TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A07 12.5.2011 11.00 16.05 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Andre Fra Tromsø Parkering KF: Styreleder Gunnar Wilhelmsen (tilstede i sak 51/11) Direktør Tore Harry Paulsen (d.s.) Økonomikonsulent Anita Johansen (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 47 62/11 Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Magnar Nilssen (tilstede i sak 53/11) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Økonomisjef Geir Andersen (tilstede i sak 55/11) Regnskapssjef Lars-Børge Rognlid (d.s.) Eiendomssjef Beate Nemeth (tilstede i sak 56/11) Prosjektleder eiendom Knut-Bjarne Olsen (d.s.) Prosjektleder VA Gunvald Matheussen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen Forvaltningsrevisor Elsa-Leony Larsen (tilstede i sak 49/11) Forvaltningsrevisor Margrete M. Kleiven (tilstede i sakene 49/11 og 57/11) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane
Blad 2 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Tor Zachariassen sign Rolleiv O Lind sign. Britt Sofie Illguth sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 5.5.2011 som ble enstemmig godkjent.
Blad 3 Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 47/11 Godkjenning av protokoll fra møtet 13.4.2011 48/11 Godkjenning av protokoll fra møtet (etatsbesøket) 13.4.2011 49/11 Forvaltningsrevisjonsrapport Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune 50/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Parkering KF X 51/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2010 52/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Havn KF X 53/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2010 54/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø kommune X 55/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2010 56/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole orientering 57/11 Budsjettoverskridelser hall i Hamna og kunstgressbaneprosjektet status 58/11 Drøftingssak - utbetaling av godtgjørelse til komiteleder 59/11 Drøftingssak henvendelse vedrørende byggesak oppføring av garasje med kjeller 60/11 Henvendelse fra kommunalt råd for funksjonshemmede 61/11 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøter/generalforsamlinger orientering 62/11 Referatsaker
Blad 4 OFFENTLIGE SAKER 47/11 Godkjenning av protokollen fra møtet 13.4.2011 Protokollen fra møtet 13.4.2011 godkjennes. Protokollen fra møtet 13.4.2011 godkjennes. 48/11 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) 13.4.2011 Protokollen fra møtet (etatsbesøket) 13.4.2011 godkjennes. Protokollen fra møtet (etatsbesøket) 13.4.2011 godkjennes. 49/11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: a) Tromsø kommune bør i større grad legges til rette for aktivitetstilbud for personer med alvorlige psykiske lidelser.
Blad 5 b) Tromsø kommune bør sørge for et skjermet botilbud for unge med både psykisk lidelse og rusproblem. c) Tromsø kommune bør sørge for at gjennomføring/oppfølging av brukerundersøkelser foretas som planlagt i Rus- og psykiatritjenesten. d) Tromsø kommune bør vurdere tiltak mht. å forbedre samhandlingen med spesialisthelsetjenesten ved utskriving av pasienter, samt tilrettelegge for et bedre samarbeid om samtidige tjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.1.2012. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: a) Tromsø kommune bør i større grad legges til rette for aktivitetstilbud for personer med alvorlige psykiske lidelser. b) Tromsø kommune bør sørge for et skjermet botilbud for unge med både psykisk lidelse og rusproblem. c) Tromsø kommune bør sørge for at gjennomføring/oppfølging av brukerundersøkelser foretas som planlagt i Rus- og psykiatritjenesten. d) Tromsø kommune bør vurdere tiltak mht. å forbedre samhandlingen med spesialisthelsetjenesten ved utskriving av pasienter, samt tilrettelegge for et bedre samarbeid om samtidige tjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 31.1.2012. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 20.5.2011 til (frist 10.6.2011): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.5.2011 til: - Tromsø kommune v/ordfører
Blad 6 5011 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 51/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2010 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Representanter fra Tromsø Parkering KF orienterte og besvarte spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.5.2011 til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Parkering KF v/ styret
Blad 7 52/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 53/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2010 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Representanter fra Tromsø Havn KF orienterte og besvarte spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.5.2011 til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Havn KF v/ styret
Blad 8 54/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor/revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 55/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2010 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Representanter fra Tromsø kommune orienterte og besvarte spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2010. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 12.5.2011 til: - Tromsø kommune v/ ordfører
Blad 9 56/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole orientering Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. Representantene fra vann- og avløp samt eiendom orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: 1. Iht. innstillingen. 2. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse om følgende: Hovedårsakene til forsinkelsen i prosjektet. Sammenstilling totale kostnader i prosjektet mot anbudet fra leverandør. Oversikt kostnader på tilleggsarbeider som er utført/påløpt utover anbudet. Svarfrist: 26. mai 2011. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse om følgende: Hovedårsakene til forsinkelsen i prosjektet. Sammenstilling totale kostnader i prosjektet mot anbudet fra leverandør. Oversikt kostnader på tilleggsarbeider som er utført/påløpt utover anbudet. Svarfrist: 26. mai 2011. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.5.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen med gjenpart til VA-sjef og eiendomssjef 57/11 Budsjettoverskridelser hall i Hamna og kunstgressbaneprosjektet - status
Blad 10 Oppdragsansvarlig revisor orienterte om status i arbeidet så langt og svarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 58/11 Drøftingssak utbetaling av godtgjørelse til komiteleder Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen foreta en undersøkelse av hvordan godtgjørelsesreglementet for folkevalgte etterleves i Tromsø kommune, herunder en særskilt gjennomgang av utbetalinger av godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste til komiteleder i byutviklingskomiteen. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber revisjonen foreta en undersøkelse av hvordan godtgjørelsesreglementet for folkevalgte etterleves i Tromsø kommune, herunder en særskilt gjennomgang av utbetalinger av godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste til komiteleder i byutviklingskomiteen. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.5.2011 til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 59/11 Drøftingssak henvendelse vedrørende byggesak oppføring av garasje med kjeller E-post av 11.5.2011 ble delt ut i møtet.
