Leka kommune Møteinnkalling Valgstyre Utvalg: Møtested: Lekatun Dato: 17.02.2015 Tidspunkt: 10:30 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 951 09 887. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 1/15 PS 2/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Dagsorden Delegering av myndighet ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Stemmesteder og åpningstider kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 2014/139 2014/139 PS 3/15 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere 2014/139 PS 4/15 Prøving av forhåndsstemmegivningen, delegering av myndighet 2014/139 PS 5/15 Utlegging av manntall 2014/139 Side 2
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2014/139-10 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 1/15 17.02.2015 Delegering av myndighet ved kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Rådmannens innstilling til vedtak: Rådmannen delegeres myndighet til avgjørelse i saker av ikke prinsipiell betydning, samt gjennomføring av administrative oppgaver som å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til alminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen ved behov utvide åpningstid for forhåndsstemmemottak innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak Formannskapssekretær oppnevnes som valgstyrets sekretær og ansvarlig for elektronisk innrapportering i forkant av, - ved prøvevalg og valgnattoppgjør. Side 3
Hjemmel for vedtak: K.sak 52/14 Oppnevning av valgstyre Kommunelovens 23-4 Saksopplysninger: Til behandling av enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell betydning kan valgstyrets leder, et arbeidsutvalg eller administrasjonssjefen gis vedtaksmyndighet som tilligger valgstyret etter loven jfr Kommunelovens 23 nr. 4. Myndighet som typisk vil være av prinsipiell betydning og som dermed ikke kan delegeres, kan for eksempel være å treffe avgjørelser om valglister, om tilbakekalling av lister og forkastelse av stemmegivninger. Som veiledning kan en si at saker som er av ren praktisk art, sjelden vil være av prinsipiell betydning. Det kan være gjøremål som å sette opp manntall, legge det ut til alminnelig ettersyn, kunngjøringer, lage lister over klager, underrette velgere og kandidater, trykking av stemmesedler, oppnevning av oppgjørspersonell og lignende. Av praktiske og tidsbesparende hensyn er det ved alle valg siden 1993 blitt delegert fullmakt når det gjelder saker av ikke prinsipiell betydning. Dette gjelder bla å foreta nødvendige kunngjøringer sette opp manntall, legge ut til alminnelig ettersyn foreta nødvendig bestilling av valgmateriell besørge nødvendig opplæring av stemmestyrene og tellekorps bestille valglokaler organisere arbeidet med valget og opptellingen. Det skal også navngis ansvarlig person for elektronisk innrapportering i forkant av, - ved prøvevalg og selve valgnattoppgjøret, dette har blitt utført av valgsekretær. Vurderinger: Formannskapssekretær har hatt funksjonen som valgstyrets sekretær. Nytt nasjonalt valgsystem EVA ble tatt i bruk ved Stortingsvalget i 2013, og vil bli brukt også ved dette valget. Formannskapssekretær og konsulent ved økonomikontoret vil delta på opplæring i EVA i løpet av våren. Det kan være praktisk å delegere myndighet til å utvide tidspunkt ved forhåndsstemmegivning. Ved f.eks forhåndsstemming ved institusjon ble det ved siste valg avsatt en time, dette var mer enn tilstrekkelig tid, men dersom det skulle vise seg at mange flere kommer for å avgi stemme kan det være behov for å utvide åpningstiden. Tidligere år var det fastsatt to timer på sykestua, valgene var unnagjort på forholdsvis kort tid, men begge forhåndsstemmemottakere allikevel måtte sitte åpningstiden ut. Det foreslås å delegere myndighet til rådmannen å innvilge søknad om ambulerende forhåndsstemmemottak. Det har siste år kun vært noen få som har søkt om dette. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Helge Thorsen rådmann Side 4
