Systematisk samfunns-sikkerhets- og beredskapsarbeid i Steinkjer kommune

Transkript

1 Systematisk samfunns-sikkerhets- og beredskapsarbeid i Roald Steinmo

2 Innhold 1 Sikkerhet og beredskap på dagsorden Formell beslutning om å etablere en helhetlig beredskapsprosess Handlingsplan Informasjonsberedskap Styringsverktøy Prosesskart Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse Risikoreduserende tiltak Fastsette mål for sikkerhet og beredskap Visjon Hovedmål Delmål Organisering av sikkerhets- og beredskapsarbeidet styres ansvar Formannskapets ansvar Rådmannens ansvar Ansvarsprinsippet i Utarbeide krise-/beredskapsplaner Styrke beredskapskompetansen Sikkerhet og beredskap i kommunens planlegging og virksomhet Kommuneplanens langsiktige del Arealplanlegging Handlingsplan for sikkerhet og beredskap Sikkerhet og beredskap i saksbehandlingen og myndighetsutøvelse Hvor finnes beredskapsdokumentene Saksbehandling Oppgaver for tjenesteenhetene Evaluering og utvikling etter øvelser og krisesituasjoner Gjennomføre beredskapsgjennomganger... 10

3 1 Sikkerhet og beredskap på dagsorden Systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid handler om tiltak for å forebygge og effektivt kunne håndtere hendelser og situasjoner som truer liv, helse, miljø og viktige samfunnsverdier og krever ekstra innsats. Denne handlingsplanen handler om å forebygge og være forberedt på å håndtere situasjoner som er større enn de som det ordinære driftsapparatet takler til daglig. I Steinkjer har det vært flere større uønskede hendelser. Her nevnes forurensning av drikkevannet på 60-tallet, hvor mange personer fikk gulsott, leirskredet i Ogndalen i 2000, barnedrapssaken i 2002, storflommen i der skadene på installasjoner på Guldbergaunet var omfattende og Atleten var nær ved å bli undergravd og bussulykken i Verdal i 2007, hvor mange av de skadde passasjerene var fra Steinkjer. På landsbasis er terrorsaken i Oslo og på Utøya den mest dramatiske hendelsen. I Lillestrøm måtte mange innbyggere evakueres pga. gassutslipp fra en gasseksplosjon og i Bergen døde flere personer som følge av forurensning i drikkevannet (Giardia-epidemien). Hendelsen som ble definert som den verste etter andre verdenskrig i Bergen, førte til at mange personer er langtidsskadde og den har kostet Bergen kommune flere hundre millioner kroner. En suksessfaktor for å være best mulig forberedt, er at viktige aktører involveres i arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap og at det er en god politisk og toppadministrativ forankring. 2 Formell beslutning om å etablere en helhetlig beredskapsprosess 2.1 Handlingsplan Dette dokumentet er ment å oppfylle kommunens behov for å etablere en helhetlig beredskapsprosess. Gjennom handlingsplanen legges grunnlaget for å styre sikkerhets- og beredskapsarbeidet på en strukturert måte. Kartlegging, mål, organisering, gjennomføring og evaluering og utvikling er sentrale temaer i planen. Planen er laget slik at administrasjonen kan bruke den enten det er til planlegging, drift eller kontroll. Beredskapsarbeidet i kommunen er ikke noe "One man show". Avdelinger bør etablere arbeidsgrupper som jobber med ulike sikkerhets- og beredskapstemaer. Det skal brukes tid på å informere i organisasjonen og i forhold til andre berørte personer og instanser. Kommunen har per i dag ikke et beredskapsråd. Det anbefales at et slikt råd opprettes. 2.2 Informasjonsberedskap Kommunen skal ha en egen plan for informasjonsberedskap.

4 2.3 Styringsverktøy Kommunen har besluttet å bruke krisehåndteringsverktøyet CIM under beredskapsøvelser og kriser. Alle styringsdokumenter skal samles i kommunens kvalitetsstyringsverktøy, EQS. 2.4 Prosesskart Beredskapsprosessen kan framstilles slik: 3 Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse Det skal gjennomføres ROS-analysekritisk sikkerhets- og beredskapsblikk. Hvert fjerde år gjennomfører kommunen en overordnet for de områdene der dette synes fornuftig sett med et ROS-analyse. Neste overordnet ROS-analyse gjennomføres i Beredskapskoordinator er ansvarlig for at det etableres arbeidsgruppe(r) som skal gjennomføre analysen. Ansvaret for gjennomføringg av ROS-analyser ligger i linja slik den er definert i forhold til ansvar og myndighet. 4 Risikoreduserendee tiltak Risikoreduserende tiltak kan enten være skadeforebyggende, dvs. tiltak som settes inn mot årsakene til uønskede hendelser og som dermed minsker sannsynligheten for disse, eller skadebegrensende tiltak, dvs. tiltak som settes inn mot konsekvensene uønskede hendelser og som dermed minsker skadevirkningen av disse.

