. 4. Det er søkt råd hos konsulenter innen geo- og byggeteknikk med sikte på å få avklart om det har oppstått en generell risikosituasjon som krever tiltak. I tidligere utredninger er det påpekt at setningene dels kan skyldes dårlig fall fra husene, overvann fra fellesarealer og muligens manglende drenering. Ut fra aktuell informasjon i fjor var det derfor antatt viktig å få redusert vanninnholdet i leirmassene rundt husene, foreta setningsmålinger og få vurdert effekten av tiltakene. Ny informasjon tilsier imidlertid at setningene også kan ha sin årsak i andre grunnforhold enn vanninnholdet og som faktisk også kan gjøre at omfattende drenering kan virke mot sin hensikt. Dette må avklares nærmere med geoteknisk assistanse, jfr sak 3. 1.6 Overvann, restasfaltering, vann og avløp 1.6.1 Overvann Det er etablert to nye overvannskummer der vann fra fellesarealer skapte store problemer for sameierne i nærliggende hus. Det gjenstår noe asfaltarbeide enkelte steder for å få overvannet til å renne ned i slukene. Dette vil bli gjort i løpet av våren. Enkelte sameiertomter får fortsatt betydelig tilsig av vann fra fellesarealer eller fra Gryta som bør ledes bort ved nye sluk som tilknyttes hovedledninger. I tilfelle Gryta vil styret legge til grunn at kommunen her har hovedansvaret for nødvendige tiltak. Håndtering av problemer med vanninnsig i garasjer er utsatt da dette må sees i sammenheng med overvannsproblematikken, jfr. sak 5. 1.6.2 Kartlegging av hovedkraner og kummer Ved lekkasjer i huset må utvendig hovedkran kunne stenges, og ved avløpsproblemer er det behov for å bruke stakekummen. De fleste sameiere er likevel ukjent med hvor man finner hovedkran og kummer. De er ofte skjult av plen og beplantning. Styret har skaffet kart over kommunens ledningstraseer og kummer samt rørleggertegningene for alle hus og deres tilknytning til hovedledninger. Disse kan være kommunale som fremgår av kartet, men mange hus er tilknyttet våre egne hovedledninger som ikke er tegnet inn noe sted. Det kan anslås hvor ledningene går, men det gjenstår å avklare dette presist ved samtaler med sameierene og ellers med lytte- og måleapparater (slik det er gjort der det har vært problemer tidligere). Styret vil nå sørge for at det blir laget et hovedkart for Engerjordet. Når sameiet har fått lokaliseringen tilstrekkelig presis, vil kommunen legge alle ledninger, kraner og kummer inn på sitt kart for Engerjordet. Ut fra dette hovedkartet mener styret at det bør utarbeides kart for hvert hus og at disse blir utlevert til de respektive sameiere. - 5 -
Sak 1 1.6.3 Ansvarsgrenser Ansvarsgrensene mellom sameiet og sameierne er aktuell i det noen hus har fått pålegg om oppgradering av ledninger til sine hus. Iflg. vedtektenes 6 går ansvarsgrensen ved utvendig hovedkran eller kum. Det ble da antatt at husene var tilknyttet nærmeste hovedledning og at ansvarsgrensen gikk der. Nå viser det seg at hovedkran og kum kan ligge mellom huset og hovedledningen og at ansvarsgrensen iflg. vedtektene dermed kan være uklar enkelte steder. Inntil en slik avklaring foreligger vil styret legge til grunn at ansvarsgrensen går ved tilknytningen til nærmeste hovedledning dersom årsmøtet ikke bestemmer noe annet. - 6 -
