Møteinnkalling Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget 09.10.2013 Møtested Schweigaardsgt. 4, Oslo, Galleriet Fylkestingssalen Møtedato 09.10.2013 Tid 09:00
Saksliste Saksnr Tittel Saker til behandling 15/13 KommIT - deltakelse og finansiering fra Akerhus fylkeskommune
Sakertilbehandling
Sakertilbehandling
Saksfremlegg Dato: Arkivref: 13.09.2013 2013/7905-2 Saksnr Utvalg Møtedato 195/13 Fylkesutvalg 14.10.2013 15/13 Administrasjonsutvalget 09.10.2013 KommIT - deltakelse fra Akershus fylkeskommune Innstilling Fylkesrådmannen anbefaler at Akershus fylkeskommune deltar i KommIT. Sammendrag Innføring av felles IKT-løsninger i fylkeskommunen gir rasjonalisering og effektivisering av oppgavebehandling og ressursbruk. Fylkeskommunen har jobbet målrettet med dette de senere årene blant annet ved å ha fokus på fellesløsninger internt i fylkeskommunen. For den kommunale sektor under ett er det påvist betydelige gevinster ved å satse på fellesløsninger på tvers av kommuner. KS har foretatt en behovsutredning og på denne bakgrunn etablert et 3-årig program for samordning av IKT i kommunal sektor. Det anbefales at Akershus fylkeskommune deltar i KommIT og bidrar økonomisk i den startfasen som KommIT nå er inne i. Saksutredning KommIT er et 3-årig program for samordning av IKT i kommunal sektor. Programmet ble etablert av KS sommeren 2012 og styres av et programstyre sammensatt av representanter fra KS, kommuner og fylkeskommuner. Den 18.6.2012 ble sak om status for effektiv IKT-bruk i Akershus fylkeskommune behandlet i fylkestinget. I denne saken ble det pekt på at selv om den enkeltstående fylkeskommune jobber med fokus på effektiv IKT-bruk, er det begrensinger for hva den enkelte virksomhet kan få til alene. Det ligger betydelige gevinster for kommuner og fylkeskommuner i tettere IKTsamarbeid og benytte fellesløsninger og felleskomponenter i større grad enn i dag. KS har utredet mulighetene for bedre IKT-samordning.
Kort tid etter at saken ble behandlet etablerte KS et program, KommIT, for samordning av IKT i kommunal sektor. Dette er et 3-årig program (2012-15) som styres av et programstyre sammensatt av representanter fra KS, kommuner og fylkeskommuner. Det er utarbeidet et styringsdokument for KommIT hvor det fremgår at KommIT skal: Representere kommunesektoren i nasjonale IT-utviklingsprosjekt. Sikre at kommunal sektor påvirker utviklingen av nasjonal digital postkasse, folkeregister, matrikkelen, Altinn osv. Bidra til å utvikle en felles IT-infrastruktur for kommunesektoren. Innebærer blant annet forvaltning og utvikling av standarder og felleskomponenter. Eksempler på dette er standard for datautveksling mellom Web-skjema og sak/arkiv-system, standard for datautveksling av kartdata mot fagsystem og avklaringer/standardisering av kommunesektorens bruk av Altinn Sørge for kompetanseutvikling på IT-området i kommunal sektor som for eksempel opplæring i strategisk IT-ledelse/IT-utvikling IT-utviklingen fylkeskommunene har til nå i stor grad fokusert på intern effektivisering for eksempel gjennom innføring av nye fellessystem for saksbehandling, personal- og økonomiforvaltning, fakturahåndtering med mer. I årene som kommer vil fokuset øke på digitalisering av tjenester på tvers av forvaltningsnivå og mot innbyggere/næringsliv (eforvaltning). KommIT vil ved å fastsette systemstandarder for datautveksling, kunne bidra til å sikre at ITinvesteringene i fylkeskommunen støtter en nasjonal digitaliseringsstrategi i offentlig forvaltning. Det jobbes nå aktivt med utvikling av meldingstjenester for håndtering av svar til innbyggere og næringsliv. Det er lite effektivt om hver enkelt kommune eller fylkeskommune skal utvikle slike løsninger hver for seg. I stedet er det stor nytteverdi i at dette blir håndtert av en felles kommunal IT-organisasjon som KommIT. KommIT har behov for 10 millioner fra kommunene/fylkeskommunene i 2013 for å finansiere arbeidet med fellessatsingene. Inndekningen gjøres ved å sende faktura på kr 1 pr innbygger i den enkelte kommune/fylkeskommune. For Akershus sin del er beløpet kr 536.499. KommIT har signalisert at beløpet vil øke noe for 2014 og 2015. Det bør være et mål at KommIT får en mer direkte finansiering om man velger å gå videre med ordningen etter programperioden (til og med 2015). For Akershus fylkeskommune legges det opp til at økonomisk bidrag for 2013 dekkes innenfor vedtatt budsjett. For 2014 og 2015 blir økonomiske bidrag til KommIT innarbeidet i den ordinære budsjettprosess og økonomiplan. Fylkesrådmannens anbefalinger Fylkesrådmannen anbefaler at Akershus fylkeskommune deltar i KommIT. Det er viktig at Akershus fylkeskommune sammen med øvrige fylkeskommuner og kommuner bidrar økonomisk i den startfasen som KommIT nå er inne i.
I forbindelse med utarbeidelse av ny IT-strategi for Akershus fylkeskommune vil strategianbefalinger og løsningsvalg fra KommIT bli hensyntatt. Dette vil være med å sikre at IT-tiltak i vår fylkeskommune i størst mulig grad bidrar til samordnede digitale tjenester (eforvaltning) ikke bare internt i fylkeskommunen, men også ut mot innbyggere/næringsliv og mellom forvaltningsnivå. Oslo, 24.09.2013 Tron Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Per Magne Aadnøy