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2014/139-9 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 2/15 17.02.2015 Stemmesteder og åpningstider kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Rådmannens innstilling til vedtak: Tidligstemmegivning tas imot fra og med 1. juli til 09. august slik: Alle hverdager kl. 1000 til kl. 1400 på Lekatun. Ordinær forhåndsstemmegivning tas i mot fra og med mandag 10.august til og med fredag 11.september slik: Alle hverdager kl.1000 til kl.1400 Lekatun Lørdag 29. august kl.1100 til kl.1330 Gutvik bedehus Fredag 04. september kl.1900 til kl.2100 Lekatun Lørdag 05. september kl.1100 til kl.1330 Lekatun Onsdag 09.september kl.1600 til kl.1700 Leka sykestue Ambulerende forhåndsstemmemottak i hele perioden etter skriftlig eller muntlig søknad, med søknadsfrist 09. september. Åpningstider valgting: Søndag 13.september: Lekatun for alle kretser kl.1300 1600 Mandag 14.september: Gutvik bedehus for krets 001: Gutvik kl.1100 1630 Lekatun for krets 002: Kvaløy/Husby kl.1100 1900 Grendahuset Fjellvang for krets 003: Haug/Solsem/Stein kl.1100 1630 Side 5
Hjemmel for vedtak: K.sak 52/14 Oppnevning av valgstyre Valglovens 8 Valgforskriften 25 Saksutredning: Valgstyret må ta stilling til åpningstider både på valgting, ved ambulerende og ved stasjonært forhåndsstemmemottak i Gutvik og på Leka. Tidligstemmegivning Ved Stortingsvalget 2009 ble valgloven endret slik at velgere kan stemme innenriks fra 1. juli, såkalt tidligstemmegivning fram til ordinær forhåndsstemmegivning, jfr 8-1(4). Dette er ment som en ordning for de som ikke har anledning til å forhåndsstemme innenfor den ordinære forhåndsstemmegivning eller på valgdagen. Dette er en særordning som skal være enkel å håndtere, det er ikke krav om tilrettelegging for full forhåndsstemmegivning i alle lokaler. For å avgi tidligstemme skal velger ta kontakt med kommunen og avtale tid. Leka kommune har praktisert fast åpningstid ukedagene mellom kl. 1000 og 1400 på Lekatun også i tidligstemmegivningsperioden. Forhåndsstemmegivning Den ordinære forhåndsstemmegivningen foregår fra og med 10. august i valgåret, jfr. valgloven 8-1(1). Faller 10. august på en helligdag, starter forhåndsstemmegivningen første påfølgende hverdag, jf. 15-5. Forhåndsstemmegivningen kan ikke foregå senere enn siste fredag før valgdagen, jf. 8-1(2). Departementet mener det kan være grunn til å ha langåpent minst én dag i uken i hele forhåndsstemmeperioden, kanskje hver dag siste uken før valget. Siste dagen før valgdagen kan det likevel, av hensyn til å få stemmene frem i tide, være grunn til å stemme tidligere. Kommunen bør også vurdere å holde åpent på lørdager. I Leka har det vært mulighet for å avgi forhåndsstemme en lørdag både i Gutvik og på Leka, fortrinnsvis så nært opp til valgdagen som mulig. I tillegg er det holdt åpent en fredagskveld på Lekatun. Det er krav om at det skal være to stemmemottakere til stede ved den ordinære forhåndsstemmegivningen. Ambulerende forhåndsstemmemottak Velgere som på grunn av sykdom eller uførhet ikke kan avgi stemme der det avholdes forhåndsstemmegivning, kan etter søknad til valgstyret avgi forhåndsstemme der de oppholder seg, jf. valgloven 8-3(6). Valgstyret fastsetter svarfristen for når søknaden må være kommet inn til kommunen. Søknadsfristen skal fastsettes til et tidspunkt mellom tirsdag og fredag den siste uken før valget. Det lages et skjema for registrering av søknad om å få avgi stemme til ambulerende forhåndsstemmemottak, dette distribueres til og fra velger via hjemmesykepleien og eventuelt andre ansatte innen PLO i Leka. Av etiske og praktiske hensyn skal velgerne kontaktes om stemmetidspunkt, og samtidig bør en forsøke å gjennomføre forhåndsstemmemottaket i løpet av et begrenset tidsrom. Ambulerende forhåndsstemmemottak skal alltid foretas av to stemmemottakere jf 8-4 (4). Side 6
Forhåndsstemmegivning på institusjon Etter valgloven 8-3(2) bokstav a skal det avholdes forhåndsstemmegivning på helseog sosialinstitusjoner. Dette omfatter sykehus, pleiehjem, etterbehandlingshjem mv. Det kan også mottas forhåndsstemmer hjemme hos personer som opphold er seg i trygde- og omsorgsboliger med umiddelbar tilknytning til institusjoner som nevnt foran, jf. valgforskriften 25. Det er ikke adgang til å vedta at det bare skal avholdes forhåndsstemmegivning på enkelte helse- og sosialinstitusjoner. Det skal avholdes forhåndsstemmegivning minst en dag ved alle institusjonene. Av hensyn til sent ankomne, bør forhåndsstemmegivningen legges så nært opp til valgdagen som mulig. Alle velgere har adgang til å forhåndsstemme