Årsmøte Froland Motocross klubb Onsdag 27.feb 2013 kl18.30 Kantina hos Aker Pusnes A/S, Tromøya Til stede var: Bjørn Lien, Tor Inge Hansen, Jonas Andersen, Bård Arne Andersen, Ole Jakob Forsberg, Morten Jørgensen, Geir Strand, Roger Strand, Dag Anders Omholt, Rune Bergstøl, Espen Bergstøl, Asgeir Hansen, Grethe Lill Langøen, Jørn Jakobsen, Ole Jakob Lunderød, Ole Pavljuk, Sondre Pavljuk, Jonny Antonsen, Endre Espeland, Ørjan Sandberg, Trond Danielsen. Totalt 21stk. Saksliste: 1. Godkjenne de stemmeberettigede. Stemmeberettiget 19stk. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. OK 3. Velge dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. Bjørn ble valgt til dirigent, Trond Danielsen ble møtesekretær, Morten og Dag Anders ble valgt til å skrive under protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding. OK Lest igjennom av Bjørn, det var ikke kommentarer til denne. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. OK Det ble informert litt om hva vi har fått av omsøkte midler og andre økonomiske støtteordninger. Regnskapsåret 2012 var det første året som klubben har brukt Mamut regnskapsprogram. Det ble informert om økonomien i forbindelse med banegodkjenningen og låne opptak i Sparebanken Sør. Protokoll årsmøte Froland mx 2013 1
6. Behandle innkomne forslag og saker. Det var ett innkommet forslag av styret. -Støtte til NM førere til start kontingent i alle klasser man kvalifiserer seg til finale heatene. Det ble tatt en avstemning over dette forslaget. Dette ble enstemmig vedtatt. 7. Fastsette medlemskontingent for 2014. Medlemskontingenten ble ikke endret. Kontingent for 2013: 1200,-for enkelt medlem 1400,- for familie ½ pris for nye medlemmer det første året ½ pris etter 1august (da blir det ½ pris av ½ pris for nye medlemmer etter 1august) 8. Vedta idrettslagets budsjett OK, budsjettet ble godkjent med en endring. Støtte ordningen på 12000,- til NC blir økt med 3000,- Det er da 15000,- fordelt på 4 runder i NC. Det ble informert om at budsjett og regnskap nå skal bli mer oversiktlig siden vi nå bruker samme konto nr i regnskap og budsjett. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. OK, ingen endringer. 10. Kaffi å kage. Mye god kake fra Liens Konditori og kaffe fra kantina på Pusnes. 11. Foreta følgende valg: a) Formann og nest formann b) 6 styremedlemmer c) Øvrige valg i henhold til årsmøtevedtatt organisasjonsplan d) Revisor e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet. f) Valgkomité med leder og 1 medlem for neste årsmøte. Asgeir Hansen ønsket å trekke seg fra styret. Roy Amundsen ønsket ikke å fortsette som revisor og medlem i valgkomiteen. Valgkomiteens innstilling var gjenvalg på resten av styret og Morten Jørgensen som nytt styremedlem, samt Bård Arne Andersen som revisor og nytt medlem i valgkomiteen. Følgende ble valgt: (alle ved akklamasjon) Protokoll årsmøte Froland mx 2013 2
Formann: Bjørn Lien Nestformann: Trond Danielsen Kasserer: Rune Bergstøl Styremedlem: Dag Anders Omholt Jonny Antonsen Kjetil Nipedal Morten Jørgensen Kim Ronny Nilsen Revisor: Bård Arne Andersen Representanter til Idrettsting og møter. Etter forslag fra Bjørn ble det bestemt at det nå er styret som oppnevner disse personene. Valgkomité: Leder Ole Richard Nipedal Medlem Bård Arne Andersen 12. Banegodkjenning; hva ble gjort i 2012 Banen ble kontrollert av NMF sin banegodkjenner, Helge Erga, våren 2011. Det ble da påvist en god del feil og mangler i henhold til det nye Banereglementet. Klubben valgte å vente litt med å starte på dette arbeidet siden det var uklarheter i forbindelse med tydingen av disse nye reglene og også utførelsen av forskjellige måter å gjøre ting på. I Kommunestyremøte 29.3.2012 ble det vedtatt at Kommunen støtter klubben med kr25000,-/10år fremover i forbindelse med at klubben må ta opp banklån i forbindelse med dette prosjektet. Klubben tok opp banklån med pant i dette vedtaket i kommunen pålydende 250000,- dette inkluderte også restlånet på ca 50000,- til hjullasteren. vi hadde da ca200000,- til innkjøp av utstyr og tjenester til dette prosjektet. Årsmøtet gikk først igjennom rapporten ang alle feil og mangler på banen, deretter ble det vist en bildeserie av hva som ble gjort og som var grunnlaget i søknaden om ny godkjenning. Rapporten som klubben har sendt Kommunen ble også gått igjennom i sin helhet. Protokoll årsmøte Froland mx 2013 3
