Ausstteevollll kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 10.10.13 Kl.: 10.00 13.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 28/13 36/13 MØTELEIAR Joon Raymond Haugland (H) DESSE MØTTE Anne Marie Otterå Halstensen (FrP) Eivind Nyheim (Frp) møtte i staden for Håkon Nyheim Hans Reidar Njåstad (SP) FORFALL Anne-Kristine Bakke (Ap) vararepresentantar innkalla, men kunne ikkje møta Håkon Nyheim (Frp) DESSUTAN MØTTE Frå KPMG møtte Øyvind Hauge Støle Frå administrasjonen møtte rådmann Rolf Nøstdal i orienteringssak nr. 1 og 2, spesialrådgjevar Arve Sunde i orienteringssak nr. 1. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 28/13 Godkjenning av innkalling og sakliste 29/13 Godkjenning av protokoll frå møte 13.05.13 30/13 Orienteringssaker 31/13 Meldingar 32/13 Standard atterhald om kommunal kontroll 33/13 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014 34/13 Forvaltningsrevisjon vidare arbeid med prioritering av aktuelle prosjekt 35/13 Reglement og rutinar for å sikre habilitetsvurdering 36/13 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
28/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 29/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 13.05.13. Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 13.05.13. Protokollen frå møte 13.05.13 vart samrøystes godkjend. 30/13 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Orientering frå: Orientering vedrørande: 1 Rådmann Implementering / arbeid med internkontroll / kvalitetssystem oppfølging av forvaltningsrevisjon frå 2011. Rådmann Rolf Nøstdal innleia med å orientera om kor langt ein er kome med arbeidet, og sa litt om ressursbruk og fokus på det nye systemet som skal innførast. Målsetting er å ta det i bruk frå 01.03.14. Spesialrådgjevar Arve Sunde orienterte om det systemet kommunen har valgt ut frå anbodskonkurranse, viste prosjektplan og informerte om prosess. I november er det planlagt opplæring i systemet for «superbrukarar», og deretter vidare ut i organisasjonen. Oppbygginga av systemet, og døme, mellom anna på avviksmelding vart vist. Det vart og kort gjeve orientering om leiarutviklingsprogrammet som skal gjennomførast. Det er søkt om og innvilga OU-midlar til gjennomføring. Kontrollutvalet takka for god orientering og tok informasjonen til orientering. 2 Rådmann / økonomisjef Rådmann informerte om rekneskapsrapportar 2013 pr. august og låneportefølje. Denne meldinga er og lagt fram for kommunestyret. Informasjonen vart teke til orientering. 3 KPMG Revisjonsplan var sendt ut med innkallinga. Det vart informert om at denne vil bli nærmare gjennomgått på neste møte, og at kontrollutvalet då evt. kan koma med innspel til innhald i revisjonsplanen. 4 KPMG KPMG har sendt ut invitasjon til kurs for kommunar. Kontrollutvalet drøfta invitasjonen, og meiner dette er positivt. Nokre utvalsmedlemmer er interessert i å delta, men det avheng av kva dag kurset blir. Prioritert tema er «Offentlige anskaffelser». KPMG sender ut melding til kontrollutvalsmedlemmane så snart kursdag er bestemt, og kvar enkelt melder då frå om eventuelt deltaking. 5 Sekretariatet Ny folkevaldopplæring 06.03 og 07.03.2014 på Solstrand. Kontrollutvalet er og positiv til dette kurstilbodet, og meiner alle i kontrollutvalet bør delta. Konklusjonen er at ein ber sekretariatet senda ut påminning om opplæringa ca. ei veke før påmeldingsfrist. Ymse ingen andre orienteringssaker å ta opp. FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 2
Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. 31/13 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram og handsama i møtet: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda frå kommunestyret vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering. 2 Kommunal- og regionaldepartem. Rundskriv om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m. egenkontroll mv. var gjennomgått og teke til orientering. 3 Økonomikontoret Sekretariatet gjennomgjekk rekneskapsoversyn for kontrollutvalet og revisjon pr. august 2013. Det vart kommentert at rekneskapstal for 2012 manglar ein del føringar. Kontrollutvalet ber sekretariatet ta kontakt med økonomiavdelinga for å følgja opp vedr. faktuera-registrering. Kontrollutvalet tok ellers meldinga til orientering. 4 Helsetilsynet Rapport frå tilsyn med Austevoll kommune individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til barn og unge 2013 vart kort gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet tok opp at når det vert gjennomført tilsyn i kommunen, så ønskjer utvalet å få melding om dette. Sekretariatet tek kontakt med offentleg tenestekontor om dette. 5 Sekretariatet Kontrollutvalet merka seg vedtak om oppstart av prosjekt med selskapskontroll av Business Region Bergen. Frist for ferdigstilling av prosjektet er sett slik at det kan leggast fram sak med rapport på neste møte i kontrollutvalet. 6 Sekretariatret Sekretariatet informerte om arbeid med avslutning av sak som gjeld kjøp av revisjonstenester for Austevoll kommune. Anbudsprotokoll vart delt ut og kort gjennomgått. Kontrollutvalet tok meldinga til orientering. 7 Sekretariatet Det vart gjeve melding om arbeid med å legga ut informasjon om kontrollutvalet på heimesida til kommunen. Dette skal følgast opp og meldast på nytt til neste møte. Ymse ingen meldingar under ymse. FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. : Sekretariatet tek kontakt med økonomiavdelinga for å følgja opp vedr. faktura-registrering på kontrollutvalet sitt budsjett. Sekretariatet tek kontakt med offentleg tenestekontor for å få rutine på at kontrollutvalet får melding om når det vert gjennomført tilsyn i kommunen. Informasjon om kontrollutvalet på heimesida vert følgd opp til neste møte. Kontrollutvalet tek elles meldingane til orientering. 32/13 STANDARD ATTERHALD OM KOMMUNAL KONTROLL FORSLAG TIL INNSTILLING: 1 Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til: a Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b Stiftingar c Organisasjonar, aktivitetar og liknande. 2 I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen 3
sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. Kontrollutvalet drøfta saka og merka seg at Austevoll kommune ikkje har innarbeidd rutine for å nytta seg av standard atterhald i slike saker i dag. Kontrollutvalet gjekk samrøystes inn for å innføra slik ordning. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1 Kommunestyret vedtek at det skal innarbeidast standard atterhald om kontroll der det av kommunale midlar vert ytt nye tilskot til: a Kjøp av aksjar og andre eigardeler i selskap b Stiftingar c Organisasjonar, aktivitetar og liknande. 2 I slike døme skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. 33/13 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2014 FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014. HANDSAMING I MØTE Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2014 var gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet vil at budsjettpost for møtegodtgjering vert justert i høve til godtgjerslereglement. Utvalet gjekk ellers inn for forslag til budsjett for 2014. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014. 34/13 FORVALTNINGSREVISJON - VIDARE ARBEID MED PRIORITERING AV AKTUELLE PROSJEKT FORSLAG TIL : 1. Kontrollutvalet ber KPMG gjennomføra forvaltningsrevisjon innan 2. KPMG vert innan.. beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Kontrollutvalet gjev utvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å godkjenne prosjektplanen. 4. Godkjend prosjektplan skal leggjast fram som melding i kontrollutvalet i neste møte. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet vurderte aktuelle prosjekt å arbeida vidare med når det gjeld forvaltningsrevisjon. Det var stor semje om at det mest aktuelle prosjektet er «Tenesteinnkjøp». Kontrollutvalet kom med innspel til kva som skal vera føremål for prosjektet, og formuleringar til spørsmålsstillingar som ein vil ha svar på. Øyvind Hauge Støle frå KPMG var med under handsaminga og kom med innspel til korleis prosjektet kan spissast, og kva som kan vera viktig å setja fokus på. Utkast til føremål og spørsmålsstillingar i prosjektet vart notert av sekretariatet, og vert oversendt til KPMG som grunnlag for å arbeida vidare med ein prosjektplan. Kontrollutvalet meiner det er tilstrekkeleg at prosjektplanen vert lagt fram for godkjenning på neste møte (26.11.13). Vedtak i saka var samrøystes. 4