på disse institusjonene, både beboere, personale og andre velgere. I Leka har det vært avholdt forhåndsstemmegivning på sykestua onsdagen før valgdagen. Tidspunktet er avtalt med sykepleiesjef og tidspunktet tilrettelagt etter dagsrytme på sykestua. Det er krav om at det skal være to stemmemottakere til stede ved forhåndsstemmegivningen på institusjonen. Valgting Valg til Kommunestyre- og fylkestinget 2015 er fastsatt til mandag 14. september. Kommunestyret vedtok i sak 51/14 at det i Leka også holdes valg søndag 13.september. Valgting på fastsatt valgdag skal holdes i alle valgkretser. Valgdagen skal det holdes valgting i alle kretser, ved valgting også søndagen før er det tilstrekkelig å holde ett valglokale åpent. Her har Lekatun vært benyttet for alle valgkretser i kommunen. Vurdering: Det anbefales å bruke de samme åpningstidene og lokaler som ved foregående valg i Leka kommune. Tid og sted har vært lik i gjennom mange valg, lokaler og åpningstider er kjent og innarbeidet. Lokaler som benyttes ved forhåndsstemming og valgting skal være tilgjengelig for alle som ønsker å avgi stemme og ha universell utforming. Grendehuset i Gutvik er ikke tilrettelagt med rullestolrampe, det har imidlertid bedehuset. Så inntil grendehuset har dette på plass velges bedehuset som lokale både til forhåndsstemming og til valgting i 2015. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Helge Thorsen Rådmann Side 7
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2014/139-12 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 3/15 17.02.2015 Oppnevning av forhåndsstemmemottakere Rådmannens innstilling til vedtak: Som forhåndsstemmemottakere oppnevnes Beathe Mårvik Siv Aune Kirsti Hoff Sissel Haug Leder av valgstyret og rådmann delegeres myndighet til å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom dette blir nødvendig. Side 8
Hjemmel for vedtak: Valglovens 8-2 (1)a K.sak 52/14 Oppnevning av valgstyre Saksopplysninger: Velgere som ønsker det skal kunne avgi forhåndsstemme ved valget, og valgstyret må oppnevne forhåndsstemmemottakere. I valgloven 8-2 står det blant annet at Som stemmemottaker innenriks fungerer a) stemmemottakere oppnevnt av valgstyret. Vurderinger: Tidligere år er det oppnevnt tre forhåndsstemmemottakere. Med bakgrunn i endring i valgforskriften der det nå fastsettes at det skal være to stemmemottakere tilstede også ved ordinær forhåndsstemming foreslås det å oppnevne fire personer. Dette også med bakgrunn i ferieavvikling i forhåndsstemmeperioden. Det foreslås også å delegere myndighet til leder av valgstyret og rådmann å oppnevne flere forhåndsstemmemottakere dersom det skulle bli behov. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Helge Thorsen rådmann Side 9
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2014/139-13 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 4/15 17.02.2015 Prøving av forhåndsstemmegivningen, delegering av myndighet Rådmannens innstilling til vedtak: Oppnevnte forhåndsstemmemottakere delegeres myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urne. Side 10
Hjemmel for vedtak: Valglovens 8-1, 8-4 K.sak 52/14 Oppnevning av valgstyre Saksopplysninger: Endring av valglov og valgforskrift i 2013 gir nye føringer for gjennomføring av forhåndsstemmingen. Endringene består bla av at man har gått bort fra bruk av konvolutter ved forhåndsstemmegivningen, og at det er krav om to forhåndsstemmemottakere tilstede også under ordinær forhåndsstemmegivning. Velgere som avgir stemme i den kommunen de er manntallsført skal legge stemmeseddelen direkte i urnen. Dette er samme prosedyre som på valgdagen. Stemmemottaker skal krysse vedkommende av i manntallet, stemple stemmeseddelen med eget stempel der det står forhåndsstemme og velgeren legger selv stemmeseddelen i forseglet urne. Stemmegivningen er da godkjent idet velger legger seddelen i urnen og vedkommende er krysset av i manntallet. Dette vil også gjelde for forhåndsstemmegivning på institusjon og ambulerende forhåndsstemmegivning. Forhåndsstemmemottaker må da ta med urne, stemmesedler og PC med tilgang til internett for å kunne logge seg på valgadministrasjonssystemet EVA med online tilgang til manntall når stemmen skal mottas. Det kan skje at manntallet midlertidig vil være utilgjengelig for