Anskaffelse av forbruksmateriell til sterilforsyning og sterilcontainere 1 Tillegg nr. 3 04.02.2014 Oppdragsgiver har mottatt følgende spørsmål til konkurransen mottatt per 04 02 2014 kl 09:52 2.10 Deltilbud 22: Hulromstest- simulasjonstest Spørsmål: Er det BDS, Bowie-Dick-simulasjonstest (B&D Helix test)som dere spør etter? I kravspesifikasjonen står ikke noen om at produktet skal være i henhold til NS-EN 867-5. Svar: Det er ingen endring i kravene for deltilbud 22 3.1 Bulk Spørsmål: Finner ingen opplysninger om hvor stor 1-en bulk skal/kan være. Er det opp til oss som leverandør å fastsette det? Svar: Ja det er opp til tilbyder å fastsette dette. Se forøvrig svar på spørsmål 2.5 og 2.6. (Tillegg nr 2) 3.2 Bulk og leveringsenhet Spørsmål: 1-en bulk ansees som en leveringsenhet, kan ikke splittes eksempelvis for å kunne tilpasses HSØ FS? Svar: Når det gjelder levering til Forsyningssenteret Helse Sør-Øst vises det til vedlegg «7.4 Helse Sør-Øst Forsyningssenter Logistikkbetingelser». 3.3 Prisvurdering Spørsmål: Kan dere opplyse i % hvor mye prisen på bulk og pris til HSØ FS vil vektes i den totale prisvurderingen? Svar: Viser til svar på spørsmål 2.5 (Tillegg nr 2) 3.4 Deltilbud 21 elektroniske tester for dekontaminering Spørsmål: De fleste krav spesifikasjonene for deltilbudet over gjelder for elektroniske tester av damp autoklaver, derfor bør deltilbudet over utvides /forandres til: Elektroniske tester for damp autoklaver og dekontaminatorer.
Anskaffelse av forbruksmateriell til sterilforsyning og sterilcontainere 2 Kan vi legge inn tilbud på elektroniske tester for damp autoklaver ut fra det som står i deltilbud over? Svar: Med dekontaminering forståes hele prosessen med rengjøring og sterilisering. Produktet skal som minimum oppfylle de obligatoriske kravene satt i kravspesifikasjonen. 3.5 Tilbud på alle varelinjer Viser til diskusjon på leverandør konferansen om å måtte levere tilbud på alle varelinjene i et deltilbud for å bli evaluert/unngå avvisning. Vi kan levere tilbud på ca. 2.500.000 stk av totalt 2.756.000 stk etterspurte produkter, med relevante erstatningsvarer kan vi tilby 2.696.000 stk av 2.756.000,-. I vårt sortiment mangler vi størrelsene i linje 2.1.1 og 2.1.2. Disse størrelsene ligger svært nær produktene i linje 2.1.4 og 2.1.5 som kan være erstatningsvare, alternativt kan de erstattes av steriliseringsrull og tilpasning til valgfri lengde. Vi mangler også produkt i 2.1.6, som kan erstattes av produkt i 2.1.7. Dessuten etterspørres det i 2.9.1-2.9.6 beskyttelsesposer, støvbeskyttere i et relativt beskjedent antall, som vi heller ikke kan tilby. Spørsmål: Er dette beskjedne avviket grunn til å bli avvist fra deltilbud 2? Ønsker rask tilbakemelding om dette for å unngå unødig tidsbruk og kostnader i anbudsarbeidet. Vi beklager det sterkt om kvaliteten på konkurransen/antall mulige tilbydere reduseres på bakgrunn av dette! Svar: Alle varelinjer skal fylles ut. Viser til «forklaring til pus» i Prisutfyllingsskjemaet: Konkurransen består av 22 deltilbud. Det skal oppgis pris på alle varelinjer i det/de deltilbudene leverandøren ønsker å inngi tilbud (med unntak av varelinjene som gjelder lokk og filter i deltilbud 15 og 16. Se arkfanen som gjelder disse deltilbudene) Dersom noen av varelinjene ikke er utfylt vil tilbudet bli avvist. 3.6 Prisskjema informasjon Spørsmål: Finner ikke versjon 2 "02 Prisutfyllingsskjema"? Svar: 02 Prisutfyllingsskjema v.3 Ny versjon av prisutfyllingsskjema - Oppdatert prisskjema med endringer på følgende punkter: 1. Deltilbud 2.1 er det fjernet enkelte størrelser. 2. Deltilbud 2.9 er lagt under tilleggssortiment og er dermed valgfritt å gi pris på. Se konkurransegrunnlag for nærmere informasjon om tilleggssortiment.