5 I kjølevatnet av ROS-analysen skal det fremmes forslag til tiltak og budsjett, som behandles i de ordinære plan- og budsjettprosessene, med mindre det er avdekket kritiske forhold som bør utbedres straks. 5 Fastsette mål for sikkerhet og beredskap 5.1 Visjon "Steinkjer den trygge kommunen" 5.2 Hovedmål Alle sektorer og nivåer i organisasjonen skal arbeide for å redusere risikoen for at uønskede hendelser skal skje og at konsekvensene av slike hendelser blir minst mulig. Når en uønsket hendelse skjer, skal kommunen være i stand til å håndtere krisen på en slik måte at skader på liv, helse og materielle verdier blir minst mulig. Beredskapsarbeidet skal kvalitetssikres skal være en pådriver og inspirator for å sikre at samfunnsviktige virksomheter/funksjoner i kommunen har tiltaksplaner for å løse sine primæroppgaver, når en uønsket hendelse inntreffer. 5.3 Delmål Alle kommunale virksomheter som innebærer en risiko for liv, helse og materielle verdier skal gjennomføre en ROS-analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse). Ansvaret for å gjennomføre en slik analyse ligger i linjeansvaret. Når ROS-analysen viser at det er nødvendig å iverksette forebyggende og/eller skadebegrensende tiltak, skal det utarbeides en tiltaksplan for det aktuelle risikoområdet. Ansvarlig leder skal sikre seg at ansatte har fått tilfredsstillende opplæring i bruk av utstyr mv. i henhold til forskrifter og retningslinjer. Opplæring skal dokumenteres med underskrift fra den som har fått opplæringen. 6 Organisering av sikkerhets- og beredskapsarbeidet 6.1 styres ansvar Kommunestyret har det overordnede ansvaret for kommunens beredskapsarbeid. Kommunestyret kan delegere myndighet til formannskapet, politiske utvalg og rådmannen. 6.2 Formannskapets ansvar. Formannskapet tar avgjørelser som ligger innenfor den rammen kommunestyret har vedtatt.

6 6.3 Rådmannens ansvar. Kommunestyret gir rådmannen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller type av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret har bestemt noe annet, jf. Kommunelovens 23 nr. 4. Henvisning: Lov om kommunal beredskapsplikt og forskrift om kommunal beredskapsplikt Rådmannen er delegert ansvaret som daglig leder for beredskapen innenfor de rammer politisk nivå har vedtatt. Rådmannen er strategisk leder for kommunens kriseledelse Rådmannen skal sørge for at avdelingene og stab utarbeider ROS-analyser og tiltaksplaner for de områder det er naturlig å ha en slik plan. Rådmannen skal påse at avdelings- og stabssjefer følger opp sitt beredskapsansvar gjennom at de utarbeider ansvarsmatriser for sin avdeling/stab. Rådmannen skal legge til rette for at avdelinger deltar/gjennomfører beredskapsøvelser minst en gang hvert år og at disse øvelsene blir evaluert. Rådmannen skal utarbeide plan for kriseledelsen med strategi for informasjonsberedskap. Rådmannen skal påse at administrasjonen har nødvendig kompetanse for å håndtere kriser. Rådmannen skal påse at avdelinger og stab dokumenterer sin aktivitet på en hensiktsmessig måte. Dette gjøres gjennom kommunens strategiplan, økonomiplan, budsjett og årsmelding. 6.4 Ansvarsprinsippet i. Sikkerhets- og beredskapsarbeidet i bygger på ansvarsprinsippet i den ordinære ordrelinja, dvs. at avdelingssjef har ansvaret for nødvendig sikkerhets- og beredskapsplanlegging innenfor sine respektive ansvarsområder. Der oppgaven er fordelt på flere avdelinger skal rådmannen peke ut en ansvarlig avdelingssjef. Beredskapsleder/ beredskapskoordinator ivaretar følgende oppgaver som rådmannen har ansvaret for: 1. Påse at avdelingene og stab utarbeider ROS-analyser og tiltaksplaner for de områder det er naturlig å ha en slik plan. Dette omfatter ROS-analyser både på overordnet nivå og innenfor arealplanleggingen. Planene rulleres hvert fjerde år. 2. Påse at avdelings- og stabssjefer følger opp sitt beredskapsansvar gjennom at de utarbeider ansvarsmatriser for sin avdeling/stab. 3. Legge til rette for at avdelinger deltar/gjennomfører beredskapsøvelser minst en gang hvert år og at disse øvelsene blir evaluert. 4. Påse at det blir utarbeidet en strategisk informasjonsplan for kriseledelsen.

