EIDSBERG KOMMUNE Hovedutvalg for kultur og oppvekst MØTEINNKALLING 21.03.2013/TOA Møtested: Kantina Heggin 3 Møtedato: 02.04.2013 Tid: 18.00 Eventuelle forfall meldes denne gang til gruppeleder, jfr. påske. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel Side 9/13 13/529 GODKJENNING AV PROTOKOLL - HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKSTS MØTE 12.02.13 10/13 13/507 HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKST 02.04.13 - REFERATER 11/13 13/501 SAMARBEID BARNEHAGER - FAMILIESENTERET 12/13 13/447 SLITU IF - FESTEKONTRAKT - BANELEIE 13/13 13/424 ORGANISERING AV KULTUR OG SAMFUNN/UTVIKLING Espen A. Volden Leder
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 9/13 02.04.2013 GODKJENNING AV PROTOKOLL - HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKSTS MØTE 12.02.13 Saknr. Politisk behandling Møtedato 9/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 02.04.2013 Arkivkode:033 Arkivsaknr.:13/529 L.nr.: 2633/13 Saksb.: Tone Åsrud Reime Rådmannens forslag til vedtak: Protokoll fra hovedutvalg for kultur og oppveksts møte 12.02.13 godkjennes. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Protokoll. Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner hovedutvalgsleder Espen A. Volden (H) protokollen på vegne av hovedutvalget når denne er ferdigskrevet.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 10/13 02.04.2013 HOVEDUTVALG FOR KULTUR OG OPPVEKST 02.04.13 - REFERATER Saknr. Politisk behandling Møtedato 10/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 02.04.2013 Arkivkode: Arkivsaknr.:13/507 L.nr.: 2536/13 Saksb.: Sonja Berger Rådmannens forslag til vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppvekst tar de delegerte sakene og referatene til orientering. Hovedutvalg for kultur og oppveksts vedtak: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Utrykte vedlegg: Oversikt over delegerte saker. Referat fra møte i samarbeidsutvalget i Edwin Ruud barnehage 24.01.13. Svar søknad om dispensasjon fra kravet om utdanning i stilling som førskolelærer Menighetens barnehage avdeling Trømborg/Nøtteliten delegert vedtak. Svar søknad om dispensasjon fra kravet om utdanning i stilling som førskolelærer Menighetens barnehage, Hebron delegert vedtak. Svar søknad om dispensasjon fra kravet om utdanning i stilling som førskolelærer Menighetens barnehage avdeling Trømborg/Ekornstubben delegert vedtak. Svar søknad om midlertidig dispensasjon fra kravet til utdanning for pedagogisk leder Symra barnehage delegert vedtak.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 11/13 02.04.2013 SAMARBEID BARNEHAGER - FAMILIESENTERET Saknr. Politisk behandling Møtedato 11/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 02.04.2013 / Kommunestyret 11.04.2013 Arkivkode:F40 Arkivsaknr.:13/501 L.nr.: 2505/13 Saksb.: Anne Grethe Slorbakk Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. Den opprettede arbeidsgruppa arbeider med å få på plass rutiner og prosedyrer mellom barnehagene og barnevernet. 2. Det utarbeides en plan for formalisering av samarbeidet mellom Virksomhet barnehager og Virksomhet Familiesenteret. 3. I løpet av høsten 2013 sendes det et utkast til plan for samarbeidet ut til høring blant aktørene. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Ingen. På bakgrunn av Venstres interpellasjon, i kommunestyret den 01.12.12, ble det vedtatt å sende saken til administrasjonen. I Kommunestyrets vedtak fremgår det at saken skulle utredes og komme tilbake som en politisk sak i starten av 2013. Her skulle det redegjøres for hvordan samarbeidet mellom barnevernet og barnehagene tenkes organisert og utført. Den 15.12.12. ble det avholdt et drøftingsmøte mellom Familiesenteret og Virksomhet barnehager, og her ble det enighet om å nedsette en arbeidsgruppe med mandat til å jobbe videre i forhold til rutiner og samarbeid mellom barnevern og barnehager.
