Vågsøy kommune Møteprotokoll Valgstyre Møtested: Formannskapssalen, 3. etg. Rådhuset Møtedato: 12.03.2015 Tidspunkt: 17:50-18:10 Til behandling: Saksliste nr. 001/15-004/15 Medlemmer: H - Morten Andreas Hagen (Leder) AP - Kristin Maurstad (Nestleder) BR - Einar O. Midtbø (Medlem) FRP - Sølvi Grov (Medlem) H - Anett Berg (Medlem) KRF - Dag Almenning (Medlem) SP - Asgeir Solheim (Medlem) V - Edvard Johan Iversen (Medlem) Forfall: V - Marit Sætren (Medlem) Av 9 medlemmer møtte: 8. Totalt frammøtte: 8. Fra administrasjonen møtte: tjenesteleder Service, Linda A. Myhre Larsen. Måløy, 12.03.2015 Morten A. Hagen ordfører Irene Sivertsen konsulent
Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 001/15 Godkjenning av møteprotokoll 002/15 Referatsaker 003/15 Kommunestyre- og fylkestingsvalet 2015 - Informasjon - Fullmakt til leder av Valgstyret 004/15 Lister og listebehandling kommunestyrevalget 2015 for Vågsøy Tjenesteleder Service, Linda A. Myhre Larsen informerte om at det per e-post 12.03.2015 er sendt ut mal til politikerne for hvordan ei partiliste skal se ut. Dette etter retningslinjer fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet.
Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Møtedato Saksnummer Valgstyre 12.03.2015 001/15 Endelig vedtak i: Valgstyre Arkivsaknr.: 15/302 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Godkjenning av møteprotokoll Rådmannens innstilling Møteboken godkjennes som den foreligger. 12.03.2015 Valgstyre Møtebehandling: Ingen merknader. Votering Rådmannens innstilling enstemmig godkjent. VALG-001/15 Vedtak: Møteboken godkjennes som den foreligger. Møteprotokoll fra møte 09.09.2013ligger i Politikerportalen og på kommunens hjemmeside.
Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Møtedato Saksnummer Valgstyre 12.03.2015 002/15 Endelig vedtak i: Valgstyre Referatsaker Arkivsaknr.: 15/301 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Rådmannens innstilling Meldingene tas til etterretning som de foreligger. 12.03.2015 Valgstyre Møtebehandling: Ordfører Morten A. Hagen og tjenesteleder Service, Linda A. Myhre Larsen orienterte. Votering Rådmannens innstilling enstemmig tatt til etterretning. VALG-002/15 Vedtak: Meldingene tas til etterretning som de foreligger. Liste over dokumenter til orientering: Nr Dok.ID Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 1 14/7211 I 12.06.2014 2 14/11852 I 17.10.2014 Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepart ementet Det kongelige kommunal- og moderniseringsdepart ementet Kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2015 - fastsetting av valgdag - 14.09.2015 Påmelding til opplæringskonferanser i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 3 14/12976 I 13.11.2014 Registrering av to personer Det kongelige med ansvar for praktisk kommunal- og valggjennomføring i moderniseringsdepart kommunen/fylkeskommunen ementet 2015 4 15/932 I 21.01.2015 Det kongelige Kommunestyrevalget og
kommunal- og moderniseringsdepart em fylkestingsvalget 2015 - oversikt over registrerte politiske partier som kan stille liste etter forenklet regelverk 5 15/1527 I 29.01.2015 Reform AS Til valgansvarlig - Valgutstyr 6 15/2683 I 05.03.2015 Sogn og Fjordane Fylkeskommune Kontaktinformasjon og tal valdagar i dykkar kommune
Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Møtedato Saksnummer Valgstyre 12.03.2015 003/15 Endelig vedtak i: Valgstyre Arkivsaknr.: 15/330 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Kommunestyre- og fylkestingsvalet 2015 - Informasjon - Fullmakt til leder av Valgstyret Rådmannens innstilling 1. Valgstyret har ikke merknader til orienteringen om kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015. 2. Leder i valgstyret får de nødvendige fullmakter i forbindelse med valget, under dette: a. Fastsette fristen for partiene til å bestille manntall og stemmesedler b. Gi fritak og peke ut nye medlemmer til stemmestyrene c. Utpeking av stemmemottakere for forhåndsstemmingen d. Opplegg for forhåndsstemmingen på institusjoner e. Opplegg for ambulerende stemmemottak 12.03.2015 Valgstyre Møtebehandling: Valgdag: Tjenesteleder Service, Linda A. Myhre Larsen informerte om at det før nyttår ikke ble laget sak til behandling om å avvikle 2 valgdager, og at det er ikke tatt med i budsjettet. Dette grunnet at Vågsøy kommune alltid har hatt 1 valgdag. Valglova sier også at man ikke kan stå på liste og samtidig være delaktig i valglokalene, derav nye stemmestyrer for Kommunestyret 2015. Administrasjonen sjekker opp om dette også gjelder for Kirkevalget 2015. Stemmekrets / lokaler: Diskusjon rundt de fire stemmekretsene Raudeberg, Måløy, Skavøypoll og Bryggja og om lokalene er tilrettelagt alle velgere. Ved Skavøypoll skule har man frem til nå benyttet gymsalen. Det er tenkt ombygging på skolen, og det ble foreslått å benytte seg av Samfunnshallen om gymsalen ikke er tilgjengelig. På Raudeberg har man frem til nå benyttet bedehuset, og det ble foreslått om gymsalen på Raudeberg skule er et bedre egna lokale.
Administrasjonen sjekker opp lokalene evnt. ser etter andre muligheter til neste møte i Valgstyret som er 21.05.2015. Manntall: Tjenesteleder Service opplyser at i følge Valgloven har alle partier krav på hvert sitt manntall. Om man ønsker mer enn ett manntall må dette faktureres det enkelte parti. Stemmested: Tjenesteleder Service orienterte at man ved hvert valg har avholdt forhåndsstemmegivning på helse- og sosialinstitusjonene i Vågsøy. Kommunal- og moderniseringsdepartementet oppmoder kommunene å ha fokus på unge velgere i alderen 18-25 år. Et godt alternativ til forhåndsstemmested kan derfor være Måløy videregående skole. Kommunen vil fortsette med langåpent noen torsdager og et par lørdager før valgdagen, ved Servicetorget på Rådhuset. Votering Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. VALG-003/15 Vedtak: 1. Valgstyret har ikke merknader til orienteringen om kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015. 2. Leder i valgstyret får de nødvendige fullmakter i forbindelse med valget, under dette: a. Fastsette fristen for partiene til å bestille manntall og stemmesedler b. Gi fritak og peke ut nye medlemmer til stemmestyrene c. Utpeking av stemmemottakere for forhåndsstemmingen d. Opplegg for forhåndsstemmingen på institusjoner e. Opplegg for ambulerende stemmemottak Aktuelle lover, forskrifter og plandokument Valgloven Valgforskriften Bakgrunn for saken Forberedelser til, og gjennomføring av kommune- og fylkestingsvalget 2015, i Vågsøy kommune. Saksopplysninger / fakta Valgdag: Valgdagen for kommune- og fylkestingsvalget 2015 er satt til mandag 14.09.2015. Hvert enkelt kommunestyre kan i samsvar med valgloven 9-2 nr. 2 bestemme om det i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen. De kommuner som ønsker det kan holde valg også søndagen 13.09.2015. Vedtak om evt. valgdag søndag også, må treffes senest samtidig med budsjettet for det året valget skal holdes.
