MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møte 2/2017 Sak 6-9/2017 - Møtested: Kommunestyresalen, Nord Aurdal Møtedato: Mandag 20.03. 2017 Møtetidspunkt: Kl. 09.00 13.00 Til stede: Bjørn Bjørneseth Håkon Offergaard Jevne Jorunn Karlsen, Vang, leiar Vang, nestleiar Vang, medlem Andre som var tilstede på møtet: Håvard Telstø Etnedal, leiar Inger Anne Lysthaug Etnedal, nestleiar Syver Thon Etnedal, medlem Reidar Schlytter Sør-Aurdal, leder Harald Liodden Sør-Aurdal, nestleder Linda Skogly Sør-Aurdal, medlem Unni Noraker Nord-Aurdal, leiar Knut Ove Hennum Nord- Aurdal, nestleiar Per W. Strandmo Nord-Aurdal, medlem Arnfinn Beito Øystre Slidre, leder Trond Vidar Solhaug Øystre Slidre, nestleder Olle Rosendal Vestre Slidre, leder Frode Rolandsgard Vestre Slidre, nestleder Anne Marte Før Vestre Slidre, medlem Fraværende: Bente A. Rakstad Øystre Slidre, medlem Fra Revisjonen: Åge Sandsengen Dagny Thon Hovrud Revisjonssjef Kommunerevisjonen IKS (sak 1/2017 + orient) Revisor Kommunerevisjonen IKS For øvrig møtte: Kåre Helland Ordfører i Sør-Aurdal (sak 1/2017 + orient) Eivind Brenna Ordfører Vestre Slidre (sak 1/2017) Vidar Eltun Ordfører Vang(sak 1/2017) Tone Meisdalen Varaordfører Nord-Aurdal (sak 1/2017 + orient) Pål Andreassen Mette Elin Gjevre Virksomhetsleder Nord-Aurdal (orientering fra rådmannen i Nord-Aurdal) Avdelingsleder Nord-Aurdal (orientering fra rådmannen i Nord-Aurdal) Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 1 av 6
Godkjenning av innkalling og sakliste: Enstemmig godkjent. Valg av møteleder: Forslag Reidar Schlytter Enstemmig vedtatt.. Før møte ble det drøftet om lukking av møte i sak 03/17 Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Møte vedtok å lukke møte i sak 08/17 Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Enstemmig vedtatt Orienterings-/diskusjonssaker: Orientering fra revisjonen: Ingen orientering fra revisjonen. Orientering fra rådmann i Nord Aurdal vedr status Barnevernet Valdres. (Interkommunalt samarbeid for NAK, EK, SAK og ØSK med NAK som vertskommune) Pål Andreassen, Virksomhetsleder Nord-Aurdal og Mette Elin Gjevre, Avdelingsleder Nord-Aurdal møtte for rådmannen og orienterte fra barnevernet m.a. om tilsyn fra fylkesmannen (Beitostølsaken) Har satt i gang endringsarbeid etter tilsynet. Har nå to teamledere på plass. En har ansvar for undersøkelse og hjelpetiltak, en har ansvar for å følge opp barn i fosterhjem og institusjon. Har nå utvida samarbeid med BUF-etat med fokus på tidlig innsats for barn i risikosituasjon. Bl.a. har de samarbeid med barnehagene for å oppdage barn som ikke har det bra. Fokus på familier der en har mistanke/kunnskap om rusproblem, psykiatri, vold etc. Antall meldinger fra de samarbeidende kommuner er relativt stabilt. Noe varierende fra kommune til kommune. Det samme gjelder tiltak. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 2 av 6
Endringer i saker siste år? Flere saker på samlivsbrudd og konflikter mellom foreldre. Får meldinger både fra foreldra og fra familievernkontoret. Virksomhetsleder orienterte om «Beitostølsaken» og tilsynsrapporten fra fylkesmannen i Oppland. Etter å ha fulgt opp rapporten, ble det gjennomført systemrevisjon fra fylkesmannen. Det ble ikke avvik på systemrevisjonen. Orienterte om bakgrunnen for ulike KOSTRA tall for de ulike kommunene. Trend: Netto driftsutgifter pr. tiltak har økt. Tungt å rekruttere inn personell. Må derfor benytte konsulenter noe som er fordyrende. Kommunens egenandel for barn i institusjon er kr.60 000,- pr mnd Barn i fosterhjem koster det halve. Fått ned antall fristovertredelser. Hatt en nedgang/bedring på ca. 10 %. Derimot en liten økning i antall barn uten godkjent tiltaksplan. Kontrollutvalget tar orientering fra felles barnevern til etterretning. Enstemmig vedtak. Sak 06/2017: Sekretariatsordning for kontrollutvalgene i Valdres Dokumenter til saken Notat vedrørende sekretariatsordningen av 15.03.2017 av Reidar Schlytter Bakgrunn: Kommunene i Valdres etablerte en midlertidig sekretariatsløsning i 2013, som gikk ut 31.12.2016. Ordningen ble forlenget av