Sak 11/13 RÅDMANNENS MERKNADER: I arbeidsgruppa som er etablert deltar en barnehagestyrer, en pedagogisk leder, ansvarlig for småbarns team (0-6 år) ved Familiesenteret, leder for barneverntjenesten, samt leder for helsestasjonstjenesten. Nestleder ved Familiesenteret deltar som sekretær, og virksomhetsledere for Barnehagene og Familiesenteret deltar ved behov. Gruppa har hatt to møter i løpet av vinteren og har som mål å møtes jevnlig framover. Arbeidsgruppa drøftet innledningsvis hva som er på plass per i dag, og hvilke behov de ser framover. Etter at nye og store tjenester ble innlemmet i Familiesenteret i 2010, har virksomheten opplevd et betydelig økt trykk på krevende og lovpålagte tjenester, noe som har tatt både tid og ressurser. Familiesenterets medarbeidere har arbeidet kontinuerlig med å få på plass gode rutiner, struktur og informasjon ut til samarbeidspartnerne, og det jobbes fortløpende med å bedre tilgjengelighet ut fra de ressursene som disponeres. Familiesenteret har i løpet av februar 2013 gjennomgått en omfattende evaluering, og rapporten foreligger i disse dager. Resultatet av denne blir avgjørende for videre organisering, og i den forbindelse vil det ses på ytterligere måter å styrke samarbeidet mellom barnehagene og Familiesenterets avdelinger, fortrinnsvis barneverntjenesten. Hva foreligger så langt: Familiesenteret: Pr i dag er både barnehager og skoler fordelt på faste kontaktpersoner, både når det gjelder barnevernsfaglige tjenester og samarbeide med helsestasjonstjenesten. Familiesenteret har faste representanter både i tverrfaglige team på skolene, Åpen Dør på Ungdomsskolen, alle 4 års kontroller utføres i barnehagene i tett samarbeid med barnehagens personale. 0-6 års teamet har to faste personer knyttet til den enkelte barnehage, en representant fra helsestasjonen og en fra barneverntjenesten. Dette gjelder også de private barnehagene. Det gis tilbud om deltagelse på barnehagenes personalmøter, minimum to ganger pr halvår, og representanter fra Familiesenterets tjenester stiller ellers opp på ansvarsgrupper, der dette er mulig. Dette er det som pr dags dato foreligger av planer og rutiner. Barnehagene: Barnehagene både private og kommunale har faste samarbeidsmøter med leder for virksomhet barnehager. I tillegg har alle barnehagene fem plandager pr år, som brukes til planlegging av driften, kurs og faglig oppdatering. Flere av disse arrangeres felles, og det samme gjelder for barnehagenes virksomhetsmøter. Disse benyttes til undervisning og utveksling av kompetanse. Samarbeidet anses som forpliktende, tett, godt og det gjensidige utbyttet er stort. Dette er det som pr dags dato foreligger av planer og rutiner.
Sak 11/13 Venstre etterspør i sin interpellasjon et tettere samarbeid mellom barnevern og barnehager, for å komme tidligere inn og forebygge skjevutvikling og tyngre problematikk på lengre sikt. Dette er helt klart i tråd med de ønsker og mål Familiesenteret og Barnehagene står for. Arbeidsgruppa har så langt søkt fylkesmannen om midler til en felles kurs kveld der temaet er «Når barns adferd gjør deg bekymret». Vi har fått tilskudd til å dekke foredragsholder og en enkel servering. Terese Rieber- Mohn, barnevernspedagog med videreutdanning i kriminologi, administrasjon og ledelse, samt at hun er barnevernleder i Enebakk kommune, kommer og er sammen med oss denne kvelden. Her er barnehagene, Familiesenteret, og alle grunnskolene innbudt, og den avholdes i Aulaen på Ungdomsskolen, onsdag 10.04.13. Dette vil være en god start på arbeidet, og kan hjelpe oss videre i diskusjonen rundt hvilke rutiner og prosedyrer vi trenger å utarbeide på tvers av virksomhetene. Hva gjøres videre: Arbeidsgruppas oppfatning er at hovedutfordringen ligger i kommunikasjon barnevern og barnehager vet for lite om hverandre og om hvordan det jobbes. Familiesenteret må bli tydeligere overfor barnehagene på hva som kan forventes av tjenester Man tenker da særlig på hvilke møter det skal deltas på og i hvilket omfang, samt hvilke arbeidsoppgaver som formelt ligger til den enkelte tjeneste. Videre trenger Familiesenteret å vite mere om barnehagenes behov. En måte å løse dette på kan være at fagleder for helsestasjon, leder for barneverntjenesten og teamansvarlig for småbarns team kan delta på samarbeidsmøtet med styrere og virksomhetsleder en gang pr halvår. Det foreslås derfor en utprøving av dette. Resultatet av evalueringen av Familiesenteret vil også danne grunnlag for veien videre. Ulike forslag til videre jobbing: Arbeidsgruppa jobber videre med å få til en felles kursrekke rundt dette med tverrfaglig samarbeid, med fokus på ivaretakelse av de utsatte barna. Her finnes det mye på markedet og det må sees på muligheter for å søke midler til gjennomføring av dette. Det bør også vurderes gjennomført en kartlegging av kompetansen innenfor egen kommune hva har vi og hva kan vi som vi bør dele med andre. I våre barnehager og på Familiesenteret finnes mye kunnskap og erfaring, og dette kan vi bli bedre på å benytte oss av. Temaer som kan være aktuelle er: Et utvidet LØFT kurs til barnehagene, primært for de ansatte med lavest utdannelse. Her kan barnevernet også bidra. «ART» - primærforebyggende program rette mot atferdsproblematikk «Marte Meo» -veiledningsprogram for å styrke og utvikle samspillet mellom foreldre og barn, der målet er å gi hjelp til selvhjelp.
Sak 11/13 Tegn og symptomer på utviklingsavvik med bakgrunn i omsorgssvikt. Saksgang i barneverntjenesten, beskrivelse av tjenesten hvordan jobber man, hva sier loven, hva gjør politiet. Hva skjer på Barnas hus, og hvorfor må barnehagen stille opp på disse møtene? Hvordan jobber man i barnehagen med de utsatte barna. Hva er viktig informasjon for barnehagene. Hvordan kan vi sikre best mulig samarbeid rundt familiene. Hvordan kan vi best i vareta barna. Hvordan unngå dobbeltarbeid, ulike grenser og krav, og hvordan holde fokus på målene? Hva er det personalet rundt omkring trenger? Hvilke forventinger har vi til hverandre, og hva kan vi forvente av hverandre? KONKLUSJON: 1. Den opprettede arbeidsgruppa jobber videre med å få på plass rutiner og prosedyrer for det formelle samarbeidet mellom barnehagene og barnevernet 2. Det utarbeides en plan for formalisering av samarbeidet mellom Virksomhet barnehage og Virksomhet Familiesenteret 3. I løpet av høsten 2013 sendes det et utkast til plan for samarbeidet ut til høring blant aktørene.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 12/13 02.04.2013 SLITU IF - FESTEKONTRAKT - BANELEIE Saknr. Politisk behandling Møtedato 12/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 02.04.2013 / Kommunestyret 11.04.2013 Arkivkode:D11 &01 Arkivsaknr.:13/447 L.nr.: 2246/13 Saksb.: Ingar Huseby Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: Virksomhet for kultur dekker baneleie for Slitu IF i 2013 med kr. 50.000,-. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Orienteringsbrev til Slitu IF datert 28/10-2010 Særutskrift av K-styresak nr. 84/10 Brev til Slitu IF med ref. til budsjettvedtak. E-post til Slitu IF anmodning om underskrift Svarbrev fra Slitu IF Festekontrakt Brev til Statens Kartverk klargjort for tinglysing Tomtefesteloven Det vises til kommunestyresak 84/10 Budsjett 2011 Økonomiplan 2011-2014 og budsjettdokumentets beskrivelse av besparelses- og effektiviseringstiltak. Tiltak nr. 7 Slitubanen leieforhold overdras Slitu IF skulle gi en besparelse på kr. 50.000 pr. år. Det vises også til tinglyst festekontrakt mellom Ole Petter Mustorp (bortfester) og Eidsberg kommune (fester).