Sak 2 2 REGNSKAP FOR 2000, BUDSJETT FOR 2001 OG ANSLAG FOR 2001 2.1 Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2000 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskapet for 1999 til sammenligning, og forslag til budsjett for 2001 samt anslag for 2002. Alle tall i hele tusen 1999 2000 2001 2002 Note Regnskap Budsjett Regnskap Diff *) Budsjett Anslag DRIFT *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 1 355,5 354,0 352,5-1,5 416,5 490,3 Øvrige inntekter 0,5 1,5 1,5 Netto renter 2 211,9 170,0 222,7 52,7 170,0 170,0 SUM INNTEKTER 567,9 524,0 576,7 52,7 586,5 660,3 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 3 94,5 185,0 176,7 8,3 200,0 206,0 Regnskap/revisjon 4 15,0 15,0 16,0-1,0 12,0 12,4 Andre admin.kostnader 15,9 15,0 15,6-0,6 15,0 15,5 Sum ordinære sameiekostnader 125,4 215,0 208,3 6,7 227,0 233,8 Vellets kostnader Brøyting og strøing 71,3 75,0 68,0 7,0 75,0 77,3 Containere 39,7 40,0 42,1-2,1 40,0 41,2 Lekeplass/grendetiltak 25,2 20,0 14,5 5,5 15,0 15,5 Vedlikehold grøntanlegg 30,8 35,0 29,5 5,5 35,0 36,1 Bidrag barneparken 5 6,0 6,0 6,0 0,0 6,0 6,0 Andre kostnader/refusjoner 2,2 7,0 0,9 6,1 5,0 5,0 Sum vellets kostnader 175,2 183,0 161,0 22,0 176,0 181,0 Spesielle kostnader Setningstiltak/overvann 6-12,0 175,0 123,7 51,3 5,0 Teknisk rådgivning 4,5 10,0 5,0 5,0 20,0 Overvann/restasfaltering etc. 200,0 Setningstiltak 400,0 Opprustning av lekeplassen 400,0 Sum spesielle kostnader -7,5 185,0 128,7 56,3 1 000,0 25,0 SUM KOSTNADER 293,1 583,0 498,0 85,0 1 403,0 439,8 RESULTAT 274,8-59,0 78,7 137,7-816,5 220,5 - til setningsskadefondet 7 82,5 85,0 94,6 97,4 100,3 - lån fra setningsskadefondet -800,0 100,0 - til/fra disposisjonsfond 2,3 20,2 - til utbedringsfond 8 190,0-144,0-15,9-63,9 - til/fra asfaltfond -50,0 DISPONERT 274,8-59,0 78,7-816,5 220,5-7 -
Sak 2 2.2 Balanse Alle tall i hele tusen 1999 2000 2001 2002 Regnskap Budsjett Regnskap Diff *) Budsjett Anslag BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer 17,6 25,7 Restanser sameieavgift 25,5 16,5 Bankbeholdninger 3 676,6 3 681,3 SUM EIENDELER 3 719,7 3 723,5 EGENKAPITAL Setningsskadefond 3 050,2 3 144,8 3 242,2 3 342,5 Utlånt fra setningsskadefondet -800,0-700,0 Disposisjonsfond 54,3 54,3 54,3 74,5 Utbedringsfond 270,0 254,1 190,2 190,2 Asfaltfond 50,0 50,0 0,0 0,0 SUM EGENKAPITAL 3 424,5 3 503,2 2 686,7 2 907,2 GJELD Kreditorer 66,5 30,8 Påløpte kostnader 51,8 14,1 Forskudsbetalt sameieavgift 177,0 175,5 SUM KORTSIKTIG GJELD 295,3 220,5 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 3 719,8 3 723,6 2.3 Merknader til forslaget For 2000 viser regnskapet et positivt resultat på kr. 78.674. Dette er ca. kr. 137.700 bedre enn budsjettert, noe som skyldes vesentlig høyere renteinntekter og lavere forbruk enn budsjettert. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett/anslag: 1. Sameieavgiften har i perioden vært kr. 3.000,- og har vært uendret i 4 år. Som følge av generell kostnadsøkning bør avgiften økes med en indeksregulering på kr. 300 per år. I tillegg er det behov for å øke avgiften med ytterligere kr. 700 per år for å få gjennomført oppgavene som er beskrevet i sak 3, 4 og 5. Styret foreslår derfor å øke avgiften til kr. 4.000,- per år. Styret er klar over at en økning på kr. 700 ut over indeksreguleringen kan synes mye. Den nåværende avgiften på kr. 3.000 dekker imidlertid kun en del av våre faste kostnader, se figuren på neste side. - 8 -
Sak 2 Disponering av sameiets inntekter Sameieavgift: 3000 kr Renteinntekter: 1798 kr Disponibelt overskudd 873 Forsikring 1 538 Avsetning setningsskadefondet 790 266 Administrasjon 1 331 Drift/ vedlikehold fellesarealer 2. Sameiets midler er i sin helhet innestående på høyrentekonto i bank, og de økte renteinntektene skyldes at rentenivået har vært høyere enn det vi forventet. Av forsiktighetshensyn har vi i budsjettet tatt høyde for et noe lavere rentenivå i 2001, samtidig som planlagte og foreslåtte arbeider vil redusere likviditeten noe. 3. Forsikringspremien gjelder for hele år 2000, og er på ca. kr. 185.000. Kostnaden for 2000 er redusert noe ved en tilbakebetaling fra Storebrand. 