kommunestyret gjeldende ut 2017, i den hensikt å etablere en mer permanent ordning. Saksopplysninger: Se notat vedlagt av Reidar Schlytter. Vurdering: Fremgår av notat vedlagt av Reidar Schlytter. Behandling i møtet: Reidar Schlytter gikk gjennom aktuelle i KOMMUNELOVEN kap 12. Tok også opp sekretariatets oppgave. Moment som vart drøfta og påpekt: Kostnadsspørsmålet ved en alternativ løsning ville vært interessant å få belyst. Bør ha klarere oppgavefordeling mellom sekretariat og revisjonen. Bestiller-/utførerrollen bør drøftes nærmere. Bruk av revisjonen som rådgivere kan være problematisk ved senere kontroller. Revisors rolle i kontrollutvalga ble berørt. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 3 av 6
Det nedsettes et utvalg bestående av en fra hvert kontrollutvalg som får i oppdrag å komme med forslag til sekretariatsløsning med bakgrunn i vedlagte utredning og betraktninger som kom fram på fellesmøte 20.03.17. Alternativene utredes med kostnader og fordeler/ulemper ved de ulike løsningene og legges fram for kommunestyrene. Herunder skal hvilke oppgaver tillegges sekretariatet. Eventuelt hvordan skal nødvendig juridisk kompetanse innhentes. Innstillinga bør være klar innen sommerferien. Sekretariatene innkaller til første møte. Det nedsettes et utvalg bestående av en fra hvert kontrollutvalg som får i oppdrag å komme med forslag til sekretariatsløsning med bakgrunn i vedlagte utredning og betraktninger som kom fram på fellesmøte 20.03.17. Alternativene utredes med kostnader og fordeler/ulemper ved de ulike løsningene og legges fram for kommunestyrene. Herunder hvilke oppgaver skal tillegges sekretariatet, og hvordan nødvendig juridisk kompetanse skal innhentes. Innstillinga bør være klar innen sommerferien. Sekretariatene innkaller til første møte. Enstemmig vedtatt. 07/2017 Generelt om risiko- og vesentlighetsvurderinger innen regnskapsrevisjon Dokument i saken: Ingen. Saksopplysninger: Kommunerevisjonen planlegger regnskapsrevisjonen i den hensikt å utføre en effektiv revisjon, der revisjonsressursene settes inn på områdene med høy og middels risiko for vesentlige feil/ kritikkverdige forhold og tilsvarende lavere ressursbruk på andre områder. Revisjonen vil orientere om hovedprinsippene om dette i møtet, fra revisjonsstrategi til revisjonsplan med konkrete eksempler og kostnadsnivå. Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering. Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 4 av 6
Vurderinger i møtet: Revisjonssjefen presiserte KU sitt ansvar for å følge opp revisjonsbrev fra revisjonen Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering. Enstemmig vedtatt. 08/2017 Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet vedtok å lukke møte med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24! Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. Saksopplysninger: Kommunerevisjonen orienterer om: Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Kontrollutvalgene orienterer kort om: Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, herunder interkommunale prosjekter. Prosjekter utvalgene ønsker å bestille. Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Vurderinger i møtet: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Enstemmig vedtatt Sak 09/2017: Revisors erklæring om uavhengighet og kompetanse Bakgrunn: Kontrollutvalget skal etterse at revisor innehar nødvendig kompetanse og er uavhengig i forhold til jobben Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 5 av 6
Saksopplysning Se vedlagt bekreftelse fra revisor av 13.03.2017. Vurdering: Revisor har god kompetanse og anerkjennelse innen kommunal revisjon i Norge, og vurderingen rundt habilitet og uavhengighet kan det gis full tilslutning til. Kontrollutvalget tar revisors bekreftelse til etterretning. Kontrollutvalget tar revisors bekreftelse til etterretning. Enstemmig vedtatt. Fagernes, 20.03.17 Finn Helge Lyster Sekretariatsansvarlig Kopi sendt: Ordfører og Rådmann og postmottak Møtebok godkjent: Bjørn Bjørnseth Håkon Offergaard Jevne Jorunn Karlsen Bjørn Bjørnseth, tlf 41519872 Side 6 av 6