TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A07 12.5.2015 13.00 16.45 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Benedikte Figenschou Tor Johansen Andre Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Frid Fossbakk (tilstede i sak 41/15) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 38-49/15 Underskrifter Fra Tromsø kommune: Byrådsleder Øyvind Hilmarsen (tilstede i sak 44/15) Regnskapssjef Lars Børge Rognlid (d.s.) Leder budsjett og finanstjenesten Thomas Johansen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen (tilstede i sakene 45-49/15) Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Tor Zachariassen Edmund Kristoffersen
Blad 2 Tor Johansen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 5.5.2015 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 38/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.4.2015 39/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 22.4.2015 (etatsbesøk) 40/15 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2014 Tromsø Havn KF 41/15 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2014 42/15 Rapportering fra revisor årsregnskapet for 2014 Tromsø kommune 43/15 Revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap 2014 44/15 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2014 45/15 Henvendelse fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten Vedlegg Offl. 13, 1.ledd jf. Fvl. 13, 1.ledd 46/15 Foreløpig innberetning underslag ved flyktningetjenesten Offl. 13 jf. Fvl. 13 og Offl. 24, 1. ledd 47/15 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøte orientering 48/15 Henvendelse fra Eduardo da Silva deltakelse på Air+style 49/15 Referatsaker
Blad 3 38/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 22.4.2015 Protokollen fra møtet 22.4.2015 godkjennes. Protokollen fra møtet 22.4.2015 godkjennes. 39/15 Godkjenning av protokollen fra møtet 22.4.2015 (etatsbesøket) Protokollen fra møtet 22.4.2015 (etatsbesøket) godkjennes. Protokollen fra møtet 22.4.2015 (etatsbesøket) godkjennes. 40/15 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2014 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering.
Blad 4 41/15 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2014 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2014. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnedirektøren og styrelederen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for 2014. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. - Tromsø kommune v/ ordfører og Tromsø Havn KF 42/15 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2014 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor og oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.
Blad 5 43/15 Revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap 2014 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 22, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 12.6.2015, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 22, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen 12.6.2015, med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 44/15 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for 2014 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2014. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Byrådsleder m.fl. orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2014 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.
Blad 6 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for 2014. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til byrådet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. - Tromsø kommune v/ ordfører 45/15 Henvendelse fra tidligere ansatte i flyktningetjenesten Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 jf. offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget viser til vedlagte henvendelse fra tidligere ansatte ved flyktningetjenesten og ber om byrådsleders kommentarer til de forhold som tas opp i brevet. Kontrollutvalget ber særlig om at det redegjøres for hvordan de tidligere varslene fra de ansatte har blitt håndtert, samt om det er iverksatt særskilte tiltak for å opprettholde tjenestetilbudet i enheten under de pågående undersøkelsene. Svarfrist settes til 1. juni 2015. Kontrollutvalget viser til vedlagte henvendelse fra tidligere ansatte ved flyktningetjenesten og ber om byrådsleders kommentarer til de forhold som tas opp i brevet. Kontrollutvalget ber særlig om at det redegjøres for hvordan de tidligere varslene fra de ansatte har blitt håndtert, samt om det er iverksatt særskilte tiltak for å opprettholde tjenestetilbudet i enheten under de pågående undersøkelsene. Svarfrist settes til 1. juni 2015. - Tromsø kommune v/byrådsleder
Blad 7 46/15 Foreløpig innberetning underslag ved flyktningetjenesten Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 jf. offentlighetslovens 13 jf. forvaltningslovens 13 og offentlighetslovens 24, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget viser til notat av 4.5.2015 fra KomRev NORD, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til notat av 4.5.2015 fra KomRev NORD, og tar saken til orientering. 47/15 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøte - orientering Tor Zachariassen orienterte fra deltakelsen på representantskapet i K-Sekretariatet IKS. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsen tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsen tas til orientering. 48/15 Henvendelse fra Eduardo da Silva deltakelse på Air+style Kontrollutvalget finner ikke grunn til å følge henvendelsen videre opp.
Blad 8 Kontrollutvalget finner ikke grunn til å følge henvendelsen videre opp. - Eduardo da Silva 49/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 23.4.2015 b) Byrådsmøtet 29.4.2015 c) Byrådsmøtet 30.4.2015 d) Byrådsmøtet 4.5.2015 B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 29.4.2015 a) Sak 58/15 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom b) Sak 59/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Idrettshall i Hamna» c) Sak 72/15 Møteplan 2015 C. TILBAKEMELDING FRA REVISOR a) Brev av 8.4.2015 fra KomRev NORD b) Brev av 13.4.2015 fra Tromsø Havn KF D. SVAR PÅ BREV OM KOMMUNENS INFORMASJONSSIKKERHET a) Brev av 20.4.2015 fra Tromsø kommune E. OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAP 2014, FORMELLE FORHOLD a) Brev av 29.4.2015 fra KomRev NORD F. OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAP 2014, REGNSKAPSFAGLIGE FORHOLD a) Brev av 4.5.2015 fra KomRev NORD
Blad 9 Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 13. mai 2015 Inger Johansen