4. P.g.a. manglende avsetninger tidligere år er det kostnadsført to års revisjonskostnader (1998 og 1999). Regnskapsfører har sagt opp avtalen, og regnskapet for år 2000 er ført av styremedlem Geir Dotzler. Han er honorert med kr. 5000, noe som er en halvering av kostnaden forbundet med ekstern regnskapsfører. 5. Bidrag til barneparken er foreslått opprettholdt på samme nivå som tidligere. 6. Siste årsmøte bevilget inntil kr. 185.000 til tiltak for å redusere overvann, samt setningsmålinger på jordet. Det er i 2000 brukt ca. kr. 113.700 til setnings- og overvannstiltak. Det er også betalt setningsmåling fra 1998 på ca. kr. 15.000 som ble fakturert dette året. Styret foreslår at det resterende (ca. 61.000) overføres til budsjettet 2001 for å fullføre overvannsprosjektet. Dette er nærmere beskrevet under sak 5. 7. Setningsskadefondet er iht. vedtektene økt med 3,1%, tilsvarende økningen i konsumprisindeksen fra des. 99 til des. 00. 8. Årets resultat på kr.78.674 går med til å dekke avsetningen til setningsskadefondet på kr. 94.600. Underdekningen på ca. kr. 15.900 foreslås belastet på utbedringsfondet. 2.4 Finansiering av spesielle prosjekter I sakene 3, 4 og 5 er det fremmet forslag om å gjennomføre prosjekter med kostnadsramme på til sammen kr. 1.000.000 i 2001. Dette innebærer et stort løft for Engerjordet på flere områder, og vi foreslår å finansiere dette ved hjelp av egne midler i to omganger: a) Det lånes 800.000 kr. av setningsskadefondet for å kunne finansiere prosjektene i sin helhet i inneværende budsjettår. De resterende 200.000 kr. finansieres ved overskudd på ordinær drift, oppløsing av asfaltfondet på 50.000 kr. samt belastning av utbedringsfondet på 64.000 kr. - 9 -
Sak 2 b) Lånet fra setningsskadefondet tilbakebetales gjennom en økning av sameieavgiften på kr. 1.000 i åtte år. Det avsettes også i denne perioden midler til økning av setningsskadefondet i følge vedtektene, og uavhengig av lånet. På denne måten vil fondets størrelse være det samme etter tilbakebetalingsperioden som om man ikke hadde lånt. Dersom det i tilbakebetalingsperioden gjennomføres vedtektsmessige utbetalinger fra setningsskadefondet, skal årsmøtet kunne beslutte at hele eller deler av restlånet skal tilbakebetales ved hjelp av annen finansiering. Denne måten å finansiere prosjektene på gir oss en større frihet i forhold til et banklån, samt at bankenes renteforskjell på utlån og innlån kommer oss til gode, og ikke banken. Bankbeholdningen per 31.12.00 er til sammen 3.681.000 kr. Av disse er 3.144.000 bundet opp i setningsskadefondet, og til sammen 358.000 i andre frie fond. Gjeld til kreditorer utgjør 45.000 kr. Likviditetsmessig skulle det derfor ikke være problematisk å finansiere de ovennevnte prosjekter ved hjelp av egne midler. Effekten på fondene vil være omtrent slik over ni år: År 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Setningsskade- Fondet 3 242 3 343 3 446 3 552 3 662 3 775 3 891 4 011 4 134 Lån fra setn.skadefondet 800 700 600 500 400 300 200 100 0 Disposisjonsfond 54 75 94 129 163 196 229 262 294 Utbedringsfond 190 190 190 190 190 190 190 190 190 Asfaltfond 0 0 0 0 0 0 0 0 0 1, 2 STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK Budsjettet for 2001 fastsettes i samsvar med styrets forslag til årsmøtet 24.04.2001. 1 Alle tall i hele 1000 2 Ikke hensyntatt andre endringer i regnskapet i perioden - 10 -
