VENNESLA KOMMUNE. Internkontroll Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet

Transkript

1 VENNESLA KOMMUNE Internkontroll Kvalitetssikringssystem for beredskapsarbeidet Bakgrunn Direktoratet for sivilt beredskap laget i mai 2001 en veileder om: Systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid i kommunene. Her påpekes det at kommunene må ha et kvalitetssystem for beredskapsarbeidet. Fylkesmannen i Vest Agder har sammenfattet veilederen i et forslag til oppsett for kvalitetssikringssystem. Vennesla kommune har på denne bakgrunn lagt vekt på å lage et kortfattet system for kvalitetssikring som inngår i ei helhetlig ramme i Beredskapspermen. Denne omhandler: Plan for kriseledelse, plan for helsemessig og sosial beredskap, plan for smittevern, overordnede risiko og sårbarhetsanalyser med tiltakskort og handlingsplan, enhetenes ros-analyser med tiltakskort. Godkjent av kommunestyret Revideres innen Vennesla Svein Skisland, rådmann

2 Internkontrollen i fire faser Illustrasjon av hvordan internkontrollsystemet organiseres og hvordan planer og dokumenter årlig oppdateres og ajourføres Fase 1: Kartlegging. Sette opp krav og forventninger til kommunens sikkerhet og beredskap. Gjennomføre ROS-analyse og forestå risikoreduserende tiltak Fase 2: Mål og organisering Sette opp mål for sikkerhet og beredskap i kommunen. Formell avklaring av oppgave- og myndighetsfordeling. Ansvarsprinsippet må gjelde. Fase 4: Evaluering og utvikling Evaluere og utvikle sikkerhets- og beredskapsarbeidet ved rutiner og ajourhold. Fylle ut sjekklisten for dokumentasjon Fase 1: Kartlegging Fase 3: Gjennomføring Utarbeide kriseplaner. Styrke krisehåndteringskompetansen. Ivareta sikkerhet og beredskap i planlegging, tjenesteyting og saksbehandling. Øve ansatte i planer og ferdigheter. Det er lovverket som gir kommunen rammer for beredskapskvaliteten. Disse omfatter: Lov om kommunal beredskapsplikt Lov om helsemessig og sosial beredskap Plan- og bygningsloven Beredskap mot akutt forurensing Brann og eksplosjonsvern Sikkerhet for drikkevann 2

3 Med hjemmel i Lov om kommunal beredskapsplikt av 25. juni 2010 er det innført Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22. august Denne trådte i kraft 7. oktober Kommunestyret hadde en gjennomgang av de helhetlige ros-analysene Den helhetlige ros-analysen er i realiteten en kartlegging av de beredskapsmessige utfordringene i kommunen. Disse revideres hvert andre år og legges frem til politisk behandling en gang i hver valgperiode. Ros-analysene følges opp gjennom tiltakskort og ved behov også gjennom en handlingsplan som avklarer ansvar og tidsfrister. Disse revideres årlig. Plan for kriseledelse, plan for helsemessig og sosial beredskap, plan for smittevern og beredskapsplan for skole og barnehage har også ei årlig oppdatering på administrativt nivå. En gang i hver valgperiode legges planene frem til politisk behandling. Enhetene og seksjonene har egne stedsspesifikke ros-analyser/tiltakskort som revideres hvert andre år. Med bakgrunn i erfaringer fra dette, prioriteres opplæring og øvelser innen beredskap. I tillegg til lovverk med tilhørende forskrifter og merknader, er det kommunens egne risiko- og sårbarhetsanalyser som utgjør planforutsetningene for arbeidet med sikkerhet og beredskap. Fase 2: Målsetting og organisering Visjon og hovedmål for beredskapsarbeidet er nedfelt i kommuneplanen. Arbeidsmålene fremgår av sektorplanene. (Dette gjennomføres som en del av revisjonsarbeidet.) Kommunestyret fastsetter overordnede mål og planer for beredskapsarbeidet i kommunen.. Administrasjonen Plan for kriseledelse avklarer hvordan rådmannen har fordelt ansvaret innen beredskap i linja. Dette konkretiseres ytterligere i sektorplanene. Ansvarsprinsippet gjelder. Dvs at den som har det daglige ansvaret tar ansvar ved behov i egen enhet/seksjon. 3