stemmemottaker når velgeren ønsker å avgi stemme, eller at man ikke har internettforbindelse ved ambulerende forhåndsstemmemottak. Her vil det ikke være mulig å krysse velgeren av i manntallet og godkjenne stemmegivningen. I disse tilfeller skal det benyttes en midlertidig beredskapsprosedyre, det vil si at man benytter stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i egen beredskapskonvolutt. Stemmegivningen må da godkjennes av valgstyret i etterkant. Forhåndsstemmer avgitt av velgere som er manntallsført i en annen kommune skal fortsatt bruke stemmeseddelkonvolutt som sammen med valgkort legges i omslagskonvolutt og sendes valgstyret i vedkommende kommune pr post. Ordningen vil gjelde fra den ordinære forhåndsstemmegivningen som begynner 10. august. Ved tidligstemmegivning - 1. juli til 9. august skal stemmeseddelkonvolutt fortsatt benyttes. Forhåndsstemmer som er avgitt i andre kommuner og sendes hit behandles som tidligere. Vurderinger: Med den nye ordningen flyttes tidspunktet for godkjenning av stemmegivningen fra valgstyret til stemmemottakeren, samtidig som velgeren avgir forhåndsstemme. Når tidspunktet for godkjenning flyttes betyr det også at de som er oppnevnt som stemmemottakere må gis myndighet til å godkjenne ordinære stemmegivninger som legges i urnen. Med en samtidig godkjenning av stemmegivningene og elektronisk avkryssing i manntallet, betyr det at avkryssingsmanntallet kan skrives ut ferdig avkrysset for godkjente forhåndsstemmer. Slik vil dette bedre kvaliteten på avkryssingsmanntallet betydelig. En slik samtidig avkryssing i manntallet vil kunne bidra til å redusere avvik mellom antall kryss i manntallet og antall stemmer i urnen. Side 11
Forslag til endringer ble hensyntatt og praktisert ved Storingsvalget i 2013 selv om lovendringen ikke trådte i kraft før 1.1.2014. Ved forhåndsstemmegivning i Gutvik og ved ambulerende forhåndstemmemottak ble det tatt med mobilt bredbånd for pålogging og registrering i EVA, og det fungerte helt fint. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Helge Thorsen rådmann Side 12
Leka kommune Stab/støtte Arkiv: 010 Arkivsaksnr: 2014/139-11 Saksbehandler: Beathe Mårvik Saksfremlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Valgstyre 5/15 17.02.2015 Utlegging av manntall Rådmannens innstilling til vedtak: Manntall legges ut til offentlig ettersyn på Lekatun og hos varaordfører i Gutvik så snart det er praktisk mulig og fram til og med valgdagen. Side 13
Hjemmel for vedtak: Saksutredning: Valglovens 2-6 K.sak 52/14 Oppnevning av valgstyre Saksopplysninger: Stemmeberettigede som er registrert med bostedsadresse i Norge skal føres inn i manntallet i den kommunen der de var folkeregisterført som bosatt den 30. juni valgåret. I hht valglovens 2-6 skal valgstyret legge ut manntallet til offentlig ettersyn så snart det lar seg gjøre. Manntallet skal ligge ute til og med valgdagen. Valgstyret kunngjør tid og sted for utleggingen og opplyser om adgang til og fremgangsmåte for å kreve feil rettet. Det endelige manntallet, som skal brukes til valggjennomføringen (basert på data pr. 30. juni), skal være tilgjengelig i EVA ca. 2. juli. Endelig manntall vil bli oppdatert fram til og med valgdagen. Manntallet har tidligere vært lagt ut på butikker, bibliotek, Lekatun og i et privat hjem i Gutvik. Tidligere lå manntallet ute i alle kretsene. Etter hvert har de naturlige møteplassene som for eksempel posthus og butikker blitt færre og færre. Ved de siste valgene er manntallet lagt ut på Lekatun og hos varaordfører i Gutvik. Vurdering Offentliggjøring av manntall er viktig for et demokrati. Det er viktig at innbyggerne kan sjekke både at de selv og naboen står i manntallet. Valgfusk foregår rundt om i verden og fjerning av folk i manntall er en måte å jukse på. Det er imidlertid få som sjekker manntallene. Det blir sendt ut valgkort til alle som har stemmerett, og det foreslås ekstra annonsering og informasjon i forbindelse med at velgerne mottar valgkort. Får du valgkort i posten så står du i manntallet. I tillegg til sentral informasjon gjennom aviser, TV, brosjyrer vil Lekaposten og kommunens hjemmeside benyttes til kunngjøring og informasjon i forbindelse med valget. Konklusjon / tilråding: I hht innstilling. Leka, Helge Thorsen rådmann Side 14