MØTEPROTOKOLL Utvalg: Læringsmiljøutvalget Møte nr: 5/12 Møtested: Styrerommet - Mørkvedgården, Styrerommet Mørkvedgården Dato: 10.12.2012 Tidspunkt: 08:30-10:30 Til stede: Navn Funksjon Representerer Grete Lysfjord Leder Rektoratet Øystein Strømsnes Nestleder SoB Håvard Olafsen Medlem SoB Anne Kristine Vold Medlem SoB Therese Nilsen Medlem SoB Medlem SoB Medlem SoB Kjell Pedersen Medlem SSiB Hilde Åsheim Observatør SSiB Siv-Anita Eriksen Observatør SSiB Erik Gaukerud Observatør SSiB Arne Martin Svartnes Observatør Drift Synnøve Dalmo Tollåli Observatør FSV Trine Åsheim Bernhardsen Observatør FBA Forfall: Navn Funksjon Representerer Ketil Eiane Medlem FBA Bodil Svendsgård Medlem PHS Erlend Bullvåg Medlem HHB Per Harald Rødvei Medlem FSV Malin Sofie Tørrisplass Medlem SoB Marianne Olaisen Medlem SoB Gitte Kolstrup Observatør UBiN Per Arne Imøy Observatør HMS Bjørn-Åge Rånes Observatør HHB Gisle Pettersen Observatør PHS
Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for: Representerer Malin Sofie Tørrisplass SoB Marianne Olaisen SoB Anders Moe Gitte Kolstrup UBiN Erlend Bullvåg Gunhild Gylland HHB Ketil Eiane Trine Åsheim Bernhardsen FBA Andre: Navn Funksjon Representerer Jan Atle Toska Direktør SFA Liv Tande Sekretær SFA Innkallingen ble godkjent Sakslisten ble godkjent Protokoll fra forrige møte ble godkjent. Liv Tande sekretær Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 34/12 Godkjenning av protokoll 4/12 VS 35/12 VS 36/12 VS 37/12 Studenttillitsvalgtrollen Campusutviklingsprosjektet Høring av forslag til detaljreguleringsplan for Mørkvedlia studentboliger VS 38/12 Avviksmeldinger per 30.11.2012 VS 39/12 VS 40/12 VS 41/12 Forsinket sensur Status for arbeid med nytt trådløst nettverk ved UiN Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland VS 42/12 Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit - status 1. desember 2012 VS 43/12 Møteplan for Læringsmiljøutvalget 2013 vår
VS 34/12 Godkjenning av protokoll 4/12 Læringsmiljøutvalget godkjenner protokoll 4/12 fra møte den 20.09.12 med følgende kommentar: Marianne Olaisen er ikke med på oversikten over medlemmer som var tilstede på møtet. VS 35/12 Studenttillitsvalgtrollen Øystein Strømsnes orienterte om studenttillitsvalgtrollen i dag og veien framover. Saken ble diskutert i møtet og det kom klart fram at de ulike fakultetene har ulike erfaringer med tillitsvalgtrollen: HHB har en tillitsvalgt per kull som får godtgjøring for sitt arbeid. Fakultetet har god erfaring med denne ordningen og har engasjerte studenttillitsvalgte som deltar i møter og sikrer god informasjonsflyt. FBA- tillitsvalgtrollen er ikke satt i system, men de studenttillitsvalgte har en rolle i forhold til å løse enkeltsaker som gjelder undervisning. FSV- Behov for bedre struktur på tillitsvalgrollen, de studenttillitsvalgte vet ikke hvilken rolle de har. Læringsmiljøutvalget vedtar følgende oppfølging av saken: Grete Lysfjord og Øystein Strømsnes lager en rollebeskrivelse med forslag til konkretisering av studenttillitsvalgtrollen til neste møte i LMU. VS 36/12 Campusutviklingsprosjektet Terje Almendingen orienterte om planene for utvikling av Campus Bodø, med utgangspunkt i rapporten Utviklingsplan for Campus Bodø Kompakt, fleksibelt, åpent og utadrettet. Rapporten er utarbeidet av Statsbygg og Universitetet i Nordland i september 2012. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering.