7 5. Påse at administrasjonen har nødvendig kompetanse for å håndtere kriser. 6. Påse at avdelinger og stab dokumenterer sin aktivitet på en hensiktsmessig måte. 7. Utarbeide en kompetanse- og øvelsesplan for sikkerhets- og beredskapsarbeidet. 8. Koordinere og utarbeide en plan for kriseøvelse minst en gang hvert år, hvor de fleste avdelinger i kommunen øves. Øvelsene som planlegges skal samordnes med øvelser i regi av fylkesmannen og lokal redningssentral (LRS). 9. Påse at avdelinger og stab integrerer beredskapstiltakene i sine ordinære plan- og styringssystemer. 7 Utarbeide krise-/beredskapsplaner Kommunen skal ha en planer for: Kriseledelsen med strategi for informasjonsberedskap. Håndtering av kritiske hendelser innen ulike virksomheter som f.eks. evakuering, helseberedskap, brann og redning, sikker vannforsyning, akutt forurensning, smittevern, nødstrøm, nødkommunikasjon, vern om kulturelle verdier og rette opp skadet infrastruktur. Særlover stiller krav til at det skal være planer for: o Smittevern o Helse og sosial o Vann o Avfall o Under "Beredskap og krise" i EQS finnes en oversikt som viser kommunens beredskapsplaner. Av oversikten skal det framgå hvem som har ansvaret for planen, når den er utarbeidet, hvem som har hatt ansvaret for utarbeidelsen og når planen skal revideres. 8 Styrke beredskapskompetansen Kommunen trenger beredskapskompetanse i både forebyggende arbeid og krisehåndtering. De ansatte skal tilføres kunnskap om hvordan de gjennomfører risiko- og sårbarhetsanalyser, utarbeide kriseplaner og integrere sikkerhet og beredskap i ordinære plan- og styringsprosesser. Aktuelle tiltak kan være kurs, informasjonstiltak, øvelser og å utveksle erfaringer med andre kommuner. Det skal utarbeides en kompetanse- og øvelsesplan for sikkerhets- og beredskapsarbeidet. Denne planen er samordnet med kompetanseplan for.

8 Minst en gang hvert år skal det gjennomføres en kriseøvelse hvor alle avdelinger i kommunen øves. Øvelsene som planlegges skal samordnes med øvelser i regi av fylkesmannen og lokal redningssentral (LRS). 9 Sikkerhet og beredskap i kommunens planlegging og virksomhet 9.1 Kommuneplanens langsiktige del Her legges det føringer for hva kommunen vil gjøre for å følge opp myndighetenes krav og forventninger til beredskapen og hva kommunen vil gjøre for å nå målene for kommunens arbeid med sikkerhet og beredskap. Avdelings- og stabssjefer er ansvarlig for at samfunnssikkerhet og beredskap innenfor sitt respektive ansvarsområde blir ivaretatt. Kommunen skal integrere beredskapstiltakene i sine ordinære plan- og styringssystemer. 9.2 Arealplanlegging I henhold til plan- og bygningsloven har kommunen et ansvar for sikker bruk av arealer og bygninger. Risikosituasjonen påvirkes i stor grad av arealbruken. I forbindelse med kommuneplanens arealdel skal det gjennomføres en ROS-analyse som omfatter hele kommunen. Det skal videre utarbeides ROS-analyser parallelt regulerings- og bebyggelsesplaner før utbygging. Ved arealplanlegging skal minimum følgende vurderes med hensyn til risiko: o Naturbasert sårbarhet o Virksomhetsbasert sårbarhet o Viktig infrastruktur o Drikkevann og avløp o Terrorisme og sabotasje 10 Handlingsplan for sikkerhet og beredskap skal hvert fjerde år utarbeide en overordnet ROS-analyse, som danner grunnlag for å utarbeide en handlingsplan for kommunens skadeforebyggende arbeid. Følgende hovedområder vurderes: o Naturpåkjenninger o Bortfall av vann o Uønskede hendelser relatert til helse og omsorg o Uønskede hendelser relatert til skole og barnehage o Ulykker o Andre uønskede hendelser

