SNÅSA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Onsdag 21.mars 2012 TID: Kl. 18.30 STED: Møterom Herredshuset Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Sakliste 006/12 Gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2011 (utsatt sak fra forrige møte) 007/12 Orientering fra administrasjonen 008/12 Oppfølging av eksterne tilsyn 009/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 010/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015 011/12 Orientering fra revisjonen kommunens regnskapssystem 012/12 Skatteoppkreverfunksjonen 2011 Steinkjer, 14.03.2012 Eivin Brøndbo leder Per Helge Genberg kontrollsekretær E-post: per.helge.genberg@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 73 Mob. 41 68 99 12
SAK 006/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 21.03.2012 Per Helge Genberg 006/12 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2011 til orientering. 2. Rapporten oversendes kommunestyret til orientering. Rapport fra KomRev Trøndelag IKS etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2011. Denne saken var satt opp til behandling i møtet 25.01, men var ikke ferdig og ble trukket. Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter 2. halvår 2011 for formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å se til at vedtak er fattet av riktig organ og at saker som gjelder vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Det skal ikke vurderes om politiske vedtak er hensiktsmessige. Også denne rapporten påpeker at ganske mange formannskapsvedtak ikke viser til hjemmel i delegasjonsreglementet. Formannskapet har gjort vedtak i en del saker som skulle vært lagt fram for kommunestyret. Feil i form av vedtak under eventuelt forekommer. For kommunestyresakene mangler budsjettregulering i noen vedtak, men rutinene for protokollering er forbedret. Rådmannens svar/kommentarer er tatt inn i dokumentet. Vurdering Rapporten viser fortsatt mangel på formell kvalitetssikring av politiske vedtak. Ettersom kommunestyret tidligere har fått oversendt rapporter til behandling, vil det vel være tilstrekkelig å sende denne til orientering. SAK 007/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 21.03.2012 Per Helge Genberg 007/12 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering.
Administrasjonen er bedt om å orientere om hvilke rutiner kommunen har for å informere innbyggerne i viktige saker. SAK 008/12 OPPFØLGING AV EKSTERNE TILSYN Kontrollutvalget 21.03.2012 Per Helge Genberg 008/12 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar administrasjonens informasjon til orientering. 1. Fylkesmannens rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i NAV Snåsa, 18.11.2010 2. Fylkesmannens rapport fra tilsyn med Snåsa ungdomsskoles arbeid med elevenes psykososiale miljø, november 2010 Tilsynet med sosiale tjenester (økonomisk sosialhjelp) i NAV Snåsa viser avvik i forhold til kartlegging og individuell vurdering. Rapporten fra tilsynet ved Snåsa ungdomsskole om elevenes psykososiale miljø påpeker også avvik. Kontrollutvalget vil be administrasjonen orientere om hvordan avvikene i de to systemrevisjonene er blitt fulgt opp og rettet. SAK 009/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Kontrollutvalget 21.03.2012 Per Helge Genberg 009/12 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012 2015 i Snåsa kommune, og prioriterer prosjektene slik: 1. Økonomistyring 2. Deltidsstillinger 3. Branntjenesten
2. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for gjennom føring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 med følgende prioriteringer: 1. Økonomistyring 2. Deltidsstillinger 3. Branntjenesten 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt 2012-2015 utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS Hjemmelen for forvaltningsrevisjon finnes i 77, pkt. 4 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal videre påse ( ) at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 9 i Forskrift om kontrollutvalg sier dette om forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon ( ) Forskriftens 10 hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Kontrollutvalget vedtok i sak 020/11 å be KomRev Trøndelag IKS starte arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. I sak 004/12 drøftet kontrollutvalget aktuelle revisjonsområder og ga innspill på bakgrunn av et notat (diskusjonsgrunnlag) fra revisjonen. Forslaget til forvaltningsrevisjonsplan fra KomRev Trøndelag IKS bygger på en gjennomført overordnet analyse, dvs. en vurdering av risiko og vesentlighet innenfor de ulike sidene av kommunens virksomhet. De foreslåtte prosjektene 7 i alt - er listet opp i uprioritert rekkefølge. KomRev Trøndelag har et estimat for hvor mange timer selskapet kan bruke på hver kommune. Snåsa får 160 timer til forvaltningsrevisjon årlig, og dette skulle tilsi knapt 1
prosjekt hvert år i valgperioden. I forrige periode (2008 2011) ble det gjennomført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt og startet ett prosjekt (som er under arbeid) i Snåsa kommune. Vurdering Prosessen fram til planforslaget har denne gangen involvert kontrollutvalget i langt større grad enn tidligere, ved at utvalget på grunnlag av et diskusjonsnotat fra revisjonen har fått drøfte aktuelle tema og komme med innspill. Kontrollutvalget ga signal om prosjekt, og dette er fulgt opp i plandokumentet. Forvaltningsrevisjon skal framfor alt være et virkemiddel til å vise forbedringspunkt og gi en læringseffekt, slik at innbyggerne kan ha tillit til at forvaltningen skjer korrekt og tjenesteytingen blir best mulig. I løpet av en valgperiode kan det oppstå situasjoner som gjør en rask forvaltningsrevisjon nødvendig. Kontrollutvalget bør da kunne ta inn nye prosjekt eller endre prioriteringer i forhold til planvedtaket. Ut fra en samlet vurdering, med vekt på kontrollutvalgets signal, er tre av de uprioriterte prosjektforslagene i plandokumentet prioritert. SAK 010/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2012-2015 Kontrollutvalget 21.03.2012 Per Helge Genberg 010/12 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Snåsa kommune med følgende forslag til prioriteringsliste: 1. Snåsa Kunnskapshage AS 2. Snåsa Vannverk A/L 3. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 2. Eierskapskontroll og ev. forvaltningsrevisjon i tilknytning til selskapskontroll utføres av KomRev Trøndelag IKS 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret vedtar: 1. Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Snåsa kommune med følgende prioriteringsliste: 1. Snåsa Kunnskapshage AS 2. Snåsa Vannverk A/L 3. Inn-Trøndelag Brannvesen IKS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden.