Sak 3 3 SETNINGSSITUASJONEN, AVKLARING OG TILTAK Mange hus har utviklet skjevsetninger - mest i de første år, men også senere i en jevn, sakte takt. Dette har hittil ikke påvirket nevneverdig botrivsel og salgsverdi - og vi må ha trygghet for dette også i fremtiden. De siste årene har det vært økt setningstakt enkelte steder uten at årsakene er kjent. For å unngå fremtidige overraskelser må dette avklares i tide gjennom forundersøkelser slik at eventuelle nødvendige tiltak kan iverksettes etter en handlingsplan som styret utarbeider til neste årsmøte - som treffer vedtak om tiltak, bevilgninger og forutsetninger. I årsberetningen er det gjort rede for det som er gjort hittil og for den aktuelle situasjon. På bakgrunn av dette ser styret det nødvendig å starte en prosess for full avklaring av eventuelle nye problemer og behov for tiltak, noe som vil omfatte: 1. Sammenstille all tidligere informasjon fra egne og andre relevante kilder 2. Avklaringer Avklare med fagfolk hvilken tilleggsinformasjon og faglige vurderinger som vil være nødvendig for tilstrekkelig avklaring av forholdene Avklare omfang, metoder og kostnader for eventuelt nødvendige tiltak 3. Orientere neste årsmøte om eventuell nødvendig handlingsplan og dens konsekvenser 3.1 Tidligere informasjon I tidligere utredninger foretatt ved NGI påpeker rapportene at en årsak til videre setninger kan være beskaffenheten i grunnen under husene. Grunnen antas å bestå stort sett av leire og løsmasser. Ved hus 90-96 er det tidligere målt 30-40 meter leire e.l. før man fant fast grunn. I forbindelse med drivingen av VEAS tunnelen i 70-årene ble det foretatt grunnvannstandsmålinger over flere år samtidig med hyppige setningsmålinger. I 1990 ble det foretatt en bygningsmessig vurdering av alle setningsutsatte hus. Bare ett risikopunkt ble avklart: en bærebjelke kunne gli ut ved ytterligere setning. Dette ble sikret i 1991. Der setningstakten fortsatt er stor bør det foretas en ny risikovurdering som grunnlag for å utrede evt. tiltak. Kommunen har foretatt boringer sommeren 2000 ved lekeplassen ned til 12-15 meter uten å finne fast grunn. Våre egne setningsmålinger for årene 1976-2000 foreligger i en database, i rapporter pr. hus, og på kart over området som viser hvordan husene har satt seg i forhold til hverandre. De ulike setninger i nærliggende hus tyder på flere årsakforhold enn overvanns- og dreneringsproblemer. 3.2 Avklaringer Undersøkelsene skal starte med en minimumsplan omfattende de mest sannsynlige borepunkter - avhengig av hva som finnes kan det bli behov for bredere undersøkelser. På denne måten vil det ikke bli brukt mer penger enn høyst nødvendig. 3.2.1 Geotekniske avklaringer Iflg. geoteknisk kompetanse er det nødvendig med grunnundersøkelser også på andre steder på området for å få rimelig sikkert underlag for en handlingsplan. - 11 -
Sak 3 Styret avventer anbud fra NGI og Noteby for nødvendige boringer og for geoteknisk rapport som skal avklare om drenering av husene vil gi ønsket virkning for setningene eller om det er nødvendig med andre tiltak. 3.2.2 Byggeteknisk avklaringer Det vil også være nødvendig å undersøke grunnforholdet i ett av de husene som har hatt størst setningstakt de siste år for å få avklart om det er mulig å stanse/stabilisere setningen med byggetekniske tiltak. Dette skal gi grunnlag for beskrivelse av omfang, metoder og kostnader for nødvendige tiltak. 3.3 Handlingsplan Dersom avklaringene tilsier det, skal det utarbeides en helhetlig handlingsplan med de nødvendige aktiviteter og deres konsekvenser for berørte sameiere, økonomi og eventuelt vedtektene. STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Styret utarbeider forslag til en handlingsplan for sameiets håndtering av setningsproblematikken. Planen skal omfatte: = geo- og bygningstekniske redegjørelser = avklaring av ansvarsforhold i forhold til sameiet og setningsskadefondet = eventuelle forslag til tiltak med finansieringsplan 2. Det stilles inntil 400.000 kr til disposisjon for arbeidet med planen. Midlene skal finansiere nødvendige geo- og bygningstekniske undersøkelser og innhenting av faglig og administrativ assistanse, jf budsjettvedtak for 2001. 3. Planen legges frem for behandling i årsmøtet 2002. - 12 -