9 I tillegg til ovennevnte hovedområder vil tjenesteenheter gjøre egne ROS-analyser innenfor sitt respektive ansvarsområde (f.eks. brann, mobbing, bortfall av vann og strøm mm) utarbeide egne ROS-analyser og handlingsplaner. 11 Sikkerhet og beredskap i saksbehandlingen og myndighetsutøvelse 11.1 Hvor finnes beredskapsdokumentene Overordnet plan for kommunens beredskapsarbeid, plan for kommunens kriseledelse, beredskapsplaner og andre viktige styringsdokumenter er gjort tilgjengelig for alle ansatte i kommunen gjennom EQS (kvalitetsstyringssystemet). I tillegg er disse dokumentene linket opp mot krisehåndteringsverktøyet CIM og kommunens hjemmeside/kriseside. Kommunens beredskapskoordinator er ansvarlig for at siste godkjente dokumenter er tilgjengelig, slik som ovenfor beskrevet Saksbehandling Som en grunnleggende premiss for den kommunale saksbehandlingen skal det vurderes hvilke konsekvenser en sak vil få i forhold til sikkerhet og beredskap. Herunder skal det tas hensyn til ROS-analyser og andre kartlegginger av risikoforhold. Sjekklister benyttes til å vurdere sikkerhet og beredskap i saksbehandlingen. Utfylte sjekklister skal følge saken som dokumentasjon. Beredskapstiltak som ikke kan gjennomføres innenfor budsjettrammen, skal straks legges fram til politisk behandling med forslag til tiltak Oppgaver for tjenesteenhetene For å integrere sikkerhet og beredskap i den daglige tjenesteyting skal den enkelte tjenesteenhet klargjøre følgende: Avklare tjenesteområdets ansvar og oppgaver Kartlegging av risikofaktorer Videreføre kommunens overordnede beredskapsmålsettinger Utarbeide nød prosedyrer eller kriseplaner for de områder der dette er nødvendig Gjennomføre tiltak for å forebygge kriser Holde ROS-analyser og tiltaksplaner oppdatert Årlig gjennomgang av planer med sikte på oppdatering og evt. revisjon. Sørge for at drifts- og investeringsmidler blir fulgt opp i ordinære budsjettog plansammenheng Rapportere to ganger per år til rådmannen, sammen med økonomi- og HMS-rapporteringen, på om rutinene for sikkerhets- og beredskapsarbeidet følges opp, jf. dette dokumentet Integrere sikkerhet og beredskap i de ordinære plan- og styringssystemene.

10 12 Evaluering og utvikling etter øvelser og krisesituasjoner For å kunne holde ressursoversikter og planer oppdatert, er det viktig at organisasjonen med jevne mellomrom gjennomgår beredskapen med sikte på oppgradering, evaluerer øvelser og setter inn ressurser og kompetansetiltak, når dette er nødvendig. Følgende rutine gjelder: ROS-analyser og tiltaksplaner gjennomgås en gang hvert år med sikte på oppdatering/revisjon og forbedring. Evalueringsrapporter etter beredskapsøvelser gjennomgås senest etter ett år med sikte på å kontrollere at foreslåtte tiltak er videreført/utført. Det gjennomføres minst en samling/øvelse hvert år med de ansatte for å sikre seg at alle kjenner til sikkerhetsbestemmelser og rømningsplaner etc. Avdelingen gjennomfører minst en årlig internrevisjon der beredskap og sikkerhet inngår som revisjonstema. Egen sjekkliste benyttes til oppfølging av avdelingens og tjenesteenhetens ansvar og oppgaver innenfor beredskap og sikkerhet. Når det avdekkes behov for oppdatering av kunnskap i avdeling/tjenesteenhet, tas dette inn som opplæringstiltak i kompetanseplanen. 13 Gjennomføre beredskapsgjennomganger Kommunen skal minimum hvert fjerde år, men helst hvert andre år, gjennomføre en beredskapsgjennomgang, som er en totalvurdering av hensiktsmessigheten og effektiviteten av sikkerhets- og beredskapsarbeidet. En slik sak skal legges fram for kommunestyret til godkjenning. En beredskapsgjennomgang skal bl.a. inneholde følgende: Er beredskapen i samsvar med krav og retningslinjer fra myndighetene? Er beredskapen i henhold til de mål kommunen har satt seg? Blir planlagte sikkerhets- og beredskapstiltak gjennomført? Er målsettingen hensiktsmessig i praksis og dekkende for den sikkerhet og beredskap kommunen bør ha? Har risikobildet endret seg og er dette fulgt opp i kommunens beredskap? Er arbeidet hensiktsmessig organisert? Følges rutinene for sikkerhets- og beredskapsarbeidet opp, jf. dette dokumentet og er sikkerhet og beredskap faktisk integrert i øvrige plan- og styringssystemer? Blir ajourhold gjennomført som forutsatt i denne planen? Blir øvinger og andre kompetansetiltak gjennomført som forutsatt? Blir forbedringspunkter avdekket gjennom ajourhold, øvelser og reelle hendelser fulgt opp? Hvilke forhold begrenser kommunens arbeid for bedre sikkerhet og beredskap (prioritering administrativt/politisk, økonomisk situasjon, personellressurser, kompetanse innen sikkerhet og beredskap)?

11 Beredskapsgjennomgangen kan gjennomføres ved gjennomgang av ROSanalyser, kriseplaner, beredskapsrutiner, kvalitetssikringssystemer, budsjetter, årsberetninger, kommuneplanen og andre planer, beredskapsevalueringer, åpne møter, samt interne og eksterne revisjoner.