Konkurransegrunnlag Kjøp av planleggingstjenester Områdeplaner Børsa Venn og Buvik Dokumentets dato 08.03 2013 Skaun Kommune Side 1
1. Innholdsfortegnelse Innhold 1. Innholdsfortegnelse... 2 2. Innbydelse til konkurranse... 3 3. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 4 4. Kvalifikasjonskrav... 5 5. Krav til tilbudet... 6 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 8 7. Avgjørelsen av konkurransen... 9 8. Generelle betingelser... 10 9. Kravspesifikasjon... 11 10. Prisskjema... 12 11. HMS Egenærklæring... 14 13. Vedlegg 2 Delplaner... 15 Side 2
2. Innbydelse til konkurranse Oppdragsgiver Skaun kommune heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med utarbeiding av områdeplaner for Børsa, Venn og Buvika i Skaun kommune (Se pkt. om kravspesifikasjon). Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelser i hht NS 8402 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjektering med de presiseringer som ligger i dette dokument. Kunngjøring Tilbudskonferanse Anskaffelsen er kunngjort gjennom Doffin. Det vil bli avholdt felles tilbudspresentasjon av kommunen. Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer gjøres umiddelbart tilgjengelig for samtlige som er forespurt. Side 3
3. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen Regler for konkurransen Dette er en tjenesteanskaffelse etter nasjonal terskelverdi i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. Offentlig innsyn i konkurransedokumentet I henhold til offentlighetsloven vil anskaffelsesprotokollen og mottatte tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til tilbud er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene i utgangspunktet offentlig tilgjengelige. Oppdragsgiver har likevel taushetsplikt etter forvaltningsloven 13. Dersom tilbudet inneholder opplysninger som Leverandøren anser som taushetsbelagte skal dette tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres leverandørene å levere en versjon av tilbudet som er sladdet for slike opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel gjøre en selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Side 4
4. Kvalifikasjonskrav Formell dokumentasjon som skal vedlegges tilbudet Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester: Attest fra kemner/kommunekasserer (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra kemmner/kommunekasserer i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS - egenerklæring I samsvar med Forskrift for offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Egenerklæring skal være i oppdragsgiver hende senest ved tilbudsfristens utløp. Vedlagt mal for HMS-egenerklæring skal benyttes, se kapittel C. Erklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Plan kompetanse I forbindelse med vurderingen av leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner er det firmaets erfaring som skal dokumenteres. Det kreves at leverandøren kan dokumentere at firmaet har erfaring innenfor følgende områder: - Arealplanlegging inkl. konsekvensutredning - Kompetanse på utbyggingsavtaler - Teknisk infrastruktur (VVA). Tilbyder skal ha erfaring fra tre tilsvarende prosjekter Tilbudt personell Firmaet skal signere en erklæring om at tilbudt personell er de som skal de facto arbeide på prosjektet. Tilbudt personell skal ha relevant erfaring. Firmareferanser basert på annet personell er ikke relevant. Det skal vedlegges CV som viser kompetanse og erfaring til tilbudt personell. Side 5
5. Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn Tilbudet skal være merket: Områdeplaner; Børsa, Venn og Buvika Tilbudet skal være avgitt i lukket forsendelse Tilbudet skal være på Norsk Tilbudet skal leveres til leveringsadressen Skaun Rådhus Tilbudet skal være ett sett papireksemplar Eventuelle forbehold må framgå klart av tilbudsbrev. Tilbudsfrist: Vedståelsesfrist Siste frist for innlevering er 15. april 2013 kl 1100. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende og stemplet før utløpsfristen. For sent ankomne tilbud vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. Tilbudet skal være bindende 1 måned fra tilbudsfrist. Innleveringssted Skaun kommune Att:Anders Nordgård-Larsen Skaun kommune Pb 74 7358 Børsa Tilbuds-/prisskjema Tilbudspriser/-sum skal gis i vedlagt skjema, vedlegg 1 Tilbudsskjema innleveres i utfylt stand, og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Alle administrative kostnader inkl- reiser skal være inkludert i de enkelte poster. Det er ikke anledning til å føye til administrasjonskostnader i egendefinert post eller som prosentpåslag. Dersom tilbyderen ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som framgår av skjemaet, skal dette identifiseres og gis i tilbuds-/prisskjema, eventuelt med henvisning til vedlegg. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbuds-/prisskjemaet og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Side 6