Sak 4 4 UTBEDRING AV LEKEPLASSEN Styrets visjon er at Engerjordet skal være et godt sted å bo for alle beboere. Engerjordet skal være et trygt sted for barn å vokse opp. Området består av private hager, veier, lekeplassen og «Gryta». Lekeplassen er Engerjordets samlingsplass og barnas lekeområde. Styret ønsker at vi nå skal gjøre en helhetlig oppgradering av lekeplassområdet. Noe av vårt utstyr må kasseres. I tillegg ønsker vi å tilføre området noen nye funksjoner for å gi barn i alle aldre et flott uteareal. Vi ønsker at området skal fremstå som funksjonelt og pent. De nye apparatene vil ikke være dominerende. På Engerjordets lekeplass skal det være trygt å leke og godt og oppholde seg for alle. Som del av dette vil også beplantning mv bli satt i god stand. 4.1 Bakgrunnen for prosjektet 4.1.1 Nye forskrifter Forskrifter om sikkerhet ved lekeplassutstyr trådte i kraft i juli 1996, og omfatter både nytt og eksisterende utstyr. For eksisterende utstyr var det en overgangsperiode på tre år. På Engerjordet har det vært gjort svært lite for å tilfredsstille de nye kravene til sikkerhet. Styret er forpliktet til å følge de nye kravene og er nå i gang med dette arbeidet. Det skal utarbeides internkontroll med mål for helse, miljø og sikkerhet. Det skal foretas risikovurderinger, samt utarbeides planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Dersom vi ikke har lekeplassutstyr som tilfredsstiller forskriftene og det skjer en alvorlig ulykke, vil vi stå uten forsikring. Dette vil ved siden av den menneskelige tragedie sette Sameiet i en alvorlig økonomisk situasjon. 4.1.2 Trygt oppvekstmiljø En viktig grunn til å lage en flott lekeplass er et den vil få så stor tiltrekningskraft at den holder barna borte fra veier, parkeringsplasser og andre områder som ikke er egnet for barns lek. På lekeplassen skjer mye av sosialiseringen for barna. Her leker barn i alle aldre i nærheten av voksne mennesker. Med tanke på alle ungdomsproblemene i kommunen anser vi det som svært viktig at barna så lenge som mulig oppholder seg på området framfor å vanke i Sandvika og andre uoversiktlige steder. Vi ønsker at lekeplassen skal ha et tilbud til barn i alle aldre og har derfor tenkt på det i utformingen av området. 4.1.3 Oppgradering av området Enten man selv har barn eller ikke vil en oppgradering være en berikelse for området. Med flere permanente benker vil plassen bli et rekreasjonsområde også for voksne. Som salgsobjekt vil lekeplassens kvaliteter være medvirkende til en høyere pris på boligen. 4.2 Nærmere beskrivelse Lekeapparatene skal passe til ulike aktiviteter og aldersgrupper. Vi har sett det som en fordel å skille ulike typer lekeapparat og lekefunksjoner fra hverandre. Vi har tenkt oss følgende: 1. Et godt lekemiljø for de minste barna, skjermet fra andre aktiviteter. 2. Plass til vilter lek og aktiviteter for barna i skolealder. 3. De unge skal ha et treffsted på området. 4. Benker som treffsted både for voksne og barn. 4.2.1 Aldersgruppen 0-4 år De viktigste funksjonen på en lekeplass for barn i alderen 0-4 år er sandlek, sosiale leker som rollelek og fysiske utfordringer tilrettelagt for deres alder. I tillegg skal det være plass til at foreldre kan sitte i nærheten. Vi ønsker fortsatt å bruke plassen ved innkjørselen til Engerjordet til denne - 13 -