VS 37/12 Høring av forslag til detaljreguleringsplan for Mørkvedlia studentboliger Bolig og eiendomssjef i Studentsamskipnaden i Bodø, Geir Abel Jensen orienterte om utbyggingsplanene for Mørkvedlia studentboliger. Prosjektet sikrer tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne etter gjeldende regler for universell utforming. 20% av studentboligene har universell bostandard, mens de resterende vil ha universell besøksstandard. Studentsamskipnaden i Bodø har i dag totalt sett boliger med tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne, ut over dagens behov. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 38/12 Avviksmeldinger per 30.11.2012 Oversikten over avviksmeldinger viser at mange av avviksmeldingene som har stått åpen lenge, nå er lukket. Det er også positivt at det har kommet med en kolonne som viser om avviket er meldt av student eller ansatt. Følgende avvik ble spesielt kommentert: Nr 46 Teknisk svikt i StudentWeb som gjør at det ikke har vært mulig for en student å endre bostedsadresse. Svar: Så langt vet ikke studentservice hva denne feilen skyldes, men det kan skyldes manglende lagring under endring. Studentservice tester for å løse saken. Nr 48 Problemer med å åpne PDF-dokumenter på biblioteket PCer. Dette er en kontinuerlig utfordring. Svar: IT jobber med saken. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 39/12 Forsinket sensur Anne Ringen Pedersen orienterte om saker med forsinket sensur ved Universitetet i Nordland. Antallet kandidater som har fått forsinket sensur har økt når det gjelder sensur i vårsemesteret fra 20% våren 2010 til 24% våren 2012. For sensur i høstsemesteret har det ikke vært en økning og høsten 2011 var det totalt 21% av kandidatene som fikk forsinket sensur.
Årsakene til forsinket sensur er mange, men for at eksamenskontoret skal kunne gjøre sin jobb er det helt nødvendig at fakultetene har gode og oppdaterte opplysninger om sensorer som skal ha eksamensbesvarelser tilsendt i posten. Forsinket sensur kan også skyldes mangel på gode rutiner og holdningene til selve arbeidet. Det er viktig at fakultetene jobber med dette i forhold til sine sensorer og at dekanene minner sine ansatte på sensurfrist i eksamensperiodene høst og vår. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. VS 40/12 Status for arbeid med nytt trådløst nettverk ved UiN Erik Gaukerud orienterte om status for trådløst nett på Campus Bodø. Det er nå trådløst nett på hele Campus, men det kan være enkelte soner som har dårlig dekning. Når studenter og ansatte beveger seg på området kan de derfor oppleve å falle ut av nettet enkelte steder. Det er viktig å gi tilbakemelding til IT om områder med dårlig dekning. Det har vært enkeltepisoder hvor ansatte har hatt problemer med nett-tilgangen, men disse skal nå være løst. Det er kritisk dersom trådløst nettverk faller ut i eksamensperiodene og det er ingen vaktordning eller informasjon om melding av feil på det trådløse nettverket i slike situasjoner. Feil meldes IT-senteret på dagtid og direkte til ansatte på kveldstid. LMU tar saken til orientering. VS 41/12 Oppfølging av handlingsplan for fjerning av funksjonshemmende barrierer ved Universitetet i Nordland LMU-sekretær orienterte om oppfølging av planen så langt og planlagt oppfølging. Tiltak i planen I perioden 2012-2013 skal følgende tiltak gjennomføres: 1. Egne kontaktpersoner ved fakultetene
Fakultetenes kontaktpersoner for studenter med nedsatt funksjonsevne gjenoppnevnes eller det oppnevnes nye kontaktpersoner for handlingsplanperioden. Tilretteleggingskonsulenten på Studentservice er kontaktperson for studieadministrasjonen. Det legges ut info på web-sidene om hvem som er kontaktpersoner. LMU utarbeider stillingsbeskrivelse for kontaktpersonene. Kontaktpersonene får observatørstatus i LMU. Ansvar: LMU-sekretæren følger opp saken. Oppfølging: Kontaktpersonene innkalles til LMU-møtene med observasjonsstatus. 2. Erfaringsutveksling og møteplasser for kontaktpersonene og LMU-ledelsen Kontaktpersonene ved fakultetene, LMU-leder og tilretteleggingskonsulenten på Studentservice har et møte hvert semester for å dele erfaringer og relevant informasjon om ulike områder innenfor tilrettelegging. Ansvar: LMU-leder innkaller til møtene. Oppfølging: Møte mellom kontaktpersoner ved fakultetene og LMU-leder, tilretteleggingskonsulent og LMU-sekretær er avtalt 14. desember. 3. Info til ansatte ved fakultetene Det skal utformes differensiert informasjonsmateriell til om tilrettelegging og fjerning av funksjonshemmende barrierer til de ulike hovedmålgruppene: Studenter, fagpersonale og administrativt personale som egne brosjyrer og informasjon på web. Ansvar: Tilretteleggingskonsulenten følger opp saken. 