Versjon 1.0 2016-10-05 NTNU beredskap Politikk for beredskap ved NTNU
Politikk for beredskap ved NTNU, rev. 1.0, Oktober 2016 ii INNHOLD 1. FORMÅL... 3 2. OVERORDNEDE KRAV OG FØRINGER FOR BEREDSKAP... 3 3. NTNUS MÅL FOR BEREDSKAP... 4 3.1 Mål for risikostyring, beredskapsplanlegging og hendelseshåndtering... 4 3.2 Mål for etablert beredskapsorganisasjon... 5 3.3 Mål for varsling og mobilisering... 5 3.4 Mål for opplæring og øving... 6 3.5 Mål for samvirke... 6 4. ANSVAR... 6 4.1 Sentral beredskap / Nivå 1... 6 4.2 Lokal beredskap / Nivå 2... 7 5. ØVRIGE RETNINGSLINJER... 7 6. GYLDIGHET OG REVISJON... 7 Rev. 1.0, Oktober 2016 ii
NTNUs politikk for beredskap 1. Formål NTNUs politikk for beredskap omhandler håndtering av dimensjonerende hendelser som i seg selv er eller kan føre til, krisesituasjoner. En krisesituasjon er enhver hendelse, ventet eller uventet, som setter liv eller NTNUs kjernevirksomhet i fare, eller som reduserer NTNUs evne til å utføre normal drift. NTNUs beredskap skal ivareta studenter, ansatte, besøkende, eiendom og verdier ved en krisesituasjon. Videre skal beredskapen ivareta universitetets kjernefunksjoner for undervisning, forskning og offentlig tjenesteytelse under og etter kriser. Politikkens formål er å stadfeste NTNUs ambisjonsnivå for det systematiske beredskapsarbeidet, i møtet med de overordnede krav og føringer som er gitt. NTNUs politikk for beredskap stadfester: Mål for risikostyring, beredskapsplanlegging og hendelseshåndtering Mål for etablert beredskapsorganisasjon Mål for varsling og mobilisering Mål for opplæring og øving Mål for samvirke 2. Overordnede krav og føringer for beredskap Kunnskapsdepartementet (KD) har det overordnede ansvaret for beredskapsarbeidet ved statlige universiteter og høyskoler. KD stiller krav til at utdanningsinstitusjonene skal ha en god beredskap, og de skal vite hva de skal gjøre dersom noe skulle skje. KD sier i «Styringsdokument for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap i kunnskapssektoren» av januar 2011, at det overordnede mål er å forebygge uønskede hendelser og minske konsekvensene dersom de skulle oppstå. KD gir også føringer for arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap gjennom det årlige tildelingsbrevet etter fastsatt statsbudsjett. Beredskapsplaner skal bygge på regelmessige risiko- og sårbarhetsanalyser, og at kriseøvelser skal gjennomføres årlig. KD stiller som krav til underliggende virksomheter at det skal arbeides systematisk med å styrke ledernes og organisasjonenes grunnleggende holdninger og kultur knyttet til erkjennelse av risiko, til gjennomføringsevne og samhandling, IKT-utnyttelse og til resultatorientert lederskap, etter «NOU 2012:14 Rapport fra 22.juli-kommisjonen». Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har som nasjonal fagmyndighet på området fastsatt en norm som omhandler de fire anerkjente fasene av systematisk beredskapsarbeid som NTNU skal benytte: 2016-10-05 3
Evaluere og utvikle sikkerhets- og beredskapsarbeidet ved rutiner for ajourhold, beredskapsgjennomgang med totalvurdering og tilsyn av arbeidet Fase 4: Evaluering og utvikling Fase 1: Kartlegging Kartlegge risikosituasjoner, krav og forventninger Utarbeide kriseplaner, styrke beredskapskompetansen, ivareta sikkerhet og beredskap i planlegging, tjenesteyting og saksbehandling Fase 3: Gjennomføring Fase 2: Mål og organisering Sette virksomhetsmål og organisere arbeidet med sikkerhet og beredskap Systematisk beredskapsarbeid ved NTNU etter modell fra DSB 3. NTNUs mål for beredskap Gjennom systematisk beredskapsarbeid skal NTNU forberedes på å effektivt kunne respondere på en krisesituasjon med et riktig organisert, bemannet og øvet beredskapsapparat. Det er et overordnet mål å minimere konsekvensene av en oppstått krisesituasjon, og å raskt kunne opprette normaltilstand. 