Anskaffelse av forbruksmateriell til sterilforsyning og sterilcontainere 3 3. Deltibud 8.7 er ordet "forlenger" fjernet. Det vil si at det da bes om pris på tilsvarende størrelser som oppgitt i prisskjema. Produkter utover dette kan legges i tilleggsortiment. 3.7 Konkurransegrunnlag Spørsmål: Datoer i 4.11 Fremdriftsplan samt 4.4 og 4.5 stemmer ikke overens. Hvornår er den nøjagtige frist for at stille spørgsmål og hvornår er fristen for mottak av tilbud? Begge de nevnte datoer anser vi for at være alt for kort frist i forhold til utsendelse af anbudsmateriale og anbudets nationale omfang. Den korte frist har vi erfaring for også forringer kvaliteten af de svar vi får på vore produktspecifikke spørgsmål til at kunne lave et kvalificeret tilbud. Foreslår at fristen rykkes til marts. Svar: Henviser til Mercellportalen for riktige oppdaterte frister. Tilbudsfrist er 21.02.2014 kl 12:00. Frist for å stille spørsmål er 12.02.2014 kl 12:00. 3.8 Konkurransegrunnlagets punkt 1.9 Prosedyre/regler for avrop mellom de parallelle rammeavtalene: Spørsmål: 300 containere/år er et urealistisk lavt volume for hele Norge. Andelen der kan dækkes ind under suppleringskjøp til eksisterende containere er stor og derfor vil eksisterende leverandører få en konkurranseforvridende fordel. Beder om at få specificeret hvad det er for en infrastruktur og hvilke bestemte systemer containerne skal passe til? Svar: Første del av spørsmålet på antallet henvises det til konkurransegrunnlagets 1.3.1 «De oppgitte forbrukstall er kun veiledende og ikke på noen måte bindende» Andre del henvises det til konkurransegrunnlagets punkt 1.9.
Anskaffelse av forbruksmateriell til sterilforsyning og sterilcontainere 4 3.9 Kvalifikasjonskrav: Spørsmål: Hvorfor er det krav at tilbyder har tilstrekkelig erfaring fra tilsvarende oppdrag på medisinsk forbruksmateriell og størrelse på mottaker? I dette anbud er der ikke tale om 1 Helseforetak, men om hele Norge. Ved at fastholde kravet risikerer man at udelukke lokale nationale tilbydere. Er det et ønske at små tilbydere skal tvinges til at samarbejde med de store tilbydere af medisinsk forbrugsmateriell, for at leve op til kravet om tilstrekkelig erfaring vedr. logistik? Svar: Henviser til konkurransegrunnlagets punkt 2 og krav 06. 3.10 Prisutfyllingsskjema: Hvor i skemaet indsætter man et alternativt produkt som også lever op til skral-kravene? Deltilbud 1 og 3: Hvilken afvigelse i % eller mm vil blive accepteret på produktstørrelse? Svar: Henviser til Prisutfyllingskjemaets «Forklaring til PUS» fanen, «Tilleggssortiment. Her listes opp produkter som naturlig hører hjemme under det aktuelle delområdet. Sortimentsbredde blir vurdert under kvalitet.» Størrelsene i deltilbud 1 og 3 er oppgitt som ca. størrelser. 3.11 Deltilbud 15: Spørsmål: Beder om at få specificert hvad det er for instrumentholdere der efterspørges? Svar: Henviser til prisutfyllingsskjemaet og «Forklaring til PUS» fanen og informasjon om tilleggssortiment i prisutfyllingsskjemaet. 3.12 Alle produkt i et deltilbud: Spørsmål: Skal man tilbyde alle produkter i et deltilbud? I Deltilbud 1 findes der undergrupper 1.1, 1.2, 1.3 og 1.4. Vil det sige at man skal tilbyde alle undergrupper? Svar: Se svar over, spørsmål 3.5 Tilbud på alle varelinjer. 3.13 Kravspec: Spørsmål: 1.8 og 3.6: Informasjon om optimal lagring skal være angitt på ytteremballasjen. Foreslår at teksten ændres så det kun er når der er specielle betingelser for lagring, at informationsjonen skal angives på emballagen. Svar: Krav 1.8 og 3.6 er obligatoriske krav.