Forslag til Plan for selskapskontroll 2012 2015 i Snåsa kommune Hjemmelen for selskapskontroll finnes i 77, pkt. 5 i Kommuneloven: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm Kommunelovens 80 inneholder formuleringer om innsynsrett ved selskapskontroll. 13, 2.ledd i Forskrift om kontrollutvalg hjemler planprosessen: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forskriftens 14 definerer innholdet i selskapskontrollen: ( )kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, ( ) I stadig større grad velger kommunene å bruke ulike selskap for å nå sine mål. Eierstyringen er formelt regulert i de forskjellige selskapslovene. Styret og den daglige ledelse i selskap som er organisert etter lov om aksjeselskap har relativt stor handlefrihet i forretningsmessige disposisjoner. Men også i interkommunale selskap har styret/daglig ledelse mer ansvar og frihet enn etatsledere i kommunen. Selskapenes ledelse representerer selskapet og ikke eier(ne), og det enkelte selskap skal forholde seg til en rekke interessenter i tillegg til eier(ne), feks lokale og sentrale myndigheter, kreditorer og ansatte. Kommunenes selskap forvalter betydelige verdier, og det trengs overordnede eierstrategier og retningslinjer med definerte mål. Kommunestyret må utøve eierskapet ved å kommunisere krav og forventninger gjennom sin(e) representant(er) i eierorganet. For aksjeselskaper er dette generalforsamling og for interkommunale selskap representantskap. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll vil normalt være større i selskap som har et samfunnsmessig ansvar enn et rent forretningsmessig formål. I slike selskap kan det - i tillegg til en eierskapskontroll også være aktuelt å vurdere måloppnåelsen, ved å gjennomføre forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll omfatter ikke en regelmessig kontroll med forretningsmessige disposisjoner. Dette kommer inn under styrets ansvarsområde. I Snåsa ble det ikke foretatt noen selskapskontroll i valgperioden 2008-2011. Vurdering Hvordan kommunen ivaretar eierinteressene kan virke inn på tjenestene innbyggerne mottar fra selskapene, og kontroller bør prioriteres ut fra faktorer som risiko, eierandel, samfunnsmessig ansvar og tjenestetilbud.
I løpet av en valgperiode kan kommunen gå ut av selskap eller inn i nye, eller det kan oppstå situasjoner som gjør en rask selskapskontroll nødvendig. Kontrollutvalget bør da kunne gjøre andre prioriteringer enn planvedtaket inneholder. SAK 011/12 ORIENTERING FRA REVISJONEN - KOMMUNENS REGNSKAPS- SYSTEM Kontrollutvalget 16.03.2011 Per Helge Genberg 007/11 422-1736-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. KomRev Trøndelag IKS vil gi orientering/opplæring om kommunens regnskapssystem. SAK 012/12 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN 2011 Kontrollutvalget 21.03.2012 Per Helge Genberg 012/12 422-1736-5.3 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune til orientering. 3. Saken oversendes kommunestyret. 4. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret gjør slikt vedtak: 1) Kommunestyret tar Skatteoppkreverens årsrapport for skatteregnskapet 2011 til orientering. 2) Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune til orientering. 1. Skatteoppkreverens årsrapport om Snåsa kommunes skatteregnskap for 2011 2. Skatteetatens kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune
Skatteoppkreverens årsrapport om Snåsa kommunes skatteregnskap for 2011 Den totale skatteinngangen for året 2011 utgjorde kr. 127.259.424. Tilsvarende tall for 2010 var kr. 120.922.928. Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkreverens årsrapport. Skatteetatens kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snåsa kommune Skatteetaten gjennomfører jevnlig kontroll med skatteoppkreveren, og utarbeider hvert år en kontrollrapport som sendes til kommunestyret, med gjenpart til kontrollutvalget. Grunnlaget er Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne av 01.02.2011. Rapporten skal avklare om skatteoppkreverfunksjonen blir utøvd tilfredsstillende i forhold til regelverket på disse områdene: Internkontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Kontrollrapporten påpeker at skriftlige rutiner for kontoret i Snåsa mangler og at det finnes feil knyttet til motregning. Ellers samsvarer skatte- og avgiftsinnkrevingen i det alt vesentlige med gjeldende regelverk, og arbeidsgiverkontroll er utført i tilstrekkelig omfang. Det er ingen krav til kommunens formelle behandling av kontrollrapporten. Kontrollutvalget har likevel plikt til å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at den utøves i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten.