kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: 10.00 13.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 30/13 36/13 Før møtet starta (kl. 09.00 10.00) var det synfaring på Fitjar bu- og behandlingssenter, og orientering om drifta ved senteret. MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Johannes Koløen (H) Ove Gjerde (Ap) Ove Raunholm (Frp) FORFALL ingen forfall DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Inger-Johanne Sørbø Solberg Rådmann Atle Tornes i orient.sakene nr. 1, 2 og 3, samt orient.sak nr. 5 og meldingssak nr. 2. Fagkonsulent v/landbrukskontoret Ole Kristian Trondsen i orient.sak nr. 3. Ingeniør ved plan- og byggesaksavdeling Torgeir Steien i orient.sakene nr. 1. Økonomisjef Trond Salmo i orient.sak nr. 5 og meldingssak nr. 2. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 30/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 31/13 Godkjenning av protokoll frå møte i kontrollutvalet 22.10.13 32/13 Orienteringssaker 33/13 Meldingar 34/13 Evaluering av gjeldande planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012-2016 35/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 36/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
30/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 31/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 22.10.13 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 22.10.13. VEDTAK Protokollen frå møte 22.10.13 vart samrøystes godkjend. 32/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Frå: Orientering vedr.: nr. 1 Rådmann Oppfølging / status om vidareføring når det gjeld arbeid i etterkant av strandsoneaksjonen. Atle Tornes og Torgeir Steien orienterte om status når det gjeld arbeid med saker som skal følgjast opp i etterkant av strandsoneaksjon. Det er fleire saker som er ferdig etterforska, og som det må takast stilling til når det gjeld løysingsmåtar. Det er fremja sak til kommunestyret om «Reaksjonar mot uheldig / uønska bygging. Bruk av overtredelsesgebyr på området for plan- og bygningslova». Saka vil koma opp på desembermøtet. Det er behov for signal frå politisk hald på korleis denne type saker skal handhevast vidare. Ansvar og fullmakter må avklarast og det må setjast ressurs-rammer. Kontrollutvalet peika på at det vil vera viktig at kommunen snarleg kjem ut med informasjon/prinsipp om korleis handheving av slike saker kan gjennomførast. Ein bør og legga opp til å invitera eigarar til dialog, samt koma med rettleiing m.m. for korleis ein eventuelt kan få tiltak i tråd med regelverket. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. nr. 2 Rådmann Opplysningar i sak vedr. Teistholmen. Atle Tornes orienterte om bakgrunn for saka, og opplysningar om dei dokument som ligg føre, samt dei dokument som er etterlyst / ikkje funne i arkivet til kommunen. Kontrollutvalet drøfta saka og stilte spørsmål til administrasjonen, som vart svara på. Med bakgrunn i dei opplysningar og dokument som er lagt fram finn ikkje kontrollutvalet at det er rett å undersøke saka vidare, for utvalet sin del. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva dei avgjerder som er gjort i denne saka, og ser seg med dette ferdig med saka. 2
nr. 3 Rådmann Rutinar for innkalling, sakliste og møteprotokoll for Fitjar Viltnemnd. Fagkonsulent Ole Kristian Trondsen frå landbrukskontoret orienterte. - Alternativ organisering av viltnemnda, om den skulle inngå i planog miljøutvalet, har vore drøfta. Men det er nå vedteke at viltnemnda skal halda fram med sitt oppgåve- og ansvarsområde. - Det vert nå arbeidd med å få på plass tilfredstillande rutinar når det gjeld innkallingar til møter, sakshandsaming, protokollføring og oppfølging av vedtak. - Kontrollutvalet ber om at dei siste protokollane frå møter i viltnemnda vert oversendt til kontrollutvalet til orientering. Informasjonen vart teke til orientering. nr. 4 Sekretariatet Etiske retningslinjer for folkevalde og tilsette i Fitjar kommune vart gjennomgått og drøfta. Retningslinjene vil vera ein del av reglement for politiske utval / delegasjonsreglementet som det nå vert arbeidd med. Utvalet som arbeider med å laga retningslinjer / delegasjonsreglement vil koma med forslag om nokre små endringar i etiske retningslinjer. Sak med retningslinjer for politiske utval / delegasjonsreglement og etiske retningslinjer vil koma opp til handsaming på nyåret 2014. Sekretariatet syter for å gjera rådmann merksam på at det vil vera krav til innhald i årsmelding for 2013, når det gjeld å omtala kva som er gjort innanfor etisk arbeid i kommunen. nr. 5 Deloitte Inger-Johanne Sørbø Solberg frå Deloitte presenterte rapport etter interimsrevisjon Fitjar kommune 2013 Revisjonsrapport nr. 15. Rådmann og økonomisjef var og tilstades under denne orienteringssaka. Det vart trekt fram at det ikkje er funne vesentlege manglar ved gjennomføring av interimsrevisjonen, men at det framleis finnes lite skriftlege rutinar for økonomiarbeidet. Kontrollutvalet drøfta dette. Utvalet gav ros for at det er utført godt arbeid innafor økonomi, men peika på at det også må vera fokus på å få på plass nødvendige skriftlege rutinar. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. Ymse Sekretariatet informerte om at det er motteke kopi av svar som er sendt til Arbeidstilsynet vedr. gjennomførte tilsyn i Fitjar kommune. Denne informasjonen kom for seint til å ta den opp på dette møtet. Kontrollutvalet vil at den mottekne informasjonen om svar som er gjeve til Arbeidstilsynet vert sendt ut på mail til utvalsmedlemmane. Dokumentasjonen vert så sett opp under orienteringssaker til neste møte. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. - Vedr. orienteringssak nr. 2 Opplysningar i sak vedr. Teistholmen. Med bakgrunn i dei opplysningar og dokument som er lagt fram finn ikkje kontrollutvalet at det er rett å undersøke saka vidare, for utvalet sin del. Kontrollutvalet kan ikkje overprøva dei avgjerder som er gjort i denne saka, og ser seg med dette ferdig med saka. - Sekretariatet syter for å følgja opp nokre av orienteringssakene. Kontrollutvalet tek den øvrige informasjonen til orientering. 3
33/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak / meldingar frå kommunestyret vart gjennomgått og teke til orientering. 2 Økonomisjef Økonomisjef gjekk gjennom tertialrapport pr. oktober 2013. Rådmann var og tilstades og supplerte med opplysningar om investeringsbudsjettet. Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. 3 Sekretariatet Kontrollutvalet gjennomgjekk opplysningar som ligg om utvalet på heimesida til Fitjar kommune. Utvalet vil at det vert lagt inn meir utfyllande opplysningar og organisering av dokument som gjeld kontrollutvalet. Sekretariatet får i oppdrag å ta kontakt med kommunen om dette og gje tilbakemelding på neste møte. 4 Sekretariatet Melding om konferansar for kontrollutvalet i 2014 vart gjennomgått og teke til orientering. 5 Sekretariatet Forslag til datoar for kontrollutvalsmøter 1.halvår 2014: Onsdag 12.02.14 Onsdag 09.04.14 Onsdag 14.05.14 Forslaget vart samrøyses vedteke. Sekretariatet syter for å senda møtedatoane over til kommunen, for at dei skal koma med på møteplan. Ymse ingen meldingar under ymse. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. - Sekretariatet syter for at nokre av meldingane vert følgde opp. - Møtedatoar for kontrollutvalet sine møter første halvår 2014 vert sendt over til kommunen. - Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. 34/13 EVALUERING AV GJELDANDE PLANAR FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. 4
Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. HANDSAMING I MØTE Sekretariatet orienterte om bakgrunn for å setja i gong prosess med evaluering av planane no. Inger- Johanne Sørbø Solberg frå Deloitte informerte om korleis arbeidet vert planlagt frå revisor si side. Kontrollutvalet ønskjer å legga opp til ein prosess for å evaluera planane som er i tråd med saksframstellinga. Prosjektplan vert å senda til sekretariatet innan omlag 14 dagar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan 14. dagar. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Når prosjektplanen er godkjent vert Deloitte i neste møte beden om å gjennomføra ein prosess med evaluering av planane saman med kontrollutvalet, med fokus på risiko og vesentlighet for aktuelle prosjekt. Deloitte utarbeider deretter eit dokument som oppsummerar kontrollutvalet sine vurderingar, og at dette vert eit tilleggsdokument for eksisterande planar. Dei justerte planane vert oversendt kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet vert også beden om å tenkje i gjennom til neste møte, om det er noko som dei meiner har endra risikobiletet i kommunen på ein slik måte at det bør gjerast endringar i planane. 35/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet hadde ikkje merknader til saka, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjonen. 5
36/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Aktuelle protokollar vart gjennomgått og teke til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE Forslag til «Reglement for kontrollutvalet» var sendt ut på mail ein dag før møtet (03.12.13). Reglementet vart gjennomgått og kommentert av utvalet og sekretariatet. Konklusjonen er at kontrollutvalet ønskjer at det vert gjort ein del endringar i utkastet som er laga. Sekretariatet får i oppgåve å koma med eit utkast til reglement. Dette skal så sendast ut til kontrollutvalsmedlemmane til uttale. Etter at kontrollutvalet har fått uttala seg til reglementet skal det så sendast over til nemnda som skal legga fram forslag om reglement for alle politiske utval v/utvalssekretær. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6