Anskaffelse av forbruksmateriell til sterilforsyning og sterilcontainere 5 3.14 Prisutfyllingsskjema: Spørsmål: Det er kommet melding om at det er lagt inn et nytt prisskjema som blandt annet ikke har overstrekning i teksten som skrives inn. Når jeg prøver å jobbe i skjema som ligger i dokumenter på Mercell får jeg samme problem. Er det langt inn noe nytt prisskjema andre steder eller er det ikke formatert det som skal ligge som nytt skjema i Mercell? Hvor ligger det nye prisskjema? Svar: Det er lagt ut nytt prisskjema kl 10.54 3. februar 2014. Nytt skjema i Mercell «Prisutfyllingsskjema v.3». 3.15 Tillegg 2 03.02.2014 Svar til 2.1: Spørsmål: Da der ikke findes en såkaldt Standard børste beder vi udbyder præcisere i skal-kravene hvad det er der præcist efterspørges. Alle hospitaler ved hvad de har behov for af børster! For vage skal-krav kan føre til at udbyder tvinges til at vælge et uegnet produkt og subjektive produktkrav forvrider konkurrencehvilkårene da nuværende leverandører får en konkurrencefordel. Svar: Viser til svar på forklaring i prisutfyllingsskjema: «Konkurransen består av 22 deltilbud. Det skal oppgis pris på alle varelinjer i det/de deltilbudene leverandøren ønsker å inngi tilbud (med unntak av varelinjene som gjelder lokk og filter i deltilbud 15 og 16. Se arkfanen som gjelder disse deltilbudene). Dersom noen av varelinjene ikke er utfylt vil tilbudet bli avvist» Viser i tillegg til informasjon i samme skjema: «Tilleggssortiment. Her listes opp produkter som naturlig hører hjemme under det aktuelle delområdet. Sortimentsbredde blir vurdert under kvalitet.» 3.16 Habilitet: Spørsmål: Hvordan sikrer HINAS sig at de til anbuddet tilknyttede repræsentanter fra hospitalerne er habile ikke har nogen tilknytning til leverandører eller i Industrien - i forbindelse med dette anbud? Svar: : Dette punktet er i varetatt ihht helseforetakenes «Etiske retningslinjer for innkjøp og leverandørkontakt» 3.17 Deltilbud 15_16 Spørsmål: Under Deltilbud 15_16 ønsker vi og tilby et bredt tilbud som tilleggssortiment, men har kun mulighet til og legge inn 154 produkter. Er det mulig og få utvidet disse radene med det dobbelte? Svar: Dersom dere har flere produkter enn det er plass til kan dette legges ved i eget regneark og vedlegges tilbudet. 3.18 Bulk Spørsmål: Jeg kan ikke se at dere har svart konkret på om hva en bulk kan være. Er det opp til leverandøren/tilbyderen å definere dette? Svar: Ja det er opp til leverandør å definere «bulk»
Anskaffelse av forbruksmateriell til sterilforsyning og sterilcontainere 6 3.19 Dokumentasjon Spørsmål: I forbindelse med alle papirer som skal fylles ut, er det ønskelig å få en avklaring om hvilke papirer som skal fylles ut ved levering an anbudet og hvilke papirer som relaterer til kontraktsinngåelse. Svar: Viser til pkt 3.2 i konkurransegrunnlaget, «Tilbudets utforming ved levering». 3.20 deltilbud 2: Spørsmål Takk for tilbakemelding om endringer i Gruppe 2. Dessverre må jeg gjenta mitt spørsmål om dere kan fjerne produkt Steriliseringspose ca størrelse 50x200mm og tilhørende krav om vareprøve på akkurat denne størrelsen. Etter endringen er nå dette det eneste produktet vi ikke kan levere tilbud på i Gruppe 2. 2.1.1 Steriliseringspose - ca. størrelse 50x200mm Svar: Posen er oppgitt i cirka størrelse. Tilbyder bes innlevere produkt i tilnærmet størrelse.