Sak 4 aldersgruppen. Det gamle lekeapparatet må rives. Tanken er å sette opp et lekeapparat med to ulike nivåer, trapper, utsiktstårn, enkel klatrefunksjon og sklie. Hele området sandlegges, og fordi fallhøyden ikke er høy trenger man ikke å legge støtsand. Hele området blir en stor sandkasse. Huskeapparatet som ble satt opp for noen år siden blir stående på samme sted som nå. 4.2.2 Aldersgruppen 4-12 år Denne aldersgruppen har behov for fysiske utfordringer. De ønsker hele tiden å prøve ut nye ting, leke for seg selv eller måle krefter og kunnskaper med andre barn. Vi har sett for oss at lekeplassen skal gi rom for følgende aktiviteter ballspill fysiske utfordringer sykkel-, rollerblades- og skateboardaktiviteter 4.2.2.1 Fotballbanen Det er viktig å passe på at det blir mulig å bevege seg på gressmatten uten å havne midt i en fotballkamp. Dette er spesielt viktig for de små barna. Fotballbanen opptar mesteparten av gressmatten. Målene er mye brukt og plassen brukes ikke så ofte som hel fotballbane. Banen kan virke for stor for målgruppen. Det foreslås at banen blir dreid 90 grader. Fotballbanen blir litt mindre, men stor nok. Bak målene blir det satt opp store nett som hindrer at ballen havner i hager eller på veien. 4.2.2.2 Basketplassen Det vil fortsatt være tilrettelagt for basketspill, men det er også ønske om å bruke noe av asfaltplassen til sykling og skating. Det er den eneste asfalterte plassen på Engerjordet der man kan sykle uten fare for biler. Det vil bli satt opp noen betongelementer ( som det ikke støyer fra ) til å sykle og skate på. 4.2.2.3 Taubanen Taubanen vil bare få et generelt vedlikehold. 4.2.2.4 Nytt klatreapparat Vi ønsker å investere i et klatreapparat som gir mange utfordringer. Apparatet har klatrevegg på to nivåer, stiger og taustiger. Dette apparatet har relativt stor fallhøyde og vil få et fallunderlag av støtsand. 4.2.3 Aldersgruppen 12 år og oppover I denne aldersgruppen er det mindre lek men desto større behov for samvær. Vi ønsker å sette opp et sittegruppe der det er plass til flere. Det er plattinger på ulike nivåer å sitte på. Plattingene har små tak over seg. Dette vil bli et populært samlingssted for både små og større barn. På denne måten bidrar vi til å holde ungdommene vekk fra veier og andre mindre heldige aktiviteter. 4.2.4 Voksne Det vil bli satt opp benker og sittegrupper som sosiale møteplasser. I tillegg vil det bli sørget for at beplantning osv. blir satt i god stand. 4.3 Hvordan og når Styret ønsker at arbeidet skal gjøres i vår som ett samlet prosjekt. Arbeidet samkjøres med såing og planering etter gravearbeider i fjor. Vi ønsker å leie inn hjelp både til graving, sandlegging og montering av apparatene, da vi anser dette for en for stor dugnadsjobb. Kostnadene til denne utbedringen er anslått til 400.000 kr, fordelt med ca 200.000 kr til innkjøp av lekeapparater og 200.000 til montering og annet arbeid. Finansieringen skjer som beskrevet i - 14 -
Sak 4 sak 2. Styret vil også forsøke å få økonomisk støtte til dette tiltaket, og kostnadene vil i så fall kunne reduseres noe. Etter å ha satt oss godt inn i hva som finnes på markedet, har vi innhentet anbud fra Claussen og Heyerdahl as som selger HAGS produkter. Dette er kvalitetsprodukter med lang levetid. Firmaet er anbefalt av flere barnehager og skoler i kommunen. Claussen og Heyerdahl vil også bistå oss i vedlikeholdsplaner for apparatene. STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Styret følger opp lekeplassen i samsvar med saksfremstillingen til sak 4 i årsmøtet 24. april 2001. 2. Det stilles inntil 400 000 kr til disposisjon for arbeidet, jf budsjettvedtak for 2001. - 15 -
