Økonomistyring i virksomheten Web-basert dokumentasjon

Økonomistyring i virksomheten Web-basert dokumentasjon Deloitte AS

Før huset bygges må det foreligge en arkitekt tegning fokus på helhet og ikke enkeltfaktorer for å bygge styringsmodell Strategiske mål for virksomheten Målsetninger for økonomifunksjonen Forankrede målsetninger setter prioriteringen mellom rollene Prestasjons måling Strategi og gjennomføring Risiko, Kontroll Kapital Transaksjons behandling Periodeavslutt Konsolidering Rapportering Lover Regler Styring Verdiprosessene danner reiseverket for leveranser Mennesker og kompetanse Rutiner og prosesser Organisering Systemer og teknologi Resurssene og strukturen danner grunnmur -2-

Hva er det vi søker? All den veiledning og de hjelpemidler det administrative personalet har behov for i sitt arbeid finnes på intranett, ekstranett eller internett (evt. flere kanaler) Dokumentasjonen er godt strukturert og kan søkes på flere måter Systemet har en gjennomtenkt løsning for administrasjon og ajourhold som sikrer en levende og entydig dokumentasjon Dokumentasjonen er en del av selskapets virksomhetsportal (kan evt. bygges ut til å bli en slik) -3-

Menneskekapital må struktureres, dvs. det som befinner seg i medarbeidernes hoder, må dokumenteres og gjøres tilgjengelig for andre Dette er viktig når medarbeidere slutter, nye begynner når medarbeidere flyttes til ny avdeling, nye arbeidsoppgaver ved fravær, ferie, permisjoner, kurs, overlapp når en medarbeider skal løse oppgaver som løses sporadisk (det er lenge siden sist) fordi dokumentasjon tydeliggjør ansvar, dobbeltarbeid, gråsoner m.v. fordi dokumentasjon gjør kritisk vurdering, og derved forbedring, av prosesser og rutiner mulig fordi det kan forenkle grensesnitt og kommunikasjon med operative avdelinger -4-

Medarbeideren har alt han/hun trenger tilgjengelig i sin brukergrenseflate på intranettet kun ett tastetrykk unna Kun ett tastetrykk unna! Prosesser, rutiner, lover, regler Kontoplan m/veiledning All intern dokumentasjon Eksterne kilder som brukes hyppig Skjemaer og blanketter Rapporter Relevante nyheter Mulighet for å gi tilbakemelding Tilgang til benyttede IT-systemer -5-

Dokumentasjonen må være så lett å bruke at den blir det foretrukne hjelpemiddel! Brukervennlighet oppnås med En logisk struktur, dvs. meny/innholdsfortegnelse Interne lenker i tekst der det er henvisninger Interne lenker til beslektede tema (gjerne i eget felt) Eksterne lenker til ekstern dokumentasjon som benyttes hyppig Klikkbare grafiske elementer som bringer frem dokumentasjon, f.eks. prosesskart Fritekst-søk med god søkemotor Skjemaer og blanketter finnes både samlet ett sted, og i relevante kapitler -6-

Et godt administrasjons- og ajourholdsregime er essensielt for å lykkes skap et levende dokument Ett godt regime innebærer Versjonshåndtering Revisjonsflythåndtering En og kun en gyldig versjon Originaldokument finnes ett og kun ett sted Klart skille mellom informasjon som eies og vedlikeholdes av oss og informasjon som eies og vedlikeholdes av andre (eksterne lenker) Rapportering av ugyldige lenker Klart definerte roller som web-redaktør, fagansvarlige etc. Rutiner for ajourhold, f.eks. når blir nyheter til revisjon av innhold og hvem utfører ajourholdet -7-

Hvordan kommer vi dit? Initiering Kartlegge og evaluere Valg løsning Gjennomføring Lansering Forankring Hvem skal eie informasjonen Avklare omfang Organisering Tilgjengelige ressurser Eksisterende dokumentasjon Form Kvalitet Egnethet Endringer Struktur Verktøy Design Administrasjon Original dokumentasjon Web-design Web publisering Opplæring Iverksetting Verktøy og kompetanse Rollefordeling og ansvar -8-

To forskjellige eksempler -9-