Vedlegg 1 Resultater fra spørreunders økelse (webskjema) blant administrativt ansatte ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet våren 200 presentert i form av diagrammer og tabeller. Framstillingen er så langt det lar seg gjøre person- og enhetsnøytral, det vil si at man ikke skal kunne identifisere hva personer har svart, og hvordan svarene fordeler seg på de enkelte enheter (8 institutter, Senter for miljø- og ressursstudier og fakultetssekretariatet). Resultatene er bearbeidet og presentert av Kristine Breivik og Kristin Bakken, og publisert 4. mai 200. Mer informasjon om det administrative utviklingsarbeidet kan leses her: http://www.uib.no/mnfa/strategi_omstilling/organisasjon/adm/ Spørreskjemaet de administrativt ansatte har fylt ut, finner du her: http://www.uib.no/mnfa/strategi_omstilling/organisasjon/adm/styring/admwebskjema.pdf Vedlegg 1 - Figur nr. 1 Fakta om, og målsettinger for kartleggingen 79 av 82 administrativt tilsatte har deltatt i en webbasert spørreundersøkelse. Kartleggingen har omfattet spørsmål om: Faktaopplysninger: Stillingskategori Stillingsbrøk Utdanning Arbeidsfelt Utfyllende opplysninger: Variasjon i og klarhet om arbeidsoppgaver Arbeidsbelastning Informasjonsarbeid Rutiner Samarbeid - Etter- og videreutdanning Internt utviklingsarbeid Organisering Innspill og ønsker: Vi har også bedt om forslag til tiltak for å effektiv administrativ organisering og arbeidsdeling (Innkomne forslag er presentert i vedlegg 4) Vedlegg 1 - Figur nr. 2
Metodikk og faktaopplysninger Tre ansatte hadde av ulike grunner ikke anledning til å svare på undersøkelsen. For å få en mest mulig realistisk oversikt over stillingene som inngår i administrasjonen, samt fordelingen på de ulike områdene, er de tre manglende stillingene inkludert i disse oversiktene. En av de 82 stillingene finansieres eksternt. Ti administrativt tilsatte arbeider i deltidsstillinger. Den samlede administrasjonen utgjør 78,6 årsverk pr. april 200. Vedlegg 1 - Figur nr. 3 Stillingskategorier de administrativt ansatte ved fakultetet innehar pr. april 200, 82 personer, 78,6 årsverk (1 årsverk er finansiert eksternt) 3 30 31 2 20 1 12 13 6 1 1 2 2 1 0 1. betjent Konsulent Seniorrådgiver 2 1 Vedlegg 1 - Figur nr. 4
Formalkompetanse Personer 3 30 2 20 1 0 1 Ingen utdanning 1-2 år videreg utdanning 23 3 år videregående utdanning Fag fra universitetseller høyskole 4 Grad fra universitet eller høyskole (2-3 år) 32 Høyere grad ved universitet eller høyskole (4-7 år) 4 Dr. grad ved universitet Vedlegg 1 - Figur nr. Oppgitt utdanning 63 % 37 % Inntil 3-årig videregående skole Høyere utdanning Vedlegg 1 - Figur nr. 6
Oppgitt fordeling på hoved- og biarbeidsfelt Personer involvert 3 30 2 20 1 0 Ekspedisjon/ge nerell adm Studieadm Økonomiadm Personaladm Forskningsadm. Arealadm Lederansvar og lederoppg Annet Biarbeidsfelt Hovedarbeidsfelt Vedlegg 1 - Figur nr. 7 Oppgitt fordeling på hoved- og biarbeidsfelt (tabellversjon av forrige bilde) Hovedarbeidsfelt Biarbeidsfelt Sum: Personer Ekspedisjon/generell adm 18 14 32 Studieadm 2 7 32 Økonomiadm 13 11 24 Personaladm 7 9 16 Forskningsadm. 3 6 9 Arealadm 1 1 2 Lederansvar og lederoppg 12 4 16 Annet 3 13 Vedlegg 1 - Figur nr. 8
"Jeg har i løpet av siste året benyttet følgende administrative støttesystemer" 60 0 40 30 20 0 OF Discoverer SLP4 FS SQLPlus DOCULIVE LYDIA E-faktura Sebra Syllabus Frida Andre Sporadisk Regelmessig Vedlegg 1 - Figur nr. 9 Har benyttet følgende administrative støttesystemer i løpet av siste året (tabellversjon av forrige bilde) OF Discoverer SLP4 FS SQLPlus DOCULIVE LYDIA E-faktura Sebra Syllabus Frida Andre Regelmessig 23 20 6 31 2 4 1 18 19 17 7 Sporadisk 17 33 1 1 Vedlegg 1 - Figur nr. 8 8 2 0 4 1 6