Sak 5 5 OVERVANN, RESTASFALTERING, VANN OG AVLØP Resten av kjente overvannsproblemer på fellesarealene skal bort i løpet av året - kombinert med restasfalteringen. Hver sameier skal ha dokumentert sin tilknytning til hovedledninger for vann og avløp. Dette er nødvendig for å redusere skadeomfanget ved brudd og lekkasjer og for å klargjøre ansvarsgrensen mellom sameiere i en husrekke og sameiet/kommunen. I årsberetningen er det gjort rede for det som er gjort hittil og for den aktuelle situasjon. Styret ser behov for en del ytterligere tiltak og fremmer derfor denne saken for årsmøtet. 5.1 Overvann Overvann og vanndammer kan enkelte steder være til betydelig sjenanse og der dette gjelder fellesarealene - eller skyldes disse - må vannet ledes bort. Noe er gjort, men det gjenstår noe asfaltarbeid for å få ledet vannet til eksisterende sluk. Enkelte sameiertomter får betydelig tilsig av vann fra fellesarealer eller fra Gryta og dette kan kreve nye sluk som tilknyttes hovedledninger. 5.2 Restasfaltering. Entreprenøren gjorde ikke fullgodt arbeide enkelte steder. Noe er utbedret, men sameiet har holdt tilbake restoppgjøret slik at resten kan utbedres i egen regi. I tillegg kommer noe omlegging av asfaltnivået der det er nødvendig for å lede overvannet til nærmeste sluk. Styret skal følge opp kommunen for å rettet opp en feil etter dens prosjekt i fjor som forårsaker vanndammer bak nr. 8-10. Problemer med overvann/vanndammer ved garasjene kan ofte løses ved å justere nivået foran garasjene og legge "pølser" eller renner foran dørene med avrenning til sluk. Slik tiltak må sees i sammenheng med det øvrige arbeidet med å lede bort overvann. Styret vil orientere sameierene når det bestilles asfaltering etc. for fellesarealene slik at garasjeeierne kan få bestilt arbeide for garasje m/innkjørsel. 5.3 Vann og avløp De kommunale ledninger og kummer er tegnet inn for Engerjordet og nabo-områdene. Noen hus er tilknyttet disse, men de fleste er tilknyttet våre egne hovedledninger som igjen er tilknyttet de kommunale ledningene. Lokaliseringen av våre egne ledninger, hovedkraver og kummer fremgår ikke av noe kart - og det er de færreste sameiere som ved hvor de er tilknyttet. Dette har ført til større følgeskader enn nødvendig ved ledningsbrudd, lekkasjer og tiltetning. Ved skader og opprustning blir det uklart hvor ansvaret ligger og dermed problemer med oppgjør mellom sameier, forsikringsselskap, sameie eller kommunen. Det er således viktig å få etablert et komplett kart over ledningsnettet med kraner og kummer - både for hele Engerjordet og delkart for de enkelte hus som deles ut til respektive sameiere. STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. I samsvar med saksfremstillingen til sak 5 i årsmøtet 24. april 2001 skal styret ferdigstille arbeidet med å = lede bort overvann fra fellesarealer og der avrenning fra disse skaper vesentlige ulemper hos enkelte sameiere = kartlegge ledningsnettet for vann, avløp, hovedkraner og kummer = dokumentere tilknytningene til hovedledningene for den enkelte sameier 2. Det avsettes kr. 200.000 til formålet, jf budsjettvedtak for 2001. - 16 -
Sak 6 6 VALG AV STYREMEDLEMMER, VARAMEDLEMMER OG UTVALG Forslag fra valgkomiteen (Mette G. Skålhegg, nr 69 og Kari Schultz, nr 17): Nytt styremedlem Knut Erik Davidsen, nr 146 Nytt varamedlem Tone Løfsgaard, nr 84 Nytt medlem av valgkomiteen Jørgen Ødegaard, nr 110 Nye medlemmer til grendemiljøkomiteen Familien Hognestad/Svennevik, nr 26 Familien Kuzinski, nr 104 7 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR Sak 7 STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret. - 17 -