3.1 Mål for risikostyring, beredskapsplanlegging og hendelseshåndtering NTNU skal ha beredskap som er fundamentert i risikobasert tilnærming. Risikoanalyser skal gjennomføres regelmessig, minimum annethvert år eller oftere ved endring i forutsetninger. Aktiviteter innen NTNUs kjernevirksomhet og daglige virke skal vurderes opp mot sannsynlighet for at uønskede situasjoner kan oppstå og påfølgende konsekvens. NTNU skal redusere de umiddelbare virkningene av en krisesituasjon, og de langsiktige effektene den vil ha på NTNUs virksomhet og samfunnsoppdrag, ved å utarbeide overordnet og lokale beredskapsplaner med utgangspunkt i risikoanalyser. Beredskapsplanenes tiltaksplaner, implementeres ut fra risikoutsatthet. Tiltak skal være både forebyggende og forberedende for implementering dersom det oppstår en hendelse. Det skal tildeles ansvar for utvikling og vedlikehold av beredskapsplanene. Planene skal være dynamiske dokumenter som er gjenstand for periodisk og/eller behovsstyrt oppdatering og revisjon. Tiltaksplaner og implementerte tiltak skal evalueres opp mot den risiko de er satt inn for å redusere og håndtere. Videre skal håndtering av hendelser evalueres slik at læringsmomenter tas med som bidrag til å sikre at beste praksis etableres. 2016-10-05 4
Overordnet beredskapsplan skal Fastsette beredskapsansvaret i virksomheten, herunder sentralt og lokalt nivå Gjøre etablert beredskapsorganisasjon i stand til å respondere på alle hendelser NTNU kan bli utsatt for Beskrive roller til ledere og ressurspersoner herunder hva som forventes av den enkelte i kriser og katastrofer Systematisere roller og ansvar for å gi et rammeverk som reflekterer prinsipper og prosesser for beredskapsarbeid, herunder ansvar-, nærhet-, likhet- og samvirkeprinsippene Ivareta beste praksis for innsatsplaner ut fra scenarier identifisert i ROS-analyser Foreskrive erklæringen av «høynet beredskap» og aktivering av planen Legge til rette for samvirke med lokale virksomheter, samarbeidspartnere, kommune, etater, departement og nødetatene under kriser og katastrofer Inkludere vedlegg med spesifikke retningslinjer, ressurslister m.v. etter behov 3.2 Mål for etablert beredskapsorganisasjon NTNUs beredskapsorganisasjon skal bestå av relevante funksjoner som har ansvar for og myndighet over tilgjengelig kompetent personell og øvrige ressurser. Videre skal sentrale ressurspersoner som direkte støtter lederfunksjonene inngå. Beredskapsorganisasjonens lederskap skal kjennetegnes av en grunnleggende holdning og kultur knyttet til erkjennelse av risiko, til gjennomføringsevne og til samhandling. Beredskapsorganisasjonen skal bygges etter kjente prinsipper der det daglige linjeansvaret også gjelder i krisesituasjoner: Ansvarsprinsippet som betyr at den som har et ansvar i en normalsituasjon også har dette ansvaret i tilfelle ekstraordinære hendelser. Likhetsprinsippet som betyr at den organisasjonen som skal håndtere en krise, er mest mulig lik den daglige organisasjonen. Nærhetsprinsippet som betyr at kriser skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet som innebærer initiativ til at krisehåndteringen samordnes og koordineres mellom de involverte. NTNU har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering 3.3 Mål for varsling og mobilisering NTNU skal effektivt komme i gang med krisehåndtering når en hendelse har oppstått. Rask og effektiv varsling og mobilisering av NTNUs beredskapsorganisasjon er ansett som kritisk. Det skal etableres varslingslister for alle enheter med beredskapsorganisasjon, som samlet sett utgjør NTNUs varslingsliste. Listen skal inneholde navn, funksjon og kontaktinformasjon for personer med ansvar / rolle i beredskapsorganisasjonen, og den skal holdes oppdatert og framsendes NTNUs beredskapstelefon ved endringer. Både på sentralt og lokalt nivå vil det være forskjellige grunner til at personer som bekler roller i beredskapsorganisasjonen er oppført på varslingsliste. Dette avhenger av hvilken jobb de til daglig utfører og har ansvar innenfor. Personell som er oppført på 2016-10-05 5