Andre administrative systemer benyttet i løpet av det siste året (alfabetisk listet) Autodesk (Autocad) BIBSYS og andrebiblioteksdatabaser BORA (Bergen Open Research Archive) Budsjettsystemet ADI Classfronter Coursekeeper Database for høyere utdanning (DBH NSD). dotlrn El-Handel (ibxnordic) Internett, utlegging av informasjon Intranett, utlegging av informasjon I-portal (til bruk for oppdateringer påweb) ISI NAG (Nasjonal godkjenningsbase) SAS (Statistikk) ScientiaWeb (Syllabus sin brukerportal) Studentportalen Syllabus - romreservering Vedlegg 1 - Figur nr. 11 "Jeg har i løpet av de siste 3 årene fått opplæring i følgende administrative støttesystemer" 40 3 30 2 20 1 0 28 26 OF Discoverer SLP4 30 FS SQLPlus 0 8 1 36 DOCULIVE LYDIA E-faktura Sebra 4 24 6 Syllabus Frida Andre 17 opplæring Vedlegg 1 - Figur nr. 12
Har fått opplæring siste 3 årene i følgende administrative støttesystemer (tabellversjon av forrige bilde) OF Discoverer SLP4 FS SQLPlus DOCULIVE LYDIA E-faktura Sebra Syllabus Frida Andre Opplæring 28 26 30 36 24 17 Vedlegg 1 - Figur nr. 13 0 8 1 4 6 Opplæring i andre systemer siste 3 årene (alfabetisk listet) Autocad Bibsys BORA Classfronter dotlrn E-handel Forskdok FRIDA Intranett I-portal Macromedia Contribute(system for vedlikehold av websider) Opplæring i nytt prosjektstyringssystem (Unifob) Opplæring i SLP4 og Doculive gitt av kolleger Outlook PHP4 SAS (Statistikkprogram) Studentportalen Syllabus - romreservering Vedlegg 1 - Figur nr. 14
"Jeg har i løpet av de siste 3 årene skiftet arbeidsfelt (hoved- og/eller biarbeidsfelt)" 30 27 28 2 20 1 1 skiftet arbeidsfelt 0 Skiftet hovedarbeidsfelt Skiftet biarbeidsfelt Skiftet hoved- og biarbeidsfelt Vedlegg 1 - Figur nr. 1 "Det er helt klart for meg hva som er mitt arbeidsområde/mine arbeidsoppgaver" 79 svar 49 svar 62 % 27 svar 34 % 3 svar 4 % Vedlegg 1 - Figur nr. 16
"Jeg vet nøyaktig hva som forventes av meg i jobben av lokal leder" 79 svar 38 svar 48 % 34 svar 43 % 1 svar 1 % 6 svar 8 % Vedlegg 1 - Figur nr. 17 "Det finnes skriftlig materiale som beskriver mitt ansvarsområde" 79 svar 32 svar 40 % svar 13 % 19 svar 24 % 18 svar 23 % Vedlegg 1 - Figur nr. 18
"Jeg har varierte arbeidsoppgaver" 78 svar 62 svar 80 % 1 svar 1 % 1 svar 19 % Vedlegg 1 - Figur nr. 19 "Arbeidet mitt er utfordrende på en positiv måte" 78 svar 4 svar 8 % 29 svar 37 % 4 svar % Vedlegg 1 - Figur nr. 20
"UiBs opplæringstilbud gir gode muligheter for utvikling i jobben" 76 svar 3 svar 46 % 19 svar 2 % 3 svar 4 % 19 svar 2 % Vedlegg 1 - Figur nr. 21 "Jeg savner ofte relevant opplæringstilbud via UiB" 76 svar 26 svar 34 % 3 svar 46 % svar 7 % svar 13 % Vedlegg 1 - Figur nr. 22
"Min lokale leder er positiv til at jeg benytter kurstilbudet ved UiB" 77 svar 64 svar 83 % 1 svar 1 % 12 svar 16 % Vedlegg 1 - Figur nr. 23 "Manglende opplæringstilbud gjør at jeg synes enkelte av mine oppgaver er vanskelige å løse" 7 svar 30 svar 40 % 16 svar 21 % 2 svar 3 % 27 svar 36 % Vedlegg 1 - Figur nr. 24
"Manglende regel- og rutinebeskrivelser gjør at jeg synes enkelte av mine er vanskelige å løse" 23 svar 30 % oppgaver 76 svar 24 svar 32 % 3 svar 4 % 26 svar 34 % Vedlegg 1 - Figur nr. 2 "Jeg får regelmessig informasjon om hva som skjer ved min enhet" 79 svar 47 svar 9 % 29 svar 37 % 3 svar 4 % Vedlegg 1 - Figur nr. 26
"Jeg får god informasjon om hva som skjer ved UiB" 78 svar 43 svar % 2 svar 32 % svar 13 % Vedlegg 1 - figur nr. 27 "Jeg logger meg på Intranett ukentlig eller oftere" 79 svar 48 svar 61 % 7 svar 9 % 1 svar 19 % 9 svar 11 % Vedlegg 1 - Figur nr. 28