Oppdragets varighet / frist for gjennomføring Oppdraget skal være avsluttet innen 31.12 2013. Det gis tilbud på alle tre områdeplaner samlet, og prisspesifikasjon på hver enkelt plan. Utarbeidelse av områdeplan Børsa gjennomføres i 2013, mens områdeplaner for Venn og Buvik er planlagt utført i 2014, og det vil bli skrevet en opsjonsavtale for utarbeidelse av områdeplan for Venn og Buvik. Komplett tilbud skal bestå av 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. 2. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner: - Skatteattest for skatt. - Skatteattest for mva. - HMS- egenerklæring. - Foretakets årsregnskap eller utdrag fra denne. - Dokumentasjon på de personer som fysisk blir satt til å utføre jobben har de nødvendige kvalifikasjoner (CV) og presentasjon av oppdragets bemanning omtalen kan gjøres i tilbudsbeskrivelsen. - Referanseliste av tilsvarende prosjekt utført av tilbudt personell. - Dokumentasjon på kvalitetssikringssystem/styringssystem. - Miljøerklæring. 3. Tilbudsbeskrivelse. Beskrivelse av hvordan tilbyderen vil oppfylle de fastsatte funksjons- og kvalitetskrav, det vil si beskrivelse av arbeidsopplegg og framdrift. 4. Komplett utfylt prisskjema. Side 7
6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil være lukket og konsulenten har ikke rett til å være tilstede ved åpningen. Avslutning av konkurransen Innsendte tilbud vil ikke bli returnert Side 8
7. Avgjørelsen av konkurransen Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Tildelingskriterier. Tildeling av kontrakt skjer på grunnlag av hvilket tilbud som har best kompetanse og evne til å gjennomføre oppdraget. Referanser fra andre enn tilbudt personell vil ikke taes med i vurderingene. Tilbudene vil bli evaluert etter følgende kriterier, vekting og vurderingstema: 1 Kompetanse 30% Tilbudt personell sin kompetanse og erfaring med områderegulering med tilhørende utredninger. Det skal vedlegges referanselister over de viktigste prosjektene de siste 5 år og CV på tilbudt personell 2 Gjennomføringsevne 30% Opplegg for å gjennomføre områdeplanen. Tilbyder skal redegjøre/beskrive hvordan oppdraget tenkes gjennomført for å sikre rettidig og kvalitetsmessig leveranse. Gjennomførings og tidsplan skal leveres. 3 Pris for gjennomføring av oppdraget 40% Tilbudssum øvre ramme og timepris 50/50 Side 9
8. Generelle betingelser Betaling Krav til Faktura Arbeidet godtgjøres etter medgått tid innenfor avtalt honorarramme. Her skal inngå alt nødvendig arbeid for å fremskaffe etterspurt leveranse. Timepriser for alle aktuelle medarbeidere og øvre prisramme skal være faste innenfor kontraktens tidsplan. Alle prosjekteringsmøter skal avholdes i Børsa. Alle administrative utgifter skal innkalkuleres i honoraret. Eventuell reisetid skal innkalkuleres i honoraret. Reiseutgifter godgjøres etter statens satser. Eventuell mangfoldiggjøring av tegninger og skriftligmateriell etc som sendes ut i forbindelse med oppdraget, godtgjøres særskilt etter gjeldende markedspris for kopiering, plotting, bretting, innbinding etc. Oppdragsgiver stiller følgende krav til fakturaadresse og innhold. Faktura adresse: Skaun kommune Att:Anders Nordgård-Larsen Skaun kommune Pb 74 7358 Børsa Forsikring Leverandøren skal varsle oppdragsgiveren når han mener at det vil komme tilleggskostnader. Det skal da inngås avtale før tilleggsarbeidene blir satt i gang. Dersom dette ikke blir gjort, vil det ikke bli utbetalt tillegg. Ved endringer (tilleggsarbeid eller andre krav) skal opplysninger om bl.a. opprinnelig kontraktsbeløp, eventuelt tidligere godkjente endringer, ny kontraktssum, spesifiseringer av nye endringers innhold og omfang, og eventuelt andre konsekvenser for gjennomføring av oppdraget (tid, bemanning, etc). Den prosjekterende skal tegne ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke ansvar innenfor de beløpsgrenser som er angitt i NS 8401 pkt. 13.3. Den prosjekterende skal fremlegge forsikringsbevis før inngåelse av kontrakt. Side 10