varslingsliste skal vite hva det innebærer å stå på listen, både når det gjelder forventet tilgjengelighet, responstid og hva som forventes ved oppmøte når mobiliseringsvarsel er gitt. 3.4 Mål for opplæring og øving Personell som bekler roller og utøver funksjoner i NTNUs beredskapsorganisasjon skal ha generell opplæring innen beredskap og krisehåndtering, samt tilpasset opplæring for egen rolle og funksjon ved mobilisering. Alt beredskapspersonell, og alle administrative enheter med beredskapsorganisasjon, skal øves regelmessig og minimum en gang pr år. Det kan gjennomføres ulike øvingsformer i spennet enkle varslingsøvelser, skrivebords-/simulerings-/spilløvelser, til store øvelser med markører og faktisk ressursinnsats. Øvelser skal besørge at både de enkelte funksjoners roller øves og at beredskapsgruppen(e) utøver samhandling mellom rollene. Dette fordrer at øvingsscenarier både har individuell tilpassing og tilrettelegging for å øve hele beredskapsgruppen. Øvelsene skal ha utgangspunkt i relevant scenario fra risikoområder der en krise kan oppstå, ut fra gjeldende risikoanalyse og beredskapsplan. Alle øvelser skal ha læringsmål forankret i ledelsen, og skal evalueres i etterkant i forhold til måloppnåelse. Ledelsen lokalt og sentralt eier ansvaret for at øvelser og evaluering gjennomføres. 3.5 Mål for samvirke Ved krisesituasjoner som berører andre virksomheter eller er av slik art at det vil omfatte samfunnsmessige konsekvenser skal NTNU legge til rette for samvirke med nødetater og andre involverte virksomheter. Der NTNU i det daglige har tett samarbeid skal det vurderes om det er hensiktsmessig å ha felles planer eller avtaler som regulerer elementer med felles grensesnitt i beredskapen. Eksterne virksomheter og nødetater skal involveres i arbeid med ROS-analyser og det skal legges til rette for felles øvelser der det anses formålstjenlig. 4. Ansvar 4.1 Sentral beredskap / Nivå 1 Organisasjonsdirektør er delegert myndighet som øverste beredskapsansvarlig for NTNU. Gjennom risikobasert tilnærming, har organisasjonsdirektør ansvar for innføring av identifiserte risikoreduserende tiltak, og skal ha en bevisst aksept av virksomhetens rest-risiko. Dette innebærer det overordnede ansvaret for det systematiske beredskapsarbeidet som beskrevet i denne politikken, herunder; gjennomgang og føringer for utvikling av en risikobasert, helhetlig beredskapsplan, og implementering av prosesser og prosedyrer til rektor og lederlinjen. Organisasjonsdirektør er også delegert det overordnede ansvar for alle ledd i prosessen rundt måloppnåelse og evaluering knyttet til opplæring, øvelser og hendelseshåndtering, til organisasjonens grunnleggende holdning og kultur for erkjennelse av risiko, samt ansvar for ajourhold av overordnet planverk og dokumentasjon. Beredskapsansvarlig for NTNU vil i en krisesituasjon ivareta prosesser på sentralt nivå og lede sentral beredskapsgruppe. 2016-10-05 6
4.2 Lokal beredskap / Nivå 2 Lokal beredskapsleder er ansvarlig for alle forhold tilknyttet beredskap i den delen av NTNU der de er tildelt ansvaret i det daglig virke. Ved fakultetene er dekan delegert myndighet som lokal beredskapsleder, og for fellesadministrasjonen er organisasjonsdirektør lokal beredskapsleder. Gjennom risikobasert tilnærming, har lokal beredskapsleder ansvar for innføring av identifiserte risikoreduserende tiltak, og skal ha en bevisst aksept av rest-risiko. Lokal beredskapsleder har ansvaret for lokal beredskapsplan, og at denne er i sammenheng med overordnet planverk. Lokal beredskapsplan skal skissere egen beredskapsorganisasjon. Lokal beredskapsleder er også delegert ansvar for alle ledd i prosessen rundt måloppnåelse og evaluering knyttet til opplæring, øvelser og hendelseshåndtering, til fakultetets grunnleggende holdning og kultur for erkjennelse av risiko, samt ansvar for ajourhold av lokalt planverk og dokumentasjon. Lokal beredskapsleder har ansvaret for at de prosesser, retningslinjer og prosedyrer som er gjeldende for NTNU implementeres lokalt og dokumenteres. I en krisesituasjon vil lokal beredskapsleder ivareta prosesser på lokalt nivå og besørge ledelse av lokal beredskapsgruppe. Dersom det besluttes å sette høynet beredskap skal alltid sentral beredskapsleder varsles. 5. Øvrige retningslinjer Følgende retningslinjer er utarbeidet under dette politikkdokumentet: Sentral beredskapsplan med vedlegg Lokale beredskapsplaner Intranett-sider der informasjon og planer er samlet: http://innsida.ntnu.no/beredskap 6. Gyldighet og revisjon Denne politikk er fastsatt av rektor og gjelder for alle administrative enheter ved NTNU. Utøvende myndighet og revisjonsansvarlig er organisasjonsdirektør. Rektor, 2016-XX-XX 2016-10-05 7