"Vi har systematisk informasjonsutveksling innad i egen administrasjon" 79 svar 48 svar 61 % 24 svar 30 % 2 svar 3 % svar 6 % Vedlegg 1 - Figur nr. 29 "Jeg ønsker meg mer systematiske former for informasjonsutveksling internt på egen enhet" 7 svar 26 svar 34 % 6 svar 8 % 17 svar 23 % 26 svar 3 % Vedlegg 1 - Figur nr. 30
"Jeg ønsker meg mer systematiske former for informasjonsutveksling med andre enheter eller saksbehandlere ellers ved UiB" 7 svar 33 svar 44 % 12 svar 16 % 18 svar 24 % 12 svar 16 % Vedlegg 1 - Figur nr. 31 "Jeg søker på eget initiativ jevnlig etter relevant UiB-informasjon på UiBs websider" 78 svar 8 svar 7 % 1 svar 1 % 19 svar 24 % Vedlegg 1 - Figur nr. 32
"Jeg tror det er mulig å forenkle eller forbedre en del administrative rutiner for å rasjonalisere adm. tidsbruk" 77 svar 34 svar 44 % 2 svar 3 % 3 svar 4 % 6 svar 8 % Vedlegg 1 - Figur nr. 33 "Jeg kan bidra i kvalitetsutviklingsprosessen med noen helt konkrete forslag til forenklinger/forbedringer" 67 svar 24 svar 36 % 8 svar 12 % 22 svar 33 % 13 svar 19 % Vedlegg 1 - Figur nr. 34
"Arbeidspresset i min stilling oppleves vedvarende som for stort" 77 svar 33 svar 43 % 20 svar 26 % 9 svar 12 % 1 svar 19 % Vedlegg 1 - Figur nr. 3 "I perioder med stort arbeidspress, går dette ofte utover kvaliteten i utførelsen av mitt arbeid" 78 svar 31 svar 40 % 2 svar 32 % 8 svar % 14 svar 18 % Vedlegg 1 - Figur nr. 36
"Arbeidspresset gjør at jeg ofte må arbeide utover min stillingsprosent" 77 svar 26 svar 33 % 13 svar 17 % 22 svar 29 % 16 svar 21 % Vedlegg 1 - Figur nr. 37 "Arbeidspresset medfører redusert trivsel i arbeidet" 76 svar 28 svar 37 % 14 svar 18 % 7 svar 9 % 27 svar 36 % Vedlegg 1 - Figur nr. 38
"Arbeidspresset medfører at jeg vegrer meg for å ta etter- og videreutdanning" 77 svar 29 svar 38 % 12 svar 16 % 18 svar 23 % 18 svar 23 % Vedlegg 1 - Figur nr. 39 "Jeg synes generelt at arbeidspresset er for stort på min administrasjonsenhet" 76 svar 3 svar 47 % 17 svar 22 % 14 svar 18 % svar 13 % Vedlegg 1 - Figur nr. 40
"Jeg har i løpet av siste år tatt følgende utdanning/opplæring" 40 3 30 2 20 1 0 Datakurs, 1-2 kurs Datakurs, 3- kurs Lederutdanning Høyere grad Saksbehandleroppl. Økonomiutdanning Administrasjonsutd. Kurs i lover og regler Serviceopplæring Studievilederopplæring Annen E&V ikke studiepoeng studiepoeng Vedlegg 1 - Figur nr. 41 Oppgitt etter- og videreutdanning siste fem år (tabellversjon av forrige bilde) Datakurs, 1-2 kurs Datakurs, 3- kurs Lederutdanning Høyere grad Saksbehandleropplæring Økonomiutdanning Administrasjonsutdanning Kurs i lover og regler Serviceopplæring Studievilederopplæring Annen E&V studiepo eng 1 3 3 6 7 3 4 7 ikke studiepoeng 33 19 9 1 3 7 22 8 9 12 Vedlegg 1 - Figur nr. 42
Oppgitt annen etter- og videreutdanning (jfr. tabell på forrige bilde) Arbeids- og organisasjonspsykologi Arbeidslivshistorie Brannvern Coachopplæring i UiBs regi Dagskurs i adm og service Datakortet Diverse kurs på NHH En del dagskurs og seminar i forbindelse med f ørstelinjetjenesten Førstehjelp Gruppelederkurs i studiemestring Kurs i forhandlingsteknikk Kurs i lønnsforhandlinger Kurs i medarbeidersamtaler Nynorskkurs Organisasjonspsykologi Prosjektadministrasjon Engelsk grunnfag Engelskkurs i UiB regi English communication course for executive oficers Prosjektledelse Samhold, Service og Psykologi To påbegynte masterutdannelser EU-finansiering Fakultetets ledersamlinger Videreutdanning. innen logistikk Vedlegg 1 - Figur nr. 43