Det har i Vågsøy ikke vært valgdag søndagen. Det har heller ikke vært valgdag søndagen i noen kommuner i fylket. En har i stedet utvidet anledningen til å forhåndsstemme på noen langdager og/eller de to siste lørdagene før forhåndsavstemmingen har vært avsluttet. Forhåndsstemmingen avsluttes fredag før valget, dvs. 11.09.2015. En ser ingen grunn til å fravike endags-valg for Vågsøy. To-dagers valg krever et helt annet opplegg og det medfører ekstra kostnader for kommunen. Valgdag søndagen også er ikke budsjettert med i budsjett for 2015. Valglov: Det har i Valgloven og Valgforskriften vært følgende viktige endring ved valgene i 2011 og 2013: Viktigste endringer ved kommune- og fylkestingsvalget i 2011 var: - Det er enklere å få fritak fra å stå på valglister - Krav til forsegling av valgurner - Krav om at listekandidater ikke kan ha oppgaver i valglokalet (denne endring tredde ikke i kraft før 01.01.2012) Endringer i Valgforskriften ved stortingsvalget i 2013 var: - Krav til utforming av stemmesedler ved Stortingsvalg Viktige lovbestemte frister: 31. mars: siste frist for å gjøre endringer i valgkretsene 31. mars: innleveringsfrist for listeforslagene (til valgstyret for kommunestyrevalget og til fylkesvalgstyret for fylkestingsvalget) 20. april: siste frist for å tilbakekalle listeforslag 1. juni: siste frist for å godkjenne listeforslagene 30. juni: skjæringsdato for manntallet (dvs. at det er denne dato som avgjør i hvilken kommune du skal stemme) Tidlig i juli: utlegging av manntallet, som skal ligge ute til valgdagen. Manntallet blir oppdatert forløpende. 1. juli: forhåndsstemmingen tar til utenriks 1. juli: tidligstemming starter og går frem tom. 9. august 10. august: den ordinære forhåndsstemmingen starter. Forhåndsstemmene må være kommet frem til valgstyret senest valgdagen 14. september: valgdag Valgstyret skal m.a. fastsette frister for: å søke om fritak for å stå på valgliste å kreve stemmesedler til partiene partiene til å kreve "gratiseksemplar" av manntallet Stemmekretsene: Valgloven 9-3 sier at kommunestyret, eller valgstyret etter delegasjon, avgjør hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. De siste valgperioder har det vært 4 stemmekretser i Vågsøy: Raudeberg, Måløy, Skavøypoll og Bryggja. Dette fungerer godt og en har ikke fått merknader på dette tidligere. En ser derfor ingen grunn til å endre på dette. Stemmestedene i kretsene har i lang tid vært Raudeberg Bedehus for Raudeberg, Frelsesarmeen for Måløy, Skavøypoll skule for Skavøypoll og Bryggja grendahus for Bryggja krets.
Fristen for endringer i valgkretser er 31.03. i valgåret, men en har ikke sett noen grunn til å foreslå endringer for Vågsøy. Fastsetting av frister: Partiene har krav på et gratiseksemplar av manntallet dersom de bestiller dette innen den frist valgstyret setter. Partiene kan i tillegg for egen regning bestille spesialmanntall (f.eks. over førstegangsvelgere), men all bestilling må skje gjennom valgstyret. Partiene kan også be valgstyret om opptrykte stemmesedler for sitt parti. Også her bør det settes en frist for bestilling. Det er vanligvis ikke mange som ber om fritak fra å stå på valglistene da partiene jevnt over har spurt kandidatene om de er villige til å stå på liste. Frist for å levere listeforslagene er 31. mars kl. 12.00. Mandag 20. april er siste frist for å tilbakekalle en liste. Siste frist for å godkjenne valglistene er 1. juni. I henhold til møteplan for 2015 skal Valgstyret ha et møte 21. mai for å godkjenne valglistene. Frist for å søke fritak fra å stå på liste bør settes til senest 10. mai. Behandling av evt. fritak fra å stå på valglister må behandles i Valgstyret 21. mai. Det vil bli lagt frem egen sak når det gjelder listene, fritak og godkjenning av lister. Stemmestyrene: Stemmestyrene som ble valgt i 2013 var kun valgt for Stortingsvalget 2013. Jfr. nytt krav i Valgloven gjeldende f.o.m. 