4 Videre har rådmannen foretatt ei tydelig fordeling av ansvar og oppgaver ved at kommunalsjef for samfunnsutvikling har et overordnet ansvar for beredskapsplaner. Kommunalsjef for helse- og omsorg og kommunalsjef for oppvekst har på samme måte et overordnet ansvar for planer og tiltakskort i sine respektive sektorer. Kommuneoverlegen/smittevernlegen har med hjemmel i helselovgivningen et tydelig faglig ansvar innen smittevern. Rådmannen har lagt til rette for ei effektiv gjennomføring av beredskapsarbeidet på overordnet nivå, ved å opprette en funksjon for beredskapskoordinator med følgende ansvar/oppgaver: Plan for kriseledelse, utarbeide forslag og vedlikeholde Plan for helsemessig og sosial beredskap, utarbeide forslag og vedlikeholde Plan for skole og barnehage, utarbeide og vedlikeholde Ros-analyser, ta initiativ og gjennomføre revisjon Sekretær for beredskapsrådet Deltar i kriseledelsen Leder sekretariatet, jf plan for kriseledelse Bistår rådmannen med planlegging og gjennomføring av øvelser Bistår kommunalsjefene med planlegging og gjennomføring av øvelser Følge opp spørsmål mht sikkerhetsklarering av ordfører, rådmann, kommunalsjef og koordinator Følge opp årlig internkontroll av beredskapsarbeidet Søke ev fritak ved mobilisering Intern informasjon i kommunen om planverk i beredskapssammenheng Fremme beredskapsperspektivet i sektorplanene Være oppdatert mht beredskap Være kommunens kontaktperson mot Fylkesmannen i det praktiske beredskapsarbeidet Beredskapsrådet har en samordningsfunksjon i den lokale beredskapen mellom kommunale enheter/seksjoner, statlige etater, frivillige organisasjoner osv. Rådet har møte en gang i året. Fase 3: Gjennomføring Med utgangspunkt i ansvarsprinsippet gjennomfører enhetsleder/kommunalsjef utarbeiding av planer ros-analyser og tiltakskort ved egen virksomhet. Rådmannen følger opp dette i de årlige ledersamtalene. Illustrasjonen på neste side viser ei oppstilling over aktivistene innen beredskap over en tre års periode. I tillegg behandles som nevnt helhetlig ros og planverk av kommunestyret en gang i hver valgperiode. Det er enhetsleder/kommunalsjef som er ansvarlig for kompetanseutvikling og opplegg av kurs og øvelser i egen enhet/seksjon. Rådmannen har tilsvarende ansvar på overordnet nivå og i forhold til samarbeidspartnere utenfor den kommunale organisasjonen. 4

5 Illustrasjon: Tidslinje med aktiviteter Jan 2012 Overordnet ros med handlingsplan Sjekkliste til rådmann og fylkesmann Revisjon ros Revisjon av kvalitetssystem Revisjon Plan for skole/barnehage Revisjon H/S plan Øvelse i enhetene Juli 2012 Sak til kommunestyret om - Helhetlig ros - Kommunens beredskapsplaner - Kommunens kvalitetssystem Øvelse i kriseledelsen Brannøvelse i enheter/seksjoner Sjekkliste til enheter/seksjoner Jan 2013 Sjekkliste til rådmann og fylkesmann Revisjon Plan for kriseledelse Revisjon H/S plan Revisjon kvalitetssystem Øvelse i enhetene Juli 2013 Øvelse i kriseledelsen Brannøvelsen i enheter/seksjoner Sjekkliste til enheter/seksjoner 2014 Januar: Sjekkliste til rådmannen og fylkesmannen September: Øvelse i kriseledelsen Desember: Sjekkliste til enheter og seksjoner Fase 4: Evaluering og utvikling Enhetsleder/kommunalsjef sjekker i desember hvert år status på beredskapsarbeidet i egen virksomhet ved å fylle ut kommunens sjekkliste. Leder setter selv i verk korrigerende tiltak med hjemmel i delegert myndighet innen sitt ansvarsområde. Behov for tiltak ut over dette avklares med rådmannen og synliggjøres i rapporten som oversendes sammen med sjekklisten. Jf vedlagt sjekkliste og rapporteringsskjema. Rådmannen evaluerer i januar/februar hvert år beredskapssituasjonen for kommunens samlede virksomhet. Dette gjøres blant annet ved fylle ut sjekkliste som oversendes til Fylkesmannen. Dersom det er behov for korrigerende tiltak, blir disse synliggjort og effektuert. 5