13. Nytt klubbhus. Modulene er nå montert ved siden av det eksisterende klubbhuset. Det søkes om Spillemidler til flytting av disse modulene. Tildelingen av Spillemidler vil tidligst skje i 2014, slik det ser ut nå. 14. Informasjon fra styret om bl.a planer og arrangementer 2013, lisenstyper/forsikring osv. Det var ønske om at klubben skal arrangere minst en runde i Sørlandscupen. Helst tidlig i sesongen. Styret håper at det ikke blir like vanskelig å skaffe flaggvakter som alle de foregående år som klubben har arrangert løp. Det skal også sjekkes om det er mulig å arrangere et løp i AllStar cupen i 2013 Det blir treningsleir med Dygd 13 og 14 April Det vil snart bli arrangert et nytt lisenskurs. (dette gjelder særlig de som kom som nye medlemmer i fjor og for de som fyller 9år i 2013.) Har du kjørt på Rekrutteringslisens i 2012 (den hvite lappen) så må du ta lisenskurs i år før du begynner å kjøre. 15. Eventuelt. Kiosk i 2013. Grethe Lill og Ragnhild fikk hver sitt gavekort fra Biltema som takk for sin innsats i kiosken i fjor. Styret håper at det sosiale rundt kiosken fortsetter i 2013. Til info: Men det er bestandig behov for flere støttespillere til å kunne holde åpent på treningene. Det vil bli etter hvert bli sendt ut en forespørsel til alle medlemmene på SMS, fjesboka og hjemmesiden om dette. Vedlikehold av banen. Det utarbeides også i år en Preppeplan for begge banene. Det er viktig å oppdatere hjemmesiden/fjesboka om når banen er nypreppet. Litt uenigheter om hvor ofte det må preppes. Årsmøtet kom frem til at det hver 14dag foretas en total gjennomgang av traseen, samt at det blir utbedret etter behov inn i mellom. Protokoll årsmøte Froland mx 2013 4
Aktivitetsledere. Klubben trenger flere aktivitetsledere. Til info: Er det noen som kunne tenke seg dette, så ta kontakt med Bjørn eller Trond. Det er alt for stor slitasje på de få personene klubben har tilgjengelig. Muligheten for at klubben må avlyse noen av treningene pga. at vi mangler aktivitetsleder kan fort skje. Det ble også bemerket på årsmøtet at Baneansvarlig/Aktivitetsleder av og til kommer for sent slik at ikke bommen blir låst opp i god tid før trening. Dette korter ned på tiden og kan være irriterende for mange. Ja det er mye mulig at dette skjer både titt og ofte, særlig på onsdagene og torsdagene. Løsningen på dette kan jo være at flere utdanner seg til aktivitetsledere? Det er også viktig at de som blir satt opp på lista planlegger sine vakter i god tid, slik at de får nok tid til alt som bør gjøres før kjøringen på banen starter. Lag-NM 2013 Klubben vil prøve å stille med minst 2 lag til Lag-NM i år. I år så er det Lag-NM på Gardermoen. Uttak til disse lagene vil skje i løpet av vår og sommersesongen. Resultater og ikke minst om du har lyst til å kjøre, vil spille en stor rolle her. Det ble ytret ønske om at det arrangeres kurs for Enduro lisens. Mulig dette kan samkjøres med MX lisens kurs? Det var også ønske om å få til et vedlikeholds kurs en kveld. Børge Langøen kan stille med lokaler til dette på Blakstadheia. Dette ble prøvd satt i gang i 2012, da var det kun 2stk som var interessert. Vi sjekker om det er mer interesse for dette denne gangen. Trond Danielsen Dag Anders Omholt Morten Jørgensen Protokoll årsmøte Froland mx 2013 5