4. Web-sidene (uin.no) og Fronter/Studweb UiN sine websider med ny webløsning skal være utformet etter prinsippene for universell utforming. Det må vurderes om det i løpet av 2013 er behov for å gjennomføre en usability-undersøkelse av websidene i forhold til universell utforming. Fronter-rommene skal utformes slik at de blir mest mulig lesbare for svaksynte. Rom-malen oppdateres og informasjon om dette tas inn i infomateriale til faglig ansatte med råd og veiledning, bl.a. om tilrettelegging for svaksynte. Mulighet for å få videreutviklet både Fronter og Studweb ytterligere i retning av universell utforming må avklares med leverandører. Ansvar: Webansvarlig (Markeds- og informasjonsavdelingen), Fronter-ansvarlig (Senter for etter- og videreutdanning) og Studweb-ansvarlig (Studentservice) følger opp i forhold til henholdsvis web-sidene, Fronter og Studweb. 5. Kartlegging av undervisningslokaliteter med henblikk på tilretteleggingsutstyr Undervisningslokalene ved UiN kartlegges i løpet av våren 2012 for å avdekke behov for forbedring når det gjelder tilretteleggingsutstyr. Vesentlige mangler som avdekkes skal utbedres. Ansvar: Drift følger opp saken. Oppfølging: Kartlegging gjennomført av Arne Martin Svartnes. Oversikt ligger vedlagt. 6. Universelle løsninger i universitetspedagogikken I arbeidet med å utvikle universitetspedagogikken, herunder bruk av IKT i utdanning må tenkning knyttet til universelle løsninger og tilpasning være et viktig moment. Senter for etter- og videreutdanning (SEVU) utformer generelle retningslinjer om dette i samarbeid med fakultetene. Ansvar: SEVU følger opp saken. Oppfølging: Kjetil Knarlag fra Universell deltar på SPA-samling 11. desember. (Samling for studieprogramansvarlige på fakultetene). 7. Ansvars- og rutinebeskrivelse
Det skal utarbeides en ansvars- og rutinebeskrivelse for arbeidet med tilrettelegging ved UiN. Det må vurderes om dette skal gjøres gjennom rutinebeskrivelser i den elektroniske kvalitetshåndboka. Ansvar: LMU-sekretær følger opp saken i samråd med tilretteleggingskonsulenten. 8. Styrking av kapasitet for tilretteleggingsfunksjon Det bør arbeides for å øke kapasiteten på Studentservice for å arbeide med tilrettelegging ut over dagens kapasitet slik at det blir rom for å satse mer offensivt på å videreutvikle tilbud om tilrettelegging og drive mer aktivt informasjonsarbeid mot studentene. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør følger opp saken. 9. Sosial inkludering Studentorganisasjonen og studentforeningene skal sammen med universitetet og samskipnaden arbeide for å videreutvikle møteplasser og tiltak som bidrar til god sosial integrering gjennom fadderuke, oppstartsarrangementer, ulike sosiale tiltak, kurs og lignende. Det skal utarbeides tiltak for å sikre sosial integrering og trivsel i studie- og studentmiljøet. Ansvar: Studie- og forskningsdirektør tar initiativ overfor studentorganisasjonen og Samskipnaden for å utarbeide en tiltaksplan for sosial inkludering og trivsel. Oppfølging: Fagsosiale samlinger kan være et godt tiltak for sosial inkludering. Faglig ramme gjør samlingene åpne for alle i samme klasse/studieprogram, samtidig som det vil være en sosial arena. Universitetsbyen Bodø har midler som kan brukes til dette - med mål om økt sosial inkludering. At fakultetene vil kunne søke og få noe økonomisk støtte for slik tiltak vil være positivt for engasjementet. Det utarbeides retningslinjer for økonomisk støtte til fagsosiale arrangement og fakultetene må informeres. Læringsmiljøutvalget vedtar videre oppfølging av handlingsplanen. LMU orienteres om framdrift og tiltak på neste møte. VS 42/12 Innføring av nytt timeplansystem - TimeEdit - status 1. desember 2012 Prosjektleder og sentral timeplanlegger Liv Tande orienterte om status for prosjektet. Timeplanen for vår 2013 ble publisert 1. desember for studentene. Det er også publisert en engelsk versjon. For fakultetene HHB, FSV og FBA er timeplanen for våren 2013 tilnærmet fullstendig selv om det gjenstår det en del justeringer som gjøres av fakultetene. For PHS er ikke timeplanen fullstendig og timeplanen følger ikke vedtatte prinsipper for timeplanlegging ved UiN. Læringsmiljøutvalget tar saken til orientering. Rapport fra prosjektgruppa legges fram for LMU i neste møte.
VS 43/12 Møteplan for Læringsmiljøutvalget 2013 vår Følgende møteplan for 2013 ble lagt fram for Læringsmiljøutvalget: Mandag 28. januar Mandag 11. mars Mandag 20. mai Mandag 16. september Mandag 21. oktober Mandag 2. desember Læringmiljøet vedtar foreslåtte møtedatoer for 2013.