Sak 12/13 I forbindelse med budsjettvedtaket ble det sendt brev til Slitu IF 08.02.11 der det redegjøres for vedtaket, og hvilke følger dette vil få for idrettslaget. Svarbrev fra Slitu IF datert 20.02.11, gir en beskrivelse på hvorfor idrettslaget ikke ønsker å overta som fester. Tomtefestelovens 17 gir festeren rett til å overføre festeretten til en annen så lenge ikke annet er avtalt i festekontrakten. En slik overføring krever at begge parter underskriver, og at overføringen tinglyses. Så langt har Slitu IF ikke respondert positivt på anmodningen om å underskrive overføringen. Dette har medført at kulturbudsjettet, både i 2011, 2012, og nå i 2013 ble belastet utgiften på kr. 50.000. Utgiften er strøket i kulturbudsjettet, noe som betyr at kultur må finne dekning på andre budsjettposter. Det er viktig at festekontraktens forpliktelser følges, slik at bortfester, som er tredjepart i saken, får sitt oppgjør. RÅDMANNENS MERKNADER: I forbindelse med budsjettbehandlingen for 2011, ble det 28.10.2010 sendt brev fra kultur- og oppvekstsjef til Slitu IF der de ble informert om budsjettforslaget, og hva dette kunne bety for idrettslaget. Dette brevet ble det ikke respondert på, hverken politisk eller administrativt. Budsjettet ble vedtatt uten at det kom endringsforslag vedrørende dette punktet. Først etter budsjettvedtak og oversendelse av særutskrift kom det svar fra idrettslaget. I svarbrev fra Eidsberg til Slitu IF blir det opplyst at bortfester har mottatt oppgjør for 2011, og at idrettslagets behandling av saken trolig vil bli fremmet for politisk behandling. Saken har etter dette blitt lagt i bero, med den følgen at kulturbudsjettet blir belastet med kontraktssummen både i 2012 og 2013. Kommunestyrets sak 84/10, og vedtaket som ble fattet, har ikke vært mulig å iverksette. Det er anledning til å overføre festeretten til annen part så sant det er enighet om dette, men som det fremkommer av kommunikasjonen i vedleggene har det ikke vært mulig. Kommunestyret anmodes om å drøfte inndekning i forbindelse med fremtidig budsjettarbeid for å sikre at kommunen kan overholde sin plikt i henhold til festekontrakt. Virksomhet for kultur vil søke å finne dekning for beløpet i 2013.
EIDSBERG KOMMUNE MØTEBOK Utvalg Saksnr. Møtedato Hovedutvalg for kultur og oppvekst 13/13 02.04.2013 ORGANISERING AV KULTUR OG SAMFUNN/UTVIKLING Saknr. Politisk behandling Møtedato 6/13 Administrasjonsutvalget 02.04.2013 13/13 Hovedutvalg for kultur og oppvekst 02.04.2013 / Kommunestyret 11.04.2013 Arkivkode:034 Arkivsaknr.:13/424 L.nr.: 2116/13 Saksb.: Henning Sætra Rådmannens forslag til vedtak: Saken legges frem for kommunestyret med slik innstilling: 1. Virksomhet for kultur og stabsenheten samfunn og utvikling organiseres som en samlet virksomhet med felles ledelse. 2. Den nye virksomheten ledes av Knut Baastad som får funksjon som virksomhetsleder. Enheten gis betegnelsen «Virksomhet samfunn og utvikling». 3. Stillingen som kultursjef opprettholdes og lyses ut. 4. For å få maksimal effekt av organiseringen, samlokaliseres de to enhetene. 5. Rådmannen gis fullmakt til å foreta den interne organiseringen med fordeling av arbeidsoppgaver m.m. 6. Organisasjonsendringen gjennomføres med virkning fra 01.06.13. Kommunestyrets vedtak: Hovedutvalg for kultur og oppveksts innstilling: Administrasjonsutvalgets innstilling: SAKSOPPLYSNINGER: Vedlegg: Organisasjonsplan for Eidsberg kommune m/ ny virksomhet samfunn og utvikling. Høsten 2011 gjennomførte vi en intern prosess der kommunens organisasjonsstruktur ble gjennomgått. Gjennomgangen endte med et vedtak i kommunestyret den 03.11.11 som medførte en justering av kommunens
Sak 13/13 organisasjons- og lederstruktur. Vi forlot etatsmodellen, og det ble etablert et rådmannsteam og antall virksomheter ble noe redusert. I denne saken ble det ikke tatt endeligstilling til organisering av 2 av enhetene: Miljø- og teknikketaten Kultur I etterkant av ovennevnte prosess, ble det foretatt en tilpasning av miljø- og teknikketaten. Fra 01.05.12 ble denne innrettet slik (jfr. sak 4/12 i administrasjonsutvalget): Virksomhet miljø- og kommunalteknikk Virksomhet bygg og eiendom (nå: eiendom og beredskap) Stabsenhet samfunn og utvikling Fra 2013 har vi ikke lenger en samarbeidsavtale med Askim på kulturområdet, og det er nå tid for å se på kultur sin plass i organisasjonen. RÅDMANNENS MERKNADER: Både ved organisasjonsgjennomgangen i 2011 og 2012 drøftet vi alternative modeller for organisering av kultur. Begge gangene ble det «satt på vent» da vi ønsket å se hva som skjedde videre med Askim samarbeidet. Det mest aktuelle alternativet har ved begge anledninger vært å se kultur i sammenheng med oppgaver knyttet til samfunnsutvikling, plan og næring. Fagområdene kultur og næring er sammensatt og mangeartet og i de senere årene har det vært stort nasjonalt fokus på samspillet mellom kultur og næring og de positive effekter som kommer som følge av denne typen samarbeid. Både kultur og næringsutvikling er prioriterte satsningsområder i Eidsberg kommune, og i arbeidet med kommuneplanen skal disse områdene vies særskilt oppmerksomhet. Gode kultur-, idretts- og fritidstilbud er sentrale elementer for innbyggernes levekår og livskvalitet. Disse tilbudene er også viktige for kommunen i omdømmebygging og kan være gode bidragsytere til økt aktivitet med hensyn til innflytting. Kommunen er også en viktig tilrettelegger for næringsvirksomhet, både gjennom kommuneplanlegging, sentrumsutvikling, tilrettelegging for næringsarealer og i et tett samarbeid med kommunens næringsliv. Litt om den interne prosessen: Det er avholdt et møte med hovedtillitsvalgte som organiserer ansatte på virksomhet kultur og stabsavdelingen samfunn og utvikling. Videre ble det den 27.02.13 avholdt et allmøte der alle ansatte på disse to avdelingene var invitert. De tillitsvalgte og de ansatte ble i disse møtene presentert for en skisse der oppgavene til kultur og samfunn/utvikling samles under felles ledelse og samlokaliseres. Tilbakemeldingene
Sak 13/13 fra disse møtene har så langt vært positive. Vi registrerer så vidt stor grad av oppslutning til en løsning som skissert at det kjøres en relativt kort og enkel prosess når det gjelder denne justeringen. Nærmere om løsning begrunnelse og forutsetninger: Det foreslås en løsning der virksomhet for kultur og stabsenheten samfunn og utvikling organiseres under felles ledelse. Målsettingen for en slik samorganisering er å få et tettere samspill mellom kultur og oppgavene knyttet til plan og næring. Dette for å ha et helhetlig blikk på arbeidet med å forme kommunen i den retningen vi ønsker samt å dra nytte av den kompetansen vi besitter på tvers av fagområdene. Vi mener at en slik løsning vil bedre grunnen for et økt aktivitetsnivå, økt skaperkraft og et større utviklingstrykk. På mange områder har vi et stort potensiale som gjennom et samarbeid som foreslått kan utvikles enda mer. Her kan nevnes: - Høytorp fort - Kulturtorget - Frivilligheten i bygda - Lag og foreninger - Næringsutvikling - Mysen sentrum - M.m. Både virksomhet kultur og stabsenheten samfunn og utvikling har begrensede ressurser og en organisering som foreslått vil redusere samordnings- og koordineringsutfordringene og slik sett gi oss en mulighet for å styrke kommunens uviklingsmiljø på lokalsamfunnsområdet. Noen viktige forutsetninger må ligge til grunn ved valg av ovennevnte løsning: Stillingen som kultursjef opprettholdes og utlyses så snart vedtak er fattet. Kultur og kultursjefen er viktig i lokalsamfunnet og denne funksjonen skal fortsatt være synlig og tydelig. Samlokalisering. Skal vi få full effekt av en samordning, må de to enhetene samlokaliseres. Den nye enheten organiseres som egen virksomhet og leder inngår i rådmannens ledergruppe. Stabsleder samfunn og utvikling Knut Baastad tillegges lederfunksjonen for den nye virksomheten. En samlet virksomhet for samfunn og utvikling vil måtte forholde seg til minst to hovedutvalg. Dette gjelder også enkelte andre virksomheter. Administrasjonen vil sikre at det fortsatt blir tilrettelagt for god politisk styring.