: 1. Kontrollutvalet ber KPMG gjennomføra forvaltningsrevisjon innan «Tenesteinnkjøp». 2. KPMG vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkl. føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar og ressursbruk. 3. Utkast til prosjektplan vert å senda over til sekretariatet seinast to veker før neste møte, slik at prosjektplan kan leggast fram til drøfting og godkjenning på neste møte i kontrollutvalet. 35/13 REGLEMENT OG RUTINAR FOR Å SIKRE HABILITETSVURDERING. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret vil gå inn for å styrkja reglement og rutinar for å sikre habilitetsvurdering. Pkt. 9 i regelment for Austevoll kommunestyre skal lyda: «Den som er ugild i ei sak, jf. Kommuneloven 40 pkt. 3 a-c, jf. Habilitetsreglane i Forvaltningsloven kapittel 2 6 10, skal ikkje vera med å drøfta eller avgjera ei sak. Når ein kommunestyremedlem veit at han / ho er ugild, eller det kan reisast tvil om hans / hennar gildskap, bør han / ho så snart han / ho har fått innkallinga til møtet melda frå til kommuneadministrasjonen slik at varamedlem kan varslast og kallast inn. Varamedlem skal straks kallast inn når det er grunn til å tru at eit kommunestyremedlem vil verta kjend ugild. Det er kommunestyret sjølv som tek avgjerd om ein medlem er gild eller ugild. Det skal alltid røystast over gildskap når dette spørsmålet kjem opp i handsaminga av saka. Varamedlem skal, dersom det er praktisk mogleg, vera med under kommunestyret si handsaming av gildskapen til den faste medlemmen. Først når vedtak om gildskap / ugildskap er fatta, kan handsaminga av sjølve saka halde fram. Slike reglar skal og gjelda for alle dei politiske utvala i Austevoll kommune. HANDSAMING I MØTE Kontrollutvalet drøfta saka og det var semje om at det bør innførast rutinar som sikrar habilitetsvurdering. Utvalet meinte og at det bør vera fast rutine at spørsmålstilling vedr. ugildskap vert ført på alle innkallinga til politiske møter. Døme kan vera: «Eventuelt forfall til møtet eller ugildskap skal meldast snarast til tlf. 55 08 10 00 Offentleg servicekontor.» Med slik tilføying vart forslag til innstilling samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret vil gå inn for å styrkja reglement og rutinar for å sikre habilitetsvurdering. Pkt. 9 i regelment for Austevoll kommunestyre skal lyda: «Den som er ugild i ei sak, jf. Kommuneloven 40 pkt. 3 a-c, jf. Habilitetsreglane i Forvaltningsloven kapittel 2 6 10, skal ikkje vera med å drøfta eller avgjera ei sak. Når ein kommunestyremedlem veit at han / ho er ugild, eller det kan reisast tvil om hans / hennar gildskap, bør han / ho så snart han / ho har fått innkallinga til møtet melda frå til kommuneadministrasjonen slik at varamedlem kan varslast og kallast inn. Varamedlem skal straks kallast inn når det er grunn til å tru at eit kommunestyremedlem vil verta kjend ugild. Det er kommunestyret sjølv som tek avgjerd om ein medlem er gild eller ugild. Det skal alltid røystast over gildskap når dette spørsmålet kjem opp i handsaminga av saka. Varamedlem skal, dersom det er praktisk mogleg, vera med under kommunestyret si handsaming av gildskapen til den faste medlemmen. Først når vedtak om gildskap / ugildskap er fatta, kan handsaminga av sjølve saka halde fram. Slike reglar skal og gjelda for alle dei politiske utvala i Austevoll kommune. Spørsmålstilling vedr. ugildskap vert ført på alle innkallingar til politiske møter. 5
36/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Kontrollutvalet merka seg at det har vore mange avgjerder i utval for plan og byggesak, som er gjort på sommarfullmakt. Det var ingen saker ein ønskjer å følgja opp vidare på noverande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE det var ingen saker å ta opp under ymse. Joon Raymond Haugland Leiar Kari Nygard Sekretær 6