Blad 11 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til K-Sekretariatets vurderinger i saken, og ber rådmannen om en orientering vedrørende følgende: a) Kommunens vedtak av 22.11.2010 om å avvise klage på vedtak om godkjenning av byggesøknaden av 21.9.2010 uten at formell klage forelå. b) Hvordan kommunen vil foreta oppfølging for å påse at det endelig oppførte bygget er i samsvar med den opprinnelige byggetillatelsen. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til K-Sekretariatets vurderinger i saken, og ber rådmannen om en orientering vedrørende følgende: a) Kommunens vedtak av 22.11.2010 om å avvise klage på vedtak om godkjenning av byggesøknaden av 21.9.2010 uten at formell klage forelå. b) Hvordan kommunen vil foreta oppfølging for å påse at det endelig oppførte bygget er i samsvar med den opprinnelige byggetillatelsen. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.5.2011 til: - Tromsø kommune v/ rådmannen - Bjørnar Krogh Larsen 60/11 Henvendelse fra Kommunalt råd for funksjonshemmede Kontrollutvalget ber om en orientering der forholdene omtalt i brev av 7.4.2011 fra kommunalt råd for funksjonshemmede kommenteres. Kontrollutvalget ber om en orientering der forholdene omtalt i brev av 7.4.2011 fra kommunalt råd for funksjonshemmede kommenteres. Utskrift av saksprotokoll sendt 20.5.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen
Blad 12 61/11 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøter/ generalforsamlinger - orientering Bjørn-Gunnar Jørgensen orienterte fra representantskapet i KomRev NORD og Britt-Sofie Illguth orienterte fra representantskapet i K-Sekretariatet. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsene tas til orientering. 62/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTE MØTE I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet 2.4.2011 B. AURORA KINO IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE 12. APRIL 2011 a) Brev av 25.3.2011 fra Aurora Kino IKS b) Saksdokumenter til representantskapsmøte mottatt 11.4.2011 C. SVAR FULLMAKTER OG TILGANGER a) Brev av 7.4.2011 fra Tromsø kommune D. GENERALFORSAMLING I TROMSØ VEG AS 5. MAI 2011 a) Brev av 14.4.2011 fra Økonor E. GENERALFORSAMLING I TROMSØ ASVO AS 19. MAI 2011 a) Brev av 15.4.2011 fra Tromsø ASVO AS F. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYRETS MØTE 27. APRIL a) Saksrotokoll kommunestyresak 45/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010
Blad 13 b) Saksprotokoll kommunestyresak 46/11 Kontrollutvalgssak 5/11 Oppfølging av Tromsø kommunes eierskapsmelding og strategi c) Saksprotokoll kommunestyresak 47/11 Høringsutkast til rapport vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø, sykefravær kommune (sic) G. PÅLEGG ETTER TILSYN MED TROMSØ KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET a) Brev av 27.4.2011 fra Tromsø kommune H. SVAR KONTROLLUTVALGSSAK 33/11 REFERATSAKER PKT. B. TROMSØ KOMMUNE VEDTAK OM PÅLEGG a) Brev av 28.4.2011 fra Tromsø kommune I. FORELDET MOMSKOMPENSASJON TROMSØ KOMMUNE a) Notat av 29.4.2011 fra KomRev NORD J. TROMSTUN SKOLE LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER a) Brev av 2.5.2011 fra KomRev NORD Tilleggssak innkommet til kontrollutvalgets leder (referert muntlig): K. HENVENDELSE FRA STEVE SOLLIED BYGGESAK BISKOP BERGRAVSGT. 25 A OG B Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak K: Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak K: Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll (punkt K) sendt 23.5.2011 til: - Tromsø kommune v/rådmannen Rett utskrift: Finnsnes, den 16. mai 2011 Inger Johansen