9. Kravspesifikasjon Anskaffelsens formål og omfang Områdene som skal planlegges er vist i vedleggene 1,2 og 3. Vurdering av hvor tett området kan bebygges med boliger i Børsa og Buvika. Teknisk infrastruktur gjelder for alle områdeplanene. Med teknisk infrastruktur menes her hovedledning vann og avløp, og overvannshåndtering. Teknisk infrastruktur skal kostnadsberegnes. Når det gjelder planlegging av veier menes her nye samleveier og utbedring /nye traseer for offentlig vei. Veiene må planlegges slik at de er gjennførbar med hensyn på stigningsforhold, skjæringer og fyllinger. Det er viktig at veiene vurderes med henblikk på støy i forhold til boligbygging. I planområdene er det ulike reguleringsformål som må hensyntas i planleggingen. Planarbeidet kan kort beskrives som en revisjon av eksisterende areal- og reguleringsplaner. Planområdene er delvis bebygd. Områdeplan skal leveres i målestokk 1:1000og i SOSI-format. Detaljeringsgrad tilsvarer tidligere flateregulering. Planstatus områdene: Børsa: Arealplan for hele området. Deler av området er regulert i reguleringsplan for Børsa sentrum. Venn: Arealplan. Buvika: Arealplan og og det meste av området er regulert i reguleringsplaner for Buvik sentrum. Krav til leverandøren Prosjektleder hos leverandør skal koordinere og lede gjennomføringen av oppdraget. Vedkommende skal se til at interessene til oppdraget blir tatt vare på i det løpende arbeidet med prosjekteringen. Foruten det som er beskrevet, skal prosjektansvarlig: Lede arbeidet med områdeplanene. Formidle ulike muligheter og konsekvenser til administrasjonen og politisk ledelse i Skaun kommune. Være initiativtager og pådriver for prosessen i tett samarbeid med kommunen. Rapportere framdrift og økonomisk utvikling i prosjektet. Bistå Skaun kommune i kontakt med involverte parter og andre etter behov. Leverandøren er ansvarlig for at oppdraget blir utført av de personene som er navngitt og med grad av deltakelse slik det fremkommer i prisskjema. Dersom en angitt person slutter i sin stilling hos leverandøren, sykemeldes eller ha permisjon i løpet av kontraktsperioden, plikter leverandøren straks å erstatte vedkommende med en annen med samme faglig kompetanse. Oppdragsgiver kan avvise bruk av ny person som ikke anses egnet til å utføre oppdraget. Nødvendig opplæring av ny person, som kreves for at skiftet ikke skal innebære kvalitetsforringelse av tjenesten eller forsinkelse i henhold til avtalte fremdriftsplaner, bekostes av leverandøren og belastes ikke oppdragsgiver. Med opplæring forstås også den tid som går med til å sette seg inn i arbeidet. Leveranse: Områdeplan for Børsa med VVA plan. ( Se under avsnittet anskaffelsens formål og omfang.) Side 11
10. Prisskjema Timepris Prosjektansvarlig: kr/time eks mva Medarbeider > 10 år: kr/time eks mva Medarbeider < 10 år: kr/time eks mva Øvre ramme (NS 8402) Øvre ramme for totalt arbeid planlegging områdeplan. Arbeidet skal inneholde alle faser av planarbeidet, utarbeidelse av endelig plan i SOSI-format og VVA plan Øvre ramme prosjektering Områdeplan Børsa : Møter inkl reise 4 stk: Kr Kr Opsjon 1 Øvre ramme prosjektering Områdeplan Buvika : Møter inkl reise 4 stk: Kr Kr Opsjon 2 Øvre ramme prosjektering Områdeplan Venn : Møter inkl reise 4 stk: Kr Kr Total ramme prosjektering inkl møter Sum: Kr Side 12
Vedlegg til tilbudsskjema (Kryss av) Har levert all dokumentasjon som fremgår av tilbudsinvitasjonen. Forpliktende underskrift Firmanavn og org.nr. : Firmaadresse: Telefon: E-post: Sted og dato Stempel og underskrift Side 13
11. HMS Egenærklæring Skjemaet skal fylles ut og leveres sammen med tilbudet. Denne bekreftelsen gjelder: Firma:...................................... Adresse:.................................... Postnr./-sted:................................ Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven). Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: --------------------------------------------------------------------- (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: --------------------------------------------------------------------- (sign.) Side 14
13. Vedlegg 2 Delplaner Side 15