01.01.2012, om at listekandidater ikke kan ha oppgaver i valglokalet, må det derfor velges nye stemmestyrer for kommune- og fylkestingsvalget i 2015. Det kommer helt sikkert inn søknader om fritak når valget nærmer seg. Det er praktisk at leder av valgstyret har fullmakt til å gi fritak og til å peke ut nye medlemmer. Dette blir også praktisert i andre kommuner. Ved Stortingsvalget i 2009 ble det vedtatt at stemmestyrene skulle få betaling med kr. 850,- for en hel dag og kr. 425,- for halv dag i valglokalet. Dette i tråd med godtgjørelsen som ble betalt ut for politiske møter. Egen sak om godtgjørelse for stemmestyrene vil komme til behandling på et senere tidspunkt. Fullmakt til leder i valgstyret: Fullmakt til lederen av valgstyret har vært gjort også ved tidligere valg. Ordføreren er leder av valgstyret med varaordføreren som nestleder. Frem mot valgdagen er det en rekke avgjørelser som må tas, og som er så kurante at det ikke er nødvendig å legge frem for valgstyret. Eksempel på dette er suppleringsvalg til stemmestyrene (om tidsfristene blir korte), utpeking av stemmemottakere for forhåndsstemmingen, opplegg for forhåndsstemmingen på institusjoner, ambulerende stemmemottak etc. Det kan også være ting som haster slik at det er for knapp tid til å kalle inn valgstyret. Det er mange ting som må tas stilling til, for eksempel i ferien da tidligstemmingen starter 1. juli og forhåndsstemmingen starter 10. august. Dette har fungert slik også ved tidligere valg. Dersom det er saker som krever valgstyrets avgjørelse og som leder ikke kan ta avgjørelse på, vil valgstyret bli innkalt. Kirkevalget:
Samtidig med kommunestyre- og fylkestingsvalget skal det også holdes valg til soknerådet. Valgstyret er ikke involvert i dette valget, men det er nødvendig med et vist samarbeid slik praksis var ved forrige valg. Soknerådsvalget kan skje i samme bygning eller bygningskompleks, men valgene skal være tydelig skilt fra hverandre. Begge valgstyrene må se til at dette blir ivaretatt, og at det derfor ikke skjer noen sammenblanding av det offentlige kommune- og fylkestingsvalget og kirkevalget. Vurdering / konsekvenser Det er budsjettert med kr. 248.000,- til valget, men om dette holder er usikkert. Det er da beregnet valgdag mandag 14.09.2015 og ikke valg søndag 13.09.2015. Et evt. to dagers valg, ville fordyret dette betraktelig. Kommunal- og fornyingsdepartementet har lagt opp til valgopplæring med 3 samlinger for hele landet i Oslo våren 2015. Dette medfører ekstra reise- og oppholdsutgifter for 2 valgmedarbeidere i forhold til totale opplæringskostnader ved tidligere valg.
Vågsøy kommune Sakspapir SAKSGANG Styre, råd, utvalg m.m. Møtedato Saksnummer Valgstyre 12.03.2015 004/15 Endelig vedtak i: Valgstyret Arkivsaknr.: 14/1543 Saksansvarlig: Linda Alice Myhre Larsen Lister og listebehandling kommunestyrevalget 2015 for Vågsøy Rådmannens innstilling Frist for å søke om fritak for å stå på kommunestyrelistene settes til 10.05.2015. 12.03.2015 Valgstyre Møtebehandling: Tjenesteleder Service, Linda A. Myhre Larsen orienterte. Frist for å tilbakekalle lister er 20. april. Det fremkom ingen endringsforslag. Votering Enstemmig vedtatt. VALG-004/15 Vedtak: Frist for å søke om fritak for å stå på kommunestyrelistene settes til 10.05.2015. Aktuelle lover, forskrifter og plandokument Valgloven Bakgrunn for saken Lister til kommunestyrevalget skal godkjennes av valgstyret. Saksopplysninger / fakta Frist for innlevering av lister til kommunestyrevalget er 31. mars. Valgstyret har frist til 1. juni med å godkjenne valglister. Listeframleggene blir utlagt på kommunen sin hjemmeside, i Servicetorget og annonsert i Fjordenes Tidende.
Frist for å søke om fritak for å stå på kommunestyrelistene bør settes til 10.05.2015 for saksforberedelse til møtet i valgstyret 21.05.2015. Valglistene legges frem for valgstyret i møte 21.05.2015 for godkjenning.