KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A07 23.5.2017 12.00 16.00 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Jon Arne Jørstad Markus Akselbo Johansen Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets nestleder Anne-Linn Lernes (tilstede i sak 62/17) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi og adm.leder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Avdelingsdirektør Bjarte Kristoffersen (tilstede i sak 64/17) Fagsjef regnskap Monica Johansen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 59-71/17 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign. Markus Akselbo Johansen sign. Jon Arne Jørstad sign.
Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 16.5.2017 ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 59/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 10.5.2017 60/17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Tromsø Havn KF 61/17 Revisjonsbrev nr. 1 Tromsø Havn KF årsregnskap 2016 62/17 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2016 63/17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Tromsø kommune 64/17 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2016 65/17 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 1 66/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Tromsø kommunes håndtering av henvendelser overordnet prosjektskisse 67/17 Drøfting neste forvaltningsrevisjonsprosjekt i Tromsø kommune 68/17 Gravearbeider Storgata - svar 69/17 Pensjonsalder 110 sentralen 70/17 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamling - orientering 71/17 Referatsaker
Blad 3 59/17 Godkjenning av protokollen fra møtet 10.5.2017 Protokollen fra møtet 10.5.2017 godkjennes. Protokollen fra møtet 10.5.2017 godkjennes. 60/17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Brev av 19.4.2017 fra Tromsø Havn KF ble delt ut i møtet. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 61/17 Revisjonsbrev nr. 1 Tromsø Havn KF årsregnskap 2016 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 1, og ber havnedirektøren svare kontrollutvalget innen 23.6.2017, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra foretaket, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Felles forslag til endring: I innstillingens punkt 1 settes svarfristen til 10.6.2017.
Blad 4 Innstillingen med foreslåtte endring enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 1, og ber havnedirektøren svare kontrollutvalget innen 10.6.2017, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra foretaket, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt 29.5.2017 til: - Tromsø Havn KF - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 62/17 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnedirektør Halvar Pettersen og økonomileder Aashild Forseth orienterte om foretakets årsregnskap for 2016, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 29.5.2017 til: - Tromsø kommune v/ ordfører og Tromsø Havn KF
Blad 5 63/17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 64/17 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2016 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Avdelingsdirektør Bjarte Kristoffersen og fagsjef regnskap Monica Johansen orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2016, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. I kontrollutvalgets forslag til uttalelse tilføyes to setninger, og siste setning i forslaget endres som følge av tilføyelsene. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2016. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt 1.6.2017 til: - Tromsø kommune v/ ordfører
Blad 6 65/17 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 1 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 1 fra KomRev NORD til orientering. Forvaltningsrevisor orienterte kortfattet om rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget drøftet saken, og ser det kan være grunn for kommunens representanter å være tilstede for å svare på spørsmål tilknyttet prosjektene. Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til møte 13.6. d.å. Administrasjonssjefen og kommunens prosjektledere innkalles til møtet ved behandling av saken. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til møte 13.6. d.å. Administrasjonssjefen og kommunens prosjektledere innkalles til møtet ved behandling av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 30.5.2017 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen 66/17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Tromsø kommunes håndtering av henvendelser overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Tromsø kommunes håndtering av henvendelser, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Tromsø kommunes håndtering av henvendelser, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet.
Blad 7 Utskrift av saksprotokoll sendt 30.5.2017 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 67/17 Drøfting neste forvaltningsrevisjonsprosjekt i Tromsø kommune Kontrollutvalget drøftet saken. Hovedproblemstilling i prosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning er i orden iht. forslaget. Underproblemstillingene foreslås som følger: 1. Har enheten Brann og redning i Tromsø kommune i tilstrekkelig grad skriftliggjorte rutiner og retningslinjer som sikrer tilfredsstillende økonomisk internkontroll og økonomisk styring? 2. Etterlever enheten Brann og redning i Tromsø kommune rutiner som sikrer økonomistyring i henhold til gjeldende regelverk på en betryggende måte? 3. Har enheten Brann og redning en klar organisasjonsinndeling og klar funksjonsfordelingsplan som ivaretar en kostnadseffektiv drift? 4. Hvilke forbedringstiltak bør iverksettes? Punktene nr. 1 og 2 forelå i det opprinnelige forslaget, med mindre justeringer, mens punktene 3 og 4 er nye forslag. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning fra KomRev NORD, basert på sekretariatets bestillingsskjema samt drøftinger i møtet. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomistyring og økonomisk internkontroll i enheten Brann og redning fra KomRev NORD, basert på sekretariatets bestillingsskjema samt drøftinger i møtet. Utskrift av saksprotokoll sendt 30.5.2017 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor
Blad 8 68/17 Gravearbeider Storgata - svar Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget drøftet saken. Utvalget har ytterligere spørsmål tilknyttet vurderinger som er gjort i saken og som beskrevet i kommunens svarbrev av 27.4.2017. Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til møte 13.6. d.å. Administrasjonssjefen og avdelingsdirektør for Byutvikling innkalles til møtet ved behandling av saken. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til møte 13.6. d.å. Administrasjonssjefen og avdelingsdirektør for Byutvikling innkalles til møtet ved behandling av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 30.5.2017 til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen og avdelingsdirektør for Byutvikling 69/17 Pensjonsalder 110 sentralen Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse fra administrasjonssjefen innen 20.8.2017 på spørsmål 1-5 som nevnt i saksutredningen. Kontrollutvalget drøftet saken. I tillegg til spørsmålene 1-5 i saksutredningen tilføyes spørsmål 6 som følger: 6. Når tid ble ordningen innført og av hvem? Felles forslag til tilføyelse:.. på spørsmål 1-6 som nevnt i saksutredningen og ved behandling av saken. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.
Blad 9 Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse fra administrasjonssjefen innen 20.8.2017 på spørsmål 1-6 som nevnt i saksutredningen og ved behandling av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt 30.5.2017 til: - Tromsø kommune v/administrasjonssjefen 70/17 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamling - orientering Representanten Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Arnestedet Eiendom AS. Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. 71/17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet 9.5.2017 b) Formannskapet 16.5.2017 B. RAPPORT FRA UANMELDT TILSYN MED TROMSØ KOMMUNE, SEMINARET REHABILITERINGS- OG OMSORGSSENTER ERNÆRING 2017 a) Rapport datert 10.5.2017 fra Helsetilsynet
Blad 10 C. RAPPORT FRA SELVMELDINGSTILSYN MED TROMSØ KOMMUNE, OMSORGSTJENESTEN FASTLANDET TVUNGEN HELSEHJELP ETTER PASIENT- OG BRUKERRETTIGHETSLOVEN KAPITTEL 4A TIL PASIENTER MED HJEMMETJENESTER 2017 a) Rapport datert 9.5.2017 fra Helsetilsynet D. RAPPORT FRA SELVMELDINGSTILSYN MED TROMSØ KOMMUNE, NORDØYA HJEMMETJENESTE TVUNGEN HELSEHJELP ETTER PASIENT- OG BRUKERRETTIGHETSLOVEN KAPITTEL 4A TIL PASIENTER MED HJEMMETJENESTER 2017 a) Rapport datert 9.5.2017 fra Helsetilsynet